7. Cấu trúc của luận văn
2.2.1. Quy trình kiểm soát chi thƣờng xuyên NSNN
a. Nguyên tắc thực hiện quy trình kiểm soát chi thường xuyên NSNN
Thực hiện quyết định số 1116/QĐ-KBNN ngày 24 tháng 11 năm 2009 của KBNN về việc ban hành quy chế thực hiện một cửa trong kiểm soát chi NSNN qua KBNN. Nguyên tắc thực hiện giao dịch một cửa trong KSC thƣờng xuyên NSNN:
- Thủ tục hành chính đơn giản, rõ ràng, đúng chế độ, quy trình nghiệp vụ; giải quyết công việc nhanh chóng, thuận tiện cho khách hàng.
- Công khai các thủ tục, hồ sơ, quy trình chi ngân sách; trách nhiệm của cán bộ KBNN và thời hạn giải quyết công việc đối với từng loại nghiệp vụ chi.
- Nhận hồ sơ chi NSNN và trả kết quả tại một đầu mối, không yêu cầu khách hàng phải liên hệ với nhiều bộ phận.
b. Mục tiêu của quy trình kiểm soát chi thường xuyên NSNN
Quy trình KSC thƣờng xuyên phải đáp ứng đƣợc yêu cầu cải cách hành chính, tạo điều kiện thuận lợi nhất cho đơn vị sử dụng ngân sách đồng thời đảm bảo các khoản chi NSNN đƣợc kiểm soát chặt chẽ, do đó quy trình KSC thƣờng xuyên NSNN của KBNN đáp ứng các mục tiêu sau:
- Kiểm soát chặt chẽ các khoản chi, đảm bảo tất cả các khoản chi phải có trong dự toán đƣợc cấp có thầm quyền phê duyệt.
- Kiểm soát các khoản chi phải đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức do cấp có thẩm quyền ban hành, đảm bảo các khoản chi không bị thất thoát, đảm bảo hiệu quả.
2
- Các khoản chi phải có đầy đủ chứng từ, hồ sơ theo quy định từng khoản chi.
- Đảm bảo giải quyết công việc nhanh gọn, tránh gây phiền hà, ách tắc cho khách hàng.
- Có sự phân công nhiệm vụ cụ thể đối với các cán bộ tham gia quy trình KSC
- Các khoản chi phải đƣợc thanh toán trực tiếp đến đối tƣợng thụ hƣởng.
c. Quy trình KSC thường xuyên “1 cửa” tại KBNN Krông Bông
Quy trình KSC thƣờng xuyên NSNN theo cơ chế giao dịch “1 cửa” tại KBNN Krông Bông đƣợc thực hiện theo sơ đồ 2.2:
1 Khách hàng Cán bộ KSC Kế toán trƣởng 6 3 5 5 4 Giám đốc 7
Thủ quỹ Thanh toán viên TT thanh toán
SƠ ĐỒ 2.2: QUY TRÌNH GIAO DỊCH MỘT CỬA TRONG KIỂM SOÁT CHI THƢỜNG XUYÊN NSNN CỦA KBNN KRÔNG BÔNG
Ghi chú:
Hƣớng đi của chứng từ thanh toán
Quy trình KSC thƣờng xuyên NSNN đƣợc thực hiện qua 7 bƣớc: Bƣớc 1: Cán bộ KSC tiếp nhận hồ sơ chứng từ
Trong bƣớc này cán bộ KSC chỉ kiểm tra sơ bộ hồ sơ, chứng từ, tiến hành phân loại hồ sơ chứng từ, nếu có sai sót thì cán bộ KSC hƣớng dẫn ĐVSDNS lập lại, bổ sung hồ sơ còn thiếu, lập phiếu giao nhận hồ sơ và thực hiện cam kết thời gian xử lý công việc.
Bƣớc 2: Kiểm soát chi
Cán bộ kiểm soát chi: kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp và sự chính xác của hồ sơ chứng từ; kiểm tra số dƣ tài khoản, số dƣ dự toán, kiểm tra mẫu dấu chữ ký và các điều kiện thanh toán, chi trả đối với từng nội dung chi.
Đối với hình thức thanh toán theo dự toán: khách hàng gửi đến KBNN các tài liệu, chứng từ dƣới đây:
a) Hồ sơ gửi lần đầu bao gồm:
- Dự toán năm đƣợc cấp có thẩm quyền giao.
- Đơn vị sự nghiệp công lập thực hiện theo Nghị định số 43/2006/NĐ- CP ngày 25/4/2006 của Chính phủ quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính đối với đơn vị sự nghiệp công lập gửi Quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị; Quyết định giao quyền tự chủ của cấp có thẩm quyền.
- Cơ quan nhà nƣớc thực hiện theo Nghị định số 130/2005/NĐ-CP ngày 17/10/2005 của Chính phủ quy định chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm về sử dụng biên chế và kinh phí quản lý hành chính đối với cơ quan nhà nƣớc gửi Quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị.
b) Trƣờng hợp tạm ứng: hồ sơ tạm ứng gửi từng lần tạm ứng bao gồm: - Đối với các đề nghị tạm ứng bằng tiền mặt: Giấy rút dự toán (tạm ứng), trong đó ghi rõ nội dung tạm ứng để Kho bạc Nhà nƣớc có căn cứ kiểm soát và theo dõi khi thanh toán. Các khoản chi tạm ứng tiền mặt phải đúng nội dung đƣợc phép chi bằng tiền mặt quy định tại Điều 5 Thông tƣ số 164/2011/TT-BTC ngày 17/11/2011 của Bộ Tài chính về việc Quy định quản lý thu, chi bằng tiền mặt qua hệ thống Kho bạc Nhà nƣớc.
- Đối với các đề nghị tạm ứng bằng chuyển khoản:
+ Chi mua hàng hóa, dịch vụ (trừ trƣờng hợp tạm ứng tiền mặt nêu trên): đơn vị gửi Kho bạc Nhà nƣớc các chứng từ sau: Giấy rút dự toán (tạm ứng), trong đó ghi rõ nội dung tạm ứng để Kho bạc Nhà nƣớc có căn cứ kiểm soát và bảng kê chứng từ thanh toán (đối với các khoản chi nhỏ lẻ không có hợp đồng) hoặc hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ (đối với trƣờng hợp khoản chi phải có hợp đồng).
+ Chi mua sắm, sửa chữa tài sản, xây dựng nhỏ: đơn vị gửi Kho bạc Nhà nƣớc các chứng từ sau: Giấy rút dự toán (tạm ứng), tùy theo hình thức lựa chọn nhà thầu, đơn vị gửi Quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu, Quyết định chỉ định thầu, Quyết định phê duyệt kết quả chào hàng cạnh tranh của cấp có thẩm quyền; Hợp đồng mua bán, sửa chữa, xây dựng.
c) Hồ sơ thanh toán tạm ứng gửi từng lần thanh toán tạm ứng bao gồm: Khi thanh toán tạm ứng, đơn vị gửi Kho bạc Nhà nƣớc Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng. Tùy theo từng nội dung chi, gửi kèm theo các tài liệu, chứng từ sau:
- Thanh toán tạm ứng các khoản chi tiền mặt:
với một khoản chi quy định tại khoản 6 Điều 5 Thông tƣ số 164/2011/TT- BTC thì đơn vị lập Bảng kê chứng từ thanh toán do Thủ trƣởng đơn vị ký duyệt để gửi Kho bạc Nhà nƣớc.
+ Thanh toán tạm ứng đối với các khoản chi tiền mặt còn lại: các tài liệu, chứng từ thanh toán đơn vị gửi Kho bạc Nhà nƣớc thực hiện tƣơng tự nhƣ thanh toán tạm ứng các khoản chi chuyển khoản.
- Thanh toán tạm ứng các khoản chi chuyển khoản: Các tài liệu, chứng từ kèm theo đối với từng nội dung chi nhƣ trƣờng hợp thanh toán trực tiếp.
Hồ sơ thanh toán trực tiếp bao gồm: - Giấy rút dự toán (thanh toán);
- Tuỳ theo từng nội dung chi, khách hàng gửi kèm theo các tài liệu, chứng từ sau:
+ Đối với khoản chi thanh toán cá nhân:
• Đối với các khoản chi tiền lƣơng, học bổng, sinh hoạt phí, các khoản đóng góp, chi cho cán bộ xã thôn, bản đƣơng chức: danh sách những ngƣời hƣởng lƣơng, học bổng, sinh hoạt phí; danh sách những ngƣời hƣởng tiền công lao động thƣờng xuyên theo hợp đồng; danh sách cán bộ xã, thôn bản đƣơng chức (gửi lần đầu và gửi khi có bổ sung, điều chỉnh).
• Chi trả thu nhập tăng thêm cho cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan hành chính thực hiện Nghị định số 130/2005/NĐ-CP, đơn vị sự nghiệp thực hiện Nghị định số 43/2006/NĐ-CP của Chính phủ: thực hiện theo Thông tƣ số 18/2006/TT-BTC ngày 13/03/2006 của Bộ Tài chính hƣớng dẫn chế độ kiểm soát chi đối với cơ quan nhà nƣớc thực hiện chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm về sử dụng biên chế và kinh phí quản lý hành chính; Thông tƣ số 81/2006/TT-BTC ngày 06/09/2006 của Bộ Tài chính hƣớng dẫn chế độ
kiểm soát chi đối với các đơn vị sự nghiệp công lập thực hiện quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính.
• Các khoản thanh toán khác cho cá nhân: danh sách theo từng lần thanh toán.
• Đối với thanh toán cá nhân thuê ngoài: hợp đồng thuê khoán, thanh lý hợp đồng (nếu có);
+ Chi mua hàng hóa, dịch vụ:
• Chi thanh toán dịch vụ công cộng; thông tin, tuyên truyền liên lạc: Bảng kê chứng từ thanh toán.
• Chi mua vật tƣ văn phòng: Bảng kê chứng từ thanh toán (đối với những khoản chi không có hợp đồng); hợp đồng, thanh lý hợp đồng, hóa đơn (đối với những khoản chi có hợp đồng).
• Trƣờng hợp đơn vị sử dụng ngân sách thực hiện việc khoán phƣơng tiện theo chế độ, khoán văn phòng phẩm, khoán điện thoại: văn bản quy định về mức chi, danh sách những ngƣời hƣởng chế độ khoán (gửi một lần vào đầu năm và gửi khi có phát sinh thay đổi).
+ Chi hội nghị: Bảng kê chứng từ thanh toán (đối với những khoản chi không có hợp đồng); hợp đồng, thanh lý hợp đồng, hóa đơn (đối với những khoản chi có hợp đồng).
+ Chi công tác phí: Bảng kê chứng từ thanh toán.
+ Chi phí thuê mƣớn: Bảng kê chứng từ thanh toán (đối với những khoản chi không có hợp đồng); hợp đồng, thanh lý hợp đồng, hóa đơn (đối với những khoản chi có hợp đồng).
khoản chi không có hợp đồng), hợp đồng, thanh lý hợp đồng, hóa đơn (đối với những khoản chi có hợp đồng)
+ Chi mua sắm tài sản: Bảng kê chứng từ thanh toán (đối với những khoản chi không có hợp đồng); hợp đồng, thanh lý hợp đồng, hóa đơn (đối với những khoản chi có hợp đồng). Để cải cách thủ tục hành chính, tăng trách nhiệm của Thủ trƣởng đơn vị và tạo điều kiện thuận lợi cho đơn vị sử dụng ngân sách nhà nƣớc, Bộ Tài chính hƣớng dẫn áp dụng giảm thiểu hồ sơ thanh toán đối với một số khoản chi mua sắm sau:
• Trƣờng hợp mua sắm chi thƣờng xuyên hoặc gói thầu mua sắm chi thƣờng xuyên có giá trị dƣới 20.000.000 đồng (hai mƣơi triệu đồng): đơn vị lập và gửi KBNN bảng kê chứng từ thanh toán (không phải gửi hợp đồng, hóa đơn, chứng từ liên quan đến khoản mua sắm cho KBNN). Kho bạc Nhà nƣớc thực hiện chi theo đề nghị của đơn vị sử dụng NSNN; Thủ trƣởng cơ quan, đơn vị sử dụng NSNN chịu trách nhiệm về quyết định chi và tính chính xác của các nội dung chi trên bảng kê chứng từ gửi KBNN.
+ Chi sửa chữa tài sản phục vụ công tác chuyên môn và duy tu, bảo dƣỡng các công trình cơ sở hạ tầng; chi phí nghiệp vụ chuyên môn của từng ngành: hợp đồng, thanh lý hợp đồng, hóa đơn. Đối với các khoản chi phải lựa chọn nhà thầu, đơn vị phải gửi Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu của cấp có thẩm quyền.
+ Các khoản chi khác: Bảng kê chứng từ thanh toán (đối với những khoản chi không có hợp đồng); hợp đồng, thanh lý hợp đồng, hóa đơn (đối với những khoản chi có hợp đồng).
+ Chi mua, đầu tƣ tài sản vô hình; chi mua sắm tài sản dùng cho công tác chuyên môn: Hợp đồng, thanh lý hợp đồng, hóa đơn. Trƣờng hợp phải lựa chọn nhà thầu, đơn vị phải gửi Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn
nhà thầu của cấp có thẩm quyền.
Bước 3 : Kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) ký chứng từ.
Cán bộ KSC trình Kế toán trƣởng (hoặc ngƣời đƣợc ủy quyền) hồ sơ, chứng từ đƣợc kiểm soát đã đảm bảo đủ điều kiện tạm ứng/thanh toán kinh phí NSNN;
Kế toán trƣởng (hoặc ngƣời đƣợc ủy quyền) kiểm tra nếu đủ điều kiện tạm ứng/thanh toán sẽ ký (trên máy, trên giấy) và chuyển hồ sơ, chứng từ cho cán bộ KSC để trình Giám đốc (hoặc ngƣời đƣợc uỷ quyền).
Bước 4: Giám đốc (hoặc người được uỷ quyền) ký.
Giám đốc (hoặc ngƣời đƣợc uỷ quyền) xem xét, nếu đủ điều kiện thì ký chứng từ giấy và chuyển cho cán bộ kiểm soát chi. Trƣờng hợp, Giám đốc (hoặc ngƣời đƣợc uỷ quyền) không đồng ý tạm ứng/thanh toán, thì chuyển trả hồ sơ cho cán bộ KSC để dự thảo văn bản thông báo từ chối tạm ứng/thanh toán gửi khách hàng
Bước 5: Thực hiện thanh toán.
Căn cứ vào quyết định phê duyệt của thủ trƣởng KBNN, các bộ phận nghiệp vụ KSC và kế toán thanh toán thực hiện nhƣ sau:
- Nếu thủ trƣởng KBNN quyết định không duyệt cấp phát (cấp tạm ứng hoặc cấp phát thanh toán) cho đơn vị, thì bộ phận KSC có trách nhiệm trả lại hồ sơ, chứng từ chi cho đơn vị và thông báo rõ lý do từ chối không cấp phát, đồng gửi cơ quan tài chính đồng cấp và KBNN cấp trên (đối với những khoản chi thuộc NSNN cấp trên) để giải quyết.
- Nếu thủ trƣởng KBNN quyết định phê duyệt cấp phát (cấp tạm ứng hoặc cấp thanh toán), bộ phận kế toán thanh toán thực hiện tạm ứng hay thực chi NSNN theo chế độ quy định.
Bước 6. Trả tài liệu, chứng từ cho khách hàng.
- Cán bộ KSC tiến hành lƣu hồ sơ KSC theo quy định: Các tài liệu, chứng từ lƣu bao gồm: liên chứng từ kế toán lƣu theo quy định, dự toán ngân sách nhà nƣớc đƣợc duyệt; bảng đăng ký biên chế - quỹ lƣơng, học bổng, sinh hoạt phí; hợp đồng mua bán hàng hoá, thiết bị, sửa chữa tài sản; quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu; quyết định chỉ định thầu; bảng kê thanh toán.
- Cán bộ KSC trả tài liệu, chứng từ cho khách hàng ngay sau khi thực hiện xong thủ tục thanh toán đối với trƣờng hợp hồ sơ phải giải quyết ngay; trả lại tài liệu, chứng từ cho khách hàng theo thời gian hẹn trên Phiếu giao nhận. Các tài liệu, chứng từ trả lại khách hàng bao gồm: liên chứng từ báo nợ cho khách hàng, hoá đơn thanh toán, liên 2 bảng kê chứng từ thanh toán (nếu có), các hồ sơ, tài liệu khác có liên quan. Riêng đối với chứng từ chi tiền mặt, thủ quỹ đóng dấu đã chi tiền lên các liên chứng từ, trả 1 liên chứng từ chi cho khách hàng (liên báo nợ cho khách hàng).
Bước 7. Chi tiền mặt tại quỹ.
- Thủ quỹ nhận và kiểm soát chứng từ chi tiền mặt (ngày, tháng chứng từ; họ tên, địa chỉ ngƣời lĩnh tiền, đối chiếu thông tin trên giấy CMND; số tiền bằng số và bằng chữ; kiểm tra khớp đúng thông tin trên máy do kế toán chuyển sang và thông tin trên chứng từ;
- Lập bảng kê chi tiền; nhập sổ quỹ trên máy; chi tiền cho khách hàng và yêu cầu khách hàng ký vào bảng kê chi và chứng từ chi; thủ quỹ ký vào chức danh “thủ quỹ” và đóng dấu “đã chi tiền” lên bảng kê và các liên chứng từ chi; sau đó trả 01 liên chứng từ chi cho khách hàng;
- Thủ quỹ trả các liên chứng từ còn lại cho kế toán theo đƣờng dây nội bộ.
- Thời hạn xử lý hồ sơ: thời hạn xử lý hồ sơ đƣợc tính từ thời điểm cán bộ kiểm soát chi ngân sách nhà nƣớc của Kho bạc Nhà nƣớc nhận đầy đủ hồ sơ, chứng từ kiểm soát chi theo quy định đến khi xử lý thanh toán xong cho khách hàng, đƣợc quy định cụ thể nhƣ sau:
+ Đối với các khoản tạm ứng: thời hạn xử lý trong một ngày làm việc. + Trƣờng hợp thanh toán các khoản chi có hồ sơ đơn giản: thời hạn xử lý trong một ngày làm việc.
+ Trƣờng hợp thanh toán khoản chi có hồ sơ phức tạp: thời hạn xử lý là 02 ngày làm việc.
+ Trƣờng hợp thanh toán tạm ứng: thời hạn xử lý tối đa là 03 ngày làm việc.
Báo cáo chi NSNN: Hằng tháng, quý, năm các đơn vị KBNN lập báo cáo chi NSNN (nêu rõ số tạm ứng và thực chi NSNN), theo từng cấp ngân sách gửi cơ quan tài chính đồng cấp và KBNN cấp trên; KBNN TƢ tổng hợp tình hình chi NSNN báo cáo Bộ Tài chính.
Quyết toán: Cuối quý, năm các đơn vị KBNN xác nhận số thực chi NSNN qua KBNN cho các đơn vị sử dụng kinh phí NSNN trên địa bàn. Cuối năm, các đơn vị KBNN thực hiện quyết toán chi NSNN gửi KBNN cấp trên theo chế độ hiện hành.
Thu hồi giảm chi NSNN: Trong quá trình cấp phát, thanh toán có