1.3. Hệ thống đánh giá công chứcquản lý ở các cơ quan chuyên môn thuộc
1.3.7. Quy trình đánh giá
Để hoạt động đánh giá được thực hiện một cách có hệ thống, hiệu quả thì phải có một quy trình đánh giá khoa học, hợp lý, bởi lẽ quy trình đánh giá thể hiện các bước để có thể tiến hành hoạt động đánh giá công chức. Từ góc độ khoa học quản lý nguồn nhân lực, đánh giá công chức gồm các bước như bảng 1.1 sau:
Bảng 1.1. Quy trình đánh giá công chức quản lý
Nguồn: Học viện Hành chính Quốc gia (2016), Tập bài giảng Quản lý nguồn nhân lực trong Tổ chức hành chính nhà nước, Lưu hành nội bộ.
Qua bảng 1.1 trên, quy trình đánh giá công chức được tiến hành qua các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị đánh giá công chức quản lý - Xây dựng nội dung đánh giá công chức quản lý
Nội dung đánh giá công chức quản lý phải bảo đảm yêu cầu theo đúng quy định của pháp luật. Các nội dung đánh giá được làm rõ bằng các tiêu chí cụ thể. Nội dung, tiêu chí đánh giá cần bao quát các phương diện như phẩm chất đạo đức, trình độ năng lực, kết quả thực thi công việc, hành vi thái độ của công chức quản lý. Nội dung đánh giá cần có trọng tâm đánh giá, phù hợp với mục tiêu của cơ quan, tổ chức. Mặt khác, nội dung đánh giá cần được điều
Lập kế hoạch công tác đánh giá Thu thập thông tin và phản hồi Tiến hành đánh giá và quyết định kết quả Phản hồi kết quả đánh giá Lưu trữ kết quả Chuẩn bị công tác đánh giá công chức
chỉnh, bổ sung cho phù hợp với tình hình cơ quan, tổ chức. Nội dung đánh giá công chức quản lý được xây dựng thành văn bản quy chế để việc thực hiện trở nên có cơ sở căn cứ và thống nhất.
- Lựa chọn phương pháp đánh giá phù hợp
Lựa chọn phương pháp đánh giá phù hợp với nội dung, tiêu chí đánh giá công chức quản lý và điều kiện của cơ quan, tổ chức để đạt được hiệu quả đáng giá công chức quản lý mong muốn. Có nhiều phương pháp đánh giá có thể lựa chọn như phương pháp đánh giá theo thang điểm, phương pháp bình bầu, phương pháp đánh giá theo mục tiêu, phương pháp phản hồi 360 độ…Việc lựa chọn phương pháp phù hợp sẽ giúp cho công tác đánh giá được thực hiện thuận lợi và đạt hiệu quả cao.
- Xác định mục đích đánh giá công chức quản lý
Mục đích đánh giá công chức định hướng cho việc sử dụng kết quả đánh giá công chức. Mục đích đánh giá cần được xác định rõ ở cả hai khía cạnh đối với tổ chức và đối với cá nhân công chức.
- Xây dựng biểu mẫu có liên quan
Các biểu mẫu là công cụ để thu thập thông tin trong quá trình đánh giá. Biểu mẫu trình bày các nội dung, tiêu chí đánh giá, mức thang điểm, xếp hạng… Tùy thuộc vào nội dung, tiêu chí, phương pháp đánh giá mà biểu mẫu được xây dựng cho phù hợp.
Bước 2: Lập kế hoạch đánh giá công chức quản lý
Lập kế hoạch đánh giá đề ra quy trình, trình tự, thời gian thực hiện công tác đánh giá công chức. Lập kế hoạch đánh giá cần có quy trình phù hợp với quy định của pháp luật, xác định thời điểm đánh giá hàng năm, có văn bản thông báo, hướng dẫn về hoạt động đánh giá đến công chức. Bên cạnh những nội dung trên, lập kế hoạch đánh giá cần chú ý đến các nội dung như:
- Xác định nhu cầu đào tạo, phát triển - Thống nhất hoạt động của của đơn vị. Bước 3: Thu thập thông tin và phản hồi
Việc thu thập thông tin là cơ sở để tiến hành đánh giá. Thông tin cần thu thập như kết quả thực thi công vụ, ý thức, thái độ làm việc, hành vi ứng xử, năng lực của công chức quản lý. Thông tin đánh giá công chức quản lý có thể được thu thập bằng nhiều hình thức khác nhau như: quan sát công chức thực hiện công việc; kiểm tra mẫu kết quả công việc đã hoàn thành; theo dõi thực hiện công việc; ghi chép sự kiện quan trọng; tham khảo ý kiến những người có liên quan; trao đổi trực tiếp. Ví dụ: thông qua báo cáo tự đánh giá của công chức và văn bản, giấy tờ, tài liệu có liên quan sẽ cung cấp thông tin về kết quả công việc, những ưu điểm, hạn chế, khó khăn vướng mắc trong công việc… của công chức.
Khi thu thập thông tin, cần quan tâm đến những nguồn thông tin phản hồi như những ý kiến nhận xét của tập thể, ý kiến của công dân, những hồ sơ tài liệu có liên quan trong thời gian đánh giá công chức để tránh việc bỏ sót thông tin, dẫn đến đánh giá có sai sót.
Bước 4: Tiến hành đánh giá và ra quyết định kết quả đánh giá
Dựa vào thông tin thu được và phương pháp đã lựa chọn, tiến hành hoạt động và quyết định kết quả đánh giá. Trong cơ quan HCNN, đánh giá công chức quản lý có sự tham gia của người đứng đầu cơ quan đơn vị, tập thể, công chức bị đánh giá và những người có thẩm quyền liên quan. Công chức cung cấp những thông tin về tình hình công việc của bản thân. Người cấp trên trực tiếp đánh giá công chức dựa trên ý kiến thảo luận với tập thể.
Trong quá trình đánh giá, nên chú trọng đến việc đưa ra những phương án để sửa chữa những nhược điểm, phát huy những ưu điểm của công chức và
tập thể; đề ra những phương hướng cho nhiệm vụ tiếp theo của tập thể trong tương lai.
Người có thẩm quyền (thường là người đứng đầu cơ quan đơn vị) ra quyết định kết quả đánh giá công chức, chịu trách nhiệm về kết quả đánh giá trước cơ quan cấp trên và pháp luật. Sau khi có kết quả đánh giá công chức, thông báo cho công chức về kết quả. Trong cơ quan HCNN, kết quả đánh giá thường được thông báo sau 05 ngày kể từ ngày kí.
Sau khi nhận kết quả, công chức có thể khiếu nại về kết quả đánh giá nếu thấy có sai sót hoặc bất hợp lý. Việc khiếu nại được thực hiện theo quy định của pháp luật.
Bước 5: Phản hồi kết quả đánh giá
Phản hồi đánh giá có thể thực hiện thông qua hoạt động phỏng vấn đánh giá. Phỏng vấn đánh giá là “cuộc họp chính thức cuối kỳ đánh giá giữa nhà quản lý và nhân viên nhằm trao đổi những vấn đề liên quan đến kết quả công việc và tình hình thực hiện công việc của nhân viên”. Phỏng vấn đánh giá nhằm mục đích cơ hội trao đổi thông tin phản hồi giữa người đánh giá và người bị đánh giá. Qua phỏng vấn đánh giá, người quản lý và nhân viên tạo sự đồng thuận về nội dung liên quan đến công việc của nhân viên. Trong cuộc phỏng vấn, người quản lý ghi nhận, biểu dương những việc làm tốt,so sánh kết quả công việc với mục tiêu, tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc, thỏa thuận về hiệu quả làm việc trong tương lai... Trong quá trình phỏng vấn, người quản lý có thể đưa ra những lời khuyên, những lời tư vấn nhằm giúp công chức của mình có thể hoàn thiện kĩ năng và phát triển khả năng của bản thân.
Bước 6: Lưu trữ kết quả đánh giá
Sau quá trình đánh giá, hồ sơ kết quả đánh giá sẽ được lưu trữ để phục vụ cho công tác quản lý nhân sự. Kết quả đánh giá công chức được lưu trữ
theo quy định để bổ sung vào hồ sơ công chức và là cơ sở cho hoạt động khác của công tác quản lý công chức [33].