lý lịch tư pháp
2.2.1.1. Về mối quan hệ phối hợp với các cơ quan có liên quan
Để công tác phối hợp được chặt chẽ, thường xuyên với Tòa án nhân dân cấp tỉnh, Viện Kiểm sát nhân dân cấp tỉnh, cơ quan Công an, cơ quan có liên quan trong quân đội, cơ quan Thi hành án dân sự và các cơ quan, tổ chức khác có liên quan trong cung cấp, tra cứu, xác minh, rà soát thông tin LLTP, bảo đảm thông tin LLTP được cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời, đúng quy định của Luật, Sở Tư pháp và các cơ quan có liên quan đã tham mưu UBND tỉnh ban hành Quy chế phối hợp liên ngành trong tra cứu, xác minh, trao đổi, cung cấp thông tin LLTP (Quyết định số 1118/QĐ-UBND ngày 16/5/2014 ban hành Quy chế phối hợp liên ngành trong công tác tra cứu, xác minh, trao đổi, cung cấp và rà soát thông tin lý lịch tư pháp trên địa bàn tỉnh Bình Dương).
Đồng thời, để công tác phối hợp được đảm bảo hơn, ngày 15/5/2015, Sở Tư pháp cũng đã ban hành Công văn số 556/STP-HCTP về việc tăng cường xây dựng, quản lý, sử dụng và khai thác cơ sở dữ liệu LLTP để gửi các cơ quan như Tòa án, Viện kiểm sát, Thi hành án dân sự. Xây dựng hệ thống đầu mối thực hiện công tác lý lịch tư pháp tại 22 cơ quan cung cấp thông tin lý lịch tư pháp trên toàn tỉnh (Cơ quan Tòa án, cơ quan thi hành án, Công an và Viện kiểm sát); Phối hợp với các cơ quan cung cấp thông tin LLTP tiến hành rà soát việc cung cấp, trao đổi thông tin định kỳ theo quy định.
Ngoài ra, Sở Tư pháp còn phối hợp với các cơ quan có liên quan tổ chức các hình thức phối hợp như: trao đổi ý kiến bằng văn bản; tổ chức cuộc
họp liên ngành (họp định kỳ 02 lần/năm hoặc họp đột xuất); liên hệ trực tiếp, qua điện thoại, qua thư điện tử giữa các cán bộ đầu mối tại các cơ quan Tòa án, Viện kiểm sát, thi hành án.
Để các cơ quan Tòa án nhân dân tỉnh, Viện kiểm sát tỉnh, Thi hành án tỉnh kịp thời cung cấp các thông tin LLTP cho Sở Tư pháp theo đúng loại thông tin, thời hạn cung cấp thông tin, Sở Tư pháp đã cung cấp các nội dung pháp luật liên quan đến nhiệm vụ, chức năng của từng ngành trong việc phối hợp cung cấp thông tin và ban hành Kế hoạch tổng rà soát thông tin lý lịch tư pháp với các cơ quan có liên quan. Ngoài ra, Sở Tư pháp cũng có công văn đề nghị UBND cấp huyện khi ban hành Quyết định cho phép thay đổi, cải chính hộ tịch cho người từ đủ 14 tuổi trở lên và UBND cấp xã khi cấp giấy chứng tử thực hiện việc gửi bản chính hoặc bản sao quyết định, giấy chứng tử đó cho TTLLTPQG, Sở Tư pháp theo đúng thời hạn quy định.
Số lượng thông tin của các cơ quan đã cung cấp Sở Tư pháp để xây dựng cơ sở dữ liệu LLTP và cấp Phiếu LLTP tính đến thời điểm 30/6/2018 là hơn 100.000 thông tin [36].
2.2.1.2. Về công tác xây dựng Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp
Xây dựng cơ sở dữ liệu LLTP là một trong những nhiệm vụ trọng tâm của công tác LLTP nên ngay sau khi Luật LLTP có hiệu lực thi hành, Sở Tư pháp tỉnh Bình Dương đã chủ động, phối hợp với các cơ quan có liên quan như Tòa án nhân dân tỉnh, Viện Kiểm sát nhân dân tỉnh, Thi hành án dân sự tỉnh và Công an tỉnh trình UBND tỉnh quy chế phối hợp liên ngành trong việc trao đổi, rà soát, cung cấp thông tin LLTP phục vụ việc xây dựng cơ sở dữ liệu LLTP. Theo đó, các ngành đều cử cán bộ đầu mối tra cứu, xác minh, cung cấp thông tin LLTP. Tuy nhiên, đội ngũ này đều là kiêm nhiệm và thường xuyên luân chuyển nên cũng ảnh hưởng đến tiến độ, chất lượng tra cứu, xác minh, cung cấp thông tin lý lịch tư pháp theo quy định.
Việc xử lý số lượng thông tin LLTP tại Sở Tư pháp trước khi thực hiện Chỉ thị số 02/CT-BTP ngày 09/3/2015 của Bộ Tư pháp về việc tăng cường xây dựng, quản lý, sử dụng và khai thác Cơ sở dữ liệu LLTP:
- Từ ngày 01/7/2010 đến 09/3/2015, số lượng thông tin chưa tiếp nhận là 1.042 thông tin. Số lượng thông tin chưa lập LLTP, cập nhật bổ sung là 30.648 thông tin.
- Số lượng thông tin LLTP đã xử lý tính từ 01/7/2010 đến ngày 09/3/2015 là 43.086 thông tin, số lượng thông tin còn tồn đọng là 7.710 thông tin.
Công tác tiếp nhận, xử lý thông tin LLTP tại Sở Tư pháp từ ngày 10/3/2015 đến 30/6/2018:
- Số lượng thông tin Sở Tư pháp nhận được: 59.560 thông tin;
- Số lượng thông tin tiếp nhận, kiểm tra, phân loại: 59.560 thông tin; - Số lượng thông tin lập LLTP, cập nhật bổ sung: 14.026 hồ sơ; - Số lượng thông tin LLTP chưa tiếp nhận: 0 thông tin;
- Số lượng thông tin LLTP đã vào Sổ tiếp nhận, chưa lập LLTP, chưa xử lý, cập nhật bổ sung thông tin LLTP: 12.760 thông tin.
(Cụ thể chi tiết kèm theoPhụ lục số 01 )[36].
Việc rà soát thông tin LLTP được Sở Tư pháp thực hiện định kỳ hằng quý theo quy định của pháp luật LLTP và nhận được sự phối hợp, phản hồi của các cơ quan Tòa án, cơ quan thi hành án để Sở Tư pháp kịp thời cập nhật thông tin LLTP vào cơ sở dữ liệu LLTP.
Sở Tư pháp luôn thực hiện thường xuyên việc kiểm tra, kiểm soát công tác xử lý, cập nhật thông tin, bảo đảm tính chính xác, đầy đủ của dữ liệu nhằm nâng cao chất lượng của Cơ sở dữ liệu LLTP.
Về công tác lưu trữ thông tin LLTP: Tất cả các thông tin lý lịch tư pháp tại Sở Tư pháp đều được lưu trữ điện tử và bằng văn bản giấy tại kho lưu trữ của Sở.
2.2.1.3. Về đội ngũ cán bộ làm công tác lý lịch tư pháp
Thực hiện Chỉ thị số 02/CT-BTP ngày 09/3/2015 của Bộ Tư pháp về việc tăng cường xây dựng, quản lý, sử dụng và khai thác Cơ sở dữ liệu LLTP, lãnh đạo Sở Tư pháp đã quan tâm tổ chức triển khai, quán triệt nội dung Chỉ thị tới toàn thể công chức, viên chức trong đơn vị, tạo sự thống nhất trong nhận thức và triển khai thực hiện. Việc quán triệt lồng ghép trong cuộc họp giao ban, Ngày pháp luật.
Thực hiện Luật Lý lịch tư pháp, Quyết định số 2369/QĐ-TTg ngày 28/12/2010 của Thủ tướng Chính phủ về Đề án xây dựng Trung tâm lý lịch tư pháp quốc gia và kiện toàn bộ máy tổ chức để xây dựng, quản lý cơ sở dữ liệu LLTP, UBND tỉnh đã có công văn chỉ đạo việc phối hợp triển khai thực hiện Luật LLTP và các văn bản hướng dẫn thi hành Luật, theo đó, UBND tỉnh giao Sở Nội vụ xem xét, tham mưu UBND tỉnh bố trí đủ biên chế làm công tác LLTP tại Sở Tư pháp. Tuy nhiên, đến nay, biên chế làm công tác LLTP vẫn chưa được bổ sung theo quy định.
Hiện tại, do số lượng công chức Phòng Hành chính tư pháp quá ít (02 biên chế) so với khối lượng công việc, nên Sở Tư pháp đã điều động, biệt phái viên chức từ đơn vị sự nghiệp để thực hiện nhiệm vụ xây dựng, sử dụng và khai thác Cơ sở dữ liệu LLTP nhưng những cán bộ này còn mới, chưa qua đào tạo, bồi dưỡng mà chỉ tham dự tập huấn nghiệp vụ về LLTP. Hiện tại, số lượng người làm công tác lý lịch tư pháp: 03 người. Hàng năm, Sở Tư pháp đều cử cán bộ làm công tác LLTP tham gia các lớp tập huấn do Trung tâm lý lịch tư pháp quốc gia – Bộ Tư pháp tổ chức. Các ngành như Tòa án, Viện
kiểm sát, Thi hành án, Công an đều có hướng dẫn, chỉ đạo trong ngành việc thực hiện các quy định về pháp luật LLTP.