C ƢƠN 3 ẢP ÁP ÁN ÁT ÀN TÍ NÂ NV Ê NT
3.1.2. Mục tiêu đánh giá thành tích
Nhằm đạt đƣợc việc hoàn thành mục tiêu của nhà trƣờng trong thời gian sắp đến thì các mục tiêu quản trị nguồn nhân lực của nhà trƣờng phải đạt đƣợc, trong đó mục tiêu đánh giá thành tích cần phải đƣợc bổ sung và hoàn thiện hơn. Mục tiêu đánh giá thành tích nhƣ đánh giá thành tích để đào tạo và phát triển nghề nghiệp; củng cố và duy trì thành tích hay làm cơ sở để khuyến khích động viên nhân viên cũng quan trọng không kém.
3.2. GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔN TÁC ÁN Á T ÀN TÍCH NHÂN VIÊN T TRƢỜN CAO ẲNG NGHỀ À NẴNG
3.2.1. Hoàn thiện mục tiêu đánh giá thành tích tại trƣờng.
Đánh giá thành tích nhân viên ngoài mục tiêu chỉ phục vụ cho việc trả lƣơng, khen thƣởng thì nhà trƣờng cần chú trọng đến cải thiện thành tích trong đơn vị; mục tiêu đào tạo và phát triển cán bộ, giáo viên, nhân viên; công tác quy hoạch, đề bạt cán bộ cần thiết phải căn cứ trình độ chuyên môn, kinh nghiệm, sự tín nhiệm, năng lực, sở trƣờng và mức độ đóng góp đối với sự phát triển của nhà trƣờng.
Đánh giá thành tích nhân viên nhằm cải thiện thành tích trong đơn vị.
Trên cơ sở đánh giá mức độ hoàn thành công việc ở từng thời điểm, lãnh đạo có thể định hƣớng cho nhân viên cách thức làm việc tốt hơn để đạt hiệu suất và thành tích cao hơn trong thời gian tới. Lãnh đạo có thể giúp nhân viên biết những điểm mạnh, điểm yếu; giúp nhân viên tìm ra những sai sót trong công việc đồng thời hƣớng dẫn những điều cần làm để nhân viên có thể khắc phục
hoặc làm tốt hơn. Bên cạnh đó, lãnh đạo có thể thảo luận và thống nhất với nhân viên về mục tiêu công việc trong tƣơng lai, cách thức thực hiện để đạt đƣợc mục tiêu này.
Các tiêu chí đƣợc sử dụng để giúp nhân viên làm việc tốt hơn chính là tiêu chí đánh giá kết quả thực hiện công việc. Tiêu chí này giúp nhân viên thấy rõ sự khác nhau giữa kết quả cần đạt đƣợc với tiêu chuẩn đƣợc đề ra, từ đó nhân viên sẽ nhận biết đƣợc những việc đã làm đƣợc và những việc làm chƣa tốt hoặc chƣa đƣợc.
Đánh giá thành tích nhân viên nhằm đào tạo, phát triển cán bộ, giáo
viên, nhân viên. Đánh giá thành tích cũng nhằm phục vụ cho việc xác định
nhu cầu và thiết lập kế hoạch đào tạo, phát triển của tổ chức. Nếu một nhân viên không đạt yêu cầu trong thực hiện công việc thì chƣơng trình đào tạo giúp họ hiệu chỉnh các kỹ năng nghiệp vụ cần thiết hoặc sự thiếu hụt về kiến thức. Với những nhân viên hoàn thành công việc trên mức yêu cầu, có thể đƣa vào những chƣơng trình đào tạo cao hơn, phát triển các kĩ năng khác để chuẩn bị cho việc đề bạt những vị trí cao sau này.
Đối với mục tiêu này thì tiêu chí đánh giá về năng lực, kĩ năng của nhân viên nên đƣợc chú trọng nhằm nhận ra những kĩ năng, năng lực nhân viên có đƣợc và xem thử để nâng cao kết quả thực hiện công việc nhân viên cần đƣợc đào tạo thêm không?
Đánh giá thành tích nhân viên để làm cơ sở tuyển mộ, tuyển chọn. Đánh
giá kết quả thực hiện công việc giúp cho lãnh đạo nhà trƣờng đƣa ra các quyết định đúng đắn về nhân sự (biên chế, kí hợp đồng ngắn hạn, kí hợp đồng dài hạn,...) sau thời gian thử việc hoặc làm việc của ngƣời lao động. Đồng thời, phòng hành chính cũng có thể dựa trên kết quả đánh giá thực hiện công việc để xây dựng sơ đồ luân chuyển công việc, vị trí trong nhà trƣờng một cách hợp lý.
3.2.2. Xây dựng tiêu chuẩn đánh giá thành tích
Hiện nay nhà trƣờng đã xây dựng đƣợc các tiêu chí đánh giá theo vị trí, loại hình công việc nhƣng tiêu chuẩn đánh giá vẫn mang tính chung chung, không có sự phân biệt rõ ràng khi mà mỗi công việc vẫn có những tính chất cách thức thực hiện khác nhau. Các tiêu chuẩn đánh giá hiện tại vẫn chƣa phù hợp, vì vậy cần xây dựng các tiêu chí cho từng đối tƣợng cụ thể.
a. Căn cứ và cách thức xây dựng tiêu chí đánh giá
Các tiêu chí đánh giá phải đƣợc thiết lập căn cứ trên bản mô tả công việc và mục tiêu đã thống nhất giữa lãnh đạo và nhân viên.
+ Việc xây dựng bản mô tả công việc, bảng tiêu chuẩn công việc giúp xác định đƣợc chức năng chính, nhiệm vụ cụ thể, những tiêu chuẩn năng lực cá nhân cần có để đáp ứng yêu cầu của công việc và tiêu chuẩn về thực hiện công viêc.
+ Xác định mục tiêu đánh giá rõ ràng giúp lãnh đạo và nhân viên dễ xây dựng hệ thống tiêu chí đánh giá, lƣợng hóa các tiêu chí đánh giá đồng thời mục tiêu đánh giá sẽ giúp đạt đƣợc mục tiêu của bộ phận, của nhà trƣờng.
+ Tiêu chí đánh giá đƣợc xây dựng trên cơ sở các cuộc thảo luận dân chủ, cán bộ quản lý và nhân viên cùng bàn bạc thảo luận để đi đến thống nhất về các tiêu chí đánh giá.
Trong quá trình thiết lập các tiêu chí đánh giá nhân viên phải đảm bảo những nguyên tắc sau:
+ Tiêu chí phải gắn liền công việc phân công cho nhân viên và chiến lƣợc của phát triển, mục tiêu hoạt động của nhà trƣờng.
+ Tiêu chí phải đảm bảo độ tin cậy theo thời gian và đối với tất cả những ngƣời thực hiện đánh giá khác nhau.
+ Tiêu chí đánh giá phải mang tính khả thi cao, phù hợp với thực tế. + Tiêu chí đánh giá không nên bị đồng nhất hoặc làm sai lệch do những yếu tố khách quan.
b. Xây dựng các tiêu chí đánh giá thành tích
Xây dựng các tiêu chí đánh giá về chấp hành nội quy, kỉ luật lao động
Tiêu chí này thể hiện việc chấp hành các nội quy của nhà trƣờng, kỷ luật tại nơi làm việc. Tiêu chí này đƣợc đánh giá dựa trên việc chấp hành giờ giấc lao động, số lần vắng mặt trong tháng, các quy định về hội họp,....
Xây dựng các tiêu chí về hành vi, thái độ trong công việc
Nhƣ các hành vi liên quan tác phong làm việc, ứng xử văn hóa, niềm nở, khiêm tốn lịch sự với khách hàng, khả năng giao tiếp, trao đổi thông tin với ngƣời khác, phối hợp với các đơn vị trong trƣờng….
Xây dựng các tiêu chí về quản lý tài sản, tiết kiệm nguồn lực nhà trường
Tiêu chí này đƣợc đánh giá dựa trên việc sử dụng thiết bị, máy móc đúng mục đích, tiết kiệm điện, nƣớc, mực in, phôi liệu, mƣợn và trả tài sản đúng quy trình, thời gian,...
Xây dựng các tiêu chí thực hiện nhiệm vụ chuyên môn
Việc xây dựng các tiêu chí này cần đƣợc nghiên cứu chuyên sâu, dựa vào bảng mô tả công việc cụ thể của mỗi vị trí. Trong giới hạn luận văn, tác giả chỉ xây dựng một số tiêu chí đối với cán bộ quản lý, giáo viên, nhân viên phòng đào tạo, nhân viên kế toán để có thể thấy rõ sự khác nhau giữa các vị trí, chức danh trong tổ chức nói chung, nhà trƣờng nói riêng.
- Đối với cán bộ quản lý:
+ Chuyên môn: là những kiến thức, kỹ năng về lĩnh vực mà cá nhân đƣợc trang bị phù hợp với bộ phận, phòng, khoa phụ trách.
+ Ra quyết định: cách thức đƣa ra các biện pháp để giải quyết vấn đề phát sinh (ra quyết định độc lập, tìm kiếm thông tin từ cấp dƣới để ra quyết định, chần chừ khi ra quyết định, không dám ra quyết định độc lập)
+ Bố trí nhân viên: sắp xếp nhân viên vào vị trí phù hợp, chỉ đạo nhân viên thực hiện các nhiệm vụ đạt đƣợc mục tiêu của đơn vị, nhà trƣờng.
+ Khả năng điều hành công việc: khả năng phổ biến công việc cho ngƣời khác nắm đƣợc và làm theo, giải quyết công việc linh hoạt phù hợp với tình hình
- Đối với giáo viên:
+ Công tác giảng dạy : Hoàn thành các báo cáo với nhà trƣờng theo quy định, quản lý tốt lớp học.
+ Chất lƣợng, hiệu quả giảng dạy: thực hiện nghiêm túc nội dung, chƣơng trình giảng dạy, tham gia các hoạt động liên quan đến giảng dạy (nhƣ đánh giá và phát triển chƣơng trình đào tạo, linh hoạt phƣơng pháp giảng dạy), cung cấp kiến thức mới, cập nhật.
+ Nghiên cứu khoa học: tham gia nghiên cứu khoa học, viết bản tin, ứng dụng tri thức để giải quyết vấn đề.
+ Chuyên môn: là những kiến thức về môn học mà cá nhân đƣợc phân công giảng dạy
- Đối với nhân viên phòng đào tạo:
+ Nắm rõ các quy định, quy chế hiện hành: Nắm rõ các quy chế các ngành, bậc đào tạo theo đúng thời gian, khóa học áp dụng.
+ Thời gian hoàn thành công việc: giải quyết, cung cấp kết quả học tập của sinh viên nhanh chóng.
+ Sử dụng thành thạo công nghệ thông tin: những kỹ thuật xử lý trên máy tính.
+ Chất lƣợng thực hiện công việc: kết quả thực hiện công việc trong công tác liên quan đến hoạt động đào tạo.
+ Cẩn thận trong công tác kế toán: cẩn thận trong việc ghi chép các nghiệp vụ kế toán, tính toán các con số tránh các việc sai sót xảy ra
+ Lập dự toán: khả năng của nhân viên trong việc thu thập và xử lý thông tin để lập ra các bảng dự toán chính xác
+ Phân tích tài chính: Khả năng phân tích tài chính
+Thời gian hoàn thành công việc: thời gian hoàn thành công việc đƣợc giao so với cấp trên đƣa ra
3.2.3. Hoàn thiện phƣơng pháp đánh giá thành tích
Có nhiều phƣơng pháp có thể sử dụng để đánh giá thành tích nhƣ phƣơng pháp xếp hạng luân phiên, phƣơng pháp bảng điểm, phƣơng pháp quan sát hành vi,.... nhƣng mỗi phƣơng pháp đều có những ƣu điểm và nhƣợc điểm riêng. Vì vậy, tác giả đề xuất sử dụng kết hợp các phƣơng pháp phù hợp với mục tiêu, mục đích đánh giá.
a. Phương pháp quản trị mục tiêu MBO và liệt kê kiểm tra
Đối với một tổ chức, doanh nghiệp bất kỳ, thì mục tiêu của các hoạt động, bộ phận phòng ban đều nhằm đạt đƣợc mục tiêu của tổ chức. Chính vì vậy, việc đƣa ra mục tiêu và đánh giá kết quả thực hiện công việc theo mục tiêu sẽ giúp cho lãnh đạo cùng nhân viên, giáo viên trong trƣờng thực hiện, xem xét lại và điều chỉnh nhằm đạt đƣợc các mục tiêu của nhà trƣờng theo kế hoạch đã đề ra.
Trƣớc tiên, lãnh đạo nhà trƣờng cần xây dựng mục tiêu phát triển của trƣờng trong tƣơng lai ( nhƣ trình độ học vấn, trình độ ngoại ngữ của nhân viên, giáo viên; trình độ tin học; các công trình nghiên cứu khoa học;....) và thông báo mục tiêu này đến tất cả các phòng ban, khoa, trung tâm. Từ mục tiêu của nhà trƣờng, mỗi phòng ban, khoa, trung tâm sẽ xây dựng kế hoạch làm việc cụ thể của mình nhằm đạt đƣợc mục tiêu đƣợc giao. Các lãnh đạo phòng, khoa, trung tâm sẽ phân bổ mục tiêu và kế hoạch cụ thể cho nhân viên.
Công tác xây dựng mục tiêu kết quả thực hiện công việc đƣợc thống nhất từ cấp lãnh đạo đến nhân viên, có sự tham gia tích cực và có trách nhiệm giữa lãnh đạo và nhân viên trong quá trình thực hiện, điều chỉnh mục tiêu và xây dựng kế hoạch hành động đạt đƣợc mục tiêu.
Bảng 3.1. Các bƣớc xây dựng mục tiêu công việc
Bƣớc Công việc Ngƣời thực hiện
1 Thiết lập mục tiêu tổng quát, mục tiêu cụ thể của nhà trƣờng.
Lãnh đạo trƣờng, trƣởng các phòng ban, khoa, trung tâm
2 Trao đổi với nhân viên về mục tiêu chung của phòng, khoa, trung tâm
Trƣởng phòng, khoa,... Nhân viên
3 Phân định mục tiêu cho các cá nhân từ mục tiêu chung và thống nhất với mục tiêu cụ thể của cá nhân
Trƣởng phòng, khoa,... Nhân viên
4 Kí nhận trên bảng mục tiêu đăng kí Trƣởng phòng, khoa,... Nhân viên
Cuối năm, lãnh đạo cùng nhân viên sẽ đánh giá lại những mục tiêu, công việc đã đạt đƣợc dựa trên việc thực hiện chấm điểm các mục tiêu
Minh họa đối với việc thực hiện mục tiêu của vị trí giáo viên tại trƣờng.
Bảng 3.2. Minh họa về mục tiêu công việc cho vị trí giáo viên
STT Tiêu chuẩn iểm Lựa chọn iểm đánh giá
01 Nâng cao trình độ học vấn 10
02 Trình độ ngoại ngữ 10
03 Tham gia nghiên cứu khoa học 10 04 Tham gia lớp đào tạo ngắn hạn 10
b. Phương pháp thang điểm đánh giá hành vi
Đối với mục tiêu trả lƣơng hàng tháng tác giả đề xuất sử dụng phƣơng pháp thang điểm đánh giá hành vi để quá trình đánh giá đƣợc thực hiện nhanh chóng, phù hợp khoảng cách giữa hai lần đánh giá.
Xây dựng thang đo dƣới dạng thang điểm và quy định mức điểm tƣơng ứng với mức độ hoàn thành, hành vi cụ thể trên thang. Sau đó xếp loại theo tổng điểm chấm đƣợc.
Minh họa chấm điểm các mức độ tiêu chuẩn đánh giá về chấp hành nội quy, kỉ luật lao động
Quy định Mức độ thực hiện iểm Chấp hành kỉ luật, nội quy nhà trƣờng
- Tuyệt đối chấp hành và nhắc nhở mọi ngƣời chấp hành, thƣờng xuyên đi sớm và làm thêm giờ đột xuất.
- Chấp hành đúng nội quy, đi làm đúng giờ quy định - Chấp hành tốt nội quy, nếu có đi trễ không quá 2 lần, mỗi lần không quá 5 phút
- Chấp hành tốt, nếu đi có trễ không quá 2 lần, mỗi lần không quá 10 phút
- Chƣa chấp hành tốt nội quy, nếu có đi trễ không quá 3 lần, mỗi lần không quá 10 phút
5 4 3 2 1 Tham gia hội họp
- Tham dự đầy đủ các cuộc họp của, tổ bộ môn, phòng/ khoa, toàn trƣờng, thƣờng xuyên đi đúng giờ, không về sớm.
- Tham dự đầy đủ các cuộc họp của tổ bộ môn, phòng/ khoa, toàn trƣờng, nếu có đi trễ hoặc về sớm không quá 2 lần, mỗi lần không quá 10 phút
- Tham dự đầy đủ các cuộc họp của tổ bộ môn, phòng/ 5
4
Quy
định Mức độ thực hiện iểm
khoa, toàn trƣờng nếu có vắng không quá 2 lần (có phép hay không phép)
- Tham dự các cuộc họp của tổ bộ môn, phòng/ khoa, toàn trƣờng, nếu có vắng không quá 1 lần (có phép hay không phép), đi trễ hoặc về sớm không quá 1 lần, mỗi lần không quá 10 phút.
- Tham dự các cuộc họp của tổ bộ môn, phòng/ khoa, toàn trƣờng, nếu có vắng không quá 2 lần (có phép hay không phép), đi trễ hoặc về sớm không quá 2 lần, mỗi lần không quá 10 phút.
2
1
Minh họa chấm điểm các mức độ tiêu chí về hành vi, thái độ trong công việc
Quy định Mức độ thực hiện iểm
Hành vi, thái độ trong công việc
- Tác phong đúng quy định, văn minh lịch sự trong ứng xử với mọi ngƣời, đƣợc mọi ngƣời khen ngợi, có tình cảm tốt với các nhân viên
- Tác phong đúng quy định, thái độ hòa nhã vui vẻ đƣợc mọi ngƣời nhận xét tốt .
- Tác phong đúng quy định, không bị mọi ngƣời phê bình về tác phong, thái độ làm việc.
- Tác phong chƣa đảm bảo, thỉnh thoảng bị phê bình nhƣng có sửa chữa.
- Tác phong chƣa đảm bảo, thƣờng xuyên bị mọi ngƣời phê bình, không có ý thức khắc phục. 5 4 3 2 1
Minh họa chấm điểm các mức độ tiêu chí về quản lý tài sản, tiết kiệm nguồn lực nhà trƣờng Quy định Mức độ thực hiện iểm Quản lý tài sản, tiết kiệm nguồn lực nhà trƣờng
- Tích cực tham gia và đề xuất ý kiến về quản lý tài sản và sử dụng tiết kiệm điện, nƣớc, mực in,... và trả tài sản sớm hơn thời gian quy định.
- Có ý thức tham gia quản lý tài sản và sử dụng tiết kiệm điện, nƣớc, mực in,... và trả tài sản đúng thời gian quy định.
- Có ý thức tham gia quản lý tài sản và sử dụng tiết kiệm