Bao gồm các yếu tố gắn với bản thân công chức và phong cách quản lý của người lãnh đạo.
Các yếu tố gắn với bản thân công chức như nhu cầu, lợi ích và mục tiêu của chính họ; tính cách cá nhân, trình độ văn hoá, chuyên môn, kỹ năng, tay nghề…thậm chí là đặc điểm nhân khẩu học.
Nhu cầu: là tất cả những đòi hỏi, những mong ước xuất phát từ những nguyên nhân khác nhau (như mặt xã hội, mặt tâm sinh lý...) nhằm đạt được mục đích. Nhu cầu là trạng thái tâm sinh lý của con người nhằm đạt được cái gì đó. Hay nhu cầu là sự cảm nhận trong nội tâm con người về cái cần thiết cho mình để sống và phát triển.
Hệ thống nhu cầu của con người phong phú và đa dạng, thường xuyên thay đổi về chất lượng và số lượng. Khi nhu cầu chưa được thỏa mãn tạo ra một tâm lý căng thẳng đối với con người khiến họ tìm cách để thỏa mãn nhu cầu đó. Để có thể thỏa mãn được những mong muốn này họ phải nỗ lực, mong muốn càng lớn mức nỗ lực càng cao tức là động cơ càng lớn. Khi một nhu cầu được thoả mãn lập tức xuất hiện nhu cầu khác cao hơn.
Theo Học thuyết thúc đẩy theo nhu cầu của David Mc Clelland, mỗi người ba động lực mà ông tin rằng tất cả chúng ta đều có, đó là:
Nhu cầu thành đạt: là nhu cầu được thể hiện đến sự vượt qua khó khăn để đạt được mục tiêu. Muốn đạt đượcmục tiêu bằng sự nỗ lực của mình,thích được thành công khi cạnh tranh.
Nhu cầu hội nhập: mong muốn hình thành những mối quan hệ cá nhân gần gũi, tránh xung đột và thiết lập tình bạn thân thiết.
Nhu cầu về quyền lực: mong muốn gây được sự ảnh hưởng hoặc sự kiểm soát người khác, chịu trách nhiệm với người khác và có quyền đối với người khác.
McClelland cho rằng, bất kể giới tính, văn hóa, hay tuổi tác, tất cả chúng ta đều có ba động cơ thúc đẩy này, và một trong số này sẽ chi phối của chúng ta.
Do vậy, việc không ngừng thoả mãn những nhu cầu của con người là một trong những nhân tố quan trọng để làm tăng năng suất lao động, hiệu quả của cá nhân nói riêng và của tổ chức nói chung.
Lợi ích: Lợi ích là mức độ thoả mãn nhu cầu trong những điều kiện lịch sử cụ thể. Lợi ích lao động được biểu hiện là lợi ích kinh tế trong mối quan hệ giữa những người lao động với nhau, giữa người sử dụng lao động và người lao động.
Tương ứng với nhu cầu vật chất và tinh thần có lợi ích vật chất và lợi ích tinh thần. Giữa hai lợi ích này có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Sự thoả mãn lợi ích vật chất dễ hơn sự thoả mãn lợi ích tinh thần. Thông thường, một sự thoả mãn về lợi ích vật chất sẽ là tiền đề làm nảy sinh lợi ích về tinh thần.
Tương ứng với nhu cầu cá nhân và nhu cầu xã hội có lợi ích cá nhân và lợi ích xã hội.
Lợi ích cá nhân là động lực trực tiếp mạnh mẽ nhất và thông qua lợi ích cá nhân con người đạt được lợi ích tập thể. Lợi ích cá nhân gắn liền với sự thoả mãn nhu cầu cá nhân của bản thân người lao động và gia đình họ, lợi ích xã hội gắn liền với nhu cầu xã hội. Lợi ích cá nhân có tác động trực tiếp và tạo ra sự quan tâm nhiều hơn đối với người lao động vì lợi ích cá nhân là biểu hiện cụ thể của sự đáp ứng nhu cầu cá nhân là yếu tố tạo động lực làm việc. Mức độ thoả mãn lợi ích càng lớn thì càng tạo ra động lực làm việc càng nhiều.
Mục tiêu cá nhân:
Mục tiêu cá nhân là cái đích mà mỗi cá nhân muốn đạt tới. Đó là sự định hướng của mỗi công chức. Khi cá nhân công chức có mục tiêu càng rõ ràng, cụ thể và lượng hóa được mục tiêu của mình thì việc thực hiện công việc càng hiệu quả hơn. Mỗi cá nhân có thể có ít, hoặc nhiều, hoặc rất nhiều mục tiêu, đặt trong mối quan hệ với mục tiêu của tổ chức. Có thể có các trường hợp mục tiêu của cá nhân thuận theo mục tiêu của tổ chức, nhưng cũng có thể có trường hợp công chức có mục tiêu cá nhân ngược lại mục tiêu của tổ chức hoặc mục tiêu của cá nhân không ảnh hưởng, liên quan đến mục tiêu của tổ chức.
Khi nghiên cứu sự tác động của mục tiêu cá nhân tới động lực làm việc của người công chức. Ta nhận thấy mức độ khó, dễ, trung bình của mục tiêu ảnh hưởng rất nhiều tới việc tạo động lực làm việc. Nếu mục tiêu cá nhân mang độ khó cao, cá nhân công chức lúc này sẽ phải cố gắng nỗ lực rất nhiều để đạt được mục tiêu đề ra … chính sự cố gắng, nỗ lực đã tạo cho họ động lực để làm việc. Nhưng nếu mục tiêu chỉ ở mức quá thấp, có thể đạt được một cách dễ dàng và khi cá nhân không cần cố gắng cũng đạt được thì bản thân họ sẽ thiếu động lực để làm việc. Vì lẽ đó việc định hướng mục tiêu phấn đấu cho công chức và việc tạo môi trường công bằng cho mọi công chức được cạnh tranh, thi đua, phấu đấu lành mạnh là một yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến động lực làm việc của công chức.
Tính cách cá nhân: là một yếu tố có ảnh hưởng rất lớn đến việc tạo động lực làm việc. Trong một tổ chức có thể nói mỗi CC hầu như mang một tính cách khác nhau, không ai giống ai hoàn toàn. Tính cách của mỗi một cá nhân được
hình thành bởi một quá trình lâu dài, rất khó thay đổi trong quá trình làm việc. Nó ảnh hưởng đến sự thích thú hay chán nản với công việc của cá nhân, ngoài ra tính cách cá nhân cũng chi phối đến bầu không khí trong tổ chức.
Trình độ văn hoá, chuyên môn, kỹ năng, tay nghề: Trình độ văn hóa, năng lực chuyên môn, kỹ năng, tay nghề và năng lực về hoạt động phong trào, năng lực hoạt động thực tiễn,…có thể là do bẩm sinh và cũng có thể có được do quá trình đào tạo, học tập, hoạt động thực tiễn mà tích lũy được.
Trình độ chuyên môn là một trong những yếu tố quan trọng của công chức, nó ảnh hưởng rất lớn đến động lực làm việc của họ. Nếu trình độ chuyên môn của công chức cao hơn nhiều so với đòi hỏi công việc họ nắm giữ thì người này sẽ nhanh chóng rơi vào tình trạng nhàm chán và thiếu động cơ làm việc. Nhưng nếu trình độ chuyên môn của công chức thấp hơn yêu cầu của công việc thì họ thường xuyên gặp khó khăn, thiếu sót trong công việc, dần dần sẽ gây bế tắc và mệt mỏi, chán nản và không còn động cơ làm việc nữa. Do đó, cần chú ý phân công đúng người, đúng việc, nhiều trường hợp công việc có yêu cầu cao hơn chuyên môn sẽ kích thích và tạo nên động lực làm việc của công chức.
Một CC có năng lực tốt thường sẽ có động cơ làm việc rõ ràng và luôn có được động lực mạnh mẽ trong quá trình làm việc. Nếu năng lực hạn chế thì sẽ hạn chế về mặt động cơ, động lực làm việc hơn.
Đặc điểm nhân khẩu học: Các đặc điểm về nhân khẩu học là những yếu tố nền tảng cho biết nguồn gốc và quá trình phát triển của công chức, bao gồm các đặc điểm về giới tính, lứa tuổi, dân tộc, tôn giáo. Các yếu tố nhân khẩu học có ảnh hưởng tới nỗ lực và kết quả thực hiện công việc, tới động lực làm việc… ví dụ theo các nhà nghiên cứu thì nam giới thường có khả năng tìm tòi, sáng tạo, cạnh tranh trong công việc nhiều hơn nữ giới, trong khi nữ giới thường tỷ mỉ, cẩn trọng… Tuy nhiên cả nam và nữ đều có thể trở thành những công chức lãnh đạo, quản lý giỏi, điều quan trọng đặt ra là nhà quản lý phải biết cách quản lý và tôn trọng những đặc điểm về giới tính. Hoặc tuổi tác cũng ảnh hưởng rất nhiều đến động lực làm việc của người lao động. Trên thực tế cho thấy, lứa tuổi khác
nhau dẫn tới nhu cầu, sở thích, lối sống, hành động khác nhau. Vì lẽ đó, có thể khẳng định các yếu tố nhân khẩu học có ảnh hưởng nhất định đến động lực làm việc của công chức, đòi hỏi các nhà quản lý cần có các chính sách hợp lý để phát huy được khả năng của bản thân công chức, tạo động lực cho họ làm việc tốt hơn.
Phong cách quản lý của người lãnh đạo: Người lãnh đạo quản lý là trung tâm, tấm gương của tổ chức, chịu trách nhiệm trước tập thể và cấp trên về kết quản hoạt động cũng như về mọi mặt trong tập thể do mình quản lý.
Theo Học thuyết tăng cường tích cực của B.F. Skinner, trong một tổ chức, người lãnh đạo, quản lý không nên quá tập trung vào những thiếu sót, khuyết điểm của nhân viên, thay vào đó cần sử dụng các biện pháp khen thưởng, giúp đỡ họ cải thiện và nâng cao hiệu quả công việc. Người lãnh đạo, quản lý cần sử dụng nhiều phương thức để công khai khen ngợi nhân viên. Phê bình phải mang tính xây dựng, phê bình việc chứ không phê bình người. Phê bình cần đi đôi với tán dương, hạn chế tối đa phê bình nhân viên một cách trực diện trước tập thể.
Chính vì vậy, trong một tổ chức thì người lãnh đạo, quản lý có vai trò cực kỳ quan trọng, là một yếu tố cơ bản để tạo nên động lực làm việc cho các thành viên trong tổ chức. Nếu người lãnh đạo, quản lý có nhân cách tốt, có tâm, có tầm và có tài thì sẽ là tấm gương tốt để mọi người noi theo, cố gắng làm việc hết mình để đạt được kết quả cao nhất.
Cái tâm của người lãnh đạo thể hiện ở chỗ họ có tinh thần thái độ, trách nhiệm cao, tận tụy với công việc, luôn đặt lợi ích của tập thể lên trên hết. Đồng thời cũng là một người bạn gần gũi nhất, luôn chia sẻ động viên cấp dưới trong mọi khó khăn của công việc cũng như khó khăn trong cuộc sống. Muốn vậy người lãnh đạo phải hết sức sâu sát, quan tâm đến nhân viên để kịp thời chỉ ra những sai phạm, thiếu sót cũng như phải giúp đỡ, hỗ trợ họ hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ được giao.
Nếu trong một tổ chức mà lãnh đạo có thái độ cửa quyền, hách dịch, thiếu tôn trọng với nhân viên thì sẽ tạo ra không khí nặng nề trong tổ chức, tạo ra
khoảng cách giữa lãnh đạo với nhân viên, dẫn đến nhân viên làm việc không nhiệt tình, không cống hiến hết sức cho công việc.