Nghị quyết Hội nghị Trung ương 5 khóa X về đẩy mạnh cải cách hành chính, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của bộ máy nhà nước, yêu cầu: “Cải cách hành chính nói chung, đặc biệt là cải cách thủ tục hành chính, phải bảo đảm tạo thuận lợi nhất cho người dân, doanh nghiệp và góp phần tích cực chống quan liêu, phòng và chống tham nhũng, lãng phí. Cải cách hành chính phải hướng tới xây dựng một nền hành chính hiện đại, ứng dụng có hiệu quả thành tựu phát triển của khoa học, công nghệ, nhất là công nghệ thông tin”.
Đại hội Đảng bộ Thành phố Hồ Chí Minh lần thứ IX nhiệm kỳ 2010 - 2015 đề ra 6 chương trình đột phá, trong đó: “Chương trình cải cách hành chính gắn với mục tiêu xây dựng mô hình chính quyền đô thị, xây dựng nền hành chính trong sạch, vững mạnh, chuyên nghiệp, hiện đại, hoạt động có hiệu lực, hiệu quả; bộ máy quản lý nhà nước tinh gọn, đội ngũ cán bộ, công chức có phẩm chất và năng lực đáp ứng yêu cầu xây dựng, phát triển thành phố và hội nhập kinh tế quốc tế.
Quyết định số 23/2011/QĐ-UBND ngày 14/5/2011 của Ủy ban Nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh về ban hành Kế hoạch thực hiện Nghị quyết Đại hội Đảng bộ thành phố lần thứ IX về Chương trình cải cách hành chính gắn với mục tiêu xây dựng mô hình chính quyền đô thị giai đoạn 2011 - 2015 nêu nhiệm vụ: “Thống nhất việc ứng dụng công nghệ thông tin từ thành phố đến phường – xã, thị trấn, nhằm phục vụ và giải quyết các công việc liên quan trực tiếp đến quyền lợi của nhân dân và doanh nghiệp theo quy định; giúp các cơ quan nhà nước xử lý công việc nhanh, chính xác; giúp lãnh đạo nắm thông
tin kịp thời, kiểm tra công việc đã chỉ đạo. Tiếp tục hoàn thiện hệ thống “một cửa điện tử”, các hệ thống thông tin, điều hành kinh tế, văn hóa - xã hội, quản lý đô thị và khoa học - công nghệ; tạo luồng thông tin tự động. Giải quyết tốt mối quan hệ giao dịch giữa các cơ quan hành chính đối với tổ chức, công dân và doanh nghiệp theo hướng xác định rõ quy trình giải quyết công việc; cơ quan chủ trì và trách nhiệm cá nhân. Công khai tất cả biểu mẫu, thành phần hồ sơ được sử dụng thống nhất tại các cơ quan hành chính theo quy định”.
Mục tiêu chính quyền điện tử: “100% dịch vụ công trực tuyến đạt từ mức độ 2 trở lên. 100% dịch vụ công trực tuyến (thuộc các nhóm dịch vụ công được ưu tiên cung cấp trực tuyến tối thiểu mức độ 3 theo Quyết định số 1605/QĐ-TTg ngày 27/8/2010 của Thủ tướng Chính phủ) đạt mức độ 3 trở lên. 70% các văn bản, tài liệu chính thức trao đổi giữa các cơ quan nhà nước dưới dạng hoàn toàn điện tử. 100% hồ sơ cán bộ, công chức được quản lý trên mạng. 100% cán bộ, công chức sử dụng hệ thống thư điện tử và ứng dụng công nghệ thông tin trong xử lý công việc”.
Văn kiện Đại hội Đảng bộ Quận 8 lần thứ X nhiệm kỳ 2010 – 2015: “Thường xuyên tiến hành củng cố, xây dựng bộ máy chính quyền quận, phường trong sạch, vững mạnh, hoạt động có hiệu quả cao trên cơ sở tiếp tục đẩy mạnh thực hiện cải cách hành chính, tinh gọn bộ máy tổ chức, phát huy dân chủ, tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa. Tiếp tục rà soát các quy trình, thủ tục hành chính, nhất là lĩnh vực đất đai, xây dựng, các loại lệ phí để kịp thời đề xuất điều chỉnh, tháo gỡ các khó khăn, vướng mắc trong sản xuất, kinh doanh, giảm phiền hà cho doanh nghiệp và nhân dân; mở rộng mô hình “một cửa liên thông”, rút ngắn thời gian giải quyết hồ sơ cho công dân và doanh nghiệp”.
Kế hoạch số 148/KH-UBND ngày 07/10/2011 của Ủy ban Nhân dân Quận 8 về công tác cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2011 – 2015, nêu
rõ để nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ tốt yêu cầu lãnh đạo, quản lý và nhu cầu của tổ chức, công dân và doanh nghiệp:
a) Thống nhất việc ứng dụng công nghệ thông tin từ quận đến phường, nhằm phục vụ và giải quyết các công việc liên quan trực tiếp đến quyền lợi của nhân dân và doanh nghiệp theo quy định; giúp các cơ quan Nhà nước xử lý công việc nhanh, chính xác; giúp lãnh đạo nắm thông tin kịp thời, kiểm tra công việc đã chỉ đạo.
- Hoàn thành hệ thống thông tin cấp cơ sở, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin - truyền thông và hoàn thiện, nâng cấp các ứng dụng cho phòng ban và phường. Phấn đấu đến năm 2015, 100% cán bộ, công chức, viên chức được cấp hộp thư điện tử và sử dụng thường xuyên trong công việc; 100% lãnh đạo (220 người) được đào tạo kiến thức về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động chỉ đạo, điều hành; 100% cán bộ, công chức, viên chức (3790 người) sử dụng được máy vi tính và các ứng dụng phần mềm khác trong công việc.
- Từng bước xây dựng hệ thống giao ban trực tuyến giữa Ủy ban Nhân dân quận với các đơn vị; bảo đảm hệ thống thông tin chỉ đạo, điều hành, trao đổi thông tin thông suốt, kịp thời từ Ủy ban Nhân dân quận đến các phòng, ban và phường; tiến đến xây dựng một hệ thống Chính quyền điện tử trên địa bàn quận hoạt động có hiệu quả Cổng thông tin điện tử Quận 8. Mở rộng các chuyên mục tra cứu thông tin giải quyết hồ sơ của người dân, mục hướng dẫn kỹ thuật, mục điểm báo, mục lịch tiếp công dân, bản đồ hành chính Quận 8, thông tin các dự án đầu tư xây dựng trên địa bàn quận, bản đồ quy hoạch tổng thể quận…trên cổng thông tin điện tử Quận 8.
b) Tiếp tục hoàn thiện hệ thống “một cửa điện tử”, các hệ thống thông tin, điều hành kinh tế, văn hóa - xã hội, quản lý đô thị ... tạo luồng thông tin tự động.
- Tiếp tục mở rộng phạm vi kết nối 16 phường và các phòng, ban “Một cửa điện tử” cung cấp tình trạng giải quyết hồ sơ của Quận 8.
- Hoàn thiện hạ tầng truyền thông với dung lượng lớn, tốc độ và chất lượng cao, phục vụ tốt hơn công tác lãnh đạo, chỉ đạo của quận và nhu cầu của người dân, doanh nghiệp, từng bước nâng cao chất lượng phục vụ và dịch vụ công trực tuyến.
c) Mở rộng ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 vào các lĩnh vực hoạt động của các cơ quan Nhà nước theo hướng liên thông để đảm bảo hệ thống chất lượng hoạt động đồng bộ. Phấn đấu từ nay đến năm 2015, tiến hành xây dựng quy trình trên 40 đầu công việc trong thực hiện hoạt động quản lý hành chính Nhà nước của quận (hiện tại 11 đầu việc, từ năm 2012 đến năm 2015 mỗi năm dự kiến mở rộng thêm 8 đầu việc tập trung trên các lĩnh vực hộ tịch, đất đai, xây dựng, lao động, kinh doanh, y tế, văn hóa..) và tiến hành thông qua mạng Internet.
Quyết định số 25/2012/QĐ-UBND ngày 22 tháng 6 năm 2012 của Ủy ban Nhân dân thành phố Hồ Chí Minh về việc ban hành Chương trình Cải cách hành chính trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 2011 - 2020.
Quyết định số 07/QĐ-UBND ngày 30 tháng 01 năm 2013 của Ủy ban Nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh ban hành quy chế thực hiện cơ chế “một cửa liên thông” nhóm thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực hộ tịch, bảo hiểm y tế và đăng ký quản lý nơi cư trú trên địa bàn thành phố.
Công văn số 267-CV/QU ngày 07 tháng 7 năm 2016 của Quận ủy Quận 8 về tiếp tục tăng cường thực hiện cải cách hành chính trên địa bàn quận.
Kế hoạch số 94-KH/QU ngày 15 tháng 12 năm 2016 của Quận ủy về thực hiện Chương trình hành động số 18-CTrHĐ/TU của Thành ủy Thành phố Hồ Chí Minh về thực hiện Nghị quyết Đại hội Đảng bộ thành phố lần thứ X về Chương trình cải cách hành chính giai đoạn 2016 - 2020.
Kế hoạch số 57/KH-UBND ngày 03 tháng 04 năm 2013 thực hiện liên thông nhóm thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực hộ tịch, bảo hiểm y tế và đăng ký, quản lý cư trú trên địa bàn.
Quyết định số 6196/QĐ-UBNDngày 03 tháng 6 năm 2014 của Ủy ban Nhân dân Quận 8 về việc ban hành Chương trình cải cách hành chính trên địa bàn Quận 8 giai đoạn 2011-2020.
Quyết định số 7424/QĐ-UBND ngày 11 tháng 8 năm 2014 của Ủy ban Nhân dân Quận 8 về việc ban hành Quy chế tổ chức, quản lý, hoạt động cung cấp thông tin và dịch vụ công trực tuyến trên Trang Thông tin điện tử Quận 8.
Quyết định số 9238/QĐ-UBND ngày 29 tháng 10 năm 2014 của Ủy ban Nhân dân Quận 8 về việc thành lập Ban Biên tập Trang thông tin điện tử Quận 8.
Quyết định số 601/QĐ-VP ngày 30 tháng 12 năm 2011 của Văn phòng Ủy ban Nhân dân Quận 8 về việc Tổ chức và hoạt động của Tổ Công nghệ Thông tin trực thuộc Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban Nhân dân Quận 8.
Kế hoạch số 186/KH-UBND ngày 10 tháng 8 năm 2015 về truyền thông hỗ trợ công tác cải cách thủ tục hành chính trên địa bàn Quận 8 năm 2015 - 2016.
Công văn số 692/UBND-TP ngày 06 tháng 4 năm 2016 của Ủy ban Nhân dân Quận 8 về việc tiếp tục khắc phục những tồn tại, hạn chế trong công tác kiểm soát thủ tục hành chính trên địa bàn Quận 8.
Công văn số 1063/UBND-NV ngày 18 tháng 5 năm 2016 của Ủy ban Nhân dân Quận 8 về tăng cường công tác cải cách hành chính, kiểm soát thủ tục hành chính trên địa bàn Quận 8.
Công văn số 1273/UBND-NV ngày 10 tháng 6 năm 2016 về tiếp tục thực hiện thư xin lỗi tổ chức và công dân khi giải quyết hồ sơ bị chậm trễ.
2.3.2. Về nhân lực
2.3.2.1. Về tổ chức bộ máy
Hiện nay, tổ chức và hoạt động của Tổ Công nghệ Thông tin trực thuộc Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban Nhân dân Quận 8 được thực hiện theo Quy chế ban hành kèm theo Quyết định số 601/QĐ-VP ngày 30 tháng 12 năm 2011 của Văn phòng Ủy ban Nhân dân Quận 8:
Hoạt động của Tổ Công nghệ thông tin Văn phòng HĐND và UBND Quận đảm bảo cho hoạt động của Ban chỉ đạo Công nghệ thông tin và Văn phòng HĐND và UBND Quận đạt được hiệu quả cao nhất; thúc đẩy sự phát triển ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý nhà nước trên địa bàn quận; tham mưu kịp thời cho lãnh đạo Văn phòng chỉ đạo, triển khai, kiểm tra, đánh giá việc tổ chức thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin, quản lý và vận hành hệ thống mạng, trang thông tin điện tử Quận trên địa bàn quận. Tổ Công nghệ thông tin có nhiệm vụ tham mưu lập chương trình, kế hoạch và tổ chức thực hiện việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý nhà nước trên địa bàn quận. Trực tiếp quản lý, vận hành hệ thống mạng của quận an toàn, thông suốt, hiệu quả; xử lý kịp thời những sự cố về hệ thống mạng, máy chủ và việc kết nối mạng của các cơ quan, đơn vị và phường. Trực tiếp quản lý, theo dõi việc vận hành và sử dụng các phần mềm đã được Thành phố triển khai sử dụng. Trực tiếp quản lý, theo dõi hoạt động Trang thông tin điện tử quận, thu thập tin và cập nhật lên trang web. Theo dõi, tổng hợp, đánh giá tình hình ứng dụng công nghệ thông tin của các cơ quan quản lý nhà nước và Ủy ban Nhân dân 16 phường báo cáo lãnh đạo Văn phòng đề xuất kiến nghị Ủy ban Nhân dân Quận chỉ đạo giải quyết. Tham mưu, đề xuất lãnh đạo Văn phòng HĐND và UBND quận trình Ủy ban Nhân dân quận về việc xây dựng, ứng dụng các phần mềm phục vụ cho công tác quản lý nhà nước đạt hiệu quả; tham mưu đề xuất trang thiết bị lĩnh vực công
công nghệ thông tin trong công tác quản lý, đề xuất phê bình cá nhân, đơn vị, phường thực hiện chưa tốt. Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ do Ban chỉ đạo Công nghệ thông tin quận và lãnh đạo Văn phòng Ủy ban Nhân dân quận giao.
Ban Biên tập Trang thông tin điện tử Quận 8 được thành lập theo Quyết định số 9238/QĐ-UBND ngày 29 tháng 10 năm 2014 của Ủy ban Nhân dân Quận 8. Quy chế tổ chức, quản lý, hoạt động cung cấp thông tin và dịch vụ công trực tuyến trên Trang Thông tin điện tử Quận 8 được thực hiện theo Quyết định số 7424/QĐ-UBND ngày 11 tháng 8 năm 2014.
Trang thông tin điện tử quận là điểm truy cập duy nhất của Ủy ban Nhân dân Quận 8 trên môi trường mạng, là đầu mối kết nối hoạt động cung cấp, trao đổi thông tin về Quận 8, phục vụ triển khai công tác cải cách hành chính, cung cấp dịch vụ công trực tuyến và xây dựng chính quyền điện tử.
Trang thông tin điện tử có mục “Dịch vụ công trực tuyến” thông báo danh mục các dịch vụ hành chính công và các dịch vụ công trực tuyến đang thực hiện và nêu rõ mức độ của dịch vụ; cung cấp đầy đủ các thông tin về thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của Ủy ban Nhân dân quận, các cơ quan chuyên môn trực thuộc Ủy ban Nhân dân quận, Ủy ban Nhân dân các phường và các văn bản có liên quan quy định về thủ tục hành chính đó. Cho phép người sử dụng tải về các mẫu văn bản và khai báo để hoàn thiện hồ sơ theo yêu cầu. Hồ sơ sau khi hoàn thiện được gửi trực tiếp đến bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ Ủy ban Nhân dân quận, các cơ quan chuyên môn trực thuộc Ủy ban Nhân dân quận và Ủy ban Nhân dân các phường theo thẩm quyền được phân cấp.
2.3.2.2. Nhân sự
Tổ chức và hoạt động của Tổ Công nghệ Thông tin trực thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân Quận 8 được thực hiện theo Quy chế ban hành kèm
theo Quyết định số 601/QĐ-VP ngày 30 tháng 12 năm 2011 của Văn phòng Ủy ban nhân dân Quận 8.
Tổ Công nghệ thông tin quận có 05 thành viên, gồm 1 tổ trưởng, 1 tổ phó và 3 thành viên.
Tổ trưởng (Phó Chánh Văn phòng HĐND và UBND quận) chịu trách nhiệm trước Văn phòng HĐND và UBND quận về mọi hoạt động của Tổ mình phụ trách; cùng các thành viên trong Tổ chuẩn bị các báo cáo, kế hoạch, chương trình công tác của lãnh đạo Văn phòng về lĩnh vực công nghệ thông tin để lãnh đạo Văn phòng báo cáo Ban chỉ đạo Công nghệ thông tin quận.
Tổ phó chịu trách nhiệm cùng Tổ trưởng về hoạt động của Tổ theo phân công của lãnh đạo Văn phòng. Quản lý phần mềm đất đai xây dựng VNCIS, quản lý văn bản EDMS, Khiếu nại tố cáo, Hộ tịch. Lập báo cáo định kỳ gửi Sở Thông tin và Truyền thông hoặc các cơ quan cấp trên về công nghệ thông tin; tổng hợp báo cáo tình hình ứng dụng công nghệ thông tin từ các thành viên trong tổ và các cơ quan, đơn vị thuộc quận phục vụ Thường trực Ủy ban Nhân dân quận và lãnh đạo Văn phòng; lập dự toán đề nghị cấp kinh phí ứng dụng công nghệ thông tin hàng năm; đảm bảo an toàn và khắc phục sự cố cho hệ thống máy chủ; tổ chức họp định kỳ hàng tuần.
Thành viên (1) có nhiệm vụ đảm bảo an toàn và khắc phục sự cố máy trạm; theo dõi và sử dụng hệ thống thư điện tử thành phố; phụ trách máy chiếu; hỗ trợ biên tập tin tức; hỗ trợ Tổ phó theo dõi và đề xuất nhu cầu nâng cấp các máy trạm của các đơn vị thuộc quận và một số nhiệm vụ khác theo