7. Kết cấu của đề tài
2.2.2. Thực trạng kiểm soát nội bộ chi Bảo hiểm xã hội tại Bảo hiểm
hội huyện Vân Canh, tỉnh Bình Định
2.2.2.1. Nhận diện rủi ro trong hoạt động chi Bảo hiểm xã hội
Hoạt động chi BHXH tại BHXH huyện Vân Canh trong 3 năm 2017, 2018 và 2019 như sau:
Bảng 2.1: Tổng hợp số tiền chi BHXH trong 3 năm 2017, 2018, 2019
(Nguồn: BHXH huyện Vân Canh)
Qua bảng 2.2 có thể nhận thấy rằng, tổng số chi BHXH trong 3 năm 2017, 2018 và 2019 có xu hướng tăng dần mỗi năm. Số chi BHXH hàng năm tăng là do điều chỉnh mức lương, trợ cấp BHXH theo văn bản tăng lương cơ sở của Nhà nước qua từng năm và do số lượng đối tượng được BHXH huyện Vân Canh chi trả ngày càng nhiều. Số chi BHXH ngày càng nhiều thì rủi ro tiềm tàng cũng sẽ xuất hiện theo.
Trong quá trình quản lý các hoạt động chi BHXH, BHXH huyện Vân Canh đã nhận diện các rủi ro có thể xảy ra trong công tác chi BHXH như sau:
STT Nội dung Đvt Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019
1
Chi lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng Tr.đ 27.228 31.332 35.100 - Ngân sách 4.452 4.320 4.536 - Quỹ BHXH 22.776 27.012 30.564 2 Chi trợ cấp BHXH một lần Tr.đ 250 1.290 1.877 3 Chi trợ cấp ốm đau, thai sản,
dưỡng sức Tr.đ 1.804 1.639 1.679
- Đối với rủi ro trong chi lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng:
+ Một là, việc quản lý, theo dõi đối tượng hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng của cán bộ chi trả Bưu điện còn lỏng lẻo, công tác báo tăng, báo giảm đối tượng không kịp thời, dẫn đến phải thu hồi số tiền đã chi. Qua kiểm tra, BHXH huyện Vân Canh đã phát hiện ra 02 trường hợp đã chết nhưng cán bộ chi trả Bưu điện vẫn chi tiền cho người nhận thay; BHXH huyện Vân Canh đã đề nghị BHXH tỉnh ra quyết định thu hồi và đã thu hồi được tiền. BHXH huyện thường xuyên nhắc nhở đại lý chi trả Bưu điện chú ý báo giảm đối tượng chết kịp thời nhưng do đặc điểm của ngành Bưu điện là kinh doanh đa ngành, khối lượng công việc lớn nên thường xuyên buông lỏng khâu quản lý, theo dõi đối tượng hưởng trợ cấp BHXH hàng tháng. Do vậy, BHXH huyện thường xuyên kiểm tra, nhắc nhở, báo cáo lên BHXH tỉnh để kịp thời chấn chỉnh. Việc thường xuyên kiểm tra, nhắc nhở của BHXH huyện phần nào khắc phục được tình trạng Bưu điện buông lỏng công tác quản lý người hưởng, nên từ năm 2017 đến năm 2019 chưa có xảy ra thiệt hại gì.
+ Hai là, các đối tượng hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH có mối quan hệ quen biết với đại lý chi trả Bưu điện nên có thể dẫn tới tình trạng cán bộ chi trả Bưu điện bỏ qua nguyên tắc tài chính: ký nhận thay nhưng không có giấy ủy quyền, chữ ký trên giấy ủy quyền không đúng với chữ ký trong danh sách nhận tiền thông tin trên giấy ủy quyền không đầy đủ, giấy ủy quyền chưa có xác nhận của chính quyền địa phương, có trường hợp cán bộ chi trả Bưu điện ghi hộ hàng loạt giấy ủy quyền cho đối tượng, chưa có chữ ký của đối tượng và chưa có xác nhận của chính quyền địa phương. Trong năm 2020, cơ quan BHXH huyện Vân Canh đi kiểm tra và phát hiện 10 trường hợp nhận thay không có giấy ủy quyền, 17 giấy ủy quyền do cán bộ chi trả bưu điện viết thay đối tượng, 20 trường hợp chữ ký của người được ủy quyền không khớp với chữ ký trên danh sách nhận tiền. BHXH huyện Vân Canh đã phát
hiện và chấn chỉnh kịp thời các trường hợp sai phạm. Cán bộ chi trả cũng đã khắc phục kịp thời nên không gây thiệt hại cho công tác chi trả.
- Đối với rủi ro trong chi trợ cấp lần đầu khi nghỉ hưu: rủi ro người hưởng ghi sai số tài khoản cá nhân hoặc cán bộ chính sách nhập sai số tài khoản của người hưởng nên kế toán chuyển tiền sai đối tượng, lúc này việc chuyển tiền lại cho đối tượng sẽ mất thời gian. Rủi ro này khả năng phát sinh thấp. Cho đến hiện tại, ở BHXH huyện Vân Canh chưa xảy ra trường hợp nào.
- Đối với rủi ro trong chi trợ cấp BHXH một lần:
+ Chi sai đối tượng: việc chi tiền qua tài khoản ngân hàng tạo sự nhanh chóng và thuận lợi, tuy nhiên cũng tiềm ẩn rủi ro chuyển sai số tài khoản do đối tượng ghi sai số tài khoản, do cán bộ chính sách hoặc cán bộ bưu điện huyện nhập sai số tài khoản. Rủi ro này phát sinh thấp vì khi chuyển tiền qua ngân hàng thì được ngân hàng kiểm soát, nếu sai số tài khoản thì ngân hàng sẽ không chuyển tiền đi. Lúc này việc chuyển tiền lại cho đối tượng sẽ mất thời gian, không kịp thời, đúng hẹn với thời gian quy định.
+ Chi sai tiền: rủi ro do cán bộ chính sách tính sai tiền do không kiểm tra kỹ quá trình và mức lương tham gia BHXH giữa sổ BHXH và quá trình, mức lương thể hiện trong phần mềm giải quyết chế độ nên dẫn đến việc tính sai số tiền cho người hưởng. Tại BHXH huyện vân Canh trong năm 2019 phát hiện 02 trường hợp tính sai số tiền; tuy nhiên cán bộ chính sách phát hiện kịp thời trước khi chi cho đối tượng nên chưa xảy ra thiệt hại.
- Đối với rủi ro trong chi trợ cấp ốm đau, thai sản, nghỉ dưỡng sức: + Rủi ro chi sai: rủi ro này thường xuất hiện ở các đơn vị sự nghiệp khi chi trợ cấp nghỉ dưỡng sức. Theo quy định, hưởng chế độ trợ cấp dưỡng sức phục hồi sức khỏe thì không được hưởng lương tại đơn vị, nhưng kế toán các đơn vị sự nghiệp vẫn chi lương khi đã được chi trợ cấp dưỡng sức phục hồi sức khỏe. Trong năm 2019, BHXH huyện Vân canh phát hiện 01 trường hợp
và đã thu hồi số tiền nghỉ dưỡng sức của đối tượng, số tiền thu hồi là 2.919.000 đồng.
+ Rủi ro trục lợi quỹ BHXH: đơn vị sử dụng lao động khai khống hồ sơ tham gia BHXH cho người lao động đang mang thai để trục lợi hưởng chế độ thai sản. Rủi ro này thường xảy ra ở các doanh nghiệp nhỏ. Năm 2017, cơ quan BHXH huyện Vân Canh đã phát hiện 01 trường hợp nhờ đóng BHXH, BHYT, BHTN với mức lương cao để hưởng chế độ thai sản. BHXH huyện Vân canh đã kiểm tra, lập biên bản xác minh đối tượng nhờ đóng chứ không làm việc hưởng lương tại công ty nên BHXH huyện Vân Canh không giải quyết chế độ thai sản cho trường hợp đó.
2.2.2.2. Các thủ tục kiểm soát đối phó với rủi ro trong hoạt động chi Bảo hiểm xã hội
- Đối với rủi ro trong chi lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng:
+ Một là, đề xuất Bưu điện phân công 01 cán bộ chuyên quản, theo dõi công tác quản lý đối tượng, báo giảm đối tượng kịp thời. Tuy nhiên, như đã nói ở trên, Bưu điện là một đơn vị đặc thù kinh doanh nhiều ngành nghề, đơn thuần chỉ là một đại lý được BHXH ký hợp đồng chi trả cho các đối tượng nên việc nắm quy trình quản lý đối tượng là rất khó. Đây là một bất cập trong công tác chi trả BHXH.
+ Hai là, cán bộ kế toán và cán bộ chính sách thường xuyên kiểm tra công tác chi trả lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng của đại lý chi trả Bưu điện tại các điểm chi trả ở các thôn, xã; đối chiếu chữ ký của người hưởng, kiểm tra tính hợp pháp của giấy ủy quyền và đối chiếu chữ ký của người được ủy quyền nhận thay lương hưu giữa giấy ủy quyền và trên danh sách ký nhận.
- Đối với rủi ro trong chi trợ cấp lần đầu khi nghỉ hưu: cán bộ chính
sách nhập và kiểm tra kỹ thông tin số tài khoản và chi nhánh ngân hàng của đối tượng.
- Đối với rủi ro trong chi trợ cấp BHXH một lần:
+ Một là, khi nhận hồ sơ, cán bộ tiếp nhận hồ sơ hướng dẫn kỹ cho đối tượng ghi đúng số tài khoản tại ngân hàng của mình. Đồng thời, cán bộ chính sách cũng nhập và kiểm tra thật kỹ thông tin mà mình nhập vào chương trình đúng với thông tin mà đối tượng cung cấp hay chưa; đồng thời, đề nghị cán bộ kế toán của Bưu điện kiểm tra kỹ số tài khoản trước khi chuyển cho ngân hàng để hạn chế thấp nhất rủi ro tiền bị trả lại do sai số tài khoản.
+ Hai là, để tránh xảy ra việc duyệt sai số tiền của người hưởng trợ cấp BHXH một lần, cán bộ chính sách kiểm tra, đối chiếu kỹ mức lương và quá trình tham gia giữa sổ BHXH và thông tin đang quản lý trên chương trình có khớp đúng với nhau hay không rồi mới tiến hành xét duyệt.
- Đối với rủi ro trong chi trợ cấp ốm đau, thai sản, nghỉ dưỡng sức:
+ Về rủi ro chi sai: kế toán các đơn vị sự nghiệp khi làm hồ sơ hưởng nghỉ dưỡng sức thường quên thu hồi lương nên dẫn tới việc chi sai. Vì vậy, cán bộ tiếp nhận hồ sơ khi nhận hồ sơ nhắc kế toán thu hồi hoặc không chi lương cho đối tượng những ngày hưởng chế độ dưỡng sức.
+ Về rủi ro trục lợi quỹ BHXH, BHYT, BHTN: ngay từ đầu khi đơn vị báo tăng lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN; cán bộ thu xem xét, đối chiếu với mặt bằng lương của đơn vị, nếu cảm thấy có dấu hiệu gởi đóng, nhờ đóng để hưởng chế độ thai sản thì cán bộ thu thực hiện hậu kiểm tại đơn vị, nếu đối tượng không làm việc tại đơn vị thì thực hiện không thu.
2.2.2.3. Hệ thống thông tin phục vụ cho kiểm soát nội bộ trong hoạt động chi Bảo hiểm xã hội
Thông tin phục vụ cho hoạt động KSNB trong quá trình quản lý hoạt động chi BHXH được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau, phục vụ cho công tác quản lý chi BHXH. Cụ thể:
quyết định nghỉ việc hưởng chế độ của người lao động như: quyết định nghỉ hưu, quyết định nghỉ hưởng chế độ một lần, các giấy tờ liên quan nghỉ sinh,...
- Hai là, thông tin về mức độ tuân thủ quy trình dựa vào danh sách chi trả cho các đối tượng hưởng BHXH; thời điểm nhận tiền thực tế của người thụ hưởng và các quy định trong hợp đồng ký kết giữa BHXH và đại lý bưu điện về chi trả chế độ BHXH hàng tháng.
- Ba là, thông tin từ phần mềm giải quyết chế độ BHXH; quy trình chi trả chế độ BHXH theo Quyết định số: 166/QĐ-BHXH của BHXH Việt Nam.
2.2.2.4. Ảnh hưởng của môi trường kiểm soát đến công tác kiểm soát nội bộ hoạt động chi Bảo hiểm xã hội
- Thứ nhất, ảnh hưởng của sự liêm chính và tôn trọng giá trị đạo đức:
Tính chính trực và các giá trị đạo đức ảnh hưởng không nhỏ đến công tác kiểm soát hoạt động chi trong đơn vị BHXH huyện Vân Canh. Nhận thức được điều đó, lãnh đạo BHXH huyện Vân Canh đã ban hành nội quy, quy chế làm việc của cơ quan, phổ biến đến từng cán bộ viên chức trong cơ quan và lãnh đạo luôn làm gương cho cấp dưới thực hiện.
- Thứ hai, ảnh hưởng của cơ cấu tổ chức:
Cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ đảm bảo cho việc thông suốt trong việc ủy quyền và phân công trách nhiệm. Cơ cấu tổ chức hợp lý có thể ngăn ngừa được sự vi phạm các quy chế kiểm soát nội bộ và loại được những hoạt động có thể dẫn đến sự vi phạm, che giấu sai lầm và gian lận.
Cơ cấu tổ chức của BHXH huyện Vân Canh cơ bản hợp lý, các bộ phận được phân chia trách nhiệm phù hợp với vị trí công tác và có sự giám sát lẫn nhau nên có thể ngăn ngừa và kiểm soát rủi ro.
- Thứ ba, ảnh hưởng của đặc điểm nhà quản lý:
Lãnh đạo BHXH huyện Vân Canh ý thức được sự quan trọng và cần thiết của việc kiểm soát nội bộ trong đơn vị, luôn tận tình, sâu sát vào từng lĩnh vực hoạt động của đơn vị.
Giám đốc đi lên từ kế toán nên có sự chặt chẽ trong khâu kiểm tra, mọi hồ sơ trình ký đều được xem xét kỹ lưỡng, hồ sơ điều chỉnh phải có phiếu giải trình từ các bộ phận.
Tuy nhiên, nếu có sự thông đồng giữa các bộ phận để qua mặt lãnh đạo thì chắc chắn rủi ro này sẽ khó phát hiện hơn.
- Thứ tư, ảnh hưởng của chính sách nhân sự:
Chính sách nhân sự bao gồm việc tuyển dụng, huấn luyện, giáo dục, đánh giá, bổ nhiệm, khen thưởng hay kỷ luật, hướng dẫn nhân viên. Hiện tại, việc tuyển dụng nhân sự được thực hiện ở cấp tỉnh, BHXH huyện Vân Canh chỉ thực hiện tiếp nhận và phân công công việc.
Vì vậy, để đảm bảo nhân viên cấp dưới có đủ kỹ năng và hiểu biết chuyên môn, Giám đốc BHXH huyện đã đăng ký cho nhân viên tham gia các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ, nhờ đó mà đội ngũ cán bộ viên chức trong đơn vị ngày càng nâng cao trình độ nghiệp vụ, tác động tích cực trong hoạt động kiểm soát chi BHXH trong đơn vị.
- Thứ năm, ảnh hưởng của năng lực nhân viên:
Năng lực nhân viên bao gồm trình độ hiểu biết và kỹ năng làm việc cần thiết để đảm bảo việc thực hiện nhiệm vụ có kỷ cương, trung thực, tiết kiệm, hiệu quả và hữu hiệu.
Hiện tại, 100% cán bộ viên chức của BHXH huyện Vân Canh có trình độ đại học. Tuy nhiên, công tác chi BHXH ngày càng phát triển mở rộng và phức tạp hơn nên đòi hỏi trình độ của cán bộ viên chức phải ngày càng được nâng cao, ý thức được vấn đề đó. Do vậy, Ban giám đốc BHXH huyện Vân Canh luôn tạo điều kiện để cán bộ viên chức trong đơn vị tham gia đầy đủ các lớp tập huấn do ngành tổ chức, cũng như tạo điều kiện để cán bộ viên chức tự học tập để nâng cao trình độ chuyên môn, phục vụ tốt công tác, góp phần hoàn thành tốt nhiệm vụ chung của toàn đơn vị.
2.2.2.5. Ảnh hưởng của hoạt động giám sát đến kiểm soát nội bộ hoạt động chi Bảo hiểm xã hội
- Một là, Ban Giám đốc luôn kiểm tra và xét duyệt các báo cáo hoạt động chi BHXH của các tổ nghiệp vụ; luôn phân chia chức năng, nhiệm vụ cho từng bộ phận và tạo điều kiện cho sự giám sát lẫn nhau; và luôn đánh giá hiệu quả công việc của từng cán bộ, công chức, viên chức để có biện pháp khen thưởng hay xử phạt phù hợp.
- Hai là, lãnh đạo BHXH huyện Vân Canh luôn quan tâm đến hoạt động giám sát, thường xuyên kiểm tra giám sát việc thực hiện chi BHXH của cán bộ, viên chức trong đơn vị. Đồng thời, thường xuyên thu thập thông tin từ cán bộ, viên chức và kịp thời xử lý nếu có sai phạm xảy ra.
- Ba là, định kỳ hàng quý, BHXH huyện Vân Canh thực hiện báo cáo và quyết toán tình hình chi BHXH của đơn vị với BHXH tỉnh. Bên cạnh đó, BHXH huyện Vân Canh còn chịu sự kiểm tra, giám sát của các cơ quan chức năng cấp trên như: BHXH tỉnh Bình Định, Thanh tra BHXH Việt Nam, Kiểm toán Nhà nước,… thông qua các đợt thanh tra, kiểm tra; và sau các đợt thanh tra, kiểm tra, đơn vị có lập báo cáo và đưa ra những kết luận về sự yếu kém của công tác kiểm soát nội bộ rong đó có hoạt động chi BHXH để đưa ra giải pháp khắc phục.
Nhìn chung, Ban lãnh đạo BHXH huyện Vân Canh có quan tâm tới công tác giám sát, huy động nguồn nhân lực tốt cho hoạt động giám sát; nâng cao ý thức tự giác thực hiện tốt các nội quy, quy chế của cán bộ, công chức, viên chức trong đơn vị.
2.3. ĐÁNH GIÁ TÍNH HỮU HIỆU CỦA KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI BẢO HIỂM XÃ HỘI TẠI BẢO HIỂM XÃ HỘI HUYỆN VÂN CANH,