3.2.2.1. Xây dựng quy trình ban hành văn bản hành chính
Từ phân tích thực trạng tại chương 2, tác giả cho rằng, việc xây dựng một quy chế quy định thống nhất quy trình ban hành văn bản hành chínhcho Ban Cơ yếu Chính phủ là việc cần làm đầu tiên của Ban đối với công tác xây dựng và ban hành văn bản hành chính.
Có thể thấy việc không có quy định về trình tự xây dựng và ban hành văn bản hành chính tại Ban Cơ yếu Chính phủ sẽ dẫn đến sự thiếu thống nhất, thiếu dồng bộ và đặc biệt là văn bản ban hành trong nhiều trường hợp không đúng thẩm quyền; tiếp nữa là không được kiểm soát do vậy văn bản còn có nhiều lỗi
79
sai. Chính vì vậy, với những nghiên cứu trên thực tiễn, tác giả đề xuất quy trình ban hành văn bản hành chính gồm 6 bước dựa trên cơ cấu tổ chức của Ban Cơ yếu Chính phủ và những vấn đề thực tế tại các đơn vị trực thuộc Ban đang thực hiện, cũng như các quy định của nhà nước, tác giả đề xuất quy trình cụ thể như sau:
Bước 1. Nêu sáng kiến
Xuất phát từ yêu cầu giải quyết những sự vụ hành chính cụ thể ở lĩnh vực công tác do mình đảm nhiệm hoặc chức năng, nhiệm vụ công tác được giao, các cá nhân hoặc đơn vị chức năng trong Ban cơ yếu Chính phủ sẽ đề xuất sáng kiến việc cần thiết phải soạn thảo và ban hành văn bản.
Bước 2. Giao nhiệm vụ soạn thảo, dự thảo
Trên cơ sở sáng kiến của cá nhân hoặc đơn vị cấp dưới, căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo.
Bước 3. Soạn thảo, lấy ý kiến góp ý xây dựng dự thảo
Trong bước này, chuyên viên hoặc đơn vị được giao nhiệm vụ soạn thảo cần tiến hành các hoạt động sau:
- Xác định chủ đề và mục đích soạnthảo
Chủ đề của văn bản: nội dung văn bản đề cập đến mảng đời sống xã hội nào hoặc vấn đề gì trong hoạt động quảnlý. Mục tiêu: văn bản được ban hành hướng tới mục tiêu nào trong các mục tiêu quản lý đã đặt ra trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức. Phạm vi điều chỉnh của văn bản: văn bản điều chỉnh mối quan hệ xã hội trong giới hạnnào.
- Thu thập và xử lý thông tin
Những thông tin cần thiết cho quá trình hình thành nội dung và hướng tới mục tiêu sử dụng văn bản có thể được thu thập từ nhiều nguồn: Nguồn văn bản: đó là những thông tin thu thập được từ hệ thống văn bản quản lý bao gồm đường
80
lối chủ trương chính sách trong các văn kiện Đảng; quy định của pháp luật hiện hành xung quanh vấn đề đang đề cập; dữ liệu, báo cáo của các cơ quan, đơn vị trực thuộc hoặc của các cơ quan tổ chức có liên quanv.v.. Nguồn thực tế: quan điểm của các cấp lãnh đạo cơ quan, đơn vị và của các chuyên gia, chuyên viên trực tiếp giải quyết vấn đề; hiện trạng về mối quan hệ xã hội mà văn bản đang chuẩn bị ban hành cần điều chỉnh…
- Lựa chọn tên loại vănbản
Tên loại văn bản thể hiện rõ mục đích quản lý của cơ quan, tổ chức trong từng trường hợp ban hành văn bản cụ thể, do vậy cần phải được lựa chọn chuẩn xác trước khi bắt tay vào soạn thảo văn bản. Mặt khác, tên loại còn là căn cứ để xác định cách thiết lập và trình bày thể thức văn bản, đồng thời quyết định hành văn tổng thể của văn bản. Do vậy, lựa chọn tên loại là một trong những khâu tuy không mất nhiều thời gian song lại hết sức quan trọng, có tầm ảnh hưởng lớn tới quá trình thực hiện soạn thảo, tới chất lượng văn bản. Có thể căn cứ vào một số tiêu chí cơ bản sau đây để lựa chọn tên loại văn bản quản lý thôngthường: Mục đích soạn thảo vănbản; Tính chất của vấn đề được quy định trong vănbản; Đối tượng trực tiếp nhận vănbản.
- Lập đềcương (nếu cần)
Đề cương là bản dàn ý của văn bản, trong đó những mục nội dung chính được bố cục theo một trật tự nhất định theo chủ định của người soạn thảo. Lập đề cương là việc phối hợp các thao tác hình thành ý, lựa chọn và sắp xếp các ý theo một trật tự nhất định nhằm tạo ra một bản dàn ý đầy đủ các phương diện nội dung, kết cấu hợp lý và hoàn chỉnh.
Đối với một số loại văn bản có tính khuôn mẫu cao như các loại phiếu, các loại giấy, các loại văn bản chuyên môn, v.v., lập đề cương là bước không nhất thiết phải tiến hành. Còn đối với các loại văn bản hành chính khác, lập đề cương lại có một vai trò hết sức quan trọng trong quy trình soạn thảo. Công đoạn này
81
giúp cho việc triển khai nội dung văn bản bị không bị lạc chủ đề, tránh được tình trạng trùng lặp ý, thừa hay thiếu ý; đồng thời còn giúp cho nội dung văn bản được sắp xếp theo một trình tự lôgic chặt chẽ và hợp lý nhất trong điều kiện cho phép.
- Viết dự thảo, trao đổi, chỉnh lý dựthảo
Trong khi viết bản thảo, cần lưu ý luôn luôn phải dựa vào đề cương và tuân theo các yêu cầu về bố cục, văn phong, ngôn ngữ hành chính. Bản thảo viết xong phải được người viết kiểm tra từng chi tiết về cả nội dung và hình thức.Và trong khi viết, kiểm tra bản thảo, người viết vẫn có thể điều chỉnh lại trật tự các luận điểm cho thật hợp lý, khoahọc.
Trong trường hợp cần thiết, chuyên viên soạn thảo có quyền đề xuất với người đứng đầu cơ quan, tổ chức việc tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để điều chỉnh nhằm hoàn thiện bản thảo trước khi thông qua. Cần lưu ý rằng: việc hoàn thiện văn bản về mặt nội dung phải có sự xem xét chỉ đạo của trưởng đơn vị chuyên môn. Và người đứng đầu bộ phận văn phòng, hành chính trong cơ quan có thể tư vấn về phương diện thể thức, ngôn ngữ, trình bày văn bản nếu cá nhân hoặc đơn vị chức năng chủ trì soạn thảo có nhu cầu.
Bước 4. Kiểm tra dự thảo trước khi ký ban hành
Dự thảo văn bản sau khi được soạn thảo xong cần chuyển cho các đơn vị chức năng kiểm tra trước khi trình lãnh đạo xem xét, thông qua và ký ban hành. Theo quy định của pháp luật hiện hành, người đứng đầu đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản. Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng hành chính) giúp người đứng đầu cơ quan tổ chức kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức và phải ký nháy/tắt vào vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận”.
82
Bước 5. Xem xét, thông qua dự thảo
Việc xem xét, thông qua dự thảo văn bản được thực hiện tuỳ theo tính chất hoạt động của cơ quan, tổ chức và tính chất của dự thảo.
Dự thảo văn bản có thể được xem xét, thông qua bởi cá nhân thủ trưởng cơ quan hoặc người được uỷ quyền nếu cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng và tính chất của vấn đề cần phê duyệt trong nội dung dự thảo là thuộc trách nhiệm của cá nhân người đứng đầu. Trường hợp này thủ trưởng cơ quan, tổ chức sẽ ký trực tiếp hoặc uỷ quyền cho cấp phó ký thay.
Dự thảo văn bản còn được xem xét, thông qua bởi tập thể trong trường hợp văn bản thông qua tập thể và với những vấn đề quan trọng của cơ quan, tổ chức mà theo quy định của pháp luật, phải được thảo luận tập thể và quyết định theo đa số.
Bước 6. Ban hành và gửi, lưu văn bản
- Ban hành văn bản.
Việc ban hành văn bản được thực hiện bằng cách đăng tải trên trang thông tin điện tử của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản hoặc gửi trực tiếp văn bản đến các cơ quan, tổ chức, cá nhân là đối tượng nhận văn bản hoặc các phương thức khác, tuỳ theo yêu cầu cần truyền đạt thông tin của từng văn bản cụ thể.
- Gửi và lưu văn bản
Việc gửi vănbản cần đảm bảo nguyên tắc:Chuyển đúng tuyến, đúng đốitượng; Chuyển đúng thờihạn; Không chuyển vượtcấp.
Việc lưu văn bản đảm bảo nguyên tắc lưu tại hai nơi: bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan, tổ chức và bản chính lưu trong hồ sơ. Bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan, tổ chức phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
Có thể tổng thể hóa Quy trình ban hành văn bản hành chính nêu trên bởi sơ đồ sau đây:
83
Sơ đồ 2.3. Quy trình vềban hành văn bản hành chính được đề xuất đối với Ban Cơ yếu Chính phủ
3.2.2.2. Mẫu hóa văn bản theo đặc thù hoạt động của Ban cơ yếu Chính phủ
Mẫu hóa văn bản là việc trình bày văn bản theo những tiêu chuẩn và hình thức đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt và dùng làm mẫu để các đơn vị, cá nhân tuân theo trong quá trình soạn thảo và ban hành văn bản. Trên thực tế, mẫu hóa văn bản sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc tiến hành tiêu chuẩn hóa văn bản của cơ quan, nhằm tạo điều kiện cho việc soạn thảo, ban hành văn bản được thống nhất và việc quản lí văn bản được tiến hành nhanh, hiệu quả hơn.
Hiện nay, tại Ban Cơ yếu Chính phủ đã bắt đầu tiến hành việc mẫu hóa văn bản ở những văn bản đơn giản. Các loại mẫu văn bản này được niêm yết công khai tại bộ phận Văn thư để các cá nhân, đơn vị có nhu cầu có thể tham
Nêu sáng kiến
Giao nhiệm vụ dự thảo, soạn thảo
Soạn thảo, lấy ý kiến góp ý xây dựng dự thảo
Kiểm tra dự thảo trước khi ký ban hành
Xem xét, thông qua dự thảo
Ban hành và gửi, lưu văn bản Cán bộ phụ trách, đơn vị chức năng Thủ trưởng cơ quan Bộ phận văn thư download by : skknchat@gmail.com
84
khảo. Tuy nhiên, các loại văn bản có giá trị quan trọng được lưu trữ tại bộ phận Văn thư-Lưu trữ của Ban thì lại chưa được mẫu hóa. Chính vì vậy, tình trạng văn bản ban hành mắc lỗi về thể thức rất phổ biến (như tác giả đã thống kê ở chương 2 luận văn này).
Chính vì vậy, cần tăng cường mẫu hóa toàn bộ các văn bản hành chính của Ban, đặc biệt là các văn bản hành chính cá biệt và văn bản hành chính thông thường quan trọng thành hệ thống văn bản mẫu để tất cả các đơn vị, cá nhân có thể sử dụng một cách thuận lợi, thống nhất. Tiếp đó, hệ thống hóa toàn bộ quy trình ban hành văn bản hành chính và tất cả các mẫu văn bản hành chính để xây dựng cơ sở dữ liệu văn bản mẫu của Ban. Sau khi hoàn thành cơ sở dữ liệu văn bản mẫu sẽ sử dụng Website và mạng thông tin nội bộ của Ban để tất các các đơn vị và cá nhân tải về sử dụng chung. Giải pháp này vừa giảm thời gian soạn thảo của nhân viên soạn thảo vừa đảm bảo tính thống nhất và quy chuẩn về thể thức văn bản.
3.2.2.3. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin
Ngoài yếu tố chính là “con người”, yếu tố công nghệ giúp đặt nền tảng cho sự công khai, minh bạch, hiệu quả cho hoạt động của mọi cơ quan, tổ chức, Ban cơ yếu Chính phủ cũng không là ngoại lệ. Công nghệ thông tin là động lực quan trọng của sự phát triển, ứng dụng công nghệ thông tin nhằm thúc đẩy giải quyết nhanh chóng các công việc của tổ chức, tiết kiệm thời gian, tiền bạc cho nhân dân.
- Ứng dụng công nghệ thông tin vào tra cứu dữ liệu văn bản
Để có thể thực hiện việc tra cứu dữ liệu qua mạng cần xây dựng các cổng thông tin điện tử có đầy đủ thông tin về quy trình thủ tục thực hiện dịch vụ, các giấy tờ cần thiết, các bước tiến hành, thời gian thực hiện, chi phí thực hiện.
Ngoài ra, cổng thông tin điện tử cho phép người sử dụng tải về các mẫu đơn, hồ sơ để người sử dụng có thể in ra giấy, hoặc điền vào các mẫu đơn.
85
- Ứng dụng công nghệ thông tin vào giải quyết các trong việc trong nội bộ tổ chức .
Bằng cách sử dụng phần mềm chuyên dụng, việc nhận hồ sơ, luân chuyển và quản lý, điều hành việc xử lý hồ sơ theo quy trình thống nhất. Các phần mềm này sẽ mô phỏng chi tiết các công đoạn xử lý và thời gian xử lý công việc. Luân chuyển hồ sơ giữa các công đoạn và phân chia hồ sơ cho chuyên viên xử lý cũng được thực hiện trên phần mềm. Chuyên viên chỉ cần ấn chuột mở hồ sơ, xử lý rồi phần mềm sẽ ghi nhận tên người xử lý hồ sơ, thời gian hoàn thành, đúng hạn hay trễ.
- Xây dựng phần mềm và thực hiện việc quản lý cơ sở dữ liệu về tình hình tổ chức, hoạt động của các lĩnh vực tại các phòng, ban trong Ban cơ yếu Chính phủ.
Việc xây dựng phần mềm này sẽ cho các đơn vị quản lý, các CBCC nắm được số lượng, tình hình cụ thể của từng lĩnh vực, mảng hoạt động trong phạm vi quản lý, thực trạng tổ chức và hoạt động để có thể có những biện pháp xử lý kịp thời trong trường hợp có vi phạm xảy ra hoặc ngăn chặn vi phạm có thể xảy ra, đồng thời có thể hỗ trợ, tư vấn pháp luật cho các tổ chức này trong trường hợp cần thiết.
Muốn xây dựng được phần mềm và có cơ sở dữ liệu hoàn chỉnh về các mảng trong phạm vi quản lý của từng phòng, ban, đơn vị theo phạm vi hoạt động là vấn đề không quá khó. Cái khó là xây dựng và có được một số liệu chung, đưa ra được một cái nhìn tổng thể về hoạt động của các đơn vị tại các phòng, ban của Ban cơ yếu Chính phủ và cập nhật kịp thời sự thay đổi trong từng thời điểm. Để làm được điều này đòi hỏi chế độ thông tin báo cáo về việc tổ chức và hoạt động của các phòng, ban phải được thực hiện đầy đủ, kịp thời, thông tin đưa ra phải chính xác và thống nhất từ cấp dưới đến cấp trên. Thực tế cho thấy, việc thực hiện chế độ thông tin báo cáo của các đơn vị liên quan về công tác quản lý trong những
86
năm gần đây tốt hơn son trong bối cảnh công nghệ thông tin phát triển và cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 như hiện nay, lãnh đạo Ban cơ yếu Chính phủ các cần đầu tư công nghệ để có được thông tin, số liệu chính xác thực hiện hoạt động quản lý có hiệu quả hơn.
3.2.2.4. Đầu tư về trang thiết bị phục vụ công tác xây dựng và ban hành văn bản
Cơ sở vật chất là phương tiện để thực thi công vụ. Yếu tố này có ảnh hưởng khá lớn đến hiệu quả thực thi công việc. Trong thời gian qua, trang thiết bị phục vụ công tác xây dựng và ban hành văn bản tại Ban cơ yếu chính phủ đã được đầu tư, nhưng vẫn còn nhiều hạn chế, chưa đáp ứng được nhu cầu của CBCC trong quá trình thực thi công vụ. Chính vì vậy, yêu cầu đặt ra là cần phải đầu tư trang thiết bị nhằm nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo và ban hành văn bản.
3.2.2.5. Hiện đại hóa cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng
Điều kiện làm việc tốt giúp các cán bộ rất nhiều trong việc tổ chức sử dụng văn bản. Phân loại phòng, ban làm việc theo tiêu chuẩn xác định. Tìm ra các phòng, ban chưa đạt chuẩn, có kế hoạch ưu tiên xây dựng, đảm bảo giải quyết dứt điểm các phòng, ban có trang thiết bị làm việc chưa và không đạt yêu cầu.
Thực hiện mức đầu tư trang bị điều kiện làm việc pháp luật quy định. Có kế hoạch trang bị khẩn trương, đầy đủ các thiết bị văn phòng, nhất là thiết bị công nghệ thông tin phục vụ chế độ công vụ.
Văn phòng là cánh tay đắc lực giúp Ban lãnh đạo trong việc điều hành hoạt động của Ban. Văn phòng có trách nhiệm tạo ra môi trường để Ban cơ yếu có thể vận hành khoa học, có hiệu quả, tránh chồng chéo hoặc bỏ sót công việc. Trong bối cảnh ở nước ta hiện nay, văn phòng phải có ý thức đi trước các đơn vị khác trong