- Việc cập nhật và xây dựng các quy định về ban hành văn bản hành chính
Hiện nay, hầu hết các đơn vị thuộc Ban Cơ yếu Chính phủ đã cập nhật các văn bản quy định về ban hành văn bản hành chính do các cơ quan nhà nước cấp trên ban hành. Trên cơ sở đó, các đơn vị đầu mối trực thuộc Ban đã ban hành Quy chế về công tác văn thư, trong đó quy định các nội dung về ban hành văn
63
bản. Đây là cơ sở pháp lý quan trọng để mỗi cán bộ, nhân viên tham gia soạn thảo văn bản hành chính của từng đơn vị căn cứ các quy định về soạn thảo văn bản hành chính liên quan đến quá trình giải quyết công việc. Đồng thời, quy chế về công tác văn thư cũng là căn cứ để tiến hành công tác thanh tra, kiểm tra chất lượng công tác ban hành văn bản hành chính của các đơn vị, phòng ban, cá nhân soạn thảo.
- Về đội ngũ cán bộ, nhân viên tham gia công tác soạn thảo văn bản hành chính
Đội ngũ cán bộ, nhân viên là một yếu tố quan trọng trong công tác soạn thảo văn bản, là chủ thể tạo ra sản phẩm. Qua kết quả khảo sát cho thấy, đội ngũ cán bộ, nhân viên của các đơn vị trực thuộc Ban Cơ yếu Chính phủ đang trẻ hóa, đây là một ưu thế. Cán bộ, nhân viên trẻ thường nhạy bén, năng động và dễ tiếp cận các kỹ thuật, công nghệ ứng dụng trong soạn thảo văn bản. Bên cạnh đó, trình độ của cán bộ, nhân viên ngày càng cao. Tỷ lệ cán bộ, nhân viên có trình độ cao đẳng, đại học cao, đặc biệt có nhiều cán bộ, nhân viên có trình độ sau đại học. Ngoài ra, nhiều cán bộ nhân viên được trang bị những kiến thức về quản lý nhà nước, pháp luật, đặc biệt là kiến thức về soạn thảo văn bản. Chính vì vậy, chất lượng văn bản ngày càng được nâng cao.
- Công tác đào tạo, bồi dưỡng kiến thức về kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính
Trong những năm gần đây, Ban Cơ yếu Chính phủ nói chung và các đơn vị trực thuộc Ban nói riêng đã quan tâm đến công tác đào tạo, bồi dưỡng cho cán bộ, nhân viên những kiến thức cơ bản. Nhiều cán bộ, nhân viên thuộc các đơn vị cấp dưới được cử đi học các lớp tập huấn để nâng cao chuyên môn, nghiệp vụ. Đặc biệt, trong những năm gần đây, Ban Cơ yếu Chính phủ đã quan tâm và mở các lớp tập huấn, đào tạo bồi dưỡng cho cán bộ, nhân viên về kiến thức và kỹ năng soạn thảo văn bản.
64
- Về trang thiết bị kỹ thuật
Cấp lãnh đạo Ban Cơ yếu Chính phủ đã có sự quan tâm sâu sát trong việc đầu tư các trang thiết bị cơ bản cho từng đơn vị thuộc Ban nhằm phục vụ công tác soạn thảo văn bản như góp phần làm cho khâu nghiệp vụ trong quá trình soạn thảo văn bản được nhanh chóng, kịp thời từ khâu thu thập thông tin, dự thảo và lấy ý kiến đóng góp qua dự thảo văn bản và hoàn thiện văn bản, góp phần rút ngắn được thời gian xử lý các thủ tục hành chính của các đơn vị trực thuộc.
- Chất lượng văn bản hành chính được cải thiện
Tỷ lệ các văn bản sai sót về mặt nội dung giảm theo từng năm, nội dung văn bản đã phản ánh được quá trình giải quyết công việc theo đúng nguyên tắc, chế độ và quy định đề ra. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản đã được thực hiện đúng các quy định của các cơ quan nhà nước cấp trên. Văn bản hành chính được ban hành kịp thời, rút ngắn được thời gian, giảm thủ tục hành chính góp phần không nhỉ vào hiệu quả quản lý nhà nước của từng đơn vị trực thuộc Ban.