3.2.2.1. Đẩy mạnh công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật lý lịch tư pháp tại địa phương
Để thay đổi nhận thức của xã hội, nâng cao ý thức chấp hành pháp luật của người dân là một việc làm lâu dài, thường xuyên. Do vậy, việc tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp luật được cho là rất quan trọng, giúp các cá nhân, tổ chức có nhận thức đúng đắn về LLTP.
Hiện nay, mặc dù Sở Tư pháp đã triển khai tuyền truyền dưới nhiều hình thức khác nhau, biên soạn tờ gấp, các tài liệu tuyền truyền; đưa nội dung phổ biến về LLTP lên cổng thông tin điện tử của Sở, của tỉnh, trên các Đài phát thanh, đài truyền hình; Việc tuyên truyền được thực hiện lồng ghép thông qua các hình thức tuyên truyền, phong phú, phù hợp với từng đối tượng. Tuy nhiên, để tạo điều kiện cho cá nhân, cơ quan, tổ chức tiếp cận được pháp luật về LLTP, về các phương thức yêu cầu cấp Phiếu LLTP, Sở Tư pháp cần thực hiện tuyên truyền tốt hơn nữa về các phương thức cấp Phiếu đến mọi tầng lớp nhân dân, cơ quan, tổ chức để người dân có nhiều sự lựa chọn khi có yêu cầu cấp Phiếu LLTP.
Đẩy mạnh công tác tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp luật về LLTP nhằm nâng cao nhận thức của cá nhân, cơ quan, tổ chức về ý nghĩa chính trị, pháp lý của công tác LLTP đối với việc bảo đảm và phát huy hơn nữa quyền công dân, quyền con người của mình; làm rõ vị trí, vai trò của LLTP trong đời sống xã hội, trong quản lý nhà nước và trong hỗ trợ hoạt động tố tụng hình sự bằng nhiều hình thức mới hơn nữa tổ chức các hội thi, tuyên truyền bằng tiểu phẩm…
Ngoài ra, để việc thực hiện pháp luật về LLTP được đảm bảo, thiết nghĩ, ta cũng cần tuyên truyền, phổ biến sâu rộng đến cán bộ, công chức, đặc biệt là đội ngũ trực tiếp làm công tác LLTP dưới hình thức hội nghị tập huấn, hội nghị giao ban, phát hành cẩm nang nghiệp vụ, sách hỏi đáp pháp luật,…Các cơ quan tiếp tục thực hiện quán triệt, triển khai Luật LLTP, chỉ rõ nhiệm vụ nhằm nâng cao nhận thức của cán bộ công chức, trách nhiệm của các cơ quan trong công tác LLTP.
3.2.2.2. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin, đầu tư cơ sở vật chất xây dựng cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp
Để nâng cao chất lượng thực hiện pháp luật về LLTP đáp ứng yêu cầu của người dân, đồng thời giải quyết những hạn chế, khó khăn về nguồn nhân lực,…thì triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong xây dựng, quản lý, sử dụng, khai thác cơ sở dữ liệu LLTP là một trong những giải pháp rất quan trọng.
Mặc dù về cơ bản, hiện nay Sở Tư pháp đã được trang bị tương đối đầy đủ cơ sở vật chất, ứng dụng công nghệ thông tin trong việc thực hiện pháp luật về LLTP. Tuy nhiên, nhu cầu xây dựng cơ sở dữ liệu LLTP, cấp Phiếu LLTP của cá nhân, cơ quan, tổ chức ngày càng tăng cao, đòi hỏi cần phải tiếp tục tăng cường hơn nữa việc đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện làm việc và kỹ thuật cho Sở Tư pháp trong việc xây dựng cơ sở dữ liệu LLTP, cấp Phiếu LLTP theo quy định. Giải pháp kỹ thuật ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác tra cứu, xác minh thông tin phục vụ việc đăng ký cấp Phiếu LLTP giữa Sở Tư pháp và các cơ quan: Công an, Viện kiểm sát, Tòa án và thi hành án trên phạm vi tỉnh, toàn quốc cũng cần được chú trọng.
Theo đó, Sở Tư pháp cần tập trung nguồn lực để triển khai, áp dụng mạnh mẽ các ứng dụng công nghệ thông tin và các giải pháp công nghệ khác tiến tới điện tử hóa để thực hiện pháp luật về LLTP, đặc biệt là trong hoạt
động xây dựng, quản lý, sử dụng, khai thác cơ sở dữ liệu LLTP và cấp Phiếu LLTP. Triển khai ứng dụng rộng rãi chữ ký số để nâng cao chất lượng, hiệu quả giải quyết công việc giữa Sở Tư pháp và các cơ quan phối hợp.
Cần phối hợp với TTLLTPQG để ứng dụng giải pháp cung cấp, truyền tải thông tin LLTP bằng dữ liệu điện tử, tiến tới không sử dụng việc cung cấp thông tin LLTP bằng văn bản giấy; Nâng cấp hoàn chỉnh Phần mềm quản lý LLTP dùng chung và phần mềm đăng ký Phiếu LLTP trực tuyến đáp ứng yêu cầu xây dựng cơ sở dữ liệu LLTP và cấp Phiếu LLTP [16, 21]. Đồng thời, cần phối hợp với các cơ quan có liên quan trên địa bàn tỉnh từng bước triển khai xây dựng, ứng dụng CNTT kết nối, chuyển dữ liệu LLTP điện tử giữa Sở Tư pháp và các đơn vị phối hợp cung cấp thông tin trên địa bàn tỉnh nhằm tiết kiệm kinh phí, hạn chế tối đa sai sót trong việc trao đổi, cung cấp thông tin LLTP bằng giấy. Ngoài ra, còn giúp cán bộ làm công tác LLTP của Sở Tư pháp giảm được thời gian, chi phí trong việc phải di chuyển giữa cơ quan Sở Tư pháp và Công an tỉnh để chuyển hồ sơ và nhận kết quả tra cứu, xác minh thông tin LLTP.
Bên cạnh đó, để đảm bảo công tác LLTP được thực hiện một cách kịp thời, có hiệu quả thì cần cấp kinh phí hợp lý, đảm bảo nhân lực, vật lực thực hiện. Đồng thời, cần trang bị cơ sở vật chất cần thiết như máy tính, máy scan, kho lưu trữ riêng…tại Sở Tư pháp và các cơ quan phối hợp khác nhằm tạo thuận lợi trong việc trao đổi cung cấp thông tin được kịp thời, nhanh chóng.
3.2.2.3. Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra; giải quyết khiếu nại, kiến nghị của người dân
Để nâng cao hiệu quả thực hiện pháp luật về LLTP, các đơn vị có liên quan cần tăng cường phối hợp với Sở Tư pháp đẩy mạnh công tác thanh tra, kiểm tra, đặc biệt là kiểm tra liên ngành để nắm bắt tình hình thi hành Luật LLTP và các văn bản pháp luật có liên quan quy định chi tiết, hướng dẫn thi
hành Luật tại đơn vị mình nhằm kịp thời chỉnh sửa các sai sót, tránh diễn biến phức tạp; phòng ngừa, phát hiện và xử lý nghiêm các hành vi vi phạm pháp luật trong hoạt động thực hiện pháp luật về LLTP; giúp cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện đúng quy định của pháp luật LLTP; phát huy nhân tố tích cực; góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động thực hiện pháp luật về LLTP; bảo vệ lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Qua đó, nâng cao ý thức trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị, công chức, viên chức trong triển khai thi hành Luật LLTP, kịp thời phát hiện những bất cập trong hoạt động LLTP và có giải pháp để khắc phục.
Ngay sau khi Kế hoạch số 1997/KH-UBND ngày 23/6/2015 của Ủy ban nhân dân tỉnh về triển khai thực hiện thí điểm cấp Phiếu lý lịch tư pháp qua dịch vụ bưu chính và Kế hoạch số 1417/KH-UBND ngày 12/5/2016 về triển khai thực hiện thí điểm đăng ký cấp Phiếu lý lịch tư pháp trực tuyến trên địa bàn tỉnh Bình Dương, Ủy ban nhân dân tỉnh đã kịp thời ban hành Quyết định công bố, công khai thủ tục cấp Phiếu lý lịch tư pháp và chỉ đạo Sở Tư pháp niêm yết công khai, tiếp nhận, xử lý phản ánh, kiến nghị của công dân về thủ tục cấp Phiếu lý lịch tư pháp.
Sở Tư pháp cần kịp thời xử lý các phản ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ chức về các quy định hành chính có liên quan đến LLTP nhằm phát hiện các sai sót, khó khăn, vướng mắc; chấn chỉnh, khắc phục kịp thời các sai sót xử lý các hành vi gây khó khăn cho cá nhân, tổ chức khi thực hiện thủ tục hành chính, bảo đảm chất lượng, hiệu quả ngày càng cao của công tác LLTP nhằm đáp ứng yêu cầu của thực tiễn đang đặt ra.
3.2.2.4. Tiếp tục triển khai các hình thức liên thông thủ tục hành chính cấp Phiếu lý lịch tư pháp với các thủ tục có liên quan
Hiện nay, Sở Tư pháp tỉnh Bình Dương là một trong những tỉnh đi đầu trong việc triển khai phương thức mới trong việc tiếp nhận hồ sơ và trả kết
quả cấp Phiếu LLTP, đã tham mưu UBND tỉnh ban hành Quyết định số 352/QĐ-UBND ngày 05/02/2018 của UBND tỉnh về việc ban hành Quy chế phối hợp thực hiện liên thông các thủ tục hành chính: cấp chứng chỉ hành nghề khám bệnh, chữa bệnh; cấp chứng chỉ hành nghề dược; cấp Phiếu lý lịch tư pháp trên địa bàn tỉnh Bình Dương. Đây là một giải pháp mang lại hiệu quả cao và được công nhận.
Để tiếp tục cải cách thủ tục hành chính, tạo nhiều điều kiện thuận lợi cho người dân, Sở Tư pháp cùng các cơ quan có liên quan cần tiếp tục đề xuất triển khai các hình thức liên thông thủ tục hành chính mới.
Theo pháp luật hiện hành, có rất nhiều thủ tục hành chính yêu cầu trong thành phần hồ sơ có Phiếu LLTP như thủ tục hành nghề luật sư, công chứng, bán đấu giá, giám định tư pháp, giấy phép an ninh trật tự, giấy phép lao động,…Do đó, dựa theo tình hình thực tế, ta có thể phối hợp với cơ quan công an triển khai phương thức mới trong việc tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả cấp Phiếu LLTP, thực hiện liên thông các thủ tục hành chính: Cấp giấy phép an ninh trật tự, cấp Phiếu lý lịch tư pháp trên địa bàn tỉnh Bình Dương. Hoặc phối hợp với Sở Lao động thương binh và xã hội triển khai phương thức mới, thực hiện liên thông các thủ tục hành chính: Cấp giấy phép lao động, cấp Phiếu lý lịch tư pháp trên địa bàn tỉnh Bình Dương,…
3.2.2.5. Triển khai thêm các phương thức nộp hồ sơ làm thủ tục cấp Phiếu lý lịch tư pháp
Để tạo nhiều điều kiện thuận lợi cho người dân, Sở Tư pháp tỉnh Bình Dương đã triển khai nhiều phương thức nộp hồ sơ yêu cầu cấp Phiếu LLTP như: Trực tiếp; bưu chính, trực tuyến; đăng ký nộp hồ sơ LLTP trực tuyến kết hợp với nhận và trả kết quả qua bưu điện; Trả kết quả qua hình thức: Trực tiếp, bưu chính. Cụ thể:
Theo Quyết định số 19/QĐ-TTg ngày 08/01/2015, Bình Dương là một trong 06 tỉnh áp dụng thí điểm phương thức cấp Phiếu LLTP qua dịch vụ bưu chính. Căn cứ Quyết định trên, ngày 23/6/2015 UBND tỉnh Bình Dương đã ban hành Kế hoạch số 1997/KH-UBND ngày 23/6/2015 về triển khai thực hiện thí điểm cấp Phiếu LLTP qua dịch vụ bưu chính trên địa bàn tỉnh Bình Dương.
Thực hiện Nghị quyết số 36a/2015/NQ-CP về Chính phủ điện tử, căn cứ vào tình hình, điều kiện thực tế tại địa phương và nhằm tiếp tục đẩy mạnh cải cách hành chính trong lĩnh vực LLTP, giúp người yêu cầu cấp Phiếu LLTP có nhiều lựa chọn về các phương thức cấp Phiếu LLTP, ngày 12/5/2016, UBND tỉnh đã ban hành Kế hoạch số 1417/KH-UBND ngày 12/5/2016 về triển khai thực hiện thí điểm đăng ký cấp Phiếu lý lịch tư pháp trực tuyến trên địa bàn tỉnh Bình Dương.
Thực hiện Kế hoạch số 1997/KH-UBND ngày 23/6/2015 về triển khai thực hiện thí điểm cấp Phiếu lý lịch tư pháp qua dịch vụ bưu chính trên địa bàn tỉnh Bình Dương, ngày 28/7/2015, Sở Tư pháp và Bưu điện tỉnh Bình Dương ký kết hợp đồng cung ứng dịch vụ nhận chuyển phát hồ sơ, kết quả hành chính công qua dịch vụ bưu chính.
Tiếp đó, thực hiện Kế hoạch số 1417/KH-UBND ngày 12/5/2016 về triển khai thực hiện thí điểm đăng ký cấp Phiếu lý lịch tư pháp trực tuyến trên địa bàn tỉnh Bình Dương, ngày 17/6/2016, Sở Tư pháp ký kết thỏa thuận hợp tác với Tổng công ty Bưu chính Viettel về việc “đăng ký cấp Phiếu lý lịch tư pháp trực tuyến kết hợp với dịch vụ nhận hồ sơ và trả kết quả qua bưu chính”. Đồng thời, để tiếp tục góp phần thực hiện cải cách thủ tục hành chính, giúp cá nhân, tổ chức có thêm lựa chọn phù hợp khi yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp, ngày 28/02/2017, Sở Tư pháp tiếp tục ký kết với Bưu điện tỉnh Bình Dương về triển khai dịch vụ đăng ký cấp Phiếu lý lịch tư pháp trực tuyến kết
hợp với dịch vụ nhận hồ sơ, trả kết quả qua bưu chính. Đây là đơn vị thứ 02 mà Sở Tư pháp ký kết về triển khai dịch vụ đăng ký cấp Phiếu lý lịch tư pháp trực tuyến kết hợp với dịch vụ nhận hồ sơ, trả kết quả qua bưu chính.
Như vậy từ năm 2015 – 2016, trên địa bàn tỉnh Bình Dương đã triển khai các phương thức cấp Phiếu lý lịch tư pháp qua dịch vụ bưu chính (được giao thí điểm) và đăng ký cấp Phiếu lý lịch tư pháp qua trực tuyến (chủ động phối hợp với Bộ Tư pháp để triển khai thực hiện).
Tuy nhiên, với những phương thức nộp hồ sơ trên, người dân đều phải có mặt tại cơ quan có thẩm quyền cấp Phiếu LLTP hoặc cơ quan có thẩm quyền chứng thực các giấy tờ. Trong thời gian tới, Sở Tư pháp cần tiếp tục triển khai phương thức cấp Phiếu LLTP mới, thuận tiện cho người dân hơn[11]. Ở phương thức mới này, người dân không phải đến cơ quan, tổ chức nào mà có thể ở bất cứ nơi đâu, quốc gia, vùng lãnh thổ nào cũng có thể truy cập mạng và yêu cầu cấp Phiếu LLTP.
3.2.2.6. Củng cố công tác phối hợp giữa Sở Tư pháp và các cơ quan khác có liên quan trong việc trao đổi, cung cấp thông tin lý lịch tư pháp
Một trong những yếu tố quan trọng, ảnh hưởng rất lớn đến công tác LLTP, đó chính là cơ chế phối hợp. Sở Tư pháp tỉnh Bình Dương đã chủ động, phối hợp với các cơ quan có liên quan như Tòa án nhân dân tỉnh, Viện Kiểm sát nhân dân tỉnh, Thi hành án dân sự tỉnh và Công an tỉnh trình UBND tỉnh quy chế phối hợp liên ngành trong việc trao đổi, rà soát, cung cấp thông tin lý lịch tư pháp phục vụ việc xây dựng cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp (Quyết định số 1118/QĐ-UBND ngày 16/5/2014 ban hành Quy chế phối hợp liên ngành trong công tác tra cứu, xác minh, trao đổi, cung cấp và rà soát thông tin lý lịch tư pháp trên địa bàn tỉnh Bình Dương). Mặc dù việc phối hợp giữa Sở Tư pháp và các cơ quan có liên quan trong việc cung cấp thông tin LLTP khá tốt, mang lại nhiều hiệu quả nhất định. Tuy nhiên, vẫn còn những hạn
chế, bất cập, làm ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả của công tác LLTP trong thời gian vừa qua.
Để triển khai thực hiện Luật LLTP và các văn bản hướng dẫn thi hành Luật có hiệu quả, Sở Tư pháp và các cơ quan có liên quan cần tiếp tục phối hợp tốt hơn nữa nhất là trong hoạt động xây dựng, quản lý, sử dụng, khai thác cơ sở dữ liệu LLTP và cấp Phiếu LLTP cho cá nhân, cơ quan, tổ chức [22].
Theo đó, các bên cần quán triệt và thực hiện nghiêm chỉnh Quy chế phối hợp đã được các bên thống nhất, ký ban hành. Chủ động hướng dẫn, tháo gỡ vướng mắc, khó khăn trong thi hành Luật LLTP và các quy định có liên quan. Chỉ đạo bộ phận đầu mối cung cấp, tiếp nhận, tra cứu xác minh thông tin của đơn vị nâng cao ý thức trách nhiệm, cung cấp thông tin LLTP đầy đủ, chính xác, kịp thời; hạn chế việc thông tin phải chuyển đi, chuyển lại để bổ sung, đính chính. Bảo đảm thực hiện thống nhất, có hiệu quả hoạt động xây dựng, quản lý cơ sở dữ liệu LLTP trên địa bàn tỉnh. Tăng cường công tác hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ và tập huấn nghiệp vụ LLTP không chỉ cho cán bộ làm công tác LLTP mà cho cả cán bộ làm nhiệm vụ phối hợp tra cứu, xác minh, trao đổi, cung cấp thông tin tại các cơ quan có liên quan trên