1.2.2.1. Quyền yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp
Phiếu LLTP là phiếu do cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu LLTP cấp có giá trị chứng minh cá nhân có hay không có án tích; bị cấm hay không bị cấm đảm nhiệm chức vụ, thành lập, quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã trong trường hợp doanh nghiệp, hợp tác xã bị Tòa án tuyên bố phá sản [33].
Theo quy định tại Điều 41 Luật LLTP, có hai loại Phiếu LLTP gồm Phiếu LLTP số 1 và Phiếu LLTP số 2:
Phiếu LLTP số 1: cá nhân có thông tin án tích nhưng đã được xóa thì không ghi vào Phiếu LLTP số 1. Thông tin về cấm đảm nhiệm chức vụ, thành lập, quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã chỉ ghi vào Phiếu LLTP số 1 khi cá nhân, cơ quan, tổ chức yêu cầu.
Phiếu LLTP số 2: cá nhân có thông tin án tích thì Phiếu LLTP số 2 sẽ ghi tất cả các án tích vào phiếu (bao gồm án tích chưa được xóa và án tích đã được xóa). Phiếu LLTP số 2 cũng bao gồm thông tin về cấm đảm nhiệm chức vụ, thành lập, quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã.
Như vậy, so với Phiếu LLTP số 1, Phiếu LLTP số 2 bao gồm nhiều thông tin hơn (cả những án tích đã được xóa). Tuy nhiên, đối tượng yêu cầu cấp Phiếu LLTP số 2 cũng hẹp hơn, chỉ bao gồm cá nhân có nhu cầu biết được nội dung về LLTP của mình và các cơ quan tiến hành tố tụng (Cơ quan điều tra, Viện Kiểm sát và Tòa án) nhằm phục vụ công tác điều tra, truy tố, xét xử.
Theo quy định tại Điều 7 Luật LLTP, cá nhân, cơ quan, tổ chức có quyền yêu cầu cấp Phiếu LLTP như sau:
Công dân Việt Nam, người nước ngoài đã hoặc đang cư trú tại Việt Nam có quyền yêu cầu cấp Phiếu LLTP của mình.
Cơ quan tiến hành tố tụng có quyền yêu cầu cấp Phiếu LLTP để phục vụ công tác điều tra, truy tố, xét xử.
Cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội có quyền yêu cầu cấp Phiếu LLTP để phục vụ công tác quản lý nhân sự, hoạt động đăng ký kinh doanh, thành lập, quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã.
Loại phiếu được quyền yêu cầu cấp:
Công dân Việt Nam, người nước ngoài đã hoặc đang cư trú tại Việt Nam có quyền yêu cầu cấp Phiếu LLTP số 1 của mình và có quyền yêu cầu cấp Phiếu LLTP số 2 để biết LLTP của mình
Cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội có quyền yêu cầu cấp Phiếu LLTP số 1 để phục vụ công tác quản lý nhân sự, hoạt động đăng ký kinh doanh, thành lập, quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã.
Cơ quan tiến hành tố tụng có quyền yêu cầu cấp Phiếu LLTP số 2 để phục vụ công tác điều tra, truy tố, xét xử.
Như vậy, theo quy định của Luật LLTP, quyền yêu cầu cấp Phiếu LLTP của cá nhân (bao gồm công dân Việt Nam và người nước ngoài) không bị hạn chế về mục đích sử dụng Phiếu LLTP. Tùy theo yêu cầu và mục đích
sử dụng (xuất cảnh, xin việc, làm chứng chỉ hành nghề…), nếu đáp ứng đủ các điều kiện về thủ tục thì cá nhân đó có quyền yêu cầu cấp Phiếu LLTP của mình. Đối với các cơ quan tiến hành tố tụng, cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, họ có quyền yêu cầu cấp Phiếu LLTP của cá nhân có liên quan. Tuy nhiên, quyền yêu cầu này của các cơ quan bị giới hạn bởi mục đích sử dụng Phiếu, đó là để phục vụ công tác điều tra, truy tố, xét xử hoặc để phục vụ công tác quản lý nhân sự, hoạt động đăng ký kinh doanh, thành lập, quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã.
1.2.2.2. Thẩm quyền cấp Phiếu lý lịch tư pháp
Để tạo thuận lợi cho cá nhân, cơ quan, tổ chức có yêu cầu cấp phiếu LLTP, luật LLTP quy định TTLLTPQG và Sở Tư pháp đều có thẩm quyền cấp phiếu LLTP.
Theo quy định tại Điều 44 Luật LLTP, thẩm quyền cấp Phiếu LLTP được quy định như sau:
TTLLTPQG thực hiện việc cấp Phiếu LLTP trong các trường hợp: Công dân Việt Nam mà không xác định được nơi thường trú hoặc nơi tạm trú; Người nước ngoài đã cư trú tại Việt Nam.
Sở Tư pháp thực hiện việc cấp Phiếu LLTP trong các trường hợp: Công dân Việt Nam thường trú hoặc tạm trú ở trong nước; Công dân Việt Nam đang cư trú ở nước ngoài; Người nước ngoài đang cư trú tại Việt Nam.
1.2.2.3. Thủ tục yêu cầu cấp phiếu lý lịch tư pháp
Thành phần hồ sơ đối với trường hợp yêu cầu cấp Phiếu LLTP số 1 hoặc yêu cầu cấp Phiếu LLTP số 2 bao gồm:
- Tờ khai yêu cầu cấp Phiếu LLTP (theo mẫu 03/2013/TT-LLTP). - Trường hợp cá nhân gửi hồ sơ yêu cầu cấp Phiếu LLTP số 2 qua dịch vụ bưu chính thì Tờ khai yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp số 2, phải được
chứng thực chữ ký theo quy định của pháp luật về chứng thực. Việc chứng thực được thực hiện tại Tổ chức hành nghề công chứng (Phòng Công chứng hoặc Văn phòng Công chứng) hoặc chứng thực tại UBND phường, xã, thị trấn hoặc chứng thực tại Phòng Tư pháp quận, huyện của Việt Nam hoặc chứng thực tại cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam ở nước ngoài.
- Bản sao có chứng thực hoặc bản photo kèm bản chính để đối chiếu Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu đang còn giá trị sử dụng của người được cấp Phiếu LLTP.
- Bản sao có chứng thực hoặc bản photo kèm bản chính để đối chiếu Sổ hộ khẩu hoặc giấy chứng nhận thường trú, giấy chứng nhận tạm trú, thẻ thường trú, thẻ tạm trú.
Thành phần hồ sơ đối với trường hợp ủy quyền cho người khác làm thủ tục yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp số 1 hoặc cha, mẹ của người chưa thành niên yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp số 2 cho con chưa thành niên:
- Tờ khai yêu cầu cấp Phiếu LLTP (Mẫu số 04/2013/TT-LLTP); - Bản sao có chứng thực hoặc bản photo kèm bản chính để đối chiếu Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu đang còn giá trị sử dụng của người được cấp Phiếu LLTP và Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu của người được ủy quyền.
- Bản sao có chứng thực hoặc bản photo kèm bản chính để đối chiếu Sổ hộ khẩu hoặc giấy chứng nhận thường trú, giấy chứng nhận tạm trú, thẻ thường trú, thẻ tạm trú của người được cấp Phiếu LLTP.
- Văn bản ủy quyền làm thủ tục yêu cầu cấp Phiếu LLTP phải được chứng thực tại tại Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn hoặc tại Phòng Tư pháp quận, huyện hoặc công chứng, chứng thực tại Tổ chức hành nghề công chứng ở trong nước hoặc cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.
Trường hợp ủy quyền theo quy định của pháp luật nước nơi người nước ngoài là công dân hoặc thường trú thì văn bản ủy quyền phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch ra Tiếng Việt. Trừ trường hợp được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo Điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi có lại hoặc theo quy định của pháp luật Việt Nam.
Trường hợp người yêu cầu cấp Phiếu LLTP là cha, mẹ, vợ, chồng, con của người được cấp Phiếu LLTP thì không cần văn bản ủy quyền nhưng phải có giấy tờ chứng minh quan hệ cha, mẹ; vợ, chồng, con như: giấy đăng ký kết hôn, giấy khai sinh hoặc sổ hộ khẩu.
Cá nhân yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp số 2 không được ủy quyền cho người khác làm thủ tục cấp Phiếu LLTP (trừ trường hợp cha, mẹ của người chưa thành niên yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp số 2 cho con chưa thành niên).
Thành phần hồ sơ đối với trường hợp cấp phiếu lý lịch tư pháp số 1 theo yêu cầu của cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội:
Văn bản yêu cầu cấp phiếu LLTP (theo mẫu số 05a/2013/TT- LLTP).
Thành phần hồ sơ đối với trường hợp cấp phiếu lý lịch tư pháp số 2 theo yêu cầu của cơ quan tiến hành tố tụng:
Văn bản yêu cầu cấp phiếu LLTP (theo mẫu 05b/2013/TT-LLTP). Như vậy, thành phần hồ sơ đối với các cơ quan tiến hành tố tụng, cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chỉnh trị - xã hội đơn giản hơn so với các cá nhân. Họ không cần nộp các giấy tờ chứng minh nhân thân như Chứng minh nhân dân hay Sổ hộ khẩu,…
Thời hạn cấp Phiếu LLTP không quá 10 ngày, kể từ ngày nhận được yêu cầu hợp lệ. Trường hợp người được cấp Phiếu LLTP là công dân Việt Nam đã cư trú ở nhiều nơi hoặc có thời gian cư trú ở nước ngoài, người nước ngoài, trường hợp phải xác minh về điều kiện đương nhiên được xóa án tích thì thời hạn không quá 15 ngày. Trường hợp khẩn cấp theo yêu cầu của các cơ quan tiến hành tố tụng thì thời hạn không quá 24 giờ, kể từ thời điểm nhận được yêu cầu.
Để đảm bảo thời gian tố tụng, nên trong một số trường hợp, cơ quan tiến hành tố tụng có thể yêu cầu Cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu LLTP đẩy nhanh tiến đó, rút ngắn thời gian cấp phiếu LLTTP.
1.2.2.5. Tra cứu, xác minh thông tin lý lịch tư pháp để cấp phiếu lý lịch tư pháp
Tra cứu, xác minh thông tin LLTP về án tích
Việc tra cứu thông tin LLTP về án tích có trước ngày 01/7/2010 để cấp Phiếu LLTP được thực hiện tại cơ sở dữ liệu của ngành Công an. Trường hợp người bị Tòa án kết án trước ngày 01/7/2010 nhưng từ ngày 01/7/2010 TTLLTPQG, Sở Tư pháp đã lập LLTP của người đó thì việc tra cứu thông tin được thực hiện tại cơ sở dữ liệu LLTP của TTLLTPQG, Sở Tư pháp.
Theo quy định của Luật LLTP, kể từ ngày 01/7/2010, TTLLTPQG và Sở Tư pháp chịu trách nhiệm xây dựng cơ sở dữ liệu LLTP. Do đó, TTLLTPQG và Sở Tư pháp sẽ chịu trách nhiệm đối với những thông tin LLTP về án tích của những người bị kết án; thông tin về cấm đảm nhiệm chức vụ, thành lập, quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã theo quyết định tuyên bố phá sản của Tòa án kể từ ngày 01/7/2010.
Việc tra cứu thông tin LLTP về án tích có từ ngày 01/7/2010 được thực hiện:
- Trường hợp người được cấp Phiếu LLTP chỉ có một nơi thường trú duy nhất tại một tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương kể từ khi đủ 14 tuổi trở lên thì việc tra cứu thông tin LLTP được thực hiện tại Sở Tư pháp nơi người đó thường trú.
- Trường hợp người được cấp Phiếu LLTP đã cư trú ở nhiều tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương kể từ khi đủ 14 tuổi trở lên thì việc tra cứu thông tin LLTP được thực hiện tại Sở Tư pháp nơi tiếp nhận yêu cầu và TTLLTPQG.
- Trường hợp người được cấp Phiếu LLTP là công dân Việt Nam có thời gian cư trú ở nước ngoài, người nước ngoài thì việc tra cứu thông tin LLTP được thực hiện tại Sở Tư pháp nơi tiếp nhận yêu cầu và TTLLTPQG.
- Trường hợp không xác định được nơi thường trú hoặc nơi tạm trú của người được cấp Phiếu LLTP thì việc tra cứu thông tin LLTP được thực hiện tại TTLLTPQG.
Trường hợp người đã được cấp phiếu LLTP kể từ ngày 01/7/2010 mà đã được xác định không có án tích trước ngày 01/7/2010 thì khi cấp Phiếu lý lịch tư pháp lần thứ hai cho người đó không bắt buộc phải tra cứu thông tin tại các cơ quan Công an, Tòa án, cơ quan có thẩm quyền thuộc Bộ Quốc phòng[9].
Xác minh về điều kiện đương nhiên xóa án tích
Cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu LLTP có trách nhiệm cập nhật thông tin về tình hình án tích của người bị kết án và khi có yêu cầu thì cấp phiếu lý lịch tư pháp xác nhận không có án tích [30]. Như vậy, Tòa án không còn trách nhiệm cấp Giấy chứng nhận xóa án tích đối với những người đương nhiên được xóa án tích như trước đây nữa mà Cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu LLTP có thẩm quyền, trách nhiệm quản lý, cập nhật thông tin của người bị kết án và
xác nhận không có án tích trong trường hợp người bị kết án đương nhiên được xóa án tích.
Quy định này mặc dù đặt lên vai Cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu LLTP một trách nhiệm nặng nề nhưng lại bảo đảm quyền và lợi ích của cá nhân khi không phải làm đơn đề nghị hoặc phải nộp thêm bất kể giấy tờ gì cho Cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu LLTP để yêu cầu cấp phiếu LLTP mà chỉ cần thực hiện đầy đủ các thủ tục cấp phiếu LLTP theo quy định.
TTLLTPQG, Sở Tư pháp có nhiệm vụ phối hợp với UBND cấp xã, Tòa án, Viện kiểm sát, Cơ quan điều tra, Cơ quan thi hành án dân sự tiến hành xác minh điều kiện đương nhiên được xóa án tích trong trường hợp:
- Qua tra cứu thông tin tại cơ sở dữ liệu LLTP cho thấy người bị kết án đã có đủ thời gian để đương nhiên được xóa án tích, nhưng chưa thấy thông tin xóa án tích được cập nhật.
- Trường hợp kết quả tra cứu, xác minh thông tin tại cơ quan công an, Tòa án để cấp phiếu LLTP cho thấy người được cấp phiếu đã từng bị kết án, có thể đã đủ điều kiện về thời gian đương nhiên được xóa án tích nhưng chưa có thông tin xóa án tích.
Theo quy định pháp luật hiện nay, Sở Tư pháp phải chủ động cập nhật thông tin vào cơ sở dữ liệu LLTP, thực hiện đương nhiên xóa án tích cho người bị kết án khi đã đủ điều kiện và cấp phiếu LLTP khi người đó có yêu cầu, đảm bảo việc cấp phiếu LLTP được kịp thời, nhanh chóng và đẩy đủ.