Chính phủ
2.2.3.1. Về nội dung
Nhìn chung, hầu hết các văn bản đều được ban hành theo đúng thẩm quyền được Nhà nước quy định đối với việc ban hành văn bản hành chính. Các văn bản được ban hành chủ yếu tập trung vào các nhóm nội dung công việc sau:
- Nhóm quyết định thường tập trung vào các nội dung:
+ Các quyết định về việc ban hành các quy định về đào tạo với cán bộ và với học viên cơ yếu như: tuyển sinh, xây dựng và chỉnh sửa chương trình đào tạo, chương trình khung, chương trình chi tiết, quản lí sinh viên, kế hoạch đào tạo…
+ Các quyết định liên quan đến việc tuyển dụng, nâng lương, bổ nhiệm, thuyên chuyển, điều động, cho thôi việc, nghỉ hưu…và các chế độ đối với các cán bộ, giảng viên, nhân viên trong …
+ Các quyết định liên quan đến việc quy định các chế độ như: quản lí văn bản, quy trình tổ chức các hoạt động…
+ Các quyết định quy định về việc hợp tác nghiên cứu với các pháp nhân trong nước và nước ngoài…
+ Các quyết định về tài chính như phân bổ kinh phí, về quy định sử dụng ngân sách và các mục chi...
Nhìn chung nhóm văn bản hành chính cá biệt nêu trên, không có văn bản nào ban hành sai về thẩm quyền. Nội dung văn bản không trái với các quy định của các cơ quan nhà nước cấp trên, nội dung trong văn bản phù hợp với các quy định hiện hành, không có văn bản sai phạm về nội dung, không trái luật, tất cả đều phù hợp với cá nhân và tổ chức.
- Nhóm các văn bản hành chính thông thường: (công văn, thông báo, báo cáo, tờ trình, biên bản, kế hoạch…) nhằm truyền tải, trao đổi thông tin quản lí,
53
thông tin hoạt động hoặc giải quyết các nhiệm vụ cụ thể như: thông tin, kiểm tra, đôn đốc, hướng dẫn, đề nghị, phản ánh kết quả, xây dựng kế hoạch triển khai nhiệm vụ…
Qua khảo sát thực tế, tác giả nhận thấy rằng: hầu hết các văn bản được khảo sát đều được ban hành theo đúng nội dung quy định, phù hợp với thẩm quyền ban hành văn bản của tác giả ban hành, các văn bản bước đầu đã thể hiện đầy đủ các yếu tố thể thức cơ bản đối với một văn bản hành chính, nội dung văn bản được xây dựng bằng các ngôn từ của phong cách ngôn ngữ hành chính-công vụ.
Đặc biệt, qua khảo sát theo các giai đoạn, tác giả đã nhận thấy sự tiến bộ trong kỹ thuật ban hành và quy trình ban hành văn bản của Ban Cơ yếu Chính phủ. Điều này được biểu hiện qua số lỗi trung bình/văn bản của các văn bản đã ban hành đang giảm dần trong những năm gần đây. Ngoài ra, thể hiện sự quan tâm ngày càng lớn của lãnh đạo Ban đối với công tác ban hành văn bản và sự tiến bộ về trình độ nghiệp vụ của các cán bộ pháp chế, cán bộ văn thư của Ban.
Mặc dù đã có những kết quả rất tích cực trên, đối với tiêu chí về nội dung và thẩm quyền ban hành văn bản, Ban Cơ yếu Chính phủ vẫn còn không ít những hạn chế cần khắc phục như:
Thứ nhất, tên loại văn bản không phù hợp với nội dung thông tin mà văn bản chứa đựng. Ví dụ: Công văn số 534/BCY-CTTC ngày 19/10/2017 của Ban Cơ yếu Chính phủ về việc báo cáo công tác chính sách cán bộ(Chi tiết xem tại phụ lục).
Thứ hai, văn bản còn thiếu các thông tin cần thiết gây hiểu sai, khó hiểu hoặc hiểu theo nhiều nghĩa. Ví dụ: Quyết định số 981/QĐ-BCY ngày 21/4/2013 của Trưởng ban Ban Cơ yếu Chính phủ về việc nâng lương cán bộ(Chi tiết xem tại phụ lục).
Thứ ba, căn cứ viện dẫn thiếu chính xác hoặc không đầy đủ.
54
Thứ tư, kết cấu nội dung thông tin không hợp lí. Ví dụ: Công văn số 133/BCY-CTTC ngày 14/9/2015 của Ban Cơ yếu Chính phủ về việc đề nghị cấp sổ bảo hiểm xã hội(Chi tiết xem tại phụ lục).
Thứ năm, cách hành văn còn chưa thực sự chuẩn mực theo văn phong hành chính.
2.2.3.2. Ngôn ngữ văn bản
Qua nghiên cứu và khảo sát các văn bản hành chính nêu trên, tác giả nhận thấy, hầu hết các văn bản đã sử dụng khá chuẩn mực phong cách ngôn ngữ hành chính-công vụ. Tuy nhiên, vẫn còn một số văn bản mắc phải một số lỗi về ngôn ngữ văn bản như sau:
Thứ nhất, dùng sai phong cách ngôn ngữ, trong đó lỗi có tần suất xuất hiện nhiều nhất là sử dụng văn phong khẩu ngữ sinh hoạt (văn phong nói) vào văn bản hành chính. Ví dụ: Công văn số 253/BCY-CTTC ngày 09/11/2014 của Ban Cơ yếu Chính phủ về việc đề nghị giải quyết chề độ hưu (Chi tiết xem tại phụ lục).
Thứ hai, lựa chọn từ không chính xác hoặc chưa đảm bảo tính trang trọng, lịch sự cần thiết. Ví dụ: Công văn số 373/BCY-CTTC ngày 29/3/2014 của Ban Cơ yếu Chính phủ về việc phúc đáp công văn số 79/CV-HU về nâng loại lương đối với người làm công tác cơ yếu hưởng lương chuyên môn kỹ thuật(Chi tiết xem tại phụ lục).
Thứ ba, sử dụng từ gây nghĩa phái sinh hoặc cách hiểu đa nghĩa, hành văn chưa đảm bảo mạch lạc, chặt chẽ, hay sử dụng câu dài hoặc không rõ các thành phần chủ vị.
Thứ tư, một số văn bản vẫn còn hiện tượng lỗi chính tả tiếng Việt: viết sai chính tả, sai dấu câu, viết hoa tùy tiện, dùng từ địa phương…
55
Thứ năm, viết tắt tùy tiện mà không có sự chú giải cần thiết…Ví dụ: QLĐT (Quản lí đào tạo), TCCB (Tổ chức cán bộ), HSSV (học sinh - sinh viên)…
2.2.3.3. Về thể thức văn bản
Trong tổng số 24538 văn bản được ban hành từ 01/01/2012 đến hết 31/12/2017, thuộc đối tượng khảo sát của luận văn này, tác giả đã lựa chọn 1200 văn bản(mỗi năm lựa chọn 200 văn bản) để tiến hành khảo sát thể thức, nội dung và ngôn ngữ. Nghiên cứu, đánh giá số lượng văn bản nêu trên, tác giả nhận thấy một số hạn chế liên quan đến việc trình bày các thành phần thể thức của văn bản như sau:
Tất cả các văn bản đã thể hiện đầy đủ các yếu tố thể thức bắt buộc đối với văn bản hành chính như: Quốc hiệu-tiêu ngữ; Tên cơ quan ban hành; Số/kí hiệu văn bản; Địa danh, ngày, tháng, năm ban hành; Tên loại, trích yếu nội dung; Nội dung; Thẩm quyền ký, chức vụ, họ tên người ký; Con dấu; Nơi nhận… song cách trình bày các yếu tố thể thức vẫn còn nhiều văn bản trình bày sai, chưa đúng với quy định tại Thông tư số 01/2011/ TT – BNV, do vậy những hạn chế, tồn tại cần khắc phục ngay trong thời gian tới.Để thấy rõ hơn về thực trạng thể thức văn bản hành chính của Ban cơ yếu Chính phủ, chúng ta có thể xem xét bảng thống kê tổng hợp các lỗi về thể thức văn bản sau đây:
Bảng 2.2. Tỉ lệ văn bản mắc lỗi về thể thức qua các năm từ 2012-2017(đơn vị: Văn bản)
Tiêu chí Tỉ lệ văn bản mắc các lỗi về thể thức theo các năm
2012 2013 2014 2015 2016 2017 Số văn bản được chọn khảo sát 200 200 200 200 200 200 Số văn bản mắc từ 1 lỗi trở lên 104 88 80 74 62 26 Tỉ lệ văn bản lỗi thể thức 52% 44% 40% 37% 31% 13% download by : skknchat@gmail.com
56
Biểu đồ 2.3. Tỉ lệ văn bản mắc lỗi thể thức theo các năm từ 2012-2017(đơn vị:%)
Nhìn vào bảng so sánh lỗi nêu trên cho thấy, tỷ lệ văn bản mắc các lỗi liên quan đến thể thức văn bản dù đang giảm dần đều trong những năm gần đây, song vẫn còn ở mức rất cao. Để làm rõ về vấn đề này, tác giả đã chọn ngẫu nhiên mỗi năm 200 văn bản để khảo sát về tần suất mắc lỗi về thể thức trong các văn bản hành chính đã được ban hành.
Tần suất xuất hiện các lỗi không giống nhau ở mỗi thành phần thể thức. Có những thành phần thể thức có tần suất mắc lỗi rất cao như: Tên cơ quan ban hành văn bản; Số/kí hiệu văn bản; Tên loại, trích yếu văn bản; Nơi nhận văn bản. Bên cạnh đó, có những thành phần tỉ lệ này lại khá chênh lệch ví dụ như: Địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản. Trong 1200 văn bản mà tác giả đã lựa chọn để khảo sát, tỉ lệ mắc lỗi theo từng thành phần thể thức được biểu hiện cụ thể qua bảng thống kê sau:
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60%
Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017
57
Bảng 2.3. Tần suất xuất hiện lỗi về thể thức theo từng thành phần thể thức của các văn bản từ 2012-2017(đơn vị:%)
TT Các thành phần thể thức Số văn
bản lỗi Tỉ lệ
1 Quốc hiệu, tiêu ngữ 265 22.1%
2 Tên cơ quan ban hành văn bản 50 4.2%
3 Số/kí hiệu văn bản 73 6.1%
4 Địa danh, ngày, tháng, năm ban hành 40 3.3%
5 Tên loại và trích yếu nội dung văn bản 292 24.3%
6 Nội dung văn bản 131 10.9%
7 Thẩm quyền kí, chức vụ, họ tên người kí văn bản 28 2.3%
8 Con dấu 38 3.2%
9 Nơi nhận văn bản 283 23.6%
Biểu đồ 2.4. Tần suất mắc lỗi về thể thức theo từng thành phần thể thức của các văn bản từ 2012-2017 (đơn vị:%)
Trên thực tế, có rất ít văn bản chỉ mắc duy nhất một lỗi về thể thức, mà thường là từ hai lỗi trở lên. Bên cạnh đó, việc mắc lỗi đối với từng yếu tố thể thức ở từng văn bản lại có những biểu hiện mắc lỗi khác nhau. Để làm rõ vấn đề
Quốc hiệu, tiêu ngữ, 22.1%
Tên cơ quan ban hành văn bản, 4.2% Số/kí hiệu văn bản, 6.1% Địa danh, ngày, tháng, n ăm ban hành, 3.3% Tên loại và trích
yếu nội dung văn bản, 24.3% Nội dung văn
bản, 10.9% Thẩm quyền kí, chức vụ, họ tên người kí văn bản, 2.3% Con dấu, 3.2% Nơi nhận văn bản, 23.6% download by : skknchat@gmail.com
58
này, tác giả xin được trình bày kết quả khảo sát cụ thể đối với từng yếu tố thể thức:
Thành phần 1: Quốc hiệu, tiêu ngữ: Thông thường các lỗi sai biểu hiện ở
các dạng ví dụ cụ thể như sau:
Ví dụ 1: Quyết định số 474/QĐ-BCY của Trưởng ban Ban Cơ yếu Chính phủ ngày 18/5/2017 về việc chuyển bảng lương đối với cán bộ (Chi tiết xem tại phụ lục), thành phần thể thức này được trình bày như sau:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---o0o---
Lỗi: Không dùng lệnh Draw để vẽ đường thẳng nét liền mà tùy tiện dùng đường kẻ không liên tục và các kí tự để trang trí.
Ví dụ 2: Quyết định số 611/QĐ-CTTC của Cục trưởng Cục Chính trị - Tổ chức ngày 03/11/2017 về giao nhiệm vụ kiêm nhiệm cho cán bộ (Chi tiết xem tại phụ lục), thành phần thể thức này được trình bày như sau:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Lỗi: Không dùng lệnh Draw để vẽ đường thẳng nét liền mà chọn định dạng chữ gạch chân (Underline) đối với thành phần Tiêu ngữ. Đây là lỗi phổ biến nhất đối với yếu tố thể thức này.
Ví dụ 3: Công văn số 20/BCY-VP ngày 14/01/2016 của Ban Cơ yếu Chính phủ về việc báo cáo công tác văn thư, lưu trữ và bảo mật tài liệu năm 2015 (Chi tiết xem tại phụ lục), thành phần thể thức này được trình bày như sau:
59
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Lỗi: Không in đậm Tiêu ngữ. Thực tế còn có nhiều dạng lỗi khác như: chọn kiểu chữ không đậm đối với Quốc hiệu, chọn kiểu chữ in nghiêng Tiêu ngữ…
Thành phần 2: Tên cơ quan ban hành văn bản: Đây cũng là thành phần
mà các văn bản cũng khá hay mắc lỗi. Các lỗi cũng được biểu hiện tương đối đa dạng, cụ thể như sau:
Ví dụ 1: Quyết định số 611/QĐ-CTTC của Cục trưởng Cục Chính trị - Tổ chức ngày 03/11/2017 về giao nhiệm vụ kiêm nhiệm cho cán bộ(Chi tiết xem tại phụ lục), thành phần thể thức này được trình bày như sau:
BAN CƠ YẾU CHÍNH PHỦ CỤC CHÍNH TRỊ - TỔ CHỨC = = = = = = = = =
Số: 611/QĐ-CTTC
Lỗi: Văn bản không in đậm đối với tên cơ quan ban hành văn bản, phần gạch ngăn giữa tên cơ quan ban hành với số và kí hiệu không kẻ đường thẳng nét liền mà sử dụng dãy kí tự “= = =” để trình bày.
Thành phần 3: Số/Kí hiệu văn bản: Thành phần thể thức này thường có
những lỗi sai cơ bản thuộc các dạng sau:
Ví dụ 1: Công văn số 385/CV-BCY ngày 16/02/2017 của Ban Cơ yếu Chính phủ về việc đề nghị cấp mới, cấp đổi thẻ BHYT đối với thân nhân người làm công tác cơ yếu (Chi tiết xem tại phụ lục), thành phần thể thức này được trình bày như sau:
60
BAN CƠ YẾU CHÍNH PHỦ
Số: 385/CV-BCY
Lỗi: Công văn là văn bản không có tên loại nên khi trình bày thành phần Số/kí hiệu văn bản cũng không được thể hiện chữ viết tắt tên loại văn bản.
Thành phần 4: Địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản: Các lỗi cơ
bản đối với yếu tố thể thức này thường biểu hiện qua các dạng sau:
Ví dụ 1: Quyết định số 626/QĐ-BCY ngày 16/5/2017 của Trưởng ban Ban Cơ yếu Chính phủ về việc tiếp nhận người vào làm trong tổ chức cơ yếu (Chi tiết xem tại phụ lục), thành phần thể thức này được trình bày như sau:
BAN CƠ YẾU CHÍNH PHỦ
Số: 626/QĐ-BCY
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hà Nội, ngày 16 tháng 05 năm 2017
Lỗi: Không chọn kiểu chữ in nghiêng đối với yếu tố Địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản; Không trình bày số “0” trước tháng <3. Lỗi này còn có thể ở dạng không trình bày số “0” trước ngày <10. Lỗi này có thể dẫn đến việc chỉnh sửa ngày, tháng ban hành văn bản.
Thành phần 5: Tên loại và trích yếu nội dung văn bản: Đối với yếu tố thể
thức này, các lỗi thường biểu hiện ở các dạng sau:
Ví dụ 1: Công văn số 20/BCY-VP của Ban Cơ yếu Chính phủ về việc báo cáo công tác văn thư, lưu trữ và bảo mật tài liệu năm 2015(Chi tiết xem tại phụ lục), thành phần thể thức này được trình bày như sau:
61
BAN CƠ YẾU CHÍNH PHỦ
Số: 20/BCY-VP
V/v báo cáo công tác văn thư, lưu trữ và bảo mật tài liệu năm 2015
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hà Nội, ngày 14 tháng 01 năm 2016
Lỗi: Trình bày nhầm lẫn vị trí trích yếu của thông báo với công văn; trình bày tên loại văn bản kèm trích yếu bằng kiểu chữ in hoa trên cùng 1 dòng.
Thành phần 6: Nội dung văn bản: Các lỗi thường gặp đối với thành phần
thể thức này là:
- Trình bày sai cỡ chữ, kiểu chữ của nội dung văn bản; Đối với những văn bản sử dụng kiểu hành văn theo lối, điều khoản thì tùy tiện gạch chân tên điều, sử dụng dấu “:” thay cho dấu chấm…
- Ngoài ra, rất nhiều văn bản sử dụng sai quy định về cách đánh số thứ tự của “Phần”, “Chương” “Mục” giữa số La Mã với số thập phân, hoặc sai về kiểu chữ in hoa với in thường (đặc biệt là các báo cáo sơ kết học kì, báo cáo tổng kết năm học).
Thành phần 7: Thẩm quyền ký văn bản, chức vụ, họ, tên của người ký
văn bản. Đối với thành phần thể thức này các văn bản thường mắc một số dạng lỗi sau:
- Không chọn kiểu chữ in đậm cho phần thẩm quyền kí.
- Không trình bày dấu chấm giữa thể thức đề kí và thẩm quyền kí văn bản. Ngoài ra cong có các văn bản trình bày sai thể thức đề ký theo kiểu “K/T” mà đúng quy định thì cần trình bày là “KT.”
Thành phần 8: Con dấu. Đây là thành phần có tần suất mắc lỗi ít nhất đối
với tất cả các thành phần thể thức cơ bản của văn bản hành chính. Một số lỗi