8. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.2.3. Tổ chức quản lý thu BHXH
a. Tổ chức quản lý thu BHXH
Luật BHXH đã được ban hành nhằm đề cao vai trò của các tổ chức, cá nhân trong công tác quản lý thu BHXH, tạo điều kiện thuận lợi cho người lao động, đơn vị SDLĐ thực hiện nghĩa vụ BHXH nộp đúng, đủ, kịp thời vào quỹ BHXH, để thống nhất các quy định về quản lý thu BHXH. Nhằm cụ thể hóa các quy định trên, BHXH tỉnh Quảng Nam đã ban hành các quy trình quản lý thu BHXH đảm bảo theo dõi, quản lý NLĐ, đơn vị SDLĐ tham gia BHXH thực hiện đúng nghĩa vụ khi tham gia BHXH đầy đủ, đúng quy định và đảm bảo công chức viên chức, cơ quan BHXH thực thi đúng nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định của luật BHXH.
Việc cải cách BHXH đã chuyển từ mô hình quản lý hành chính sang quản lý phục vụ đối tượng. Theo đó, mô hình quản lý thu BHXH tại BHXH tỉnh Quảng Nam có thể chia thành các chức năng cơ bản: Tiếp nhận hồ sơ, tuyên truyền hỗ trơ NLĐ, đơn vị SDLĐ; Quản lý, đối chiếu thu BHXH, quản lý nợ BHXH; Kế hoạch tài chính; Cấp sổ BHXH. Ngoài ra, trong bộ máy quản lý còn có các bộ phận bổ trợ khác như tin học, hành chính, kiểm tra… nhằm phục vụ các chức năng cơ bản trên. Việc tham gia của các bộ phận chức năng vào quá trình quản lý thu BHXH được thực hiện theo các quy trình quản lý thu được thể hiện theo hình 2.2.
Hình 2.2. Sơ đồ quy trình quản lý thu BHXH tại BHXH tỉnh Quảng Nam (Phụ lục 2).
(1) NLĐ lập tờ khai tham gia BHXH nộp cho đơn vị SDLĐ (2) (3) (13) Nộp và nhận hồ sơ liên quan đến BHXH
(4)Chuyển hồ sơ cho Phòng thu, kiểm tra đối chiếu (5) Phòng thu trả kết quả xử lý hồ sơ
(7) Nộp tiền BHXH
(8) Cung cấp số liệu cho phòng Cấp sổ thẻ để cấp sổ BHXH
(9) Phòng KHTC đối chiếu số liệu đơn vị nộp tiền BHXH với NH, KB (10) Phòng thu đối chiếu số liệu đơn vị phải nộp với số tiền đã nộp BHXH với phòng KHTC
(11) Phòng KHTC cung cấp số đã nộp cho phòng Cấp sổ thẻ để căn cứ cấp sổ BHXH
(12) Phòng Cấp sổ thẻ cấp sổ cho NLĐ, chuyển trả hồ sơ cho phòng TNHS
Trên cơ sở quy trình quản lý thu BHXH, các hoạt động kiểm soát thu BHXH được thể hiện ở hình 2.3 với các chức năng cơ bản của các quy trình: Khâu đăng ký ban đầu nộp BHXH; Khâu thực hiện thu, đối chiếu BHXH; Khâu kiểm tra thực hiện BHXH; Khâu quản lý nợ BHXH; Quản lý thông tin về quá trình tham gia BHXH là chức năng chính để kiểm soát hồ sơ thu BHXH thể hiện như sau:
NLĐ: Khai thông tin cá nhân, về thân nhân, mức lương theo hợp đồng lao động hoặc mức lương hiện hưởng.
Đơn vị: Đơn vị SDLĐ căn cứ quyết định thành lập đơn vị, giấy phép kinh doanh, bảng lương, quyết định lương, hợp đồng lao động lập biểu mẫu đăng ký tham gia BHXH.
Tiếp nhận hồ sơ: Phòng tiếp nhận và quản lý hồ sơ hướng dẫn nghiệp vụ ban đầu, nhận, trả hồ sơ thu BHXH.
KHTC: Phòng kế hoạch tài chính thực hiện các nghiệp vụ về thu tiền nộp BHXH.
Thu: Phòng thu BHXH thực hiện các nghiệp vụ kiểm tra, đối chiếu hồ sơ thu của NLĐ, đơn vị SDLĐ chuyển đến, cấp mã số, nhập dữ liệu quá trình tham gia BHXH, kiểm soát nợ BHXH.
Sổ, Thẻ: Phòng cấp sổ thẻ thực hiện nghiệp vụ cấp sổ BHXH, thẻ BHYT.
Kiểm tra BHXH: Phòng kiểm tra nghiệp vụ nội bộ và kiểm tra nghiệp vụ đơn vị SDLĐ.
(1) NLĐ lập tờ khai đăng ký tham gia BHXH mẫu A01-TS
(2) Đơn vị SDLĐ nộp tờ khai tham gia BHXH của NLĐ mẫu A02-TS,
mẫu danh sách tăng giảm D02-TS, các giấy tờ, quyết định có liên quan. (3) Phòng tiếp nhận hồ sơ lập giấy hẹn
(4) Phòng tiếp nhận hồ sơ chuyển hồ sơ cho Phòng Thu xử lý kiểm tra, đối chiếu, cấp mã và nhập liệu.
(5) Đối chiếu số phải thu với số đã thu
(6) Phòng Kế hoạch tài chính cung cấp số đã thu
(7) NLĐ, đơn vị SDLĐ nộp tiền BHXH
(8) Phòng thu chuyển hồ sơ thu, quá trình tham gia BHXH của người tham gia sang phòng Cấp sổ thẻ kiểm tra, giám sát.
(9) Phòng Cấp sổ thẻ tiến hành đối chiếu số đã nộp của NLĐ, đơn vị SDLĐ trước khi cấp sổ BHXH cho NLĐ.
(10) Phòng cấp sổ thẻ cấp sổ BHXH, kiểm tra đối chiếu ký hồ sơ và chuyển hồ sơ cho phòng tiếp nhận hồ sơ.
(11) Phòng tiếp nhận hồ sơ chuyển hồ sơ đã ký, sổ BHXH, lưu hồ sơ chứng từ tham gia BHXH.
(12) Hàng tháng, phòng Thu sau khi đối chiếu với phòng Kế hoạch tài chính, lập thông báo để gửi đơn vị SDLĐ.
(13) Gửi thông báo đến đơn vị SDLĐ.
Quy trình quản lý thu BHXH từ các đơn vị SDLĐ trên đã từng bước dựa trên cơ sở đơn vị SDLĐ tự đăng ký, tự nộp và tự chịu trách nhiệm, cụ thể như sau:
Hướng dẫn đăng ký và kê khai nộp BHXH: sau khi có quyết định thành lập đơn vị hoặc giấy phép kinh doanh đối với các doanh nghiệp, đơn vị sẽ đến cơ quan BHXH để phòng tiếp nhận và quản lý hồ sơ hướng dẫn cho các đơn vị SDLĐ đăng ký tham gia BHXH, các thủ tục đăng ký ban đầu gồm: tờ khai cá nhân của NLĐ tham gia BHXH, tờ khai của đơn vị SDLĐ, bảng lương, giấy phép thành lập, biểu mẫu đối chiếu số LĐ quỹ tiền lương… Sau khi được hướng dẫn, đơn vị SDLĐ về hoàn thiện hồ sơ và nộp lại cho phòng tiếp nhận và quản lý hồ sơ.
Quản lý thu, đối chiếu BHXH:
- Xử lý hồ sơ tham gia BHXH: Sau khi đăng ký tham gia BHXH đơn vị cần phải lập đủ các hồ sơ gồm bản sao quyết định thành lập hoăj giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy phép hoạt động, 2 bộ danh sách lao động tham gia BHXH mẫu D02-TS, phương án sản xuất kinh doanh của đơn vị, phương thức trả lương cho NLĐ, tờ khai tham gia BHXH của cá nhân của NLĐ mẫu A01-TS. Tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ, bộ phân này có trách nhịem kiểm tra tính đầy đủ, hợp pháp, đúng thủ tục của hồ sơ tham gia BHXH theo quy định, thực hiện nhận hồ sơ tham gia BHXH. Sau đó chuyển hồ sơ tham gia BHXH và các tài liệu kèm theo hồ sơ tham gia BHXH của NLĐ, đơn vị SDLĐ cho phòng Thu BHXH.
- Nhập và xử lý chứng từ tham gia BHXH: Phòng thu có trách nhiệm nhận hồ sơ và dữ liệu điện tử (nếu có) do bộ phân một cử chuyển đến, kiểm tra, đối chiếu tờ khai, danh sách, văn bản, đơn đề nghị của đơn vị và người tham gia; đối chiếu các chỉ tiêu trên danh sách, tờ khai với các chỉ tiêu trong dữ liệu điện tử của đơn vị kiểm tra, đối chiếu hạch toán nghĩa vụ nộp BHXH do đơn vị SDLĐ lập. Nhập, cập nhật dữ liệu vào chương trình quản lý thu các trường hợp có hồ sơ đúng, đủ; cấp mã quản lý BHXH. Phòng thu căn cứ số phải nộp BHXH phải nộp phát sinh trên hồ sơ tham gia BHXH của đơn vị sử
dụng để hạch toán vàp sổ theo dõi thu nộp BHXH. Việc chuyển chứng từ nộp tiền được thực hiện qua ngân hàng, kho bạc, cụ thể: cuối mỗi ngày phòng Kế hoạch tài chính sẽ lấy chứng từ nộp tiền của đơn vị SDLĐ nộp từ kho bạc, ngân hàng và nhập vào hệ thống cơ sở dữ liệu thu, nộp BHXH; đồng thời kho bạc, ngân hàng lập Bảng kê chứng từ nộp chi tiết theo các giấy nộp tiền vào quỹ BHXH đã thu trong ngày, chuyển cho cơ quan BHXH nơi quản lý đơn vị SDLĐ làm chứng từ hạch toán, kế toán quản lý BHXH. Chương trình thực hiện so sánh số BHXH đã nộp với số phải nộp để tính số BHXH còn nợ để tính lãi nợ nộp chậm hoặc số tiền BHXH nộp thừa, tổng hợp để lập sổ theo dõi tình hình nộp BHXH của từng đơn vị.
- Quản lý nợ BHXH: phòng thu căn cứ số liệu phát sinh tăng giảm, cũng như số tiền đã nộp để lập sổ theo dõi thu nợ BHXH theo từng đơn vị để phản ánh toàn bộ tình hình nợ BHXH của đơn vị. Căn cứ sổ theo dõi nợ BHXH, thực hiện rà soát từng trường hợp nợ tháng trước chuyển sang và nợ mới phát sinh tháng này theo nguyên nhân và tình trạng nợ để phân loại các khoản nợ nhằm áp dụng các biện pháp xử lý phù hợp, nhắc nhở đôn đốc thu nợ.
Kiểm tra BHXH: Căn cứ hồ sơ tham gia BHXH và các tài liệu kèm theo của đơn vị SDLĐ nộp, Phòng kiểm tra tiến hành kiểm tra tính đầy đủ các chỉ tiêu kê khai trên tờ khai, bản đối chiếu và các tài liệu bổ sung theo quy định của hồ sơ tham gia với số liệu trên sổ theo dõi thu nộp BHXH, bảng lương của đơn vị và các tài liệu liên quan đến quá trình tham gia BHXH tại cơ quan BHXH. Cơ quan BHXH có thể tiến hành kiểm tra hay lập kế hoạch kiểm tra tại đơn vị đối với những hồ sơ có sai sót nhiều, có dấu hiệu vi phạm gian lận hoặc trốn đóng BHXH.
Trong phạm vi đề tài theo mục đích nghiên cứu, trong các quy trình trên để nghiên cứu thực trạng công tác kiểm soát thu BHXH tại BHXH tỉnh Quảng
Nam, tác giả tập trung vào công tác kiểm soát chủ yếu là công tác đối chiếu thu và công tác kiểm tra BHXH.
b. Đội ngũ cán bộ quản lý thu BHXH
Toàn ngành BHXH Quảng Nam hiện có 330 cán bộ, công chức, viên chức và người lao động, nhìn chung có xu hướng tăng dần từ năm 2014 đến năm 2016. Cơ cấu cán bộ của ngành BHXH tỉnh Quảng Nam hiện nay theo chức danh trong đó tỷ lệ chuyên viên chính và tương đương tăng dần từ 2.8% năm 2014 lên 4.1% năm 2016. Chuyên viên và tương đương chiếm từ 37.2% năm 2014 lên 46.7% năm 2016. Tỷ lệ này tăng nhanh và cũng là lực lượng cán bộ có trình độ chuyên môn cao nòng cốt để hoàn thành nhiệm vụ đặt ra. Tỷ lệ cán sự và tương đương chiếm đa số cán bộ từ 59% năm 2014 giảm còn hơn 38% năm 2016, số lượng giảm này đã được đào tạo bồi dưỡng thêm để trở thành chuyên viên và tương đương, rõ ràng đây là sự thay đổi tích cực và xu hướng đi lên. Số lượng công chức còn lại không có chức danh chỉ chiếm trên dưới 2% phần lớn là cán bộ có tuổi đời cao trong những năm trước đây chưa có điều kiện học tập.
Với phương châm coi yếu tố con người là “tiêu điểm” cho mọi thành công của công tác thực thi chính sách BHXH, trong những năm qua ngành BHXH tỉnh luôn quan tâm, coi trọng công tác tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán bộ trong ngành. Đến hết năm 2016, ngành BHXH đã thực hiện tốt công tác đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ công chức, viên chức trong toàn hệ thống. Bên cạnh đó, ngành còn thường xuyên tổ chức các lớp tập huấn, bồi dưỡng kiến thức chuyên môn nghiệp vụ về quản lý thu, chi BHXH, BHYT, chế độ kế toán, kiến thức thanh toán, kiểm tra. Định kỳ hằng năm tổ chức các đợt kiểm tra sát hạch trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của cán bộ, công chức, viên chức để có kế hoạch đào tạo bồi dưỡng.
Cơ cấu cán bộ trực tiếp tham gia ở các bộ phận chức năng quản lý thu BHXH liên quan như sau: Chức năng phối hợp tuyên truyền, phổ biến pháp luật về BHXH chiếm 0,9% cán bộ; chức năng quản lý đơn vị sử dụng lao động kê khai và kế toán thu BHXH chiếm 5,93%; chức năng quản lý thu nợ chiếm 2,05%; chức năng kiểm tra, thanh tra chiếm 3,69%.
c. Tổ chức phân cấp quản lý thu BHXH
Việc phân cấp quản lý được chia làm 3 cấp: trung ương; cấp tỉnh, thành phố và cấp quận, huyện, thị. Trong 3 cấp quản lý này cấp BHXH tỉnh, thành phố và cấp quận, huyện, thị trực tiếp thu BHXH của các đối tượng, cấp trung ương có nhiệm vụ tổng hợp số liệu thu trong toàn quốc và nghiên cứu, xây dựng, tham mưu giúp lãnh đạo đưa ra các văn bản chỉ đạo, xử lý những vướng mắc trong công tác thu và trực tiếp chỉ đạo các tỉnh, thành phố thực hiện nhiệm vụ thu BHXH.
Trong hệ thống quản lý thu BHXH, việc phân cấp quản lý cho từng cấp là hết sức cần thiết nhằm tăng cường tính chủ động, nâng cao vai trò, trách nhiệm của cơ quan BHXH các cấp trong quản lý, khai thác có hiệu quả các nguồn thu BHXH tại địa bàn. Cơ quan BHXH phải phân tích, đánh giá đặc điểm, quy mô, ngành nghề kinh doanh, tính chất phức tạp trong công tác quản lý thu BHXH đối với từng đối tượng quản lý để thực hiện phân cấp quản lý thu BHXH cho từng cấp quản lý đảm bảo phù hợp với điều kiện thực tiễn, năng lực quản lý của cơ quan BHXH và cán bộ thu BHXH của từng cấp.
Căn cứ tình hình thu BHXH tại các huyện, thành phố trên địa bàn tỉnh, BHXH tỉnh Quảng Nam đã xác định rõ, việc phân cấp quản lý thu BHXH có ý nghĩa quan trọng trong việc hoàn thành các chỉ tiêu kế hoạch thu BHXH hằng năm. Căn cứ số lượng đơn vị trên địa bàn, số lượng và năng lực của cán bộ quản lý thu BHXH tại BHXH các huyện, thị xã, thành phố. BHXH tỉnh sẽ quyết định nên tập trung thu BHXH ở các huyện, thành phố nào, đồng thời
phân bố các nguồn lực ở từng huyện, thành phố ra sao để đảm bảo khai thác hiệu quả công tác thu BHXH. Theo đó, BHXH tỉnh thu BHXH của các đơn vị có trụ sở và tài khoản tại tỉnh, bao gồm:
+ Các đơn vị thuộc Trung ương quản lý đóng trên địa bàn tỉnh + Các đơn vị do tỉnh trực tiếp quản lý
+ Các đơn vị có vốn đầu tư nước ngoài
- BHXH huyện thu BHXH của các đơn vị có trụ sở và tài khoản tại huyện, bao gồm:
+ Các đơn vị thuộc cấp huyện trực tiếp quản lý + Các doanh nghiệp
+ Các đơn vị khác do BHXH tỉnh giao nhiệm vụ thu theo quyết định phân cấp thu.