Những hạn chế trong công tác ban hành văn bản hành chính của các đơn vị thuộc Ban Cơ yếu chính phủ xuất phát từ một số nguyên nhân chính sau:
- Các quy định về ban hành văn bản hành chính chưa thống nhất, cụ thể:
Tính cưỡng chế chưa cao, làm cho các quy định chưa phát huy được hiệu quả trong thực tế. Nhiều văn bản trình bày sai về thể thức và kỹ thuật trình bày vẫn không bị xử lý, bên cạnh đó, việc tiếp nhận văn bản của các cán bộ phụ trách công tác văn thư của từng đơn vị còn buông lỏng và nể nang, cho qua từ đó tạo thành thói quen của cán bộ, nhân viên trong quá trình soạn thảo văn bản.
Về quy trình soạn thảo văn bản hành chính chưa có văn bản quy định chi tiết cụ thể như hệ thống văn bản quy phạm pháp luật. Chính vì vậy, chưa có cơ sở pháp lý vững chắc cho cán bộ, nhân viên trong việc thực hiện các công việc cụ thể trong quá trình soạn thảo văn bản.
- Cán bộ chưa nhận thức đúng về vai trò của văn bản hành chính
Nhiều cán bộ, nhân viên của các đơn vị chưa nhận thức đúng về vai trò của văn bản hành chính trong hoạt động quản lý nhà nước nên chưa có ý thức trách nhiệm trong quá trình soạn thảo văn bản. Đặc biệt, một số lãnh đạo đơn vị còn cho rằng mình là cấp cơ sở nên việc văn bản có sai sót vẫn có thể chấp nhận được, bởi thế chưa thực sự quan tâm đúng mức đến công tác soạn thảo văn bản. Chưa thực hiện tốt công tác thanh tra, kiểm tra văn bản hành chính trước và sau khi ban hành.
- Năng lực của đội ngũ cán bộ, nhân viên tham gia vào công tác soạn thảo văn bản
Hiện nay nhiều cán bộ, nhân viên chưa được sắp xếp vào những vị trí theo đúng chuyên môn nghiệp vụ. Việc sắp xếp bố trí cán bộ, nhân viên chưa đúng với chuyên môn làm cho cán bộ, nhân viên bị hạn chế trong việc xác định nội dung và triển khai nội dung văn bản. Đây là một trong những nguyên nhân ảnh
67
hưởng đến chất lượng công tác ban hành văn bản của các đơn vị thuộc Ban Cơ yếu Chính phủ. Bên cạnh đó tỷ lệ cán bộ, nhân viên trẻ khá cao, trong khi đó họ là đối tượng thường thiếu kinh nghiệm thực tế lại chưa được đào tạo, bồi dưỡng kiến thức về quản lý nhà nước và soạn thảo văn bản. Đây là nguyên nhân cơ bản ảnh hưởng đến chất lượng ban hành văn bản hành chính của các đơn vị thuộc Ban.
- Sự hạn chế về trang thiết bị và kinh phí
Một số máy móc thiết bị phục vụ công tác ban hành văn bản đã cũ, mạng nội bộ chậm, không kết nối thường xuyên cũng như phần mềm phục vụ cho công tác ban hành văn bản còn chưa hoàn chỉnh và cập nhật kịp thời ảnh hưởng đến việc thu thập và xử lý thông tin trong quá trình soạn thảo văn bản. Kinh phí dành cho công tác bồi dưỡng, đào tạo còn hạn hẹp, không đáp ứng đủ nhu cầu công tác đào tạo, bồi dưỡng kiến thức, nghiệp vụ cho cán bộ, nhân viên của Ban.
68
Tiểu kết chương 2
Văn bản hành chính của từng đơn vị đang góp phần quan trọng trong hoạt động quản lý nhà nước của toàn Ban Cơ yếu Chính phủ cũng như cả nước về công tác cơ yếu. Văn bản góp phần đảm bảo hoạt động thường xuyên, liên tục của Ban nói chung và của từng đơn vị nói riêng.
Trong phạm vi của chương này, tác giả đã đi vào trình bày khái quát về Ban Cơ yếu Chính phủ, vị trí, chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Ban cơ yếu Chính phủ; tiếp đến tác giả đã đi vào phân tích thực trạng quy trình ban hành văn ban hành chính; phân tích thực trạng quy trình ban hành văn bản; nghiên cứu số lượng văn bản hành chính của Ban Cơ yếu Chính phủ ban hành từ năm 2012 – 2017 trên các góc độ nhưvề thẩm quyền ban hành và nội dung văn bản; về ngôn ngữ văn bản; thể thức văn bản hành chính của Ban Cơ yếu Chính phủ; tiếp đến tác giả đãtiến hành đánh giá thực trạng, từ đó tác giả chỉ ra được những điểm đạt được, những hạn chế, tồn tại và nguyên nhân của những hạn chế, tồn tại đây là cơ sở đề tác giả đề xuất giải pháp tại Chương 3.
69
Chương 3
MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI BAN CƠ YẾU CHÍNH PHỦ