đội ngũ công chức nhận thức được vai trò, tầm quan trọng của việc thực hiện pháp luật, từ đó nâng cao ý thức chấp hành pháp luật trong đời sống xã hội. Hoạt động thực hiện pháp luật về LLTP đòi hỏi vai trò, trách nhiệm của đội ngũ công chức. Việc thực hiện nghiêm minh các chế tài xử phạt khi công chức vi phạm sẽ có tác dụng ngăn ngừa các công chức khác không vi phạm pháp luật LLTP, góp phần nâng cao ý thức của họ.
Đội ngũ cán bộ, công chức khi đã nhận thức đúng vai trò, trách nhiệm của mình trong hoạt động xây dựng và hoàn thiện hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật về LLTP, thể chế về LLTP cũng dần được hoàn thiện.
1.2. Nội dung thực hiện pháp luật về lý lịch tƣ pháp
1.2.1. Xây dựng, quản lý, khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp pháp
1.2.1.1. Phối hợp cung cấp thông tin lý lịch tư pháp
Các cơ quan Tòa án, Viện kiểm sát, cơ quan Công an, Thi hành án dân sự có nhiệm vụ phối hợp cung cấp thông tin LLTP để xây dựng cơ sở dữ liệu LLTP cho Trung tâm LLTP quốc gia và các Sở Tư pháp. Đồng thời, UBND cấp xã, cấp huyện cũng thực hiện cung cấp thông tin chứng tử, cải chính hộ tịch theo quy định [8]. Thời hạn cung cấp thông tin LLTP là 10 ngày làm việc, kể từ ngày các cơ quan, tổ chức nhận được văn bản đề nghị cung cấp thông tin của TTLLTPQG, Sở Tư pháp hoặc kể từ ngày các bản án, quyết định có hiệu lực pháp luật.
Cơ chế phối hợp cung cấp thông tin LLTP được quy định rõ loại thông tin cung cấp bao gồm cả văn bản giấy và thông tin dưới dạng điện tử, thời hạn cung cấp, cơ quan chủ trì tiếp nhận, xử lý thông tin LLTP.
Việc cung cấp thông tin LLTP nhằm thực hiện 2 nhiệm vụ chính của cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu LLTP là: Thông tin về án tích, tình trạng thi hành án, các quyết định cấm đảm nhiệm chức vụ, thành lập, quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã để xây dựng cơ sở dữ liệu LLTP; thông tin về án tích để phục vụ công tác tra cứu, xác minh thông tin LLTP để cấp phiếu LLTP cho người có yêu cầu. Khẳng định vai trò quan trọng của các cơ quan phối hợp trong việc cung cấp thông tin.
1.2.1.2. Phối hợp rà soát thông tin lý lịch tư pháp
Định kỳ hằng quý, Sở Tư pháp phối hợp với các Tòa phúc thẩm, Ban thư ký Tòa án nhân dân tối cao, Tòa án nhân dân cấp tỉnh, Tòa án nhân dân cấp huyện, Viện Kiểm sát nhân dân cấp tỉnh, Cục Thi hành án dân sự tỉnh, Chi cục Thi hành án dân sự huyện, Phòng Hồ sơ nghiệp vụ Công an cấp tỉnh, Công an cấp huyện (Bộ phận thi hành án hình sự và hỗ trợ tư pháp) nơi các cơ quan này có trụ sở để thực hiện rà soát về số lượng thông tin LLTP đã cung cấp theo quy định.
Định kỳ 06 tháng và hằng năm, TTLLTPQG phối hợp với các cơ quan Tòa án quân sự Trung ương, Vụ hợp tác quốc tế, Vụ thực hành quyền công tố và kiểm sát xét xử thuộc Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, Cục hồ sơ nghiệp vụ Cảnh sát, Cục theo dõi thi hành án hình sự và hỗ trợ tư pháp thuộc Bộ Công an, Trại giam, Trại tạm giam, Phòng cảnh sát thi hành án hình sự và hỗ trợ tư pháp công an cấp tỉnh, Tổng cục thi hành án dân sự thuộc Bộ Tư pháp; Vụ thống kê tổng hợp, Tòa án nhân dân tối cao thực hiện rà soát về số lượng thông tin LLTP đã cung cấp theo quy định.
Định kỳ 06 tháng và hằng năm, trên cơ sở kết quả rà soát cung cấp thông tin lý lịch tư pháp theo quy định, Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia và Sở Tư pháp phối hợp thực hiện rà soát việc cung cấp thông tin LLTP. Việc phối hợp rà soát về số lượng thông tin LLTP giữa TTLLTPQG và Sở Tư pháp
được thực hiện theo quy định. Trường hợp thông tin LLTP chưa đầy đủ, có sai sót, TTLLTPQG, Sở Tư pháp có nhiệm vụ cung cấp thông tin cho đầy đủ, chính xác [8].
Nội dung rà soát thông tin LLTP bao gồm 2 phần: - Đối chiếu, rà soát về số lượng thông tin đã nhận được.
- Kiểm tra, đối chiếu rà soát về chất lượng thông tin nhận được để phản hồi lại cơ quan cung cấp thông tin, đề nghị cơ quan rà soát cung cấp thêm thông tin trong trường hợp số lượng thông tin LLTP cung cấp chưa đầy đủ, chính xác.
Các cơ quan nhận được công văn rà soát có nhiệm vụ cung cấp và thông báo cho Cơ quan quản lý LLTP trong thời hạn 15 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị rà soát thông tin LLTP.
Công tác cung cấp và rà soát thông tin LLTP là hết sức quan trọng, những thông tin này hỗ trợ xây dựng cơ sở dữ liệu LLTP một cách hoàn chỉnh, chính xác. Nhiệm vụ này có hiệu quả tránh bỏ lọt tội phạm, tránh sai sót thông tin nhân thân của bất cứ cá nhân nào, bảo vệ quyền và lợi ích của cá nhân một cách tốt nhất.
1.2.1.3. Tiếp nhận thông tin lý lịch tư pháp
Theo quy định chung thì khi nhận được thông tin LLTP do các cơ quan có liên quan cung cấp, cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu LLTP sẽ tiến hành các thủ tục tiếp nhận thông tin:
- Vào Sổ văn bản đến: Thông tin LLTP trước tiên sẽ do bộ phận tiếp nhận vào Sổ văn bản đến, ghi rõ thời gian tiếp nhận, số ký hiệu văn bản, tên văn bản, cơ quan cung cấp thông tin,…
- Vào Sổ tiếp nhận thông tin LLTP: Cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu LLTP sẽ thực hiện tiếp nhận trên phần mềm Quản lý LLTP theo mẫu sổ 08/2013/TT-LLTP ban hành kèm theo Thông tư số 16/2013/TT-BTP ngày
11/11/2013 sửa đổi bổ sung một số điều của Thông tư 13/2011/TT-BTP ngày 27/6/2011 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp về ban hành và hướng dẫn sử dụng biểu mẫu và mẫu sổ LLTP. Sổ tiếp nhận thông tin LLTP bao gồm các nội dung: số thứ tự, ngày tiếp nhận, cơ quan cung cấp, số ký hiệu văn bản, họ tên người có thông tin LLTP, loại thông tin, người tiếp nhận, ghi chú.
Việc thực hiện tiếp nhận thông tin LLTP cần được thực hiện đầy đủ, kịp thời, để cơ sở dữ liệu LLTP được hoàn thiện và chính xác nhất, đáp ứng yêu cầu xây dựng cơ sở dữ liệu.
1.2.1.4. Kiểm tra, phân loại thông tin lý lịch tư pháp
Việc kiểm tra, phân loại thông tin có thể được thực hiện ngay trong quá trình “Vào Sổ tiếp nhận thông tin” trên phần mềm. Việc kiểm tra, phân loại thông tin nhằm xác định những thông tin nào thuộc thẩm quyền lập LLTP, cập nhật thông tin bố sung của Sở Tư pháp; thông tin nào Sở Tư pháp có nhiệm vụ gửi cho Sở Tư pháp khác hoặc TTLLTPQG.
Kiểm tra, phân loại thông tin tại Sở Tư pháp:
-Trường hợp người bị kết án thường trú tại địa phương hoặc không có nơi thường trú nhưng tạm trú tại địa phương thì Sở Tư pháp sẽ thực hiện lập LLTP và cập nhật bổ sung thông tin.
- Trường hợp người bị kết án thường trú ở tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác, Sở Tư pháp gửi thông tin LLTP đó đến Sở Tư pháp nơi người đó thường trú.
- Trường hợp người bị kết án không có nơi cư trú, Sở Tư pháp gửi thông tin LLTP đó đến TTLLTPQG.
- Trường hợp thông tin LLTP có nhiều bị cáo thường trú nhiều nơi khác nhau, Sở Tư pháp thực hiện thủ tục sao thông tin LLTP đó và gửi cho Sở Tư pháp nơi người bị kết án thường trú hoặc tạm trú.
TTLLTPQG có nhiệm vụ kiểm tra về thể thức văn bản, thẩm quyền lập LLTP, tính đầy đủ của thông tin, tính trùng lặp về mã số LLTP, thông tin nhân thân của bản LLTP, thông tin LLTP bổ sung, các thông tin LLTP; phân loại thông tin LLTP theo tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, nơi người bị kết án cư trú đối với thông tin LLTP do cơ quan Công an, Tòa án quân sự Trung ương cung cấp, cụ thể:
Thông tin LLTP do Sở Tư pháp cung cấp:
- Trường hợp LLTP chưa đầy đủ, có sai sót thông tin như số bản án, nơi cư trú,…hay thiếu thông tin thì TTLLTPQG yêu cầu Sở Tư pháp thực hiện bổ sung, cập nhật thông tin và cung cấp thông tin đã bổ sung, đính chính đó cho TTLLTPQG.
- Đối với bản LLTP Sở Tư pháp lập sai thẩm quyền thì TTLLTPQG yêu cầu Sở Tư pháp đó gửi thông tin LLTP cho cơ quan có thẩm quyền lập LLTP và thông báo yêu cầu hủy mã LLTP đã lập sai.
Thông tin LLTP docơ quan Công an, Tòa án quân sự Trung ương cung cấp:
TTLLTPQG tiến hành phân loại những thông tin LLTP này theo các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, nơi người bị kết án cư trú để thực hiện cung cấp cho các Sở Tư pháp.
Thông tin LLTP do Viện Kiểm sát nhân dân tối cao cung cấp:
- Đối với thông tin LLTP của người Việt Nam phạm tội ở nước ngoài,
TTLLTPQG thực hiện dịch sang Tiếng Việt và chứng thực theo quy định. - Đối với Quyết định tạm đình chỉ chấp hành án phạt tù trong trường hợp kháng nghị theo thủ tục giám đốc thẩm, tái thẩm, TTLLTPQG tiến hành phân loại những thông tin LLTP này theo các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, nơi người bị kết án cư trú để thực hiện cung cấp cho các Sở Tư pháp.
Trên cơ sở tiếp nhận, kiểm tra, phân loại thông tin, cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu LLTP thực hiện lập LLTP, cập nhật thông tin LLTP bổ sung.
1.2.1.5. Lập lý lịch tư pháp
LLTP chỉ được lập trên cơ sở bản án, quyết định hình sự của Tòa án đã có hiệu lực pháp luật; quyết định của Tòa án tuyên bố doanh nghiệp, hợp tác xã bị phá sản đã có hiệu lực pháp luật [33]. Do vậy, chỉ khi một người có bản án, quyết định hình sự của Tòa án đã có hiệu lực pháp luật, quyết định của Tòa án tuyên bố doanh nghiệp, hợp tác xã bị phá sản đã có hiệu lực pháp luật thì cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu LLTP mới tiến hành lập LLTP của người đó.
Lập LLTP là hoạt động xử lý, cập nhật, sắp xếp thông tin LLTP theo nguyên tắc cá thể hóa và đưa vào lưu trữ trong cơ sở dữ liệu LLTP. Mục đích của lập LLTP nhằm xây dựng cơ sở dữ liệu LLTP, phục vụ yêu cầu tra cứu thông tin, cấp phiếu LLTP và yêu cầu quản lý nhà nước.
Về thẩm quyền:
- Sở Tư pháp nơi người bị kết án thường trú lập LLTP của người đó; trường hợp không xác định được nơi thường trú thì Sở Tư pháp nơi người bị kết án tạm trú lập LLTP.
- TTLLTPQG lập LLTP trong các trường hợp sau đây:
Không xác định được nơi thường trú hoặc nơi tạm trú của người bị kết án;
Người bị kết án được dẫn độ để thi hành án hoặc được chuyển giao để chấp hành hình phạt tù tại Việt Nam;
Nhận được bản sao trích lục bản án hoặc trích lục án tích của công dân Việt Nam do Viện kiểm sát nhân dân tối cao cung cấp.
- Thông tin về nhân thân: họ tên, giới tính, ngày tháng năm sinh, nơi sinh, quốc tịch, nơi cư trú, số giấy tờ tùy thân, họ tên cha, mẹ, vợ, chồng người đó.
- Nội dung bản án: ngày tháng năm tuyên án, số bản án, Tòa án đã tuyên bản án, tội danh, điều khoản luật được áp dụng, hình phạt chính hình phạt bổ sung, nghĩa vụ dân sự, án phí.
- Tình trạng thi hành án: cập nhật các thông tin về tình trạng thi hành bản án từ khi có quyết định thi hành án đến khi người bị kết án đã chấp hành xong bản án, được đặc xá, đại xá, xóa án tích.