1.1 .Những vấn đề chung về vị trí việc làm
1.3. Xác định vị trí việc làm tại các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân
1.3.4. Các yếu tố ảnh hưởng đến vị trí việc làm tại các cơ quan chuyên môn
chuyên môn thuộc UBND cấp huyện
Một là, tính chất, đặc điểm, mức độ phức tạp và quy mô, phạm vi, đối tượng quản lý: Căn cứ vào các văn bản quy định về chức năng nhiệm vụ quyền hạn của từng đơn vị, có thể giúp chúng ta xác định được tính chất, đặc điểm, yêu cầu về công việc của mỗi cơ quan, tổ chức để từ đó xác định các tính chất, đặc điểm, yêu cầu cơ bản của từng chức danh, vị trí, tiến tới xây dựng được bản mô tả công việc, khung năng lực cho từng chức danh, vị trí việc làm trong từng cơ quan, đơn vị. Văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức, đơn vị được cấp có thẩm quyền ban hành.
Hai là, quy trình quản lý chuyên môn, nghiệp vụ và xử lý công việc: quy trình thủ tục quản lý hoặc thực hiện nhiệm vụ chuyên môn, nghiệp vụ theo quy định của pháp luật. Gắn với mỗi vị trí, chức danh sẽ có những quy mô, phạm vi, đối tượng,… quản lý khác nhau do đó khi xây dựng vị trí việc làm sẽ giúp chúng ta xác định được mức độ phức tạp của công việc, phạm vi, đối tượng mà chức danh, vị trí việc làm đó quản lý.
Ba là, mức độ hiện đại hoá công sở, trang thiết bị, phương tiện làm việc và ứng dụng CNTT: Sự phát triển của khoa học, công nghệ và quá trình hội nhập quốc tế đang tạo ra những thay đổi trong tư duy và phương pháp tổ chức quản lý trên quy mô toàn xã hội, tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động trao
đổi, thực thi công việc được diễn ra thuận tiện, dễ dàng.. Việc áp dụng các tiến bộ khoa học, công nghệ trong quản lý hành chính (ứng dụng công nghệ thông tin, áp dụng tiêu chuẩn ISO…) giúp giảm bớt số vị trí việc làm cũng như số người làm việc ở mỗi vị trí việc làm. Vì thế nên khi xây dựng đề án vị trí việc làm cho từng chức danh, vị trí, chúng ta cũng phải căn cứ vào các tiêu chí mức độ hiện đại hóa công sở, trang thiết bị, phương tiện làm việc cũng như ứng dụng CNTT để xác định vị trí, chức danh tiêu chuẩn cho hợp lý.
Bốn là, thực trạng chất lượng, số lượng công chức của cơ quan, tổ chức: Chất lượng nguồn nhân lực luôn là yếu tố quyết định hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước. Một nền hành chính được đánh giá tính chuyên nghiệp chủ yếu và trước hết dựa trên các tiêu chí sau:
- Có sự phân biệt rõ từng nhóm đối tượng phù hợp với yêu cầu và nội dung quản lý (ví dụ, tiêu chuẩn đối với công chức phân theo các nhóm: công chức lãnh đạo, công chức thừa hành ở cả 4 cấp hành chính, công chức chuyên môn nghiệp vụ ở cấp chính quyền cơ sở…).
- Trình độ, năng lực chuyên môn của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức.
- Nắm vững kỹ năng hành chính. Kỹ năng, nghiệp vụ hành chính gắn với chuyên môn đào tạo và kinh nghiệm làm việc. Xuất phát từ tính đặc thù của hoạt động quản lý hành chính nhà nước, các kỹ năng cần thiết trong hoạt động công vụ được cụ thể hóa thành quy trình, quy phạm đòi hỏi phải được thực hiện một cách thống nhất. Ngoài việc tinh thông nghiệp vụ, nắm vững trình tự, thủ tục giải quyết công việc, tính chuyên nghiệp của công chức, viên chức còn thể hiện thông qua nhiều khía cạnh khác, kể cả sử dụng các công cụ hỗ trợ (như ngoại ngữ, ứng dụng công nghệ thông tin…) cũng như khả năng thích nghi, giao tiếp, hợp tác thông qua phối hợp nhóm hoặc giải quyết mâu thuẫn,…
là văn hóa giao tiếp, ứng xử. Cũng như đối với các hình thức lao động quyền lực khác, ý thức tôn trọng và chấp hành kỷ luật, kỷ cương, việc gương mẫu thực hiện văn hóa công vụ là đòi hỏi khách quan, bắt nguồn từ tính chất của hoạt động quản lý, không chỉ là biểu hiện của đạo đức công vụ mà còn là thước đo tính chuyên nghiệp của cán bộ, công chức, viên chức.
- Việc xây dựng đề án vị trí việc làm nói chung sẽ giúp chúng ta xác định được lại đội ngũ công chức trong cơ quan, số lượng biên chế hiện tại và số lượng biên chế cần thiết, thực tiễn công việc hiện nay để tái cơ cấu, sắp xếp lại đội ngũ hợp lý hơn.
Năm là, số lượng, khối lượng công việc được cấp có thẩm quyền giao: Số lượng, khối lượng được giao thể hiện ở quy định chức năng, nhiệm vụ của cấp có thẩm quyền đối với cơ quan đơn vị, nó tỷ lệ thuận với vị trí việc làm của cơ quan, tổ chức, đơn vị đa ngành quản lý nhà nước trên nhiều lĩnh vực khác nhau thì có số lượng, khối lượng công việc lớn.
Sáu là, Chế độ làm việc, cách thức tổ chức công việc của cơ quan: Hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước là quản lý hành chính nhà nước, là hoạt động chịu sự chi phối, tác động của rất nhiều yếu tố và có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, khi một yếu tố thay đổi sẽ kéo theo các nhân tố khác thay đổi. Đó là các yếu tố như cơ cấu, tổ chức, chức năng của các cơ quan hành chính, đội ngũ cán bộ, công chức, chế độ công vụ…
Bảy là, quy mô dân số, diện tích tự nhiên: điều này thể hiện quy mô về dân số và diện tích tự nhiên tác động đến phạm vi quản lý về dân số và diện tích tự nhiên của địa phương. Đối với cơ quan hành chính cấp huyện, danh mục vị trí việc làm hầu như là như nhau, tuy nhiên, đối với huyện quy mô dân số, diện tích tự nhiên nhỏ kéo theo số vị trí việc làm ít hơn, số vị trí việc làm kiêm nhiệm nhiều hơn. Ngược lại, huyện có quy mô dân số, diên tích tự nhiên lớn thì số vị trí việc làm nhiều hơn, số vị trí việc làm kiêm nhiệm giảm đi.
Tám là, mức độ phát triển kinh tế - xã hội của địa phương: đây là mức độ phát triển về kinh tế, xã hội, khoa học, công nghệ, môi trường, cơ chế, chính sách, pháp luật, tổ chức để thực hiện một hoặc một số mục tiêu đã được xác định trong chiến lược, quy hoạch phát triển kinh tế - xã hội của địa phương và quy hoạch phát triển của ngành, lĩnh vực trong một thời gian nhất định.
Chín là, Số lượng đơn vị hành chính cấp huyện, cấp xã: Số lượng đơn vị hành chính cấp huyện, cấp xã là một trong những tiêu chí quan trọng để xác định mức độ ảnh hưởng đến vị trí việc là. Bởi vì quy mô đơn vị hành chính của huyện, của xã giúp xác định tính chất mức độ phạm vi công việc của các cơ quan chuyên môn và đội ngũ cán bộ, công chức cấp huyện. Ví dụ, như đối với địa bàn có khu vực quản lý rộng nhưng đội ngũ công chức công chức lại hạn chế thì bắt buộc nhiều công chức phải kiêm nhiệm nhiều vị trí, chức danh công việc khác nhau hay ngược lại,…Do đó, số lượng đơn vị hành chính có những tác động, ảnh hưởng không nhỏ đến việc xây dựng, xác định bản mô tả công việc của từng chức danh, vị trí khác nhau.
Việc xác định các yếu tố ảnh hưởng là rất quan trọng bởi với mức độ khác nhau của các yếu tố ảnh hưởng sẽ cho cách nhìn nhận khác nhau để đánh giá về hiệu quả làm việc của công chức tại mỗi vị trí việc làm. Với một vị trí việc làm có độ phức tạp công việc như nhau nhưng sẽ phải sử dụng số lượng biên chế khác nhau ở những cơ quan, tổ chức có mức độ hiện đại hóa công sở, có trình độ phát triển kinh tế địa phương… khác nhau.