Quan tâm đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện cho cơ quan chuyên môn quản l nhà nước về hoạt động đối ngoại có thể được xem là một trong những điều kiện đảm bảo nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản l . Bởi lẽ:
Trụ sở của cơ quan quản l nhà nước về hoạt động đối ngoại không chỉ là nơi làm việc của công chức và người lao động Sở Ngoại vụ mà còn là nơi tiếp công dân, tiếp các nhà đầu tư nước ngoài, các viên chức lãnh sự nước ngoài, các nhà tài trợ, các tổ chức quốc tế và bà con Việt kiều… vì vậy cần phải được bố trí, thiết kế hợp l để vừa thuận tiện, vừa thể hiện được tính trang trọng của cơ quan công quyền; bên cạnh đó phương tiện phục vụ đưa đón lễ tân ngoại giao cũng để thể hiện bộ mặt của địa phương với đối tác nước ngoài. Sự biểu thị quyền uy đó được thể hiện trong lề lối, tác phong làm việc nghiêm túc của đội ngũ công chức, người lao động Sở Ngoại vụ và sự bố trí phòng làm việc theo một trình tự nhất định để giải quyết xử l công việc một cách thuận lợi và khoa học; có kiến trúc phù hợp cần chú
đến diện tích xây dựng để có thể bố trí vừa là phòng làm việc đồng thời một khoảng không gian hợp l để vừa tiếp khách và tạo hình ảnh uy nghiêm của một cơ quan nhà nước của địa phương.
Ngoài ra các buổi tiếp và làm việc với các nhà đầu tư, các viên chức lãnh sự đại diện cho các cơ quan ngoại giao, các tham tán thương mại của nước ngoài, quan chức các tỉnh, thành giáp biên thêm sinh động và thuyết phục hơn nếu được bố trí các trang thiết bị hiện đại hỗ trợ như: Sử dụng máy chiếu để giới thiệu về quan cảnh thành tựu phát triển của tỉnh, các địa phương đặc biệt là huyện đảo Phú Quốc; các khu di tích lịch sử văn hóa, các điểm du lịch; hoặc minh họa các hình ảnh thế mạnh về hàng hóa, các nguồn nguyên liệu, kêu gọi đầu tư hoặc tìm kiếm thị trường xuất, nhập khẩu, hay chiếu phóng sự hoạt động hợp tác của địa phương và các đối tác có liên quan, thành quả các dự án viện trợ của nước ngoài… nhằm quảng bá và củng cố niềm tin của địa phương với đối tác nước ngoài.