Thuật ngữ quy trình ban hành văn bản cũng được khá nhiều các nhà nghiên cứu, đặc biệt là các nhà nghiên cứu hành chính đề cập tới và đưa ra những quan niệm của mình về thuật ngữ này, có thể nêu ra một số quan điểm sau:
Theo PGS.TS. Lưu Kiếm Thanh quy trình xây dựng và ban hành văn bản
“là các bước mà cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền nhất định phải tiến hành trong công tác xây dựng và ban hành văn bản theo đúng chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và phạm vi hoạt động của mình”.
Theo GS. TSKH Nguyễn Văn Thâm “Quy trình ban hành văn bản là các bước mà cơ quan quản lý hành chính nhà nước nhất thiết phải tiến hành trong công tác xây dựng và ban hành văn bản theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của mình”.
Từ hai quan điểm nêu trên, có thể hiểu một cách chung nhất như sau: Quy trình ban hành văn bản hành chính là trình tự các bước được sắp xếp khoa học mà cơ quan quản lý nhà nước nhất thiết phải tiến hành trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động nhằm đảm bảo chất lượng và hiệu quả sử dụng của văn bản được ban hành.
Trong phạm vi đề tài luận văn này, tác giả sử dụng quan niệm này để nghiên cứu về quy trình ban hành văn bản hành chính.
1.3.2. Quy trình ban hành văn bản hành chính
Trên thực tế, chưa có văn bản quy định cụ thể, chi tiết về quy trình xây dựng và ban hành văn bản hành chính cho từng tiểu loại văn bản hành chính mà chỉ mới có quy định về quy trình ban hành văn bản quy phạm pháp luật. Cụ thể, đối với văn bản QPPL đã được quy định cụ thể tại Luật Ban hành văn bản QPPL
29
(2015) và Nghị định số 34/2016/ NĐ - CP ban hành ngày 14/5/2016 quy định biện pháp thực hiện một số điều của Luật Ban hành văn bản QPPL, trong đó có quy định cụ thể trình tự các bước xây dựng và ban hành văn bản QPPL.Còn đối với văn bản hành chính là hệ thống văn bản dùng để chỉ đạo, điều hành giải quyết các công việc thường xuyên trong hoạt động của cơ quan, tổ chức. Chính vì vậy, quy trình soạn thảo và ban hành văn bản loại này không do luật quy định mà thường được các cơ quan, tổ chức quy định trực tiếp trong quy chế hoạt động của cơ quan, tổ chức đó. Trên thực tế, có thể có những quy định không hoàn toàn giống nhau bởi nó còn tuỳ thuộc vào người đứng đầu tổ chức đó quy định nhưng về cơ bản phải đảm bảo chất lượng của văn bản banhành. Tuy nhiên, việc xác định một trình tự chuẩn là hết sức cần thiết nhằm trật tự hóa và tiêu chuẩn hóa công tác xây dựng và ban hành văn bản hành chính.
Theo Giáo trình Hướng dẫn soạn thảo văn bản quản lý hành chính nhà nước của PGS.TS Lưu Kiếm Thanh, Nhà xuất bản Thống kê (2000) tác giả đưa ra 07 bước như sau:
- Sáng kiến văn bản - Soạn thảo dự thảo
- Lấy ý kiến tham gia xây dựng dự thảo - Thẩm định dự thảo
- Xem xét, thông qua - Công bố
- Gửi và lưu trữ
Trong cuốn Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý nhà nước của GS.TSKH Nguyễn Văn Thâm, Nhà xuất bản Chính trị quốc gia phát hành (2010) tái bản lần thứ5, có sửa đổi bổ sung, có đưa ra quy trình cho việc soạn thảo văn bản gồm có 6 bước như sau:
30
- Xác định mục đích và nội dung các vấn đề cần văn bản hóa - Xác định tên loại
- Xây dựng bản thảo trên cơ sở các thông tin có chọn lọc - Thông qua lãnh đạo
- Xử lý kỹ thuật về mặt hành chính - Ký và ban hành văn bản
Như vậy, chúng ta thấy, mỗi tác giả lại có cách tiếp cận và đưa ra quy trình ban hành văn bản quản lý nhà nước riêng nhưng chưa có sự nhất quán, đặc biệt chưa có sự đề cập riêng, nghiên cứu riêng về qquy trình ban hành văn bản đó có văn bản hành chính.
Theo quy định tại nghị định số 110/2004/NĐ- CP ban hành ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 về sửa đổi một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, quy trình ban hành văn bản hành chính được quy định cụ thểnhư sau:
Bước 1. Soạn thảo văn bản
Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo.
Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:
+ Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo;
+ Thu thập, xử lý thông tin có liên quan; + Soạn thảo văn bản;
Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với người đứng đầu cơ quan, tổ chức việc tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo;
Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan.
31
Bước 2. Duyệt bản thảo, việc sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt
Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt.
Trường hợp sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình người duyệt xem xét, quyết định.
Bước 3. Đánh máy, nhân bản
Việc đánh máy, nhân bản văn bản phải bảo đảm những yêu cầu sau:
Đánh máy đúng nguyên văn bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Trường hợp phát hiện có sự sai sót hoặc không rõ ràng trong bản thảo thì người đánh máy phải hỏi lại đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc người duyệt bản thảo đó;
Nhân bản đúng số lượng quy định;
Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo đúng thời gian quy định.
Bước 4. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về nội dung văn bản trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật.
Chánh Văn phòng; Trưởng phòng Hành chính ở những cơ quan, tổ chức không có Văn phòng; người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan tổ chức quản lý công tác văn thư ở những cơ quan, tổ chức khác phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật.
Bước 5. Ký văn bản
Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản của cơ quan, tổ chức. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho cấp phó của mình ký thay (KT.) các văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm
32
quyền của người đứng đầu. Cấp phó ký thay chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật.
Đối với những vấn đề quan trọng của cơ quan, tổ chức mà theo quy định của pháp luật hoặc theo điều lệ của tổ chức, phải được thảo luận tập thể và quyết định theo đa số, việc ký văn bản được quy định như sau:
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt (TM.) tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức;
Cấp phó của người đứng đầu và các thành viên giữ chức vụ lãnh đạo khác được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo uỷ quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.
Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể uỷ quyền cho người đứng đầu một đơn vị trong cơ quan, tổ chức ký thừa ủy quyền (TUQ.) một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa uỷ quyền phải được quy định bằng văn bản và giới hạn trong một thời gian nhất định. Người được uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác ký. Văn bản ký thừa ủy quyền theo thể thức và đóng dấu của cơ quan, tổ chức ủy quyền.
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc Trưởng một số đơn vị ký thừa lệnh (TL.) một số loại văn bản. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế hoạt động hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.
Khi ký văn bản không dùng bút chì; không dùng mực đỏ hoặc các thứ mực dễ phai.
Bước 6: Gửi và lưu trữ văn bản
Theo các Nghị định của Chính phủ đã ban hành về công tác văn thư, mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan, tổ chức và bản
33
chính lưu trong hồ sơ. Bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan, tổ chức phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
Tuy nhiên, trên đây chỉ là những bước áp dụng cho việc xây dựng, ban hành văn bản nói chung, đối với mỗi hệ thống văn bản và từng nhóm, loại văn bản cụ thể thì quy trình ban hành cần được cụ thể hóa cho phù hợp với những đặc thù của từng loại văn bản, phù hợp với tính chất công việc, chức năng, nhiệm vụ của từng cơ quan, tổ chức. Đối với văn bản hành chính, tùy theo tính chất, nội dung và hiệu lực pháp lý của từng loại văn bản mà có thể xây dựng một quy trình ban hành chi tiết tương ứng, song việc xây dựng một quy trình ban hành chuẩn là cần thiết nhằm tiêu chuẩn hóa công tác ban hành văn bản hành chính.
Việc chia ra các bước trên để xây dựng quy trình ban hành văn bản hành chỉnh chỉ mang tính chất tương đối, điều này phụ thuộc vào tính chất công việc của cơ quan, nội dung của văn bản quan trọng hay không quan trọng, phức tạp hay không phức tạp mà chia thành các bước hợp lý sao cho công việc vừa thông suốt nhưng vẫn đảm bảo tính chặt chẽ và chính xác của văn bản hành chính.
34
Tiểu kết chương 1
Văn bản hành chính nhà nước được hình thành trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình theo quy định của pháp luật. Nó vừa là phương tiện, vừa là kết quả đầu ra của quá trình quản lý,đồng thời có vai trò quan trọngtrong quản lý và điều hành công việc có hiệu quả. Do vậy, các cơ quan, tổ chức cần nhận thức được vai trò và tầm quan trọng của quy trình ban hành văn bản hành chính để từ đó xây dựng quy trình chuẩn ban hành văn bản hành chính là cần thiết. Tại chương 1, tác giả đã đi vào trình bày những cơ sở lý luận cơ bản liên quan đến luận văn. Cụ thể đã làm rõ nội hàm, bản chất của văn bản hành chính; khái niệm, chức năng, vai trò các loại văn bản hành chính; Những yêu cầu về kỹ thuật soạn thảo văn bản hành chính; quy trình ban hành văn bản hành chính. Đây là những nội dung cơ bản làm cơ sở giải quyết nội dung của những chương tiếp theo.
35
Chương 2
THỰC TRẠNG QUY TRÌNH BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI BAN CƠ YẾU CHÍNH PHỦ