5. Bố cục của đề tài
3.3.2. Hoàn thiện tiêu chí đánh giá thành tích nhân viên
Tiêu chí đánh giá thể hiện ở các yêu cầu của việc hoàn thành một công việc cả về số lượng lẫn chất lượng. Đó chính là các mốc chuẩn cho việc đo lường thực tế việc thực hiện công việc của nhân viên.
a. Xác định căn cứ và cách thức xây dựng tiêu chí đánh giá
Tiêu chí đánh giá được xem là mấu chốt của hệ thống đánh giá thành tích, thể hiện được những việc thuộc nhiệm vụ của từng nhân viên và sự kỳ vọng của cấp trên. Các tiêu chí đánh giá phải được thiết lập căn cứ trên bản mô tả công việc và mục tiêu thống nhất giữa lãnh đạo và nhân viên.
Hình 3.1. Cách xây tiêu chí đánh giá thành tích nhân viên
Bản mô tả công việc giúp xác định được chức năng chính và nhiệm vụ cụ thể từng nhân viên, những tiêu chuẩn năng lực cá nhân cần có để đáp ứng yêu cầu của công việc, đây là kết quả của phân tích công việc chuyên sâu, nhằm xác định trách nhiệm, công việc cụ thể của từng nhân viên, các tiêu
chuẩn về kỹ năng, năng lực, cần có để đáp ứng yêu cầu công việc. Đây là căn cứ quan trọng không những phục vụ cho công tác đánh giá thành tích nhân viên mà còn phục vụ các chức năng khác trong công tác quản lý nguồn nhân lực.
- Xây dựng "Bản mô tả công việc"
Xây dựng "Bản mô tả công việc", dưới dạng một văn bản viết giải thích về những nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc và những vấn đề có liên quan đến một công việc cụ thể. Bản mô tả công việc thường bao gồm ba nội dung:
+ Phần xác định công việc: tên công việc (chức danh, vị trí thực hiện công việc), mã số của công việc (nếu có), tên bộ phận hay địa điểm thực hiện công việc, chức danh lãnh đạo trực tiếp, mức lương...ngoài ra có thể có một số tóm lược về mục đích hoặc chức năng của công việc.
+ Phần tóm tắt về các nhiệm vụ, trách nhiệm thuộc công việc: Phần này bao gồm các câu mô tả chính xác, nêu rõ nhân viên phải làm gì, thực hiện các nhiệm vụ và trách nhiệm như thế nào và tại sao phải thực hiện những nhiệm vụ đó.
+ Các điều kiện làm việc: bao gồm các điều kiện về môi trường vật chất (các máy móc, công cụ, trang bị cần phải sử dụng), thời gian làm việc, điều kiện về vệ sinh, an toàn lao động, các phương tiện đi lại để phục vụ công việc và các điều kiện khác có liên quan.
Nội dung bản mô tả công việc nhân viên tại KBNN Đắk Lắk có thể được tóm tắt như sau:
- Chức vụ: vị trí công tác cần mô tả.
- Bộ phận: Nhân viên thuộc phòng nào quản lý.
- Tóm tắt công việc: mô tả chung về công việc, mục tiêu của công việc. - Các nhiệm vụ và trách nhiệm: nhiệm vụ được giao và thẩm quyền giải quyết. - Các mối quan hệ chủ yếu: bên trong và bên ngoài, mục đích quan hệ. - Các chỉ tiêu đánh giá kết quả thực hiện công việc.
+ Bằng cấp: chuyên ngành yêu cầu, ngoại ngữ, tin học
+ Kinh nghiệm: Các kinh nghiệm cần thiết cho vị trí công việc
+ Yêu cầu về kiến thức và kỹ năng: kiến thức về lĩnh vực làm việc và những kỹ năng cần có để thực hiện công việc: năng lực lãnh đạo, năng lực thực hiện công việc, kỹ năng giao tiếp, ...
+ Các điều kiện làm việc + Thời gian làm việc + Môi trường làm việc + Các công cụ hỗ trợ
Để làm rõ nội dung này, luận văn minh họa về bản mô tả công việc công việc đối với vị trí chuyên viên phòng Tổng hợp, như sau:
1.Vị trí, chức vụ: Chuyên viên 2. Bộ phận: Phòng Tổng hợp
3. Tóm tắt công việc: Dự thảo các văn bản triển khai, hướng dẫn thực hiện và kiểm tra, theo dõi việc thực hiện của các phòng liên quan và tham mưu đối với các mảng công việc: Cải cách hành chính, Quản lý ngân quỹ, Quản lý tài khoản tiền gửi, lãi từ tài khoản tiền gửi của các đơn vị KBNN tại Ngân hàng, tham gia góp ý dự thảo các văn bản có liên quan đến các mảng công việc nêu trên khi có yêu cầu; thực hiện rà soát, đề xuất và kiến nghị việc điều chỉnh, bổ sung, hoặc hủy bỏ các nội dung được quy định tại các văn bản thuộc các mảng công việc này.
Nhiệm vụ cụ thể:
Tham mưu thực hiện các công việc sau:
+ Theo dõi việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác và đánh giá tổng hợp hoạt động của KBNN Đắk Lắk trong phạm vi lập các báo cáo phục vụ các kỳ họp giao ban định kỳ hàng tháng.
+ Xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra và tổng hợp đánh giá kết quả công tác cải cách hành chính của KBNN Đắk Lắk.
+ Xây dựng định mức, thực hiện theo dõi, tổ chức quản lý, điều hòa ngân quỹ tại KBNN Đắk Lắk.
+ Phối hợp với các phòng liên quan tham gia theo dõi, quản lý tài khoản tiền gửi, lãi từ tài khoản tiền gửi của KBNN Đắk Lắk tại Ngân hàng Nhà nước trong phạm vi trách nhiệm của phòng Tổng hợp.
+ Phối hợp với các chuyên viên khác nắm bắt, theo dõi, thống kê, tổng hợp và phân tích tình hình, số liệu, các chỉ tiêu về thu chi NSNN và các chỉ tiêu về hoạt động tổng hợp của KBNN Đắk Lắk định kỳ tháng, quý, năm và đột xuất theo phân công của lãnh đạo phòng;
+ Thực hiện đầy đủ, chính xác, đúng thời hạn và đạt chất lượng các báo cáo của các mảng công việc thuộc trách nhiệm phụ trách (Cải cách hành chính, Kiểm soát thủ tục hành chính, Giao dịch một cửa, Làm việc thứ bảy, Thanh toán ATM, Thực hành tiết kiệm, Lãi tiền gửi, ...).
+ Trực tiếp giúp việc cho Ban chỉ đạo cải cách hành chính.
4. Các tiêu chí đánh giá kết quả thực hiện công việc: Số lượng và tỷ lệ hoàn thành các công việc chuyên môn được giao; Thời gian hoàn thành các công việc được giao; Số lượng các văn bản tham mưu KBNN Đắk Lắk ban hành; Số lượng các đề xuất, tham mưu được lãnh đão phòng và lãnh đạo KBNN Đắk Lắk ghi nhận; Số lượng các sáng kiến cải tiến được công nhận; Tỷ lệ hoàn thành các báo cáo đúng thời gian quy định.
5. Kiến thức và kỹ năng cần thiết: - Trình độ:
+ Tốt nghiệp Đại học hệ chính quy trở lên thuộc các chuyên ngành: Kinh tế Tài chính, Kế toán, Ngân hàng;
+ Có chứng chỉ Tin học Văn phòng hoặc trình độ A trở lên. - Kỹ năng:
+ Hiểu biết công việc đang làm, nắm vững các quy định của Nhà nước về các lĩnh vực hoạt động để tham mưu cho Trưởng phòng;
+ Có khả năng quan sát, nắm bắt chung toàn bộ các hoạt động của các đơn vị thuộc, trực thuộc KBNN Đắk Lắk để tổng hợp hoạt động của đơn vị khi có yêu cầu;
+ Có tính chủ động, sáng tạo; có khả năng phân tích, tổng hợp; có khả năng diễn đạt, viết lách;
Giải quyết công việc nhanh, cẩn thận, đạt kết quả tốt. 6. Điều kiện làm việc:
+ Thời gian làm việc: 8 giờ một ngày.
+ Trang thiết bị, công cụ lao động: cung cấp đầy đủ. + Phương tiện đi lại: phục vụ theo yêu cầu công việc.
+ Về môi trường: đáp ứng nhu cầu vệ sinh, an toàn lao động.
Bên cạnh bản mô tả công việc từng chức danh, KBNN Đắk Lắk cần phối hợp với bản mô tả chức năng nhiệm vụ từng phòng để có sơ đồ chỉ rõ mối quan hệ từng bộ phận với các bộ phận khác.
+ Tiêu chuẩn hoá chức danh nhân viên
Từ phân tích công việc, mỗi phòng phải xây dựng "Bảng tiêu chuẩn chức danh nhân viên " cho riêng đơn vị mình. "Bản tiêu chuẩn chức danh nhân viên" là bản liệt kê các đòi hỏi của công việc đối với nhân viên về kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm cần phải có; các yêu cầu về đạo đức, tinh thần, trình độ giáo dục và đào tạo cần thiết; các yêu cầu về thể lực và các yêu cầu cụ thể khác. Tiêu chuẩn chức danh nhân viên được xây dựng nhằm các mục đích sau:
- Làm căn cứ để xác định các yêu cầu về phẩm chất chính trị, đạo đức lối sống, năng lực công tác, trình độ kiến thức của từng chức danh nhân viên.
- Làm căn cứ để tuyển chọn, bố trí, sử dụng, nhận xét, đánh giá, quy hoạch, bổ nhiệm và để xác định rõ nội dung, chương trình đào tạo, bồi dưỡng; để thực hiện các chính sách và các chế độ đãi ngộ khác với nhân viên.
- Là căn cứ để tổ chức thi tuyển, thi nâng bậc cho nhân viên các cấp. - Là căn cứ, cơ sở để nhân viên phấn đấu trong học tập, rèn luyện nâng cao phẩm chất chính trị, đạo đức lối sống, năng lực và hiệu quả công tác, hoàn thành tốt chức trách và thực hiện đúng nghĩa vụ, quyền hạn của mình.
Một bản tiêu chuẩn chức danh nhân viên phải bao hàm các nội dung cơ bản sau:
- Tiêu chuẩn về trình độ chính trị - Tiêu chuẩn về phẩm chất và đạo đức - Tiêu chuẩn về năng lực chuyên môn.
Đối với các yêu cầu về trình độ chuyên môn, bên cạnh trình độ chuyên môn nghiệp vụ cần đặc biệt quan tâm đến kiến thức, kỹ năng về quản lý hành chính công, sự hiểu biết về các chính sách, đường lối, chủ trương của Đảng và Pháp luật của Nhà nước. Việc xây dựng tiêu chuẩn chức danh của nhân viên cần phải đáp ứng được các yêu cầu sau:
- Yếu tố về đức (phẩm chất và trình độ chính trị, đạo đức cách mạng, tinh thần làm việc, đạo đức công việc) phải luôn được đề cao đối với mỗi nhân viên.
- Các yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ được xác định một cách chính xác trên cơ sở công việc và thực hiện công việc song đảm bảo không bị lạc hậu trước những thay đổi do quá trình đổi mới đặt ra.
Ví dụ: Tiêu chuẩn của một chuyên viên phòng Tổng hợp * Nhiệm vụ cụ thể:
Tham mưu thực hiện các công việc sau:
+ Theo dõi việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác và đánh giá tổng hợp hoạt động của KBNN Đắk Lắk trong phạm vi lập các báo cáo phục
+ Xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra và tổng hợp đánh giá kết quả công tác cải cách hành chính của KBNN Đắk Lắk.
+ Xây dựng định mức, thực hiện theo dõi, tổ chức quản lý, điều hòa ngân quỹ tại KBNN Đắk Lắk.
+ Phối hợp với các phòng liên quan tham gia theo dõi, quản lý tài khoản tiền gửi, lãi từ tài khoản tiền gửi của KBNN Đắk Lắk tại Ngân hàng Nhà nước trong phạm vi trách nhiệm của phòng Tổng hợp.
+ Phối hợp với các chuyên viên khác nắm bắt, theo dõi, thống kê, tổng hợp và phân tích tình hình, số liệu, các chỉ tiêu về thu chi NSNN và các chỉ tiêu về hoạt động tổng hợp của KBNN Đắk Lắk định kỳ tháng, quý, năm và đột xuất theo phân công của lãnh đạo phòng;
+ Thực hiện đầy đủ, chính xác, đúng thời hạn và đạt chất lượng các báo cáo của các mảng công việc thuộc trách nhiệm phụ trách (Cải cách hành chính, Kiểm soát thủ tục hành chính, Giao dịch một cửa, Làm việc thứ bảy, Thanh toán ATM, Thực hành tiết kiệm, Lãi tiền gửi, ...).
* Kỹ năng:
+ Hiểu biết công việc đang làm, nắm vững các quy định của Nhà nước về các lĩnh vực hoạt động để tham mưu cho Trưởng phòng;
+ Có khả năng quan sát, nắm bắt chung toàn bộ các hoạt động của các đơn vị thuộc, trực thuộc KBNN Đắk Lắk để tổng hợp hoạt động của đơn vị khi có yêu cầu;
+ Có tính chủ động, sáng tạo; có khả năng phân tích, tổng hợp; có khả năng diễn đạt, viết lách;
* Yêu cầu trình độ chuyên môn nghiệp vụ:
+ Tốt nghiệp Đại học hệ chính quy trở lên thuộc các chuyên ngành: Kinh tế, Tài chính, Kế toán, Ngân hàng;
+ Có chứng chỉ Tin học Văn phòng hoặc trình độ A trở lên. * Yêu cầu về trình độ lý luận chính trị: Trung cấp trở lên
Ngoài những yêu cầu trên, chuyên viên phòng Tổng hợp phải biết sử dụng máy ảnh, máy quay, phương pháp thu thập và xử lý thông tin liên quan phục vụ cho công tác viết tin bài đăng trên Tạp chí Quản lý Ngân quỹ quốc gia, các báo và tạp chí khác; viết tin và ảnh đăng trên Trang thông tin điện tử của đơn vị.
* Xác định mục tiêu cụ thể phấn đấu cho từng nhân viên
- Xác định mục tiêu công việc cụ thể ứng với chức năng nhiệm vụ của từng nhân viên.
- Xác định các công việc cụ thể cần phải làm để hoàn thành mục tiêu, các tiêu chí thể hiện mức độ hoàn thành từng công việc cụ thể.
- Xác định các thông số liên quan đến công việc đang phân tích, xác định tiêu chí đánh giá thành tích của nhân viên.
Đồng thời, trong quá trình thiết lập các tiêu chí đánh giá nhân viên phải đảm bảo các nguyên tắc sau:
- Tiêu chí đánh giá phải gắn liền với công việc phân công cho nhân viên và gắn liền với chiến lược của hệ thống KBNN;
- Tiêu chí đánh giá phải bao quát được mọi khía cạnh của quá trình thực hiện công việc của nhân viên;
- Tiêu chí đánh giá không nên bị đồng nhất hoặc bị làm sai lệch do những yếu tố khách quan;
- Tiêu chí đánh giá phải đảm bảo độ tin cậy theo thời gian và đối với tất cả những người thực hiện đánh giá khác nhau;
b. Xác định các loại tiêu chí đánh giá thành tích nhân viên
Để đánh giá đúng thành tích của nhân viên trước hết KBNN Đắk Lắk phải xây dựng được hệ thống các tiêu chí đánh giá cho công việc của nhân viên đó. Hệ thống các tiêu chí này được thể hiện trong bản mô tả công việc của nhân viên, được cụ thể hóa bằng các mục tiêu, chỉ tiêu cụ thể giao cho nhân viên trong năm.
Đối với mục tiêu đánh giá đã xác định ở trên, ngoài các tiêu chí về kết quả thực hiện công tác chuyên môn và các tiêu chí về thái độ, kỷ luật, KBNN Đắk Lắk cần bổ sung các tiêu chí cụ thể về năng lực thực hiện công việc, hành vi thái độ phục vụ, nhằm đánh giá sâu hơn thành tích nhân viên, phục vụ các mục đích khác ngoài việc xếp loại cuối năm và đề bạt nhân viên. Các tiêu chí phải đảm bảo các yêu cầu về cụ thể, đo lường được, có thể đạt được, thách thức và hạn định thời gian. Tác giả đề nghị 04 nhóm tiêu chí đánh giá như sau:
- Các tiêu chí về kết quả thực hiện công việc chuyên môn nghiệp vụ - Thông qua việc thảo luận giữa cấp trên và nhân viên cùng với xác định tiêu chuẩn đánh giá theo qui trình nêu trên, các tiêu chí kết quả thực hiện công việc của nhân viên cần được thiết lập một cách cụ thể được đưa vào bản tiêu chuẩn công việc để nhân viên biết mục tiêu làm việc, phấn đấu.
- Xác định trọng số thể hiện mức độ quan trọng của từng tiêu chí có thể được xác định với tổng trọng số bằng 100% tùy theo tính chất công việc, mục tiêu của KBNN Đắk Lắk trong từng năm. Theo mục tiêu của đơn vị các tiêu chí liên quan đến công tác cải cách thủ tục hành chính, rút ngắn thời gian xử lý chứng từ, hồ sơ cho khách hàng phải có trọng số cao hơn các tiêu chí khác; Đối với khối nhân viên trực tiếp làm công tác chuyên môn thì số lượng ý kiến đề xuất được lãnh đạo đồng ý là quan trọng hơn các tiêu chi khác.
- Theo qui trình thiết lập tiêu chuẩn nêu trên, đối với lãnh đạo phòng là