7. Kết cấu của đề tài
2.2.2. Thực trạng bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của Đài được tổ chức trong Phòng Kế hoạch – Tài chính theo mô hình kế toán tập trung, theo hình thức này, cả đơn vị chỉ lập một phòng kế toán duy nhất để thực hiện toàn bộ công tác kế toán của đơn vị. Các phòng ban khác không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trí nhân viên làm nhiệm vụ hướng dẫn, kiểm tra các chứng từ kế toán ban đầu như các phiếu đề nghị tạm ứng, quyết định công tác, bảng chấm công, biên bản xuất nhập tài sản, đơn đặt hàng của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, chuyển chứng từ kế toán ban đầu về phòng kế toán để kiểm tra, ghi chép sổ kế toán.
Hiện tại, Phòng Kế hoạch – Tài chính của Đài có 4 nhân sự trong đó 01 Trưởng Phòng kiêm Kế toán trưởng, 03 kế toán viên gồm Phó Phòng kiêm kế toán lương, chuyên viên đầu tư và thủ quỹ thực hiện các nhiệm vụ dưới sự phân công của kế toán trưởng. Ngoài ra, các kế toán viên ngoài nhiệm vụ chính của mình thì còn hỗ trợ nhau thực hành tất cả các phần hành kế toán còn lại trong đơn vị.
48
Hình 2. 2. Tổ chức bộ máy kế toán tại Đài PT&TH Bình Định
Nhiệm vụ của từng nhân sự trong Phòng Kế hoạch – Tài chính được phân công cụ thể như sau:
- Trưởng phòng kiêm Kế toán trưởng là người được bổ nhiệm đứng đầu bộ phận kế toán, có trách nhiệm tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán trong Đài. Kế toán trưởng chịu trách nhiệm toàn bộ công tác lập dự toán, thực hiện dự toán và quyết toán kinh phí hằng năm tại Đài, chịu trách nhiệm giám sát việc sử dụng phần mềm trong công tác kế toán. Ký duyệt các quyết định chi tiền và tham mưu tài chính cho Ban lãnh đạo về Tài chính. Ngoài ra, cò thực hiện công việc kế toán của mảng thuế trong Đài như: thuế Giá Trị Gia Tăng, thuế Thu Nhập Doanh Nghiệp, thuế Thu Nhập Cá Nhân.
- Phó phòng kiêm Kế toán tiền lương: tổ chức ghi chép, phản ảnh tổng hợp số liệu kịp thời, chính xác. Tính và phân bổ chính xác tiền lương và các khoản trích theo lương, các khoản phụ cấp cho toàn thể cán bộ công nhân viên, theo dõi bậc lương, đồng thời lập báo cáo về lao động và tiền lương kịp thời và chính xác. Phân tích tình hình quản lý, sử dụng quỹ tiền lương, xây dựng phản ánh trả lương hợp lý.
- Chuyên viên đầu tư: Thực hiện phân tích, tham mưu lên Cấp lãnh đạo các dự án đầu tư khả thi, tham gia đấu thầu các dự án và quản lý các danh mục đầu tư. Hiện tại mảng đầu tư tại Đài Phát thanh và Truyền hình Bình
Trưởng phòng kiêm Kế toán trưởng
Phó phòng kiêm kế toán lương
Thủ quỹ Chuyên viên đầu
49
Định cũng tương đối nhỏ hẹp nên khối lượng công việc cho nhân sự này tương đối ít.
- Thủ quỹ: bảo quản tiền mặt của đơn vị, ghi chép việc thu chi hằng ngày, cuối mỗi ngày phải khóa sổ, kiểm kê tồn quỹ. Ngoài ra, thủ quỹ còn phụ trách theo dõi công nợ, kế toán thanh toán.
Với cách bố trí, phân công công việc như trên, có thể thấy khối lượng công việc đối với kế toán trưởng rất lớn, các nhân viên kế toán chưa thực sự tham gia vào công tác kế toán đặc thù tại một đơn vị hành chính sự nghiệp khi không được tham gia vào công tác dự toán, quyết toán cũng như sử dụng phần mềm kế toán tài Đài. Đặc biệt là có nhiều phần hành chưa được phân công rõ ràng sẽ dễ dẫn đến lỗ hỏng trong công tác tổ chức kế toán. Phần tiếp theo sẽ đi sâu nghiên cứu tổ chức công tác kế toán thực hiện ở các khâu công việc cụ thể từ chứng từ, tài khoản, sổ sách đến báo cáo và kiểm tra kế toán.
2.3. Thực trạng công tác kế toán tại Đài Phát thanh và Truyền hình Bình Định
2.3.1. Vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
Hiện tại công tác kế toán của Đài PT&TH Bình Định đang thực hiện theo quy định, hướng dẫn tại Thông tư 107/2017/TT-BTC có hiệu lực từ 01/01/2018, áp dụng từ năm tài chính 2018. Đơn vị đã và đang áp dụng cả các mẫu biểu bắt buộc và hướng dẫn theo quy định. Đối với một số mẫu biểu hướng dẫn, Đài đã cải tiến và tự bổ sung thêm một số chỉ tiêu để phù hợp với công tác kế toán đặc thù tại Đài.
Theo đó, căn cứ vào các hoạt động của Đài và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán trưởng sẽ Kế toán trưởng sẽ quy định quy trình luân chuyển với các loại chứng từ tại Đài. Quá trình lập, phân loại, kiểm tra chứng từ tại đơn vị đều đảm bảo tuân thủ theo quy trình luân chuyển chứng từ như hình dưới đây:
50
Hình 2. 3. Quy trình luân chuyển chứng từ tại Đài PT&TH Bình Định
Bước 1: Lập, tiếp nhận chứng từ kế toán
Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của Đài PT&TH Bình Định đều được lập các chứng từ kế toán liên quan. Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Các nội dung trên chứng từ kế toán được ghi chép, phản ảnh đầy đủ, chính xác, trung thực. Từng chứng từ trên sẽ được lập bởi kế toán phụ trách phần hành tương ứng, dựa trên yêu cầu, cũng như thu thập thông tin từ các phòng ban liên quan.
Do áp dụng phần mềm kế toán nên hầu hết các mẫu chứng từ kế toán đã được lập sẵn trên máy vi tính, nhân viên kế toán chỉ cần bổ sung các thông tin cần thiết về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào mẫu chứng từ.
Bước 2: Kiểm tra, phê duyệt chứng từ kế toán
Thứ nhất, tất cả các chứng từ kế toán do Đài lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung vào Phòng Kế hoạch – Tài chính. Kế toán từng phần hành sẽ thực hiện kiểm tra những chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh tính pháp lý của chứng từ. Tại bước này, kế toán viên có thể phát hiện những sai sót hoặc dấu hiệu lợi dụng chứng từ kế toán. Trưởng phòng thực hiện việc kiểm tra lại và ký duyệt trước khi trình duyệt Giám đốc Đài ký duyệt.
Mỗi chứng từ kế toán tại Đài đều trải qua ít nhất hai lần kiểm tra, nhằm mục đích cụ thể sau:
Lập, tiếp nhận chứng
từ kế toán
Kiểm tra, phê duyệt chứng từ kế toán Phân loại, sắp xếp, định khoản và ghi sổ Lưu trữ, bảo quản và hủy bỏ chứng từ kế toán
51
- Lần kiểm tra đầu tiên: được thực hiện bởi kế toán phụ trách phần hành liên quan nhằm kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ, hợp lý cũng như những điều kiện thực hiện các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên chứng từ. Đây là khâu kiểm tra rất quan trọng bới tính kịp thời và trực tiếp của nó. Bước này được thực hiện ngay sau khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Lần kiểm tra thứ hai: sau khi kế toán viên kiểm tra, chứng từ được kiểm tra lần hai bới Trưởng phòng. Chứng từ sẽ được phê duyệt nếu đảm bảo tất cả các yêu cầu theo quy định hiện hành về cả nội dung và hình thức của chứng từ kế toán hợp lý, hợp lệ, hợp pháp.
- Lần kiểm tra thứ ba: được thực hiện bới Ban Lãnh đạo Đài đối với các chứng từ kế toán quan trọng như bảng dự toán, quyết toán kinh phí hoạt động hằng năm của Đài.
Bước 3: Phân loại, sắp xếp, định khoản và ghi sổ
Sau khi chứng từ được kiểm tra và ký duyệt, chứng từ kế toán được phân loại theo hai tiêu thức chính:
- Nội dung kinh tế của đơn vị: kế toán viên phần hành nào sẽ chịu trách nhiệm phân loại và sắp xếp các chứng từ kế toán phát sinh liên quan tới phần hành của mình.
- Chứng từ gốc và chứng từ tổng hợp. Hiện tại, Đài PT&TH Bình Định thực hiện tin học hóa công tác kế toán nên số lượng chứng từ gốc thường chiếm tỷ trọng lớn hơn so với chứng từ tổng hợp.
Trên cơ sở sắp xếp, phân loại hợp lý, các chứng từ đã có đủ căn cứ pháp lý để ghi sổ.
52
Hình 2. 4. Trình tự ghi sổ kế toán
Bước 4: Lưu trữ, bảo quản và hủy bỏ chứng từ kế toán
Hồ sơ, chứng từ sau khi thực hiện được phân loại ghi sổ, kiểm tra một lần nữa trước khi đóng thành tập và ghi rõ bên ngoài tập chứng từ: Loại chứng từ, thời gian, số hiệu của chứng từ và số chứng từ ghi sổ đi kèm. Sau đó mới đưa vào lưu trữ, chứng từ phát sinh trong năm và năm trước đó được lưu trữ tại phòng Tổ chức Kế hoạch – Tài chính để thuận tiện cho việc tra cứu hoặc phục vụ các đoàn kiểm tra quyết toán năm hoặc các đoàn thanh tra, kiểm tra khác. Sau khi quyết toán năm, chứng từ sẽ được chuyển vào kho lưu trữ. Khi chứng từ đã được chuyển vào kho lưu trữ trong kho, ai có nhu cầu xem chứng từ phải có ý kiến của kế toán trưởng, trường hợp muốn sao lại phải được sự đồng ý của Giám đốc Đài.
Trường hợp xảy ra mất mát, hư hỏng chứng từ kế toán, phải kịp thời báo cáo thủ trưởng đơn vị, kế toán trưởng các đơn vị và các cơ quan chức năng để có biện pháp xử lý kịp thời.
2.3.2. Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Đài PT&TH Bình Định đã chủ động nghiên cứu và vận dụng các tài khoản chi tiết phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu cung cấp thông tin phục vụ quảnlý. Tổ chức tài khoản của Đài hiện tại sử dụng 29 tài khoản cấp 1 trong Bảng cân đối kế toán và 02 tài khoản cấp 1 ngoài Bảng cân đối kế toán để theo dõi dự toán chi hoạt động và dự toán đầu tư xây dựng cơ bản.
53
Trên cơ sở xác định tài khoản cấp 1, Đài đã tổ chức chi tiết các tài khoản cấp 2, cấp 3 và thậm chí là cấp 4 cho một số tài khoản như tiền gửi ngân hàng, dự toán chi hoạt động, cụ thể:
- Tài khoản tiền gửi ngân hàng, Kho bạc nhà nước:
11211 – Tiền Việt Nam – Tiền gửi Ngân hàng 11212 – Tiền Việt Nam – Tiền gửi Kho bạc
112121 – Tiền Việt Nam – Tiền gửi Kho bạc – 3712 112121 – Tiền Việt Nam – Tiền gửi Kho bạc – 3713
112121 – Tiền Việt Nam – Tiền gửi Kho bạc – 3731
11213 – Tiền Việt Nam – Tiền gửi Ngân hàng – Xây dựng cơ bản
11214 – Tiền Việt Nam – Tiền gửi Ngân hàng – Thanh toán lương và các khoản khác
Trên 90% các thanh toán được thực hiện qua tài khoản tiền gửi tại Ngân hàng nên tài khoản này được chi tiết đến cấp 4 để đảm bảo nhu cầu thông tin của cấp quản lý.
- Tài khoản tài sản cố định, công cụ dụng cụ:
153 – Công cụ dụng cụ
211 – Tài sản cố định hữu hình 2111 – Nhà cửa, vật kiến trúc
21111 – Nhà cửa
2112 – Phương tiện vận tải
21128 – Phương tiện vận tải khác
2113 – Máy móc thiết bị
21131 – Máy móc thiết bị văn phòng 21133 – Máy móc thiết bị chuyên dùng
54 2118 – TSCĐ hữu hình khác 213 – TSCĐ vô hình
2131 – Quyền sử dụng đất
214 – Khấu hao và hao mòn lũy kế TSCĐ
2141 - Khấu hao và hao mòn lũy kế TSCĐ hữu hình
Mặt dù số lượng TSCĐ và CCDC của đơn vị tương đối nhiều nhưng tài khoản kế toán không quá chi tiết để giảm khối lượng công việc hạch toán. Thay vào đó, kế toán theo dõi hai nội dung này theo sổ tính và phân bổ khấu hao TSCĐ và sổ kho công cụ, dụng cụ, đảm bảo tính chính xác của thông tin đến từng đơn vị.
- Tài khoản chi hoạt động:
6111 – Chi thường xuyên
61111 – Chi phí tiền lương, tiền công và chi phí khác cho nhân viên 61112 – Chi phí vật tư, công cụ và dịch vụ đã sử dụng
61113 - Chi phí hao mòn TSCĐ 6112 – Chi không thường xuyên
61121 – Chi phí tiền lương, tiền công và chi phí khác cho nhân viên 61128 – Chi phí hoạt động khác
Áp dụng theo thông tư 107/TT-BTC ngày 01/01/2018, từ năm tài chỉnh 2018, Đài đã bỏ theo dõi trên TK 461 – Nguồn kinh phí hoạt động. Theo đó, số thu hoạt động do NSNN cấp được phản ánh trên tài khoản (TK) 511 – Thu hoạt động do NSNN cấp, TK 337 – Tạm thu (trong trường hợp tạm ứng kinh phí hoạt động từ ngân sách) và các khoản chi hoạt động từ nguồn ngân sách phản ánh trên TK 611 – Chi phí hoạt động.
55 TK 511 337 TK 111, 112 (2) (1) TK 331, 334 (3) TK 112 (4) TK 333, 336 (5)
Hình 2. 5. Hạch toán quỹ chi hoạt động
(1) Rút tạm ứng dự toán về nhập quỹ tiền mặt hoặc chi qua ủy nhiệm chi vào tài khoản tiền gửi hoặc khi thu được kinh phí hoạt động khác;
(2) Khi đủ điều kiện thanh toán, kết chuyển từ tài khoản tạm thu sang tài khoản thu hoạt động do NSNN cấp tương ứng với số đã thanh toán;
(3) Rút dự toán thanh toán các khoản phải trả;
(4) út dự toán chuyển vào tài khoản tiền gửi tại ngân hàng để sử dụng vào việc trả lương cho người lao động trong đơn vị;
56 TK 911 TK 531 TK 111, 112 (5) (1) TK 111,112, 131 TK 333 (4) (2) TK 131 (3)
Hình 2. 6. Hạch toán doanh thu từ hoạt động cung cấp dịch vụ phát thanh truyền hình
(1) Cung cấp dịch vụ thu tiền ngay (tiền mặt hoặc chuyển khoản); (2) Thuế GTGT đầu ra (Phương pháp khấu trừ) tương ứng với doanh thu; (3) Nhận tiền ứng trước của khách hàng theo hợp đồng kinh tế; hoặc khi nợ được tiền còn thiếu khách hàng trả;
(4) Chiết khấu thương mại hoặc giảm giá hàng bán khi khách hàng đủ điều kiện hưởng;
57 TK 911 TK 511 TK 611 (1) (4) TK 515 TK 642 (2) (5) TK 531 TK 821 (3) (6) TK 333, 431 TK 421 TK 421 (9) (8) (7)
Hình 2. 7. Hạch toán kết chuyển cuối kỳ xác định kết quả hoạt động
(1) Kết chuyển doanh thu do NSNN cấp (hoạt động thường xuyên, không thường xuyên và hoạt động khác);
(2) Kết chuyển doanh thu của hoạt động tài chính;
(3) Kết chuyển doanh thu của hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ; (4) Kết chuyển chi phí của hoạt động do NSNN cấp (hoạt động thường xuyên, không thường xuyên);
58
(6) Kết chuyển chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp; (7) Thâm hụt (tổng hợp chi phí > tổng hợp doanh thu); (8) Thặng dư (tổng hợp chi phí < tổng hợp doanh thu); (9) Trích thặng dư vào các quỹ và nộp NSNN.
2.3.3. Vận dụng hệ thống sổ kế toán
Hiện Đài PT&TH Bình Định đang sử dụng phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp (IMAS) phiên bản 12.0.5.7 được cập nhật ngày 11/02/2020. Phần mềm này được Bộ Tài chính xây dựng từ năm 1999 nhằm hỗ trợ đơn vị hành chính sự nghiệp trong công tác kế toán và lập báo cáo tài chính ngân sách theo chế độ quy định. Từ đó đến nay Bộ Tài chính đã nhiều lần nâng cấp phần mềm Kế toán hành chính sự nghiệp (IMAS) nhằm hoàn thiện hơn nữa các tính năng, tiện ích của phần mềm cũng như đáp ứng kịp thời với những thay đổi của chế độ kế toán, mục lục NSNN, đồng thời trao đổi số liệu được với các ứng dụng khác mà Bộ Tài chính đã triển khai. Đài PT&TH Bình Định luôn theo dõi và cập nhật kịp thời phiên bản mới nhất của phần mềm cho công tác kế toán tại đơn vị.
Hệ thống sổ kế toán mà phần mềm in ra bao gồm các loại sổ của hình thức Nhật ký chung, là hệ thống sổ kế toán mà hiện tại Đài đăng ký sử dụng với cơ quan quản lý.
Các sổ kế toán của từng phân hệ, sổ kế toán của phân hệ tổng hợp, các