Ngôn ngữ trong văn bản hành chính được sử dụng theo văn phòng hành chính- công vụ. Văn phong hành chính được thể hiện trên hai phương diện chính, đó là văn phong ngôn ngữ và cách sử dụng các đơn vị từ, câu và dấu câu.
Trong quá trình xây dựng văn bản hành chính, phong cách ngôn ngữ của văn bản hành chính phải đảm bảo các yêu cầu:
- Tính chính xác, rõ ràng:
Văn bản phải được viết sao cho mọi người có thể hiểu một cách rõ ràng, chính xác, thống nhất nội dung văn bản muốn truyền đạt. Thiếu tính chính xác, rõ ràng sẽ dẫn đến những cách hiểu, giải thích khác nhau và sự thực hiện không
25
thống nhất, kẻ xấu có thể tìm cách xuyên tạc, lợi dụng và gây những hậu quả khôn lường. Để đảm bảo tính chính xác, rõ ràng, cần viết câu gọn gàng, mạch lạc, diễn tả ý tưởng dứt khoát, sử dụng từ ngữ một cách chính xác.
- Tính phổ thông, đại chúng:
Do đối tượng thực hiện và giải quyết văn bản rất đa dạng, với trình độ học vấn khác nhau nên văn bản phải được viết bằng ngôn ngữ dễ hiểu, tức là dùng những từ ngữ phổ thông, các yếu tố ngôn ngữ nước ngoài đã được Việt hóa một cách tối ưu. Muốn vậy cần phải viết ngắn gọn, không lạm dụng thuật ngữ chuyên môn, hành văn viện dẫn lối bác học.
- Tính khách quan:
Nội dung của văn bản phải được trình bày trực tiếp, không thiên vị, bởi lẽ văn bản hành chính là tiếng nói của một cơ quan, chứ không phải là tiếng nói riêng một của một cá nhân, dù rằng văn bản có thể được giao cho một cá nhận hoặc một số người soạn thảo. Trong văn bản hành chính, ngay cả chữ ký của người chịu trách nhiệm cũng chỉ nhằm xác nhận tính xác thực của văn bản và trách nhiệm của mình đối với nội dung của văn bản chứ không phải để khẳng định mình là tác giả. Họ không được tự ý đưa quan điểm, tình cảm riêng của người lãnh đạo hoặc ý đồ của một tổ chức trong việc thực hiện chủ trương, chính sách, luật pháp và các quy định của Đảng, Nhà nước và các cơ quan hữu quan.
Tính khách quan của văn bản gắn liền với chuẩn mực, kỷ cương, vị thế, tôn ti mang tính hệ thống của cơ quan nhà nước, có nghĩa là tính chất này được quy định bởi chuẩn mực pháp lý. Để cho ngôn ngữ và lời văn mang tính khách quan, câu văn cần trách dùng ngôi thứ nhất với những tư xưng hô như “tôi”, “chúng tôi”, hạn chế tối đa những từ khách sáo, khoa trương, màu mè. Tính khách quan làm cho văn bản có tính trang trọng, tính nguyên tắc cao, khiến cho văn bản được chấp hành nghiêm chỉnh, thống nhất và đạt hiệu quả cao.
26
- Tính trang trọng, lịch sự:
Lời nói trong văn bản hành chính là lời nói của cơ quan có tư cách pháp nhân, có hiệu lực thi hành đối với đối tượng có liên quan; mặt khác thể hiện mối quan hệ bình đẳng hoặc quan hệ trên dưới đối với người nhận. Do đó lời văn cần phải trang trọng để thể hiện sự đàng hoàng, nghiêm túc, không khoa trương, khách sáo của chủ thể ban hành và thái độ tôn trọng đối với khách thể. Hành văn trang trọng còn có tác dụng khiến người nhận phải có thái độnghiêm túc trong việc chấp hành, thực thi văn bản, đồng thời gây được thiện cảm đối với người đọc. Muốn cho lời văn trang trọng thì về kỹ thuật diễn đạt, cách hành không sử dụng những từ ngữ khách sáo, khoa trương.
- Tính khuôn mẫu:
Văn bản cần được trình bày, sắp xếp bố cục nội dung theo các khuôn mẫu, thể thức quy định và trong nhiều trường hợp theo các bản mẫu có sẵn chỉ cần điền nội dung cần thiết vào. Tính khuôn mẫu đảm bảo cho sự thống nhất, tính khoa học và tính văn hóa của công văn giấy tờ. Tính khuôn mẫu còn thể hiện trong việc sử dụng từ ngữ hành chính - công vụ, các quán ngữ kiểu: “Căn cứ vào...”, “ Theo đề nghị của....”, “Các... chịu trách nhiệm thi hành... này”..., hoặc thông qua việc lặp lại những từ ngữ, cấu trúc ngữ pháp, dàn bài có sẵn... Tính khuôn mẫu của văn bản giúp người soạn thảo đỡ tốn công sức, đồng thời giúp người đọc dễ lĩnh hội; mặt khác cho phép sản xuất hàng loạt, trợ giúp cho công tác quản lý và lưu trữ theo kỹ thuật hiện đại.
- Yêu cầu về sử dụng các đơn vị ngôn ngữ: + Yêu cầu sử dụng từ:
Việc lựa chọn và sử dụng từ sẽ quyết định chất lượng của văn bản. Chính vì thế, từ được sử dụng trong văn bản hành chính phải đảm bảo các yêu cầu sau: Sử dụng từ đúng về mặt từ vựng: nghĩa là nó diễn đạt chính xác nội dung thông tin mà tác giả muốn thể hiện, tránh trường hợp phát sinh cách hiểu đa nghĩa hoặc
27
không rõ nghĩa. Bên cạnh đó, từ cần phải được sử dụng đúng quan hệ ngữ pháp, nghĩa là nó được đúng vị trí và chức năng của từ trong mối quan hệ với các thành phần khác của câu.
Sử dụng từ đúng với phong cách ngôn ngữ hành chính-công vụ: Văn bản hành chính có đối tượng tiếp nhận là tất cả các tầng lớp nhân dân ở nhiều trình độ khác nhau nên việc lựa chọn từ phải đảm bảo tính phổ thông, thuộc văn viết, tránh phong cách khẩu ngữ. Bên cạnh đó, văn bản cũng không được dùng từ địa phương, tiếng lóng, sử dụng hợp lí từ có nguồn gốc nước ngoài, trường hợp dùng thuật ngữ chuyên ngành cần có sự giải thích rõ ràng về cách hiểu.
Sử dụng từ đúng chính tả tiếng Việt: tránh mắc các lỗi chính tả trong tiếng Việt như: lỗi về thanh điệu, về vần, về phụ âm đầu, phân bố các kí hiệu có cùng phát âm và về quy cách viết hoa.Sử dụng từ đúng quan hệ kết hợp giữa các thành phần câu và mối quan hệ giữa từ được sử dụng với các từ khác theo đúng chức năng, vai trò của từ trong câu.
+ Yêu cầu sử dụng câu
Câu trong văn bản thường phải đảm bảo đủ các thành phần theo quy tắc ngữ pháp tiếng Việt. Bên cạnh đó, các phương thức nối câu cũng cần được sử dụng hợp lí tránh tình trạng phát sinh cách hiểu sai hoặc không phù hợp nội dung của văn bản.
Ngoài việc tổ chức từ trong câu và tổ chức câu trong đoạn văn. Thông thường, văn bản được cấu thành bởi một số đoạn văn, mỗi đoạn văn diễn tả một chủ đề trọn vẹn nhưng vẫn đảm bảo tính thống nhất về định hướng nội dung chung của toàn văn bản. Việc tổ chức các đoạn văn cần được thực hiện sao cho văn bản phản ánh trung thành và trọn vẹn nội dung thông tin của tác giả và đúng chức năng, vị trí của từng đoạn trong tổng thể văn bản.
28