7. Kết cấu của đề tài
2.3.1. Vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
Hiện tại công tác kế toán của Đài PT&TH Bình Định đang thực hiện theo quy định, hướng dẫn tại Thông tư 107/2017/TT-BTC có hiệu lực từ 01/01/2018, áp dụng từ năm tài chính 2018. Đơn vị đã và đang áp dụng cả các mẫu biểu bắt buộc và hướng dẫn theo quy định. Đối với một số mẫu biểu hướng dẫn, Đài đã cải tiến và tự bổ sung thêm một số chỉ tiêu để phù hợp với công tác kế toán đặc thù tại Đài.
Theo đó, căn cứ vào các hoạt động của Đài và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán trưởng sẽ Kế toán trưởng sẽ quy định quy trình luân chuyển với các loại chứng từ tại Đài. Quá trình lập, phân loại, kiểm tra chứng từ tại đơn vị đều đảm bảo tuân thủ theo quy trình luân chuyển chứng từ như hình dưới đây:
50
Hình 2. 3. Quy trình luân chuyển chứng từ tại Đài PT&TH Bình Định
Bước 1: Lập, tiếp nhận chứng từ kế toán
Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của Đài PT&TH Bình Định đều được lập các chứng từ kế toán liên quan. Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Các nội dung trên chứng từ kế toán được ghi chép, phản ảnh đầy đủ, chính xác, trung thực. Từng chứng từ trên sẽ được lập bởi kế toán phụ trách phần hành tương ứng, dựa trên yêu cầu, cũng như thu thập thông tin từ các phòng ban liên quan.
Do áp dụng phần mềm kế toán nên hầu hết các mẫu chứng từ kế toán đã được lập sẵn trên máy vi tính, nhân viên kế toán chỉ cần bổ sung các thông tin cần thiết về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào mẫu chứng từ.
Bước 2: Kiểm tra, phê duyệt chứng từ kế toán
Thứ nhất, tất cả các chứng từ kế toán do Đài lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung vào Phòng Kế hoạch – Tài chính. Kế toán từng phần hành sẽ thực hiện kiểm tra những chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh tính pháp lý của chứng từ. Tại bước này, kế toán viên có thể phát hiện những sai sót hoặc dấu hiệu lợi dụng chứng từ kế toán. Trưởng phòng thực hiện việc kiểm tra lại và ký duyệt trước khi trình duyệt Giám đốc Đài ký duyệt.
Mỗi chứng từ kế toán tại Đài đều trải qua ít nhất hai lần kiểm tra, nhằm mục đích cụ thể sau:
Lập, tiếp nhận chứng
từ kế toán
Kiểm tra, phê duyệt chứng từ kế toán Phân loại, sắp xếp, định khoản và ghi sổ Lưu trữ, bảo quản và hủy bỏ chứng từ kế toán
51
- Lần kiểm tra đầu tiên: được thực hiện bởi kế toán phụ trách phần hành liên quan nhằm kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ, hợp lý cũng như những điều kiện thực hiện các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên chứng từ. Đây là khâu kiểm tra rất quan trọng bới tính kịp thời và trực tiếp của nó. Bước này được thực hiện ngay sau khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Lần kiểm tra thứ hai: sau khi kế toán viên kiểm tra, chứng từ được kiểm tra lần hai bới Trưởng phòng. Chứng từ sẽ được phê duyệt nếu đảm bảo tất cả các yêu cầu theo quy định hiện hành về cả nội dung và hình thức của chứng từ kế toán hợp lý, hợp lệ, hợp pháp.
- Lần kiểm tra thứ ba: được thực hiện bới Ban Lãnh đạo Đài đối với các chứng từ kế toán quan trọng như bảng dự toán, quyết toán kinh phí hoạt động hằng năm của Đài.
Bước 3: Phân loại, sắp xếp, định khoản và ghi sổ
Sau khi chứng từ được kiểm tra và ký duyệt, chứng từ kế toán được phân loại theo hai tiêu thức chính:
- Nội dung kinh tế của đơn vị: kế toán viên phần hành nào sẽ chịu trách nhiệm phân loại và sắp xếp các chứng từ kế toán phát sinh liên quan tới phần hành của mình.
- Chứng từ gốc và chứng từ tổng hợp. Hiện tại, Đài PT&TH Bình Định thực hiện tin học hóa công tác kế toán nên số lượng chứng từ gốc thường chiếm tỷ trọng lớn hơn so với chứng từ tổng hợp.
Trên cơ sở sắp xếp, phân loại hợp lý, các chứng từ đã có đủ căn cứ pháp lý để ghi sổ.
52
Hình 2. 4. Trình tự ghi sổ kế toán
Bước 4: Lưu trữ, bảo quản và hủy bỏ chứng từ kế toán
Hồ sơ, chứng từ sau khi thực hiện được phân loại ghi sổ, kiểm tra một lần nữa trước khi đóng thành tập và ghi rõ bên ngoài tập chứng từ: Loại chứng từ, thời gian, số hiệu của chứng từ và số chứng từ ghi sổ đi kèm. Sau đó mới đưa vào lưu trữ, chứng từ phát sinh trong năm và năm trước đó được lưu trữ tại phòng Tổ chức Kế hoạch – Tài chính để thuận tiện cho việc tra cứu hoặc phục vụ các đoàn kiểm tra quyết toán năm hoặc các đoàn thanh tra, kiểm tra khác. Sau khi quyết toán năm, chứng từ sẽ được chuyển vào kho lưu trữ. Khi chứng từ đã được chuyển vào kho lưu trữ trong kho, ai có nhu cầu xem chứng từ phải có ý kiến của kế toán trưởng, trường hợp muốn sao lại phải được sự đồng ý của Giám đốc Đài.
Trường hợp xảy ra mất mát, hư hỏng chứng từ kế toán, phải kịp thời báo cáo thủ trưởng đơn vị, kế toán trưởng các đơn vị và các cơ quan chức năng để có biện pháp xử lý kịp thời.