Trong những năm qua công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Ban Cơ yếu Chính phủ về cơ bản đã hoàn thành chức năng và nhiệm vụ của mình. Tuy nhiên chất lượng văn bản còn chưa cao. Hơn nữa lượng công việc ngày càng lớn số lượng văn bản cũng tăng theo, nếu không chuẩn hóa công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại cơ quan sẽ dẫn đến việc tụt hậu và không quản lý bao quát được công việc chuẩn hóa văn bản trong thời đại công nghệ thông tin là xu thế tất yếu của thời đại và công cuộc cải cách hành chính hiện nay. Muốn làm được điều này thì phải quan tâm đến chất lượng văn bản ngay từ bước đầu tiên cho đến bước cuối cùng trong quy trình soạn thảo và ban hành văn bản.
Hoàn thiện quy trình soạn thảo và ban hành văn bản theo hướng: xây dựng một quy trình thống nhất, đồng bộ, tuân thủ những quy định của pháp luật về xây dựng và ban hành văn bản; phát huy tính dân chủ, công khai, minh bạch trong việc xây dựng và ban hành văn bản và phải xác định rõ vai trò, trách nhiệm của các đơn vị, cá nhân trong từng nước từng khâu từng bước trên cơ sở phù hợp với chức năng, nhiệm vụ mà các đơn vị được giao là mục tiêu mà Ban Cơ yếu Chính phủ hướng tới, cùng thực tiễn khảo sát quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của Ban, trong đề tài nghiên cứu, tác giả đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của quy trình soạn thảo và ban hành văn bản quản lý hành chính của Ban Cơ yếu Chính phủ như sau:
- Tăng cường công tác lãnh đạo chỉ đạo về soạn thảo văn bản của Ban Cơ yếu Chính phủ
Lãnh đạo Ban Cơ yếu Chính phủ cần thường xuyên chỉ đạo,rút kinh nghiệm chung trong quá trình soạn thảo và ban hành văn bản tại các đơn vị trực
75
thuộc. Đẩy mạnh tuyên truyền cho cán bộ làm công tác này về tính chất, tầm quan trọng của soạn thảo văn bản.
Chất lượng của văn bản phụ thuộc vào những yếu tố khác nhau trong đó bước soạn thảo là bước giữ vai trò quan trọng. Để thực hiện soạn thảo văn bản tốt thì việc phân công nhóm hoặc chuyên viên soạn thảo là quan trọng và hết sức cần thiết, cán bộ được phân công phải là người có kiến thức chuyên môn và nghiệp vụ tốt. Đồng thời việc quy định rõ về cơ chế trách nhiệm, đề ra những chế tài thưởng, phạt khi làm sai để lại hậu quả sẽ là động lực cũng như tinh thần trách nhiệm của cán bộ phụ trách soạn thảo và ban hành văn bản đó. Có như vậy văn bản ban hành mới phát huy hết chức năng vai trò trong công tác quản lý lãnh đạo của Ban Cơ yếu Chính phủ nói riêng và quản lý nhà nước nói chung.
- Quy định về phân công trách nhiệm
Mỗi đơn vị thuộc Ban cần quy định việc phân công các cá nhân, đơn vị soạn thảo văn bản trong toàn cơ quan, những trường hợp đặc biệt thì ai là người chịu trách nhiệm và trách nhiệm liên đới. Để thực hiện tốt điều này cần nắm chắc về ký nháy, ký tắt được quy định tại Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức. Thông qua việc ký tắt, ký nháy vừa để đảm bảo qua từng bước của quy trình ban hành văn bản đều có trách nhiệm của mỗi cá nhân, để việc soạn thảo và ban hành văn bản được làm đúng ngay từ đầu, đồng thời qua văn bản có thể biết được cán bộ thực hiện soạn thảo văn bản và truy cứu trách nhiệm của mỗi người trong từng bước của quy trình ban hành văn bản.
Việc làm này giúp cho Lãnh đạo đơn vị kiểm soát cũng như hạn chế được những lỗi trong ban hành văn bản hành chính, hơn nữa cũng là giúp văn bản được ban hành truyền đạt đúng nội dung tới các tổ chức, cá nhân có liên quan, góp phần vào quá trình quản lý nhà nước.
76
- Tăng cường việc đảm bảo về nội dung của văn bản
Những điểm hạn chế về nội dung của văn bản quản lý nhà nước do Ban Cơ yếu Chính phủ soạn thảo và ban hành không phải là nhỏ. Vấn đề cơ bản là làm thế nào để tránh phục những hạn chế đó. Nội dung là thành phần chủ yếu và quan trọng nhất đối với tất cả các loại hình văn bản, nó quyết định đến chất lượng của văn bản, tuy nhiên những yếu tố khác như thể thức văn bản, cách diễn đạt, cách sử dụng các đươn vị ngôn ngữ, câu và dấu câu, cấu trúc, kết cấu nội dung ...cũng đóng vai trò quan trọng tạo nên chất lượng văn bản. Chính vì vậy, ngoài việc bảo đảm các yêu cầu về nội dung như tính mục đích, tính khoa học, tính công quyền, tính đại chúng, tính khả thi thì văn bản cần phải đảm bảo hai vấn đề đó là kỹ thuật xây dựng cấu trúc văn bản và kỹ năng sử dụng ngôn ngữ văn phong của văn bản.
Cấu trúc văn bản không chỉ là dàn ý,đề cương mà cấu trúc của nó bao hàm cả hai mặt nội dung và hình thức. Để thực hiện thống nhất về cấu trúc văn bản, mỗicá nhân, đơn vị soạn thảo văn phải xác định chính xác chủ để, tư duy mạch lạc trong việc tạo lập các đoạn văn trong văn bản, từđó thiết lập bố cục chặt chẽ. Đối với kỹ năng sử dụng văn phong ngôn ngữ trong soạn thảo cần phải sử dụng chính xác phong cách chức năng ngôn ngữ hành chính – công vụ, đảm bảo tính chính xác, rõ ràng, nghiêm túc, khách quan, tính khuôn mẫu,tính lịch sự, văn hóa.
- Tăng cường kiểm tra, giám sát văn bản
Hệ thống văn bản quản lý hành chính nhà nước tại Ban Cơ yếu Chính phủ là công cụ truyền đạt các thông tin quản lý tới đối tượng quản lý và ngược lại. Đảm bảo tính chuẩn xác của các văn bản này sẽ bảo đảm cho thông tin được truyền đạt một cách trọn vẹn chính xác và có hiệu quả. Việc kiểm tra, rà soát văn bản trước khi ban hành sẽ giúp cho việc văn bản ban hành có chất lượng, tránh được những sai sót về thể thưc, ngôn ngữ và nội dung văn bản, thậm chí đánh
77
được văn bản ban hành sai thẩm quyền. Chính vì vậy, cần có quy định cụ thể, rõ ràng đối với việc kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành coi như đây là khâu bắt buộc, để thực hiện nghiêm hoạt động này, Ban cơ yếu Chính phủ cần quy định chế tài đối với hoạt động kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành, đồng thời quy định rõ trách nhiệm cho cá nhân hoặc đơn vị chịu trách nhiệm khi không kiểm tra để văn bản sai sót.
Thường xuyên có những tổng kết đánh giá công việc một cách định kỳ theo tháng, quý, năm về công tác xây dựng và ban hành văn bản tại cơ quan. Việc tổng kết như vậy sẽ nhận thấy được ưu điểm, khuyết điểm của hoạt động này từ đó mới có giải pháp đúng hướng, kịp thời cho công việc.
Hàng năm cần tổ chức kiểm tra giữa các cơ quan cấp trên với cơ quan cấp dưới, giữa các đơn vị trong Ban và các phòng ban trong cơ quan để có dịp trao đổi học hỏi kinh nghiệm về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản.
- Đẩy mạnh công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ
Lãnh đạo Ban Cơ yếu Chính phủ cần có những giải pháp cụ thể về đào tạo kỹ năng, nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ làm công tác soạn thảo và ban hành văn bản để chất lượng văn bản được nâng cao.Ban Cơ yếu Chính phủcần xây dựng kế hoạch tập huấn, bồi dưỡng, cử cán bộ đi đào tạo về chuyên môn, nghiệp vụ công tác văn bản với những hình thức, hiệu quả, tiết kiệm nhằm đáp ứng yêu cầu thường xuyên liên tục trong hoạt động tập thể và ban hành văn bản tại Ban.
Nâng cao ý thức và hiểu biết pháp luật cho cán bộ chuyên viên soạn thảo, khi đó văn bản ban hành mới có thể đảm bảo được về nội dung và thực hiện đúng chủ trương chính sách của Nhà nước bằng cách tuyên truyền giáo dục kiến thức pháp luật, khuyến khích tìm hiểu pháp luật.
Một vấn đề quan trọng trong đào tạo bồi dưỡng là phải nâng cao kỹ năng tin học cho cán bộ, nhân viên: kỹ năng sử dụng internet, kỹ năng máy sử dụng
78
các trang thiết bị cho công tác soạn thảo và ban hành văn bản như máy in, máy copy… hướng tới việc hoàn thiện và chuẩn hóa văn bản.
Có chế độ khuyến khích ưu đãi đối với đội ngũ cán bộ, nhân viên làm công tác soạn thảo văn bản để có chính sách hỗ trợ kịp thời và thỏa đáng về kinh phí cũng như thiết bị kỹ thuật cơ sở vật chất phục vụ công tác soạn thảo và quản lý văn bản của cán bộ, nhân viên.
Đối với cán bộ, nhân viên làm công tác soạn thảo và ban hành văn bản: cần phải cập nhật liên tục những thông tin quy định mới nhất về quy trình soạn thảo ban hành văn bản của các cơ quan nhà nước cấp trên đối thủ các nguyên tắc quy định của pháp luật hiện hành.
- Tăng cường tài chính và phương tiện vật chất
Để đảm bảo tốt công tác soạn thảo cũng như quy trình soạn thảo văn bản nêu trên,Ban Cơ yếu Chính phủ phải tăng cường hơn nữa về hỗ trợ kinh phí cho công tác soạn thảo và ban hành văn bản sở, đồng thời đầu tư mới và nâng cấp các thiết bị kỹ thuật như thiết bị phục vụ cho việc soạn thảo văn bản, thiết bị, phục vụ cho việc quản lý lưu trữ văn bản,công cụ tìm kiếm văn bản nhằm đáp ứng yêu cầu của công cuộc đổi mới và yêu cầu quản lý của thực thực tiễn xã hội.