Mỗi cơ quan, đơn vị trực thuộc Ban Cơ yếu Chính phủ đều xây dựng bộ phận văn thư, trong đó bộ phận văn thư thuộc Văn phòng có nhiệm vụ vừa đảm nhận công tác văn thư cho Văn phòng vừa là đầu mối tiếp nhận và chuyển công văn của Ban tới các đơn vị ngoài Ban, đồng thời giám sát việc thực hiện chuyên môn đối với các cơ quan, đơn vị trực thuộc.
2.2. Phân tích thực trạng quy trình ban hành văn bản hành chính tại Ban Cơ yếu Chính phủ Ban Cơ yếu Chính phủ
2.2.1. Thực trạng về quy trình ban hành văn bản hành chính tại Ban Cơ yếu Chính phủ yếu Chính phủ
Nghiên cứu thực tế quá trình ban hành văn bản hành chính tại Ban Cơ yếu Chính phủ, tác giả nhận thấy, Ban chưa có văn bản chính thức quy định về quy trình ban hành văn bản hành chính áp dụng riêng đối với đặc thù ngành mà thực hiện theo Quy chế hoạt động của Ban, chủ yếu làm theo mệnh lệnh, chỉ đạo của chỉ huy thông qua các hội nghị giao ban, tổng kết, vì vậy chưa có một quy trình cụ thể quy định mang tính bắt buộc đối với công tác ban hành văn bản hành chính chính tại Ban. Mặc dù vậy, thực tiễn công tác ban hành văn bản hành chính của Ban Cơ yếu Chính phủ, cũng được các đơn vị thực hiện theo chức năng của mình và theo một sơ đồ cụ thể như sau:
41
Sơ đồ 2.2. Quy trình ban hành văn bản hành chính tại Ban Cơ yếu Chính phủ
“Nguồn: do tác giả nghiên cứu khảo sát thực tế và khái quát thành các bước của quy trình ban hành văn bản trên thực tế”
Như vậy, theo sơ đồ mà tác giả nghiên cứu, khái quát nêu trên cho thấy, văn bản thuộc phòng ban chuyên môn nào do phòng ban chuyên môn đó soạn thảo. Trong phòng ban chuyên môn đó, trưởng phòng có thể giao cho chuyên viên viết dự thảo, chuyên viên viết xong gửi lại trưởng phòng hoặc phó phòng để xem xét, chỉnh sửa, chỉnh sửa xong, gửi lại chuyên viên hoàn thiện; tiếp đến lãnh đạo phòng xem xét, ký nháy vào phần nội dung, tiếp đến chuyển đến bộ phận văn phòng, văn phòng xem xét về mặt hình thức, nếu hình thức đúng, văn phòng chuyển đến bộ phận tổng hợp để trình trưởng ban xem xét, ký ban hành, nếu chưa được văn bản còn sai về thể thức, sai về ngôn ngữ thì bộ phận văn phòng gửi trả lại phòng chuyên môn, phòng chuyên môn chỉnh sửa lỗi sai sau đó tiếp tục gửi xuống văn phòng. Văn phòng kiểm tra về mặt thể thức, ngôn ngữ, nếu đúng thì trình lên trưởng ban, trưởng ban xem xét, kiểm tra nội dung lần cuối và ký sau đó văn bản được chuyển đến bộ phận văn thư vào số, vào sổ và phát hành. Tuy nhiên theo nghiên cứu trong thực tế của tác giả thấy, văn bản hành chính thuộc lĩnh vực chuyên môn mà phòng, trung tâm, đơn vị chức năng nào thì
Thủ trưởng cơ quan, đơn vị, chức năng Cán bộ phụ
trách soạn thảo
Văn thư Ban Cơ yếu Chính phủ
Thủ trưởng Ban Cơ yếu Chính phủ Phòng Tổng hợp
Lưu và phát hành
42
sẽ được mặc định giao cho đơn vị đó tiến hành soạn thảo và thực hiện tất cả các bước trong quy trình ban hành trước khi trình Trưởng ban ký duyệt, tức là các phòng, ban chuyên môn theo chức năng, nhiệm vụ của mình sẽ ban hành văn bản thuộc chức năng, nhiệm vụ mình đảm nhiệm, đồng thời chịu trách nhiệm cả về nội dung và hình thức văn bản, bộ phận văn phòng, văn thư chỉ trình văn bản lên lãnh đạo ký và có nhiệm vụ vào số, vào sổ đóng dấu ban hành và lưu văn thư. Cụ thể như sau:
- Cục Chính trị - Tổ chức:
Là đơn vị tham mưu, giúp Trưởng ban trong công tác tổ chức, nhân sự, công tác chính sách và các công tác đoàn thể trong toàn Ban. Chính vì thế, đơn vị này sẽ giúp Trưởng ban soạn thảo tất cả các văn bản hành chính liên quan đến công tác nhân sự, chính sách và các công tác đoàn thể và chịu trách nhiệm cả về nội dung và hình thức văn bản, cụ thể xây dựng các loại văn bản sau::
+ Các Hợp đồng lao động;
+ Quyết định tuyển dụng, công nhận hết thời gian tập sự, bổ nhiệm, điều động, cử đi học tập nâng cao trình độ, cho nghỉ hưu, khen thưởng, kỉ luật… cán bộ, nhân viên;
+ Các loại giấy tờ liên quan đến chế độ, chính sách của cán bộ, nhân viên. - Học viện Kỹ thuật mật mã:
Là đơn vị có chức năng đào tạo trong lĩnh vực Cơ yếu nên các văn bản hành chính có liên quan thường thực hiện cụ thể như:
+ Nội quy, quy chế đào tạo của tất cả các hệ đào tạo chính quy, vừa học vừa làm;
+ Kế hoạch đào tạo, chương trình đào tạo (hàng năm và dài hạn)
+ Các loại văn bản chuyên môn phục vụ công tác đào tạo học sinh, sinh viên như: Bảng điểm, danh sách dự thi, kế hoạch chuyên môn, biên bản chấm thi, phiếu báo giảng, phiếu mời giảng, giấy đề nghị thanh toán tiền giảng dạy…
43
+ Các loại giấy tờ hành chính khác liên quan tới công tác đào tạo như: giấy xác nhận, biên bản xử lí sinh viên vi phạm kỉ luật, các mẫu đơn cho sinh viên (xin rút hồ sơ, chuyển lớp, bảo lưu kết quả, thôi học, phúc khảo kết quả thi…)
- Văn phòng:
+ Là đơn vị giúp Trưởng ban thực hiện công tác tham mưu, tổng hợp, hậu cần và nên được giao nhiệm vụ soạn thảo một số loại văn bản hành chính sau:
+ Các báo cáo tổng hợp của toàn cơ quan như: Báo cáo tháng, quý…; + Các loại công văn, giấy tờ giao dịch hành chính của Trưởng ban và Ban Cơ yếu Chính phủ với các cơ quan, tổ chức bên ngoài; Các tờ trình, đề án, dự án mua sắm, xây dựng, nâng cấp sửa chữa cơ sở vật chất; Các hợp đồng thuê khoán, mua sắm, xây dựng, nâng cấp sửa chữa cơ sở vật chất;
+ Các loại quyết định, công văn và tờ trình liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ cho toàn Ban....
- Vụ Kế hoạch - Tài chính
Là đơn vị giúp Trưởng ban quản lí lĩnh vực kế hoạch, tài chính và tài sản vì vậy, tham mưu cho Trưởng ban soạn thảo các văn bản hành chính sau:
+ Kế hoạch sử dụng nguồn ngân sách của Ban được giao + Quy chế chi tiêu nội bộ
+ Quy định về định mức sử dụng văn phòng phẩm - Phòng Thanh tra và Pháp chế
Là đơn vị giúp Trưởng ban thực hiện công tác thanh tra các hoạt động liên quan đến nghiệp vụ ngành và thực hiện công tác kiểm định chất lượng triển khai các công tác liên quan đến ngành Cơ yếu nên thường giúp Trưởng ban soạn thảo các loại văn bản hành chính sau:
+ Kế hoạch thanh tra, kiểm định chất lượng hàng năm;
+ Quyết định thanh tra, thành lập đoàn thanh tra, ban thanh tra…;
44
+ Biên bản vi phạm quy định trong công tác chuyên môn; - Viện nghiên cứu và các đơn vị chuyên môn khác:
Là các đơn vị giúp Trưởng ban quản lí hoạt động nghiên cứu khoa học và hợp tác quốc tế nên các đơn vị này được giao nhiệm vụ giúp Trưởng ban soạn thảo một số văn bản hành chính sau:
+ Các quyết định giao đề tài khoa học, thành lập hội đồng nghiệm thu, nghiệm thu, thanh lí đề tài khoa học;
+ Các quyết định liên quan đến hợp tác quốc tế như: Quyết định tổ chức hội thảo khoa học quốc tế…, Quyết định về hợp tác;
+ Các loại văn bản hành chính khác như: công văn, báo cáo, tờ trình trong giao dịch giữa Ban với đơn vị cấp trên, cấp dưới và các đơn vị có liên quan đến hoạt động quản lí nghiên cứu khoa học và hợp tác quốc tế.
2.2.1.1. Chuẩn bị và dự thảo văn bản
Tại Ban Cơ yếu Chính phủ, như tác giả đã trình bày hiện nay chưa có quy định cụ thể nào về quy trình ban hành văn bản hành chính, chính vì vậy, bước chuẩn bị và dự thảo văn bản vẫn được thực hiện tại phòng ban, chuyên môn, tức là văn bản thuộc lĩnh vực của phòng, ban, đơn vị nào phụ trách thì sẽ chuẩn bị và tiến hành dự thảo văn bản.
Bước này gồm những công việc sau:
- Thực hiện kế hoạch, chương trình công tác của Ban hoặc xuất phát từ thực tế công việc của các phòng, ban, đơn vị căn cứ vào phân công nhiệm vụ mà trên thực tế là các văn bản được Lãnh đạo Ban phân công, trợ lý các phòng theo nhiệm vụ của mình để tham mưu, ban hành văn bản như sau:
+ Nếu là văn bản, tài liệu của các cơ quan, đơn vị nộp tại bộ phận văn thư, sau khi có ý kiến của Chánh Văn phòng, bộ phận văn thư sẽ chuyển cho các phòng tham mưu xử lý theo nhiệm vụ được phân công;
45
+ Nếu thực hiện chương trình, kế hoạch công tác từ đầu năm, phòng, ban chuyên môn phải phân công trợ lý phụ trách dự thảo văn bản dựa vào những tài liệu có liên quan để nghiên cứu, làm dự thảo văn bản chuyển cho các cơ quan, đơn vị tham mưu;
- Sau khi nghiên cứu, xây dựng dự thảo văn bản hoặc kiểm tra nội dung dự thảo văn bản, trợ lý sẽ trình Thủ trưởng quản lý trực tiếp hoặc Lãnh đạo Văn phòng xem xét nội dung dự thảo, trường hợp nếu được thông qua, Thủ trưởng quản lý trực tiếp hoặc Lãnh đạo văn phòng sẽ ký nháy vào văn bản và ký vào phiếu trình gửi kèm, ghi rõ thống nhất nội dung dự thảo của trợ lý tham mưu và chuyển cho Lãnh đạo Ban xem xét, phê duyệt.
Như vậy, căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của từng phòng, ban, đơn vị. Các trợ lý thuộc các phòng, ban, đơn vị này sẽ chịu trách nhiệm soạn thảo dự thảo văn bản hành chính theo đúng chức năng, nhiệm vụ của phòng, ban, đơn vị đó.
2.2.1.2. Trình duyệt dự thảo, ký nháy và ký ban hành
Sau khi văn bản được Thủ trưởng quản lý trực tiếp hoặc Lãnh đạo Văn phòng xét duyệt về nội dung thông qua việc ký nháy vào dự thảo văn bản và ghi ý kiến thống nhất vào phiếu trình kèm theo dự thảo văn bản đó, văn bản sẽ được tập trung tại bộ phận văn thư:
- Tùy thuộc vào thẩm quyền, sau khi kiểm tra dự thảo văn bản, nếu thống nhất, Lãnh đạo Ban Cơ yếu Chính phủ sẽ ký trực tiếp vào dự thảo (nếu chưa đồng ý với dự thảo, Lãnh đạo Ban Cơ yếu Chính phủ sẽ sửa vào dự thảo) và chuyển xuống bộ phận văn thư:
+ Nếu văn bản đã được Lãnh đạo Ban Cơ yếu Chính phủ ký duyệt, sẽ chuyển trực tiếp cho bộ phận phát hành văn bản;
46
+ Nếu văn bản chưa được Chủ tịch, các Phó Chủ tịch ký duyệt, bộ phận văn thư sẽ chuyển lại cho trợ lý tiếp tục sửa và trình ký lại khi dự thảo (lần 2) đã hoàn chỉnh, sau đó tiếp tục trình Lãnh đạo Ban Cơ yếu Chính phủ ký.
+ Nếu là văn bản thuộc thẩm quyền ký của Thủ trưởng quản lý trực tiếp hoặc Lãnh đạo Văn phòng, Lãnh đạo Ban sẽ bút phê vào dự thảo văn bản “đồng ý” và chuyển hồ sơ xuống bộ phận văn thư, bộ phận văn thư sẽ chuyển những hồ sơ này cho chuyên viên các phòng, căn cứ vào bút phê của Lãnh đạo Ban, Thủ trưởng quản lý trực tiếp hoặc Lãnh đạo Văn phòng sẽ ký và chuyển xuống bộ phận phát hành văn bản.
Như vậy, trong quy trình ban hành văn bản hành chính tại Ban Cơ yếu Chính phủ theo tác giả cần một khâu nghiệp vụ quan trọng - đó là khâu kiểm tra của Phòng Tổng hợp trước khi trình ký. Điều này rất quan trọng bởi hai lý do:
- Nếu phát hiện văn bản không đúng thẩm quyền hoặc trong nội dung có vấn đề bất ổn hoặc sai lỗi chính tả, sai thể thức, Phòng Tổng hợp sẽ đề nghị trợ lý điều chỉnh lại cho đúng quy định của pháp luật, sau đó chuyên viên tham mưu mới trình ký;
- Nếu không có Phòng Tổng hợp sửa lỗi trước khi trình ký văn bản, việc sửa lỗi trong văn bản sau khi Lãnh đạo Ban ký gây khó khăn cho bộ phận phát hành và không đúng nguyên tắc.
2.2.1.3. Phát hành văn bản và nhân bản
Tiếp theo quy trình ở trên, tại Ban Cơ yếu Chính phủ, sau khi văn bản đã được Lãnh đạo Ban hoặc Thủ trưởng quản lý trực tiếp hoặc Lãnh đạo Văn phòng ký, hồ sơ sẽ được chuyển cho bộ phận phát hành văn bản kiểm tra lỗi chính tả, thể thức theo đúng quy định. Trong quá trình kiểm tra, kiểm soát văn bản, có hai trường hợp xảy ra:
47
+ Thứ nhất, nếu lỗi nhiều, bộ phận phát hành văn bản sẽ đề nghị trợ lý tham mưu trình ký lại (thông thường là các văn bản hành chính do Thủ trưởng quản lý trực tiếp hoặc Lãnh đạo Văn phòng ký thừa lệnh);
+ Thứ hai, nếu chỉ là lỗi nhỏ hoặc sai thể thức, bộ phận phát hành văn bản sẽ phải “cắt dán” hoặc đề nghị trợ lý thay trang nếu như lỗi sai không phải là trang mà Lãnh đạo Ban hoặc Thủ trưởng quản lý trực tiếp hoặc Lãnh đạo Văn phòng ký.
Đây là khâu quan trọng của quy trình ban hành văn bản hành chính tại Ban Cơ yếu Chính phủ. Tại quy trình này, bộ phận phát hành văn bản đã phát hiện có nhiều lỗi trong văn bản cả thể thức và nội dung. Tuy nhiên, việc soát và sửa lỗi sau khi văn bản đã được ký lại là quy trình chưa thực sự “chuẩn” bởi vì văn bản sau khi đã ký rồi nếu sửa lại nội dung hoặc lỗi chính tả, lỗi thể thức theo quy định của pháp luật sẽ khó khăn cho cả trợ lý tham mưu và bộ phận phát hành văn bản.
Có thể nói, việc cắt dán nội dung hoặc thể thức để sửa lỗi trong văn bản là không đúng nguyên tắc khi văn bản đã được Lãnh đạo Ban ký, chính vì vậy theo tác giả quy trình ban hành văn bản hành chính tại Ban Cơ yếu Chính phủ cần thay đổi cho phù hợp, tránh việc sửa lỗi sau khi văn bản đã được Lãnh đạo Ban ký.
Như vậy, văn bản của đơn vị nào đơn vị đó soạn thảo, đơn vị chịu trách nhiệm cả về nội dung và hình thức, đây như một vấn đề mang tính mặc nhiên chứ chưa có quy định cụ thể bằng văn bản. Chính vì điều này, các văn bản hành chính của Ban Cơ yếu Chính phủ được ban hành khá tùy tiện, nhiều văn bản ban hành thể thức không thống nhất do đó có một số hạn chế sau:
Thứ nhất, do chưa có văn bản quy định chính thức và rõ ràng về thẩm quyền ban hành văn bản của các đơn vị trong Ban. Chính vì vậy, khi có vấn đề cần ban hành văn bản để giải quyết Trưởng ban sẽ trực tiếp chỉ đạo, phân công
48
nhiệm vụ cho các phòng, đơn vị chủ trì soạn thảo. Tiếp đó cũng chính đơn vị chủ trì soạn thảo này chỉnh lí dự thảo theo yêu cầu của Trưởng ban (nếu có) sau đó tiến hành hoàn thiện dự thảo và trình ký, ban hành văn bản hành chính đó.
Thứ hai, do chưa có văn bản quy định cụ thể và chi tiết về quy trình ban hành văn bản hành chính tại Ban Cơ yếu Chính phủ nên đối với những vấn đề cần ban hành liên quan đến nhiều phòng, ban, đơn vị giải quyết dễ xảy ra tình trạng lúng túng, đùn đẩy trách nhiệm trong công tác tham gia soạn thảo, ban hành văn bản hành chính.
Thứ ba, quy trình ban hành văn bản hành chính chưa có quy định cụ thể, chi tiết dẫn đến việc xác định tên loại văn bản đối với một số chuyên viên còn lúng túng, xác định sai tên loại văn bản.
Thứ tư, việc xử lý thông tin (kiểm tra nội dung dự thảo) phục vụ cho quá trình soạn thảo văn bản còn chưa cẩn thận dẫn đến soạn thảo nội dung sai sót, có thể trong thời gian ngắn phải đính chính hai lần của một quyết định hoặc công văn ban hành khoảng hơn một tuần đã phải đính chính nội dung.
Thứnăm, quy trình ban hành văn bản hành chính thực hiện chưa tốt nên dẫn đến việc làm dàn ý của công văn chỉ đạo còn trùng thừa, thiếu ý, thừa chữ, chưa tạo nên một dàn ý, kết cấu hoàn chỉnh trong nội dung văn bản.
Thứsáu, nếu thực hiện đúng quy trình ban hành văn bản hành chính, người soạn thảo phải lưu ý luôn tuân theo các yêu cầu về kết cấu, ngôn ngữ văn bản hành chính. Tuy nhiên, vẫn còn những văn bản hành chính ban hành tại Ban