II. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY.
7.Tổ chức công tác kiểm tra kế toán.
Công tác kiểm tra kế toán có vai trò vô cùng quan trọng trong việc quản lý doanh nghiệp và nâng cao chất lượng công tác kế toán. Nhận thức được điều này, Công ty đã thường xuyên kiểm tra công tác kế toán chặt chẽ dưới sự chỉ đạo của BĐHN từ trên xuống.
Tại Công ty, các báo cáo, chứng từ... của Đài tập hợp về đơn vị được kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, hợp lệ và có đúng mẫu biểu không. Đồng thời, thường xuyên kiểm tra việc chi trả lương cho CBCNV có đúng thời hạn và theo đúng bảng thanh toán lương hay không. Ngoài ra, tại Đài lập ban kiểm kê, có nhiệm vụ kiểm kê thường xuyên vật tư, tài sản tại Đài có sử dụng đúng mục đích không, có mất mát, hư hỏng không và
định kì lập biên bản kiểm kê nộp cho Công ty. Trước khi hạch toán và vào sổ sách có liên quan, Công ty tiến hành kiểm tra thường xuyên các chứng từ gốc, chứng từ đính kèm và giấy tờ có liên quan có hợp lý, hợp lệ không, có sự ký duyệt của lãnh đạo chưa. Tại văn phòng kế toán BĐHN, phần mềm kế toán Bưu điện trên máy chủ có thể kiểm tra trực tiếp các nghiệp vụ kinh tế được nhập hàng ngày vào máy tại Công ty. Do vậy, việc truyền số liệu lên BĐHN sẽ hạn chế sai sót và có thể kiểm soát được các phần hành kế toán trên máy.
Hàng năm, có thể định kì 6 tháng hay đột xuất bộ phận kiểm tra kế toán BĐHN xuống Công ty kiểm tra công tác kế toán về các nội dung như:
- Kiểm tra các chứng từ đính kèm cuối tháng: phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị xin cấp vật tư, thiết bị, giấy đi đường, phiếu mua hàng, hóa đơn GTGT, giấy đề nghị tạm ứng, giấy biên nhận... Các chứng từ này được kiểm tra về nội dung có đầy đủ hay không, có theo quy định, có hợp lý, hợp lệ không.
- Kiểm tra tính chính xác của các nghiệp vụ trên máy so với chứng từ có liên quan.
- Kiểm tra việc ghi chép sổ sách có đúng mẫu biểu, đúng quy định và đầy đủ không.
- Kiểm tra việc chi tiêu có vượt kế hoạch không, có đúng mục đích không, để duyệt các khoản chi trong tháng của đơn vị. Kiểm tra việc thu chi có khớp giữa kế toán và sổ quỹ hay không.
- Định kì BĐHN kiểm tra vật tư, tài sản, hàng hóa trong kho của đơn vị nhằm phát hiện thiếu hụt, mất mát kịp thời và kiểm định chất lượng của vật tư, tài sản mà BĐHN giao cho Công ty quản lý, sử dụng.
Sau mỗi đợt kiểm tra, BĐHN đều có biên bản kiểm tra. Từ đó lập báo cáo kiểm tra kế toán tại Công ty, trong đó nêu rõ ưu điểm cần phát huy và tồn tại cùng với hướng khắc phục.