7. Kết cấu của đề tài
3.2.2. Hoàn thiện tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán là cơ sở tiền đề cho các bước tiếp theo của công tác kế toán như hạch toán, ghi sổ, lập báo cáo. Vì thế, việc tổ chức vận dụng chứng từ kế toán như thế nào cho hợp lý, đầy đủ, kịp thời đóng vai trò đặc biệt quan trọng đối với công tác kế toán tại tất cả các đơn vị nói chung và Đài PT&TH Bình Định nói riêng. Nhận thấy những hạn chế trong công tác vận dụng chứng từ kế toán tại Đài qua khảo sát thực tế, dưới đây là một số đề xuất để hoàn thiện hơn vận dụng chứng từ kế toán tại đơn vị:
Thứ nhất, đối với những quy trình phát sinh nhiều trong đơn vị như: tạm ứng, thanh toán, mua sắm tài sản, nhập xuất kho tài sản, bán hàng, thu tiền hàng, cần có một văn bản hướng dẫn nội bộ chính thức được soạn bởi Trưởng Phòng (kiêm kế toán trưởng) và được duyệt bởi Giám đốc đài. Văn bản này cần nêu rõ mỗi quy trình trên cần những chứng từ gì, bộ phận nào lập, bộ phận nào kiểm tra, bộ phận nào duyệt và bộ phận nào chịu trách nhiệm nếu có sai sót. Các hướng dẫn này được gửi đến tất cả các Phòng ban để nắm và tuân thủ theo.
Thứ hai, đơn vị nên giảm thiểu các khoản chi bằng tiền mặt, tiến đến chuyển tất cả các nghiệp vụ thanh toán qua ngân hàng, kho bạc. Phương thức thanh toán không dùng tiền mặt giúp xử lý thanh toán nhanh, chính xác hơn. Đây cũng là một biện pháp tăng cường kiểm tra kế toán vì một nghiệp vụ đồng thời được kiểm tra bởi nhiều bên.
76
Ban lãnh đạo cần xem xét việc đầu tư thêm các kệ tài liệu, và mở rộng thêm kho lưu trữ để đảm bảo lưu trữ đầy đủ, không bị thất lạc chứng từ kế toán tại đơn vị.
Thứ tư, bên cạnh việc phải in, lưu trữ và bảo quản các chứng từ kế toán theo quy định, việc lưu trữ và bảo quản chứng từ trên máy vi tính cũng phải cần thực hiện. Hằng năm, Đài nên lưu trữ toàn bộ các thông tin ra các thiết bị lưu trữ khác như đĩa, ổ cứng, USB…
Và cuối cùng, đơn vị cần vận dụng tối đa các hệ thống chứng từ quy định trong Thông tư 107/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ tài chính để đảm bảo chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ tại đơn vị tuân thủ đúng các quy định hướng dẫn hiện hành.