- Kinh phí hoạt động do ngân sách nhà nước cấp. Ngoài ra, Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả được sử dụng một phần kinh phí trích lại từ các khoản thu phí, lệ của các giao dịch tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo quy định.
- Chế độ đãi ngộ: Bên cạnh việc quan tâm đến chế độ phụ cấp hàng ngày và ngày thứ Bảy cho công chức tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, quận còn thường xuyên cử các công chức tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng nhằm trang bị những kiến thức cơ bản về chính trị, văn hóa công sở, đạo đức công vụ, kỹ năng giao tiếp hành chính, kỹ năng sử dụng phần mềm như các lớp: Trung cấp lý luận chính trị - hành chính, bồi dưỡng kỹ năng giao tiếp công sở, kỹ năng tiếp công dân và xử lý đơn,…
2.2. Thực trạng cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong cải cách thủ tục hành chính tại UBND quận Bình Thạnh
2.2.1. Công tác chỉ đạo, tổ chức thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong cải cách thủ tục hành chính tại UBND quận Bình Thạnh thông trong cải cách thủ tục hành chính tại UBND quận Bình Thạnh
2.2.1.1. Văn bản chỉ đạo thực hiện
Từ năm 1997 đến năm 2007, thực hiện Quyết định 1468/QĐ-UB-NC ngày 01 tháng 4 năm 1997 của Ủy ban nhân dân thành phố, Ủy ban nhân dân quận đã triển khai và vâ ̣n hành thực hiện mô hình “một cửa, một dấu”. Quâ ̣n đã ban hành Quyết định số 399/QĐ-UB ngày 18 tháng 4 năm 1997 về việc tổ chức và hoạt động của Ủy ban nhân dân quận theo cơ chế “một cửa, một dấu”, thu hồi con dấu của các phòng ban; ban hành quy định về việc ủy nhiệm của Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận đối với Thủ trưởng các phòng, ban trực thuộc, ban hành quy chế tổ chức và hoạt động của Tổ tiếp nhận và hoàn trả hồ sơ về thủ tục hành chính và các quy trình tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế quản lý “ một cửa, một dấu ”.
Thực hiê ̣n Quyết định số 209/2004/QĐ-UB ngày 30 tháng 8 năm 2004 của Ủy ban nhân dân thành phố về việc phê duyệt đề án thành lập Tổ nghiệp vụ hành chính công, Ủy ban nhân dân quận ban hành quyết định số 3720/QĐ- UB ngày 20 tháng 9 năm 2004 về thành lập Tổ nghiệp vụ hành chính công và ban hành Quyết định số 3721/QĐ-UB về quy chế tổ chức và hoạt động của Tổ nghiệp vụ hành chính công trực thuộc Văn phòng HĐND&UBND quận. Trong giai đoạn thí điểm Tổ nghiệp vụ hành chính công có nhiệm vụ thực hiện và giải quyết các hồ sơ liên quan đến lĩnh vực Quản lý đô thị và Kinh tế, như: cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh cá thể; cấp phép xây dựng, hoàn công, sửa chữa nguyên trạng; điều chỉnh giấy phép, gia hạn, cấp phó bản giấy phép xây dựng; đăng bộ chuyển quyền sử dụng đất; cấp số nhà; cấp và gia hạn giấy phép đào đường; cấp phép sử dụng vỉa hè, lề đường; cấp phó bản hoàn công – điều chỉnh biên bản hoàn công.
Việc áp dụng mô hình “một cửa” “một dấu” tuy đã đạt được những thành tựu nhất định như: việc công khai hóa, minh bạch hóa các quy định về thủ tục hành chính, giảm phiền hà, giảm đáng kể thời gian chờ đợi cho người dân, cho doanh nghiệp; trách nhiệm của cán bộ, công chức được nâng cao, góp phần đổi mới cơ bản mối quan hệ giữa cơ quan hành chính nhà nước với người dân, chuyển dần từ cơ chế xin - cho sang cơ chế phục vụ. Tuy nhiên mô hình "một dấu" là ở một cấp chính quyền chỉ có một pháp nhân công quyền duy nhất, chỉ sử dụng dấu Quốc huy của UBND quận, huyện; các phòng ban chuyên môn chỉ là cơ quan tham mưu giúp việc. Mục đích của "một dấu" là để quản lý chặt chẽ văn bản đầu vào, các hình thức ban hành văn bản pháp quy ra bên ngoài của các phòng và quản lý đội ngũ cán bộ. Do vậy, đã bộc lộ hạn chế như: Việc quy định "một dấu" chỉ có trưởng phòng thừa ủy quyền mới được ký. Thí dụ trong cấp phép xây dựng, khâu kiểm tra và đóng dấu bản vẽ kỹ thuật, khối lượng công việc rất nhiều, chi tiết kỹ thuật phức tạp, nếu trước kia là công việc của
Phòng Quản lý đô thị thì nay dồn hết sang cho văn phòng UBND quận thừa ủy quyền kiểm tra và đóng dấu. Hay trong giáo dục, theo quy định của pháp luật, việc cấp và chứng nhận văn bằng giáo dục là thẩm quyền của các Phòng Giáo dục - Ðào tạo quận, huyện nay lại do UBND quận, huyện ký và đóng dấu. Ðiều này trái với quy định của pháp luật. Vì vậy, việc áp dụng cơ chế "một dấu" không thuận lợi cho người dân, gây ùn tắc cho quận, huyện và bất tiện trong một số lĩnh vực. Cần bỏ cơ chế "một dấu", tập trung vào "một cửa".
Ngày 18 tháng 5 năm 2017 Ủy ban nhân dân quận Bình Thạnh đã ban hành Quyết định số 3528/QĐ-UBND về thành lập Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại Ủy ban nhân dân quận và Quyết định số 3531/QĐ-UBND ngày 18 tháng 5 năm 2017 về ban hành Quy chế hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại Ủy ban nhân dân quận Bình Thạnh. Kịp thời cập nhật những sửa đổi, bổ sung những thủ tục hành chính theo đúng quy định. Áp dụng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 để đảm bảo các TTHC đều được thống nhất theo một tiêu chuẩn chung, đúng quy định của pháp luật, mang lại hiệu quả và sự hài lòng cho người dân.
Ủy ban nhân dân quận đã tập trung chỉ đạo công tác rà soát, cập nhật và bổ sung các văn bản liên quan đến việc đăng ký và niêm yết công khai các loại thủ tục hành chính. Quận đã từng bước điều chỉnh, hoàn thiện quy trình giải quyết thủ tục hành chính theo hướng giảm các thủ tục không cần thiết, giảm phiền hà cho người dân đến mức thấp nhất và nâng cao hiệu quả giải quyết thủ tục hành chính, công khai các quy trình thủ tục hành chính liên quan đến lĩnh vực hồ sơ đăng ký kinh doanh, hộ tịch, hộ khẩu, công chứng, chứng thực, hồ sơ về lao động, văn hóa...Các phòng ban và các Ủy ban nhân dân phường tăng cường kỷ cương, kỷ luật hành chính, chấp hành pháp luật để nâng cao trách nhiệm quản lý nhà nước trên địa bàn quận.
Đến nay, tại Trung tâm hành chính quận và tất cả 20 phường trong quận đã triển khai thực hiện cơ chế hành chính một cửa, một cửa liên thông khi tiếp nhận và giải quyết các nhu cầu về hồ sơ hành chính của người dân và doanh nghiệp, được nhân dân đồng tình ủng hộ; quận đã quan tâm đầu tư về cơ sở vật chất, phương tiện làm việc, trang thiết bị và các phần mềm vi tính cho các phòng, ban và UBND 20 phường, tập trung cho bộ phận tiếp nhận và hoàn trả kết quả giải quyết hồ sơ hành chính.
2.2.1.2. Công tác bố trí nhân sự
Ủy ban nhân dân quận đã phân công, bố trí công chức có đủ năng lực, trình độ chuyên môn, phẩm chất đạo đức, có kỹ năng giao tiếp, ứng xử làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.
Nghiêm túc thực hiện các quy định về tuyển dụng công chức, các quy định về sử dụng, bổ nhiệm, khen thưởng và các chế độ, chính sách khác đối với cán bộ, công chức; quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm và thẩm quyền giải quyết của từng cán bộ, công chức trong công tác tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả hồ sơ hành chính.
Ban hành thông báo phân công nhiệm vụ của từng công chức đang làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.
2.2.1.3. Về cơ sở vật chất
Trong những năm qua Ủy ban nhân dân quận Bình Thạnh đã có sự quan tâm đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị cho Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Ủy ban nhân dân quận và Ủy ban nhân dân 20 phường cơ bản đáp ứng yêu cầu làm việc và tiếp công dân, đem lại sự thuận tiện cho cá nhân, tổ chức khi đến yêu cầu giải quyết công việc.
Hiện nay, chỗ làm việc Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả đã thực hiện cải tạo, sữa chữa và trang bị đầy đủ các cơ sở vật chất và được bố trí vị trí thuận tiện cho cá nhân, tổ chức khi đến giao dịch hành chính. Phòng làm việc của Bộ
phận tiếp nhận và trả kết quả được bố trí rộng dãi, thoáng mát theo đúng quy định. Trang thiết bị của phòng bao gồm:
+ Trang bị 02 Kiosk tra cứu thông tin (màn hình 42 inch); 01 Kiosk phục vụ hệ thống xếp hàng tự động (màn hình 19 inch) và 9 màn hình Led (19 inch) hiển thị số tự động; 02 màn hình tivi Led (42 inch) thể hiện tiến độ và kết quả giải quyết hồ sơ của các phòng ban, đơn vị; 01 máy vi tính và 01 máy scan phục vụ cho người dân thực hiện dịch vụ công trực tuyến mức độ 3; 01 máy đánh giá sự hài lòng của người dân đối với đội ngũ cán bộ, công chức làm việc tại bộ phận.
+ Thực hiện cải tạo, lót nền gạch mới; trang bị 92 ghế ngồi bằng inox; 02 bàn để viết phục vụ người dân ghi chép khi đến giao dịch với kích thước 0,7m x 2m; thay thế quầy tiếp nhận, trả hồ sơ theo mô hình hiện đại và được chia thành từng quầy tương ứng với từng lĩnh vực khác nhau, đáp ứng nhu cầu làm việc của cán bộ, công chức.
+ Bố trí khu vực để xe thuận tiện và không thu phí.
2.2.2. Quy trình thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong cải cách thủ tục hành chính được triển khai tại UBND quận Bình Thạnh
Nhằm thực hiện quy định do UBND thành phố ban hành, UBND quận Bình Thạnh đã triển khai thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông.
Hiện nay, theo báo cáo của UBND quận Bình Thạnh thì quận đang thực hiện theo cơ chế một cửa tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thuộc trung tâm hành chính quận là 26 lĩnh vực, 134 thủ tục hành chính[32].
Số lĩnh vực, thủ tục hành chính được thực hiện theo cơ chế một cửa liên thông: 01 thủ tục (thủ tục cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và đăng ký thuế)[32].
Dựa trên quy trình do UBND thành phố ban hành, UBND quận Bình Thạnh đã xây dựng và ban hành quy trình thực hiện cơ chế một cửa, một cửa
liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính của từng thủ tục cụ thể, gắn trách nhiệm, thời gian với từng đơn vị có liên quan. Đến nay 100% các thủ tục đã được quận xây dựng quy trình giải quyết áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008.
Để đánh giá thực trạng thực hiện theo cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông, trong bài viết này, tác giả đã nêu ra một số quy trình tiêu biểu như: Quy trình theo cơ chế một cửa (quy trình thủ tục đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài)và một cửa liên thông (quy trình thủ tục cấp mới giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và đăng ký thuế) để từ đó có những nhận xét, đánh giá thực trạng.
*Quy trình đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài
Theo Khoản 2, Điều 7, Luật Hộ tịch số: 60/2014/QH13 ngày 20 tháng 11 năm 2014 quy định đăng ký hộ tịch có yếu tố nước ngoài thuộc thẩm quyền của UBND cấp huyện.
Bình Thạnh là một quận trung tâm của Thành phố, với tốc độ đô thị hóa cao với nhiều cụm dân cư mới hình thành, nơi có hạ tầng đô thị hiện đại, thu hút số lượng lớn người dân đến lập nghiệp và sinh sống, trong đó điển hình là thu hút một lượng lớn đối tượng là người nước ngoài. Do đó, nhu cầu về công tác hộ tịch rất lớn. Trong đó, chỉ tính riêng 6 tháng đầu năm 2017 tại UBND quận Bình Thạnh đã có 1291 hồ sơ được giải quyết, tỉ lệ hồ sơ trả đúng hạn là 100%, không có hồ sơ nào trả quá hạn quy định. Điều này có thể thấy lợi ích của công cuộc tiến hành cải cách thủ tục hành chính và đặc biệt là áp dụng cơ chế một cửa, một cửa liên thông, làm giảm thời gian giải quyết thủ tục hành chính, giúp cho hồ sơ được trả đúng thời hạn.
Kể từ khi Quốc hội ban hành luật Hộ tịch số 60/2014/QH13 theo đó, một số nội dung mới theo hướng đơn giản hóa thủ tục hành chính, minh bạch, hiện đại gắn kết với việc ứng dụng công nghệ thông tin trong đăng ký và quản lý hộ
tịch, nhằm đảm bảo lợi ích của người dân và tăng cường quản lý nhà nước trong lĩnh vực hộ tịch.
Hiện nay, tại UBND quận Bình Thạnh đang sử dụng phần mềm Hộ tịch của Bộ Tư pháp triển khai, đây là công cụ giúp Ủy ban nhân dân các xã/phường/thị trấn, phòng Tư pháp các quận/huyện/thị xã, sở Tư pháp các tỉnh/thành phố, Đại sứ quán Việt Nam tại nước ngoài, Cục lãnh sự – Bộ Ngoại giao và Bộ Tư pháp thực hiện các nghiệp vụ quản lý hộ tịch. Trong danh mục TTHC mà quận ban hành có tổng cộng 33 TTHC liên quan đến yếu tố nước ngoài thuộc thẩm quyền giải quyết của phòng Tư pháp. Điển hình phải kể đến đó là thủ tục đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài.
Theo Quyết định số 2103/QĐ-UBND ngày 28 tháng 04 năm 2016 của UBND Thành phố Hồ Chí Minh về việc công bố thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Tư pháp được chuẩn hóa tại TPHCM quy định:
Thành phần hồ sơ đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài gồm có:
+ Tờ khai theo mẫu quy định (hai bên nam, nữ có thể khai chung vào một Tờ khai đăng ký kết hôn);
+ Giấy xác nhận của tổ chức y tế có thẩm quyền của Việt Nam hoặc nước ngoài xác nhận các bên không mắc bệnh tâm thần hoặc bệnh khác mà không có khả năng nhận thức, làm chủ được hành vi của mình;
+ Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân của công dân Việt Nam cư trú trong nước.
* Đối với Người nước ngoài, công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài phải nộp thêm:
• Giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân của người nước ngoài là giấy do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp còn giá trị sử dụng, xác nhận hiện tại người đó không có vợ hoặc không có chồng. Trường hợp nước ngoài không cấp xác nhận tình trạng hôn nhân thì thay bằng giấy tờ do cơ quan có thẩm
quyền nước ngoài xác nhận người đó có đủ điều kiện kết hôn theo pháp luật nước đó.
Nếu giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân của người nước ngoài không ghi thời hạn sử dụng thì giấy tờ này và giấy xác nhận của tổ chức y tế theo quy định chỉ có giá trị 6 tháng, kể từ ngày cấp.
• Bản sao hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay hộ chiếu/giấy tờ đi lại quốc tế hoặc thẻ cư trú.
* Ngoài giấy tờ nêu trên, tùy trường hợp, bên nam, bên nữ phải nộp hoặc xuất trình giấy tờ tương ứng sau đây:
• Nếu bên kết hôn là công dân Việt Nam đã ly hôn hoặc hủy việc kết hôn tại cơ quan có thẩm quyền nước ngoài thì còn phải nộp bản sao trích lục hộ tịch về việc đã ghi vào sổ việc ly hôn hoặc hủy việc kết hôn;
• Nếu là công chức, viên chức hoặc đang phục vụ trong lực lượng vũ trang thì phải nộp văn bản của cơ quan, đơn vị quản lý xác nhận việc người đó kết hôn với người nước ngoài không trái với quy định của ngành đó;