6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
4.2.2. Giải pháp hoàn thiện công tác thu chi trong doanh nghiệp
a. Tăng tốc độ thu hồi tiền mặt
Doanh nghiệp có thể sử dụng các phƣơng pháp tăng tốc độ thu hồi tiền mặt nhƣ sau:
- Đẩy nhanh việc chuẩn bị và gửi hóa đơn thanh toán cho khách hàng, rút ngắn thời gian xử lý chứng từ, ví dụ nhƣ: Vi tính hóa hóa đơn, hóa đơn gửi kèm theo hàng, gửi hóa đơn qua fax… Do đó cần nâng cao trình độ của đội ngũ cán bộ công nhân viên, đặc biệt là những ngƣời liên quan đến xử lý hóa đơn chứng từ, áp dụng khoa học kỹ thuật hiện đại.
- Đem lại cho khách hàng những mối lợi để khuyến khích cho họ sớm trả nợ bằng cách áp dụng chính sách chiết khấu thƣơng mại hoặc chiết khấu thanh toán đối với các khoản nợ thanh toán trƣớc hay đúng hạn. Doanh nghiệp cần áp dụng nhiều biện pháp để đảm bảo rằng một khi một khoản nợ đƣợc thanh toán thì tiền đƣợc đƣa vào đầu tƣ càng nhanh càng tốt
- Giảm thời gian luân chuyển tiền từ khách hàng đến lúc công ty nhận đƣợc bằng cách sử dụng hệ thống thanh toán, chuyển tiền thích hợp nhằm nhanh chóng thu hồi và đƣa tiền vào đầu tƣ.
- Sử dụng hệ thống hộp thƣ đóng: Sử dụng hệ thống hộp thƣ đóng là việc mở một hộp thƣ tại bƣu điện cho phép ngân hàng của công ty đƣợc nhận các chi trả gửi đến hộp thƣ đó. Các khách hàng của doanh nghiệp sẽ đƣợc hƣớng dẫn gửi các chi trả về địa phƣơng có hộp thƣ đóng đƣợc mở. Ngân hàng sẽ nhận các chi trả này nhiều lần trong ngày từ hộp thƣ đóng. Sau đó ngân hàng sẽ ghi Có vào tài khoản và lập bảng kê các khoản chi trả đã nhận trong ngày gửi về doanh nghiệp. Công ty sẽ nhận bảng kê cùng với bất kì tài
liệu nào đƣợc gởi kèm theo của khách hàng. Việc sử dụng hộp thƣ đóng sẽ giúp doanh nghiệp nhận đƣợc tiền bán hàng sớm hơn, giảm đƣợc thời gian luân chuyển nội bộ
b. Giảm tốc độ chi tiêu
Nhà quản lý cần kiểm soát và trì hoãn dòng tiền ra hết mức có thể mà không làm ảnh hƣởng đến uy tín thanh toán của doanh nghiệp đối với nhà cung cấp. Và vấn đề quan trọng là xây dựng quy trình thanh toán hợp lý sao cho không trả sau ngày đến hạn để giữ vững uy tín, đồng thời cũng không trả quá sớm làm giảm lƣợng tiền có sẵn để công ty còn thực hiện việc đầu tƣ. Công việc này có thể thực hiện đƣợc bằng cách:
- Tận dụng thời gian chênh lệch thu và chi: doanh nghiệp có thể tận dụng khoảng thời gian chênh lệch do xử lý các loại séc hay hoàn tất thủ tục thanh toán. Ví dụ nhƣ công ty có thể gửi một Séc thanh toán cho khách hàng nhƣng số tiền này lại nằm ngoài ngân hàng, nghĩa là ngân hàng chƣa thanh toán cho khách hàng. Điều này có nghĩa là công ty có thể giảm số dƣ trên tài khoản tại Ngân hàng.
- Sử dụng hối phiếu khi mua hàng: khi hối phiếu đƣợc xuất trình cho ngân hàng của công ty phát hành để đƣợc thanh toán, do hối phiếu chỉ đƣợc thanh toán khi có sự xác nhận của chủ tài khoản nên doanh nghiệp có thể sử dụng hối phiếu để tận dụng một số ngày hoãn chi trả tiền .
- Nếu thanh toán lƣơng và chi trả cổ tức qua ngân hàng, thì việc chi trả tất cả các khoản lƣơng và cổ tức không phải đều thực hiện cùng lúc hay cùng 1 ngày.
- Sử dụng các tài khoản có số dƣ bằng 0: Trong các doanh nghiệp lớn thì sẽ có nhiều bộ phận khác nhau. Nếu nhƣ mỗi bộ phận này đều có hệ thống thanh toán riêng, thì hiệu quả quản lý tiền mặt trong chi tiêu của doanh nghiệp sẽ bị giảm sút. Điều này có thể đƣợc khắc phục bằng cách doanh nghiệp thiết
lập hệ thống tài khoản có số dƣ bằng 0 cho mỗi bộ phận. Mỗi bộ phận tự phát hành séc và rút tiền trên tài khoản của mình tại ngân hàng tập trung của toàn doanh nghiệp. Hàng ngày, các séc đƣợc viết cho các hệ thống thanh toán riêng lẻ sẽ vẫn đƣợc ngân hàng tập trung thanh toán. Lúc này, do có số dƣ băng 0 nên những tài khoản này sẽ bị ghi âm. Vào cuối mỗi ngày, số dƣ âm trên các tài khoản này lại đƣợc khôi phục về số dƣ băng 0 do đƣợc cấp tín dụng từ tài khoản chính của toàn doanh nghiệp. Chính vì thế mà công ty có đƣợc một báo cáo tổng hợp về cac hoạt động thanh toán để có hoạt động mua hay bán chứng khoán phù hợp, đáp ứng nhu cầu thanh toán. Hệ thống tài khoản có số dƣ bằng 0 cho phép các bộ phận đƣợc làm việc độc lập mà bộ phận quản lý chung của công ty vẫn kiểm soát đƣợc các hoạt động này.
Bên cạnh đó, kết quả nghiên cứu cho thấy, việc nắm giữ tiền mặt có mối tƣơng quan âm với chi tiêu tài sản cố định và các tài sản thanh khoản không bằng tiền mặt, vì vậy khi công ty lâm vào tình trạng thiếu hụt tiền mặt, biện pháp cần làm khi này là đẩy nhanh tiến trình thu nợ; giảm số lƣợng hàng tồn kho; giảm tốc độ thanh toán cho các nhà cung cấp bằng cách sử dụng hối phiếu khi thanh toán hoặc thƣơng lƣợng lại thời hạn thanh toán với nhà cung cấp; bán các tài sản thừa, không sử dụng; hoãn thời gian mua sắm tài sản cố định và hoạch định lại các khoản đầu tƣ; giãn thời gian chi trả cổ tức; sử dụng dịch vụ thấu chi của ngân hàng hoặc vay ngắn hạn; sử dụng biện pháp "bán và thuê lại" tài sản cố định.