1.1 .Những vấn đề chung về vị trí việc làm
2.2. Hoạt động xác định vị trí việc làm tại các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy
2.2.1. Quy trình thực hiện xác định vị trí việc làm tại các cơ quan chuyên môn
chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân huyện Cam Lộ, tỉnh Quảng Trị
Quy trình xác định vị trí việc làm tại Cơ quan UBND huyện Cam Lộ được tiến hành qua các bước sau:
(Nguồn: Đề án vị trí việc làm các cơ quan chuyên môn UBND huyện Cam Lộ)
Sơ đồ 2.2: Quy trình xác định vị trí việc làm tại các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân huyện Cam Lộ
Căn cứ theo Hướng dẫn số 312/HD-SNV ngày 14/8/2013 của Sở Nội vụ tỉnh Quảng Trị về xác định vị trí việc làm và cơ cấu ngạch công chức trong các cơ quan HCNN, UBND huyện Cam Lộ đã ban hành Kế hoạch số 24/KH-UBND ngày 28/8/2013 triển khai Nghị định số 41/2012/NĐ-CP về vị trí việc làm trong đơn vị sự nghiệp công lập và Nghị định số 36/2013/NĐ-CP về vị trí việc làm và cơ cấu ngạch công chức trong cơ quan, đơn vị trên địa bàn huyện Cam Lộ.
Quy trình xác định vị trí việc làm tại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện Cam Lộ được thực hiện thông qua 08 bước, đảm bảo đủ các bước tiến hành quy định tại Nghị định số 36/2013/NĐ-CP ngày 22/4/2013 về vị trí việc làm và cơ cấu ngạch công chức và Thông tư 05/2013/TT-BNV hướng dẫn thực hiện Nghị định 36/2013/NĐ-CP, như sau:
Bước 1: Thống kê công việc theo chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện Cam Lộ.
UBND huyện thông qua lãnh đạo các cơ quan chuyên môn đã triển khai hoạt động xác định vị trí việc làm đến từng cá nhân công chức người lao động.
- Từng cá nhân công chức và nhân viên hỗ trợ, phục vụ trong các cơ quan đã tiến hành thống kê công việc hiện đang được giao đảm nhận.
- Việc thống kê công việc đã tuân thủ nguyên tắc chỉ thống kê các công việc có tính chất thường xuyên, liên tục, ổn định, lâu dài, lặp đi lặp lại đối với từng cá nhân, gồm:
+ Những công việc lãnh đạo, quản lý, điều hành của người đứng đầu, cấp phó của người đứng đầu cơ quan, đó là: Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện, Trưởng phòng, Phó trưởng phòng các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện;
+ Những công việc thực thi, thừa hành thuộc về chuyên ngành, lĩnh vực hoạt động của các cơ quan chuyên môn, gọi chung là nhóm công việc chuyên môn, nghiệp vụ, bao gồm: các chuyên viên làm việc tại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện Cam Lộ.
+ Những công việc thực thi, thừa hành mang tính phục vụ cho công tác lãnh đạo, quản lý, điều hành, gọi chung là công việc hỗ trợ, phục vụ, bao gồm: Kế toán, nhân viên Văn thư - lưu trữ, Lái xe, Nhân viên Lễ tân.
- Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, của cơ quan và bản thống kê các công việc của công chức và người lao động, Trưởng phòng có trách nhiệm thống kê công việc của cơ quan mình quản lý và báo cáo UBND huyện.
Bước 2: Phân nhóm công việc tại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện Cam Lộ.
- Trên cơ sở thống kê công việc của cơ quan, Trưởng phòng chỉ đạo, triển khai việc tổng hợp và phân nhóm công việc như sau:
+ Các nhóm công việc lãnh đạo, quản lý, điều hành (cấp trưởng và cấp phó) của cơ quan và tổ chức cấu thành cơ quan (nhóm công việc của các người có hưởng phụ cấp chức vụ lãnh đạo, quản lý).
+ Các nhóm thực hiện chuyên môn, nghiệp vụ (nhóm công việc của chuyên viên, cán sự và tương đương).
+ Các nhóm công việc thực thi, thừa hành mang tính phục vụ công tác lãnh đạo, quản lý, điều hành (nhóm công việc của những người thừa hành mang tính phục vụ cho công tác lãnh đạo quản lý, điều hành như kế toán, hành chính, văn thư, thủ quỹ, lái xe, phục vụ, bảo vệ…).
Bước 3: Xác định các yếu tố ảnh hưởng, vị trí việc làm tại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện Cam Lộ.
Một là, tính chất, đặc điểm, mức độ phức tạp và quy mô, phạm vi, đối tượng quản lý: UBND huyện Cam Lộ nói chung và cụ thể là từng cơ quan chuyên môn nói riêng với nhiệm vụ quyền hạn có khối lượng, quy mô của công việc cũng như phạm vi ảnh hưởng rất lớn, liên quan đến QLNN về kinh tế - xã hội trên địa bàn huyện.
Hai là, quy trình quản lý chuyên môn, nghiệp vụ và xử lý công việc:
Hiện nay, quy trình, hoạt động công việc tại UBND huyện Cam Lộ đang được thực hiện theo tiêu chuẩn ISO 9001-2008 đảm bảo tính chặt chẽ, hiệu quả trong công việc.
Ba là, mức độ hiện đại hoá công sở, trang thiết bị, phương tiện làm
việc và ứng dụng CNTT: Thực hiện Nghị quyết 30C/NQ-CP ngày 08/11/2011
của Chính phủ về ban hành Chương trình tổng thể CCHC nhà nước giai đoạn 2011-2020, trong những năm qua, UBND huyện Cam Lộ đã từng bước hiện đại hoá phương tiện, trang thiết bị làm việc như: Trang bị mạng internet, thiết bị phát sóng wifi, áp dụng CNTT vào quản lý, số hoá hệ thống quản lý cán bộ công chức cũng như văn bản đi, văn bản đến. Bên cạnh đó còn là việc cho ra
đời Cổng thông tin điện tử của huyện nhằm phục vụ đáp ứng yêu cầu của công việc cũng như nhu cầu của cán bộ công chức trong toàn huyện hay của nhân dân có nhu cầu liên hệ công tác.
Bốn là, thực trạng chất lượng, số lượng công chức của cơ quan, tổ chức: Theo thống kê của Phòng Nội vụ huyện, có trên 80% có trình độ đại học và trên đại học là cơ bản đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ, tạo thuận lợi để xác định vị trí việc làm.
Năm là, số lượng, khối lượng công việc được cấp có thẩm quyền giao:
Với vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao thì khối lượng công việc đặt ra đối với đội ngũ cán bộ lãnh đạo, công chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện Cam Lộ là rất lớn dẫn đến nhiều công chức phải kiêm nhiệm nhiều vị trí, chức danh khác nhau.
Sáu là, chế độ làm việc, cách thức tổ chức công việc của cơ quan:
UBND huyện Cam Lộ (bao gồm: Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND và các Ủy viên UBND huyện) làm việc theo chế độ tập thể, quyết định theo đa số. Riêng các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện làm việc theo chế độ Thủ trưởng, chấp hành, tuân thủ các quy định về chức năng, nhiệm vụ, tổ chức, biên chế của UBND huyện, đồng thời chịu sự kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ theo hướng dẫn của cơ quan chuyên môn về ngành cấp trên.
Tám là, những yếu tố đặc thù: Với vị trí là cơ quan HCNN tại địa phương, do vậy yêu cầu về hiệu quả, chất lượng của công việc đặt ra đối với UBND huyện là rất lớn, đồng thời huyện Cam Lộ có địa bàn trải rộng, trải dài trên nhiều địa hình khác nhau và có đa dân tộc, do vậy, tính chất công việc quy mô phức tạp.
Chín là, đặc điểm lịch sử, văn hoá, xã hội; tình hình an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội. Huyện Cam Lộ nằm về phía Tây và phía Bắc của thành phố Đông Hà, là huyện thuộc vùng trung du của tỉnh Quảng Trị, tình hình an
ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội ổn định.
Mười là, số lượng đơn vị hành chính cấp huyện, cấp xã: Hiện nay, Cam Lộ có 01 thị trấn và 08 xã trực thuộc, gồm 105 thôn, bản, khu phố. Với số lượng xã, thị trấn, thôn, bản, khu phố như trên là huyện có quy mô nhỏ, địa bàn gọn so với toàn tỉnh.
Mười một là, quy mô dân số, diện tích tự nhiên và mức độ phát triển kinh tế - xã hội: Cam Lộ có tổng diện tích đất tự nhiên 34.447,39 ha, trong đó đất nông nghiệp có diện tích lớn nhất là 27.553,48 ha chiếm 80% tổng diện tích đất. Dân số trung bình của huyện năm 2015 có 44.640 người, chiếm khoảng 7,4% dân số toàn tỉnh. mức độ phát triển kinh tế của huyện đã có nhiều chuyển biến tích cực, cơ cấu kinh tế chuyển dịch theo hướng tỷ trọng công nghiệp, xây dựng, dịch vụ ngày một tăng lên, cơ sở hạ tầng được tăng cường đáng kể, đời sống nhân dân nâng cao,… huyện phấn đấu là đơn vị cấp huyện đầu tiên của tỉnh Quảng Trị về đích nông thôn mới toàn huyện.
Bước 4: Thống kê, đánh giá thực trạng đội ngũ công chức hiện có (số lượng, chất lượng, việc sử dụng, bố trí, phân công nhiệm vụ và kết quả thực hiện nhiệm vụ) tại UBND huyện Cam Lộ.
Theo Kế hoạch đã triển khai, UBND huyện thực hiện đánh giá chung về chất lượng đội ngũ hiện có để kiểm tra, đánh giá, đưa ra kết quả tổng quan về số lượng, chất lượng của đội ngũ công chức, kết quả thực hiện nhiệm vụ được giao và phân công nhiệm vụ đã phù hợp với chuyên môn, nghiệp vụ được đào tạo hay chưa.
Bước 5: Xác định danh mục và phân loại các vị trí việc làm cần có để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của UBND huyện Cam Lộ.
- Trên cơ sở thống kê công việc, phân nhóm công việc; các yếu tố ảnh hưởng; báo cáo thống kê, đánh giá thực trạng đội ngũ công chức của cơ quan, tổ chức, đơn vị, người đứng đầu các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện xác
định các vị trí việc làm và tổng hợp thành danh mục vị trí việc làm của cơ quan. - Danh mục vị trí việc làm của các cơ quan được phân theo các nhóm công việc sau:
+ Các vị trí việc làm thuộc nhóm công việc lãnh đạo, quản lý, điều hành; + Các vị trí việc làm thuộc nhóm công việc chuyên môn, nghiệp vụ, thực thi, thừa hành;
+ Các vị trí việc làm thuộc nhóm công việc hỗ trợ, phục vụ.
- Danh mục vị trí việc làm của cơ quan, tổ chức, đơn vị được tổng hợp từ các vị trí việc làm cụ thể và được sắp xếp theo thứ tự: vị trí lãnh đạo, quản lý; vị trí thực thi, thừa hành (thực hiện chuyên môn, nghiệp vụ); vị trí hỗ trợ, phục vụ.
- Dự kiến số lượng biên chế cần có để bố trí theo từng vị trí việc làm. Số biên chế dự kiến này chịu ảnh hưởng và phụ thuộc vào điều kiện, tính chất, đặc điểm công việc; tổ chức lao động của cơ quan, tổ chức, đơn vị; khối lượng, số lượng công việc…
Bước 6: Xây dựng bản mô tả công việc của từng vị trí việc làm tại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện Cam Lộ.
- Trên cơ sở Danh mục vị trí việc làm được xác định ở trên, việc xây dựng bản mô tả công việc của từng vị trí việc làm được thực hiện gồm các nội dung sau:
+ Mô tả các công việc, các hoạt động và thời gian phải thực hiện (nếu xác định được) để hoàn thành từng công việc, từng hoạt động ở mỗi vị trí việc làm.
+ Kết quả (sản phẩm) công việc của vị trí việc làm;
+ Điều kiện làm việc (trang thiết bị, phần mềm quản lý, phương tiện, môi trường làm việc, phạm vi hoạt động, quan hệ công tác).
- Đối với những vị trí việc làm thuộc nhóm công việc lãnh đạo, quản lý, điều hành, nếu kiêm thêm các công việc thuộc nhóm thực thi, thừa hành thì phần mô tả về công việc thực thi, thừa hành được thực hiện như đối với vị trí việc làm
gắn với công việc chuyên môn, nghiệp vụ trong cơ quan, tổ chức, đơn vị.
Bước 7: Xây dựng khung năng lực của từng vị trí việc làm tại UBND huyện Cam Lộ.
- Khung năng lực của từng vị trí việc làm được xây dựng gồm các năng lực và kỹ năng phải có để hoàn thành các công việc, các hoạt động nêu tại Bản mô tả công việc ứng với từng vị trí việc làm.
- Khung năng lực của từng vị trí việc làm phải thể hiện được các yêu cầu về trình độ, chuyên ngành đào tạo; năng lực, kỹ năng tương ứng với từng vị trí việc làm.
Bước 8: Xác định ngạch công chức tương ứng và chức danh lãnh đạo, quản lý (nếu có) với mỗi vị trí việc làm đã được xác định được tiến hành gắn liền với quá trình xác định danh mục vị trí việc làm tại UBND huyện Cam Lộ.
Căn cứ vào các yếu tố sau:
- Lĩnh vực chuyên môn, nghiệp vụ; - Tên của vị trí việc làm;
- Bản mô tả công việc; - Khung năng lực;
- Vị trí, quy mô, phạm vi hoạt động và đối tượng phục vụ của cơ quan, tổ chức, đơn vị;
- Quy định về ngạch công chức cao nhất được sử dụng trong cơ quan, tổ chức, đơn vị.
2.2.2. Kết quả thực hiện xác định vị trí việc làm tại các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân huyện Cam Lộ, tỉnh Quảng Trị
Thực hiện Nghị định số 36/2013/NĐ-CP ngày 22/4/2013 của Chính phủ về vị trí việc làm và cơ cấu ngạch công chức, UBND huyện Cam Lộ đã tiến hành triển khai xây dựng Đề án vị trí việc làm của UBND huyện, trong đó có xây dựng, xác định bản mô tả công việc cũng như khung năng lực của từng vị
trí việc làm, cụ thể kết quả thu được như sau: số lượng vị trí việc làm tại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện Cam Lộ là 109 vị trí việc làm thể hiện ở Bảng 2.7 dưới đây.
Bảng 2.7: Thống kê cơ cấu chức danh, vị trí việc làm, số lƣợng biên chế theo nhóm công việc tại cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện Cam
Lộ trong giai đoạn sau khi triển khai, thực hiện Nghị định số 36/2013/NĐ-CP Tiêu chí Tổng số Quản lý, điều hành Chuyên môn, nghiệp vụ Hỗ trợ, phục vụ Số lƣợng Tỷ lệ (%) Số lƣợng Tỷ lệ (%) Số lƣợng Tỷ lệ (%) Vị trí việc làm (vị trí, chức danh) 109 36 33% 64 59% 9 8%
(Nguồn: Đề án vị trí việc làm các cơ quan chuyên môn UBND huyện Cam Lộ)