1.1 .Những vấn đề chung về vị trí việc làm
1.3. Xác định vị trí việc làm tại các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân
1.3.3. Quy trình xác định vị trí việc làm
Xác định trí việc làm cần phải hiểu như là một quá trình, không đơn thuần chỉ là một công việc cụ thể. Nội dung cơ bản của xác định vị trí việc làm bao gồm:
- Xác định trong mối tương quan chung của cả tổ chức về nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn của nguồn nhân lực của tổ chức khi thực thi công việc được giao;
- Xác định những điều kiện cụ thể cần có để có thể thực thi được công việc như mong muốn;
- Những tiêu chuẩn về năng lực cụ thể của từng cá nhân được bố trí vào thực thi công việc;
- Cách thức đánh giá thực thi công việc.
Thông thường xác định vị trí việc làm có thể tiến hành theo một quy trình sau:
1.3.3.1. Giai đoạn chuẩn bị xác định vị trí việc làm
Bước 1: Xác định mục đích sử dụng các thông tin xác định vị trí việc làm, từ đó xác định các hình thức thu thập thông tin phân tích hợp lý nhất.
Bước 2: Thu nhập các thông tin liên quan về công việc trên cơ sở sơ đồ tổ chức, các văn bản về mục đích yêu cầu, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, vị
trí của tổ chức, sơ đồ quy trình công nghệ và bảng mô tả công việc cũ (nếu có). Bước 3: Chọn lựa các vị trí đặc trưng và những điểm then chốt để thực hiện xác định vị trí việc làm nhằm làm giảm thời gian và tiết kiệm hơn trong phân tích công việc, nhất là khi cần phân tích các công việc tương tự như nhau.[17]
1.3.3.2. Giai đoạn tiến hành xác định vị trí việc làm
Bước 1: Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin
Tuỳ theo yêu cầu mức độ chính xác và chi tiết của thông tin cần thu thập và tuỳ theo dạng hoạt động, khả năng tài chính, có thể sử dụng một hoặc kết hợp nhiều phương pháp thu nhập thông tin sau đây:
- Thu thập thông tin thông qua việc thực hiện chính công việc đó (người phân tích hoặc người thực thi công việc cung cấp);
- Quan sát người thực thi công việc bằng nhiều cách khác nhau, bao gồm cả camera;
- Phỏng vấn sâu các nhà quản lý; các chuyên gia và chính những người đảm nhận công việc;
- Điều tra để lấy thông tin qua bảng hỏi;
- Sử dụng phương pháp ghi nhật ký thực thi công việc.
Mỗi phương pháp trên đều có tính hai mặt do đó có thể lựa chọn kết hợp.
Bước 2. Tiến hành thu thập thông tin xác định vị trí việc làm.
Để thực hiện xác định vị trí việc làm được chính xác cần phải có được các loại thông tin chủ yếu dưới đây:
- Thông tin về tình hình thực hiện công việc: Các thông tin được thu nhập trên cơ sở của công việc thực tế thực hiện công việc, như phương pháp làm việc, hao phí thời gian thực hiện công việc, các yếu tố của thành phần công việc.
- Thông tin về yêu cầu nguồn nhân lực: Bao gồm tất cả các yêu cầu về thực hiện công việc như học vấn, trình độ chuyên môn, kỹ năng, các kiến thức hiểu biết liên quan đến thực hiện công việc, các thuộc tính cá nhân.
- Thông tin về các yêu cầu đặc điểm, tính năng tác dụng, số lượng, chủng loại của các máy móc, trang bị dụng cụ được sử dụng trong quá trình sử dụng công việc.
- Các tiêu chuẩn mẫu trong thực hiện công việc: Bao gồm các tiêu chuẩn, định mức thời gian thực hiện, số lượng, chất lượng của sản phẩm hay công việc… Tiêu chuẩn mẫu là cơ sở để đánh giá việc thực hiện công việc của nhân viên.
- Các thông tin về điều kiện thực hiện công việc: Bao gồm các thông tin liên quan đến các vấn đề điều kiện làm việc như sự cố gắng về thể lực, điều kiện vệ sinh lao động, thời gian biểu, điều kiện tổ chức hoạt động, chế độ lương thưởng, quần áo đồng phục…
Đối với các tổ chức hành chính nhà nước khi thu thập thông tin cơ bản về công việc cần lưu ý đến nguồn thông tin để thu thập đó là ngoài thông tin từ chính người thực hiện công việc cung cấp, hay từ quan sát thực tế công việc... còn có những thông tin được quy định trong hệ thống văn bản pháp luật như Luật Cán bộ, công chức 2008 và các văn bản hướng dẫn, Nghị định số 36/2013/NĐ-CP ngày 22/4/2013 về vị trí việc làm và cơ cấu ngạch công chức, Nghị định số 41/2012/NĐ-CP ngày 8/5/2012 của Chính phủ về vị trí việc làm trong đơn vị sự nghiệp công lập, Thông tư 14/2012/TT-BNV về hướng dẫn thực hiện Nghị định số 41/2012/NĐ-CP ngày 8/5/2012 của Chính phủ, Thông tư 05/2013/TT-BNV về hướng dẫn thực hiện Nghị định số 36/2013/NĐ-CP ngày 22 tháng 4 năm 2013 của Chính phủ...
Bước 3: Kiểm tra, xác minh lại tính chính xác của thông tin.
về mức độ chính xác, đầy đủ bằng chính các nhân viên thực hiện công việc và những người quản lý có trách nhiệm trong quá trình thực hiện công việc đó. .[17]
1.3.3.3. Giai đoạn viết các tài liệu về công việc
Xây dựng bản mô tả công việc, mô tả tiêu chuẩn kết quả thực hiện công việc, tiêu chuẩn nhân sự thực hiện công việc. Đây chính là sản phẩm của xác định vị trí việc làm. .[17]