III. TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN MỘT SỐ PHẦN HÀNH CHỦ YẾU TẠI CÔNG TY.
4. Kế toán đầu tư xây dựng cơ bản.
4.1. Báo cáo quyết toán vốn đầu tư.
Báo cáo quyết toán vốn đầu tư phải thể hiện rõ các nội dung sau:
- Nguồn vốn đầu tư thực hiện: Ngân sách, vay, ODA, ...
- Chi phí đầu tư được đề nghị quyết toán: phải chi tiết theo cơ cấu xây lắp, thiết bị, chi phí khác; chi tiết theo hạng mục, khoản mục chi phí đầu tư.
- Chi phí đầu tư thiệt hại không tính vào giá trị tài sản bàn giao: là thiệt hại do thiên tai, địch họa và các nguyên nhân bất khả kháng không thuộc phạm vị và đối tượng bảo hiểm.
- Việc phân bổ chi phí khác cho từng TSCĐ đựợc xác định theo nguyên tắc chi phí trực tiếp liên quan đến TSCĐ nào thì tính cho TSCĐ đó, chi phí chung liên quan đến nhiều TSCĐ thì phân bổ theo tỷ lệ chi phí trực tiếp của TSCĐ so với tổng số chi phí trực tiếp của toàn bộ TSCĐ.
- Tình hình thực hiện dự án: Những thuận lợi khó khăn trong quá trình thực hiện dự án; những thay đổi nội dung dự án so với quyết định đầu tư được duyệt (quy mô, kết cấu công trình, hình thức quản lý dự án, hình thức lựa chọn nhà thầu, nguồn vốn đầu tư, tổng mức vốn đầu tư...; những thay đổi về thiết kế kĩ thuật thi công và tổng dự toán được duyệt; những nhận xét đánh giá quá trình triển khai thực hiện dự án ; những kiến nghị về việc giải quyết các vướng mắc tồn tại của dự án).
Báo cáo quyết toán vốn đầu tư phải được lập đầy đủ nội dung, đúng biểu mẫu quy định được gửi kèm theo công văn số 5244/TC-KTTK. Số liệu trong báo cáo phải rõ ràng,
ngắn gọn, cụ thể, chính xác, bác biểu báo cáo phải ghi ngày tháng năm lập và có đầy đủ chữ kí của người lập biểu, kế toán trưởng thủ trưởng đơn vị.
Hồ sơ báo cáo quyết toán vốn đầu tư.
Hồ sơ quyết toán đối với dự án hoàn thành gồm có:
- Tờ trình đề nghị phê duyệt quyết toán vốn đầu tư của đơn vị.
- Báo cáo quyết toán vốn đầu tư.
- Các văn bản pháp lý có liên quan.
- Các quyển: báo cáo khảo sát lập dự án, dự án đầu tư, báo cáo khảo sát lập thiết kế dự toán, dự án đầu tư, thiết kế KTTC-TDT và dự dán đầu tư, thiết kế dự toán điều chỉnh bổ sung (nếu có). Đã được nhà thầu tư vấn thiết kế chỉnh sửa theo đúng các quyết định phê duyệt.
- Hồ sơ thầu: các văn bản phê duyệt: kế hoạch đấu thầu, hồ sơ mời thầu, danh sách nhà thầu, tiêu chuẩn xét thầu, phệ duyệt kế quả trúng thầu hoặc quyết định chỉ định thầu của cấp có thẩm quyền; hồ sơ mời thầu; Hồ sơ dự thầu.
- Các hợp đồng kinh tế; hóa đơn GTGT, các biên bản thanh lý hợp đồng (nếu có) giữa đơn vị với các nhà thầu hoặc với đơn vị, cá nhân tham gia thực hiện dự án (bản gốc hoặc bản sao).
- Các biên bản nghiệm thu: sản phẩm khảo sát, dự án đầu tư, thiết kế dự toán; các biên bản nghiệm thu giai đoạn xây dựng, lắp đặt (các biên bản nghiệm thu nội bộ, biên bản nghiệm thu hạng mục, khối lượng che khuất lấp...); biên bản nghiệm thu kĩ thuật; biên bản nghiệm thu bàn giao tổng thể đưa dự án vào sử dụng; Các báo cáo của: đơn vị chủ trì thực hiện dự án, đơn vị nhận thầu xây dựng, lắp đặt, đơn vị tư vấn thiết kế và đơn vị tư vấn giám sát (giám sát thi công xây dựng hoặc lắp đặt thiết bị) về chất lượng giai đoạn xây lắp hoàn thành, chất lượng thiết bị chạy thử, chất lượng công trình hoàn thành được lập theo quy định.
- Toàn bộ bản gốc các bản quyết toán khối lượng A-B, biên bản đối chiếu vật tư giữa đơn vị và nhà thầu (đối với vật tư A cấp), bản sao phiếu nhập kho toàn bộ những vật tư do bên A cấp nhưng không sử dụng đến trong quá trình thi công và bản gốc (hoặc bản sao) các chứng từ khác có liên quan.
- Các tài liệu quản lý chất lượng công trình theo đúng quy định của Nhà Nước, của Ngành gồm: Hồ sơ hoàn công, nhật kí công trình, các biên bản xử lý tại hiện trường; các văn bản xác nhận tiến độ cung cấp thiết bị, vật tư, xây dựng, lắp đặt công trình của đơn vị chủ trì dự án kèm theo các tài liệu chứng minh đối với trường hợp công trình hoàn thành chậm tiến độ so với quy định, trong đó phải giải trình rõ nguyên nhân, phân định rõ trách nhiệm gây chậm trễ của các bên liên quan để cấp có thẩm quyền xem xét quyết định, các chứng chỉ kĩ thuật và phiếu kiểm tra xác nhận chất lượng vật liệu, sản phẩm xây dựng và máy móc thiết bị sử dụng trong công trình....
- Đối với các dự án cáp quang, chuyển mạch, truyền dẫn, mua sắm thiết bị trong hồ sơ quyết toán phải có các chứng từ sau: hồ sơ đàm phán hợp đồng mua vật tư, thiết bị; hợp đồng mua vật tư, thiết bị; hóa đơn do nhà thầu cung cấp vật tư, thiết bị phát hành; chứng từ nhận hợp chuẩn; bộ hồ sơ chứng từ nhập khẩu thiết bị (vận đơn, tờ khai, thông báo thuế....) và các tài liệu sau:
- Các tài liệu, kết quả tính toán thiết kế, biên bản nghiệm thu sản phẩm thiết kế giữa các bên nếu cơ cấu giá trong hợp đồng của nhà thầu có khoản phí thiết kế hệ thống.
- Chứng chỉ bản quyền cho tất cả các phần mềm được cung cấp trong hợp đồng, kể cả phần mềm hệ thống thiết bị do nhà thầu phát hành.
- Thư mời của phía đối tác, Quyết định cử đi học, biên bản hoặc chứng chỉ xác nhận việc hoàn tất hạng mục đào tạo.
- Phải có biên bản nghiệm thu công việc giám sát lắp đặt của nhà thầu khi thực hiện nghiệm thu công trình; trong nhật kí công trình phải cập nhật tiến độ triển khai công việc trong đó có việc giám sát, hướng dẫn lắp đặt của nhà thầu; Các biên bản kiểm tra, đo thử, hiệu chỉnh thiết bị có chữ kí của các bên; Các công văn cử cán bộ thực hiện công việc giám sát ... nếu trong hợp đồng có mục chi giám sát lắp đặt.
- Tài liệu giám sát, đánh giá đầu tư theo từng giai đoạn: chuẩn bị đầu tư, thực hiện đầu tư và kết thúc đầu tư theo mẫu quy định.
- Nơi nhận và lưu hồ sơ quyết toán vốn đầu tư:
- Toàn bộ hồ sơ quyết toán vốn đầu tư trên được lập ít nhất 03 bộ: 01 bộ lưu tại đơn vị trình, 01 bộ nộp về BĐHN (phòng TC-KTTK) để thẩm định, phê duyệt quyết toán (hoặc để trình Tập đoàn xem xét, phê duyệt quyết toán), 01 bộ gửi cơ quan thanh toán hoặc cho vay vốn.
Thời gian lập quyết báo cáo quyết toán vốn đầu tư.
- Đối với các dự án có tổng mức đầu tư ≥ 1 tỷ đồng: không quá 06 tháng kể từ ngày dự án đầu tư hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng, đơn vị phải nộp xong báo cáo quyết toán vốn đầu tư và nộp về BĐHN.
- Đối với các dự án có vốn đầu tư < 1 tỷ đồng và các hạng mục độc lập: Không quá 03 tháng kể từ ngày dự án đầu tư hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng, đơn vị phải lập xong báo cáo quyết toán vốn đầu tư và nộp về BĐHN.