7. Kết cấu của đề tài
1.4.2. Các yếu tố cơ bản của kiểm soát nội bộ chi bảo hiểm xã hội
1.4.2.1 Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát là nền tảng cho tất cả các yếu tố khác trong KSNB các hoạt động trong đơn vị BHXH trong đó có KSNB hoạt động chi
BHXH. Các yếu tố về môi trường kiểm soát tạo lập kỷ cương, đạo đức và cơ cấu tổ chức trong đơn vị BHXH.
- Tính chính trực và giá trị đạo đức: nhiệm vụ cơ bản của ngành BHXH là đảm bảo an sinh xã hội, mang tính chất phục vụ không vì mục đích lợi nhuận, đảm bảo hỗ trợ một phần thu nhập cho người lao động khi họ gặp phải những rủi ro gây mất hoặc giảm thu nhập. Với tính chất đặc thù của ngành BHXH là phục vụ nên toàn bộ cán bộ viên chức ngành BHXH phải xác định mục tiêu chính trong công tác là phục vụ tất cả các đối tượng tham gia. Cán bộ, viên chức ngành BHXH phải luôn trau dồi chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp, thực hiện nghiêm quy tắc ứng xử của người cán bộ viên chức để phục vụ tốt cho đối tượng, không gây phiền hà, nhũng nhiễu, hạch sách đối tượng đến liên hệ công tác.
- Năng lực nhân viên: để thực hiện tốt vai trò phục vụ đối tượng tham
gia các loại hình BHXH ngày một mở rộng theo chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước, tiến tới BHXH cho mọi người lao động, ngành BHXH cần có một đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức bảo đảm về chất lượng, có bản lĩnh chính trị vững vàng, có ý thức, trách nhiệm, có tinh thần phục vụ đối tượng, phục vụ nhân dân. Đồng thời, trong tình hình hiện nay, nhiều đơn vị chiếm dụng quỹ BHXH, nợ đóng BHXH cho người lao động trong thời gian dài làm ảnh hưởng đến quyền lợi của người lao động khi xảy ra rủi ro, một số khác làm khống chứng từ để trục lợi quỹ BHXH,… Trước tình hình đó đòi hỏi cán bộ viên chức ngành BHXH phải đảm bảo trình độ chuyên môn để tránh thất thoát quỹ BHXH. Việc tuyển dụng viên chức ngành BHXH thông qua thi tuyển để lựa chọn được những người có năng lực để thực hiện tốt công tác được giao. Đồng thời, ngành BHXH cũng thường xuyên tổ chức các lớp đào tạo, tập huấn, bồi dưỡng nhằm nâng cao trình độ cho cán bộ viên chức.
- Triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo: lãnh đạo ngành BHXH rất quan
tâm tới KSNB. Ngành BHXH từ trung ương đến địa phương đều ban hành các quy tắc ứng xử trong cơ quan. Thường xuyên nghiên cứu các rủi ro có thể xảy ra trong hoạt động chi BHXH của đơn vị, khi phát hiện sai sót thì kịp thời điều chỉnh. Luôn duy trì chế độ báo cáo thường xuyên, định kỳ từ địa phương đến trung ương.
-Cơ cấu tổ chức: Ngày 05/01/2016, Chính phủ đã ban hành Nghị định
số 01/2016/NĐ-CP quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bảo hiểm xã hội Việt Nam [14].
Hình 1.2 : Cơ cấu tổ chức của BHXH Việt Nam
Theo đó, Bảo hiểm xã hội Việt Nam là cơ quan Nhà nước trực thuộc Chính phủ. Chức năng, quyền hạn và cơ cấu tổ chức được quy định rõ ràng, chặt chẽ từ trung ương đến địa phương phù hợp với đặc điểm nhiệm vụ hoạt động của đơn vị. Có sự phân công trách nhiệm rõ ràng cho từng cán bộ viên chức trong đơn vị để đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ và thực hiện được chức năng giám sát chéo lẫn nhau.
- Chính sách nhân sự: để thực hiện mục tiêu trong hoạt động BHXH, nhà lãnh đạo phải đưa ra những hệ thống văn bản thống nhất, quy định chi tiết việc tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, bổ nhiệm. Nhân viên được tuyển dụng phải bảo đảm được về tư cách đạo đức cũng như kinh nghiệm để thực hiện công việc được giao. Nhà lãnh đạo cần thiết lập các chương trình động viên, khuyến khích bằng các hình thức khen thưởng và nâng cao mức khuyến khích cho những hoạt động cụ thể. Đồng thời, những hình thức kỷ luật nghiêm khắc cho các hành vi vi phạm cũng cần được các nhà lãnh đạo quan tâm.
- Quan hệ với các cơ quan quản lý Nhà nước: việc duy trì và thực hiện trách nhiệm báo cáo với các cơ quan quản lý trực tiếp và gián tiếp của Nhà nước, Chính phủ đối với tổ chức BHXH. Phối hợp với các cơ quan chức năng có liên quan trong việc kiểm tra việc thực hiện các chính sách về BHXH nhằm bảo vệ lợi ích chính đáng của người lao động.
Như vậy, môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ những nhân tố ảnh hưởng đến quá trình thiết kế, vận hành và xử lý dữ liệu của hệ thống KSNB trong đơn vị, trong đó nhân tố quan trọng và chủ yếu là nhận thức của hoạt động kiểm tra, kiểm soát và điều hành hoạt động của nhà quản lý lãnh đạo.
1.4.2.2. Đánh giá rủi ro
KSNB phục vụ để đạt mục tiêu của tổ chức, việc đánh giá rủi ro là rất quan trọng vì nó ghi nhận các sự kiện quan trọng đe dọa đến mục tiêu, nhiệm vụ của đơn vị.
Trong ngành BHXH, việc nhận dạng các rủi ro và mức độ ảnh hưởng của các rủi ro có thể xảy ra là một bộ phận quan trọng của hệ thống KSNB. Trong hoạt động BHXH, các rủi ro được ghi nhận chủ yếu ở hoạt động thu, chi các quỹ bảo hiểm. Ngoài các rủi ro xuất phát từ năng lực và đạo đức nhân viên BHXH, rủi ro chi BHXH không đúng đối tượng do người lao động khai man thông tin. Ngoài ra, hoạt động BHXH còn đứng trước rủi ro mất cân đối thu - chi quỹ BHXH. Với số thu các quỹ BHXH như hiện nay, quỹ BHXH nếu không có sự đầu tư thích hợp và an toàn để tăng trưởng các quỹ thì trong tương lai với sự tăng giá và điều chỉnh thu nhập, câu hỏi đặt ra liệu các quỹ BHXH có còn đủ khả năng chi trả các chế độ cho người lao động hay không. Từ đó, đòi hỏi sự cần thiết sớm đưa ra các biện pháp để khắc phục rủi ro xuất phát từ cân đối thu - chi quỹ BHXH.
1.4.2.3. Hoạt động kiểm soát
Bảo hiểm xã hội Việt Nam là đơn vị Nhà nước trực thuộc Chính phủ nên mọi hoạt động kiểm soát được quy định chặt chẽ thông qua: Luật BHXH [12]; Luật BHYT [15], Luật Việc làm [16] liên quan đến BHTN, các Nghị định Chính phủ; các Bộ ngành liên quan: Bộ Y tế, Bộ Lao động Thương binh và Xã hội, Bộ Tài chính... Tuy nhiên, vấn đề đặt ra là hoạt động kiểm soát chi BHXH trong thực tế có được áp dụng đúng với các quy định hướng dẫn hay không. Nếu thực hiện các quy định của hoạt động kiểm soát chi BHXH không đầy đủ thì rủi ro chắc chắn sẽ xảy ra. Cần phải phân chia trách nhiệm rõ ràng cho nhiều nhân viên chứ không thể để một nhân viên kiêm nhiệm làm nhiều khâu, chẳng hạn như nhân viên chi kiêm nhiệm luôn công việc của nhân viên cấp thẻ BHYT, sổ BHXH; nhân viên kế toán kiêm nhiệm công việc của nhân viên giải quyết chế độ chính sách; việc một người làm từ khâu đầu đến khâu cuối rất dễ phát sinh rủi ro sai phạm, phát sinh tiêu cực. Do vậy, việc thực hiện các hoạt động kiểm soát chi BHXH đúng theo quy định là vô cùng quan
trọng để giảm thiểu các rủi ro xảy ra sai phạm trong nội bộ BHXH.
- Thủ tục phân quyền và xét duyệt: việc thực hiện các nghiệp vụ chi BHXH tại đơn vị BHXH chỉ được thực hiện bởi người được ủy quyền trong phạm vi trách nhiệm được phân quyền của họ. Đây là một cách thức để đảm bảo rằng nhân viên hành động đúng theo hướng dẫn và trong giới hạn được quy định bỡi người lãnh đạo và pháp luật.
- Phân chia trách nhiệm: để giảm thiểu rủi ro về việc sai sót, hành động cố ý làm sai trong các hoạt động chi BHXH thì không một cá nhân nào được giao một việc từ khâu đầu cho tới khâu cuối. Tuy nhiên, ở các đơn vị, phòng/ban đơn vị BHXH nếu có ít nhân viên để thực hiện việc phân chia trách nhiệm, khi đó nhà lãnh đạo phải nhận biết được rủi ro và có biện pháp kiểm soát khác như sự luân chuyển nhân viên, tránh để nhân viên xử lý các mặt nghiệp vụ trong một thời gian dài,…
- Kiểm soát việc tiếp cận tài sản và sổ sách: việc tiếp cận tài sản và sổ sách trong ngành BHXH phải được giới hạn trong những cá nhân mà họ được giao nhiệm vụ bảo quản hoặc sử dụng tài sản. Trách nhiệm của người bảo quản tài sản thể hiện qua việc quản lý chứng từ, sổ sách, dữ liệu thông tin người đóng, người hưởng các chế độ BHXH.
- Kiểm tra và đối chiếu: các nghiệp vụ chi BHXH phải được kiểm tra, đối chiếu thông tin giữa thông tin người lao động, đơn vị sử dụng lao động cung cấp với cơ sở dữ liệu ngành BHXH quản lý trước và sau khi xử lý. Thí dụ, phải kiểm tra thông tin người kê khai hưởng BHTN với các giấy tờ chứng minh người lao động đang thất nghiệp, số tháng đóng BHTN,…
1.4.2.4. Thông tin và truyền thông
Thông tin trong một tổ chức được nghiên cứu nhằm phục vụ cho quá trình ra quyết định điều khiển các hoạt động của đơn vị. Thông tin được cung cấp qua hệ thống thông tin, trong đó: hệ thống thông tin kế toán là một phân
hệ quan trọng. Ngoài ra, các phân hệ thông tin khác như lưu trữ, tra cứu cũng rất cần thiết đối với KSNB vì nó cung cấp cơ sở cho những nhận định, phân tích tình hình hoạt động, về những rủi ro và cơ hội liên quan đến hoạt động của đơn vị. Thông tin có thể thu thập từ nhiều nguồn: từ internet, từ số liệu của các cơ quan chức năng, từ báo đài hoặc tự tổ chức mạng lưới thu thập thông tin…. Mọi cán bộ đều cần có những thông tin cần thiết để phục vụ cho công việc của mình. Vì vậy, những thông tin cần thiết cần phải được xác định, thu thập và truyền đạt đến những cá nhân hoặc những bộ phận có liên quan một cách kịp thời. Nhưng để có được những thông tin cần thiết phục vụ cho công việc trong cơ quan BHXH thì cần phải phối hợp với những cơ quan, tổ chức khác như cơ quan Thuế, Công an, Phòng LĐ - TB&XH…
Thông tin và truyền thông trong đơn vị BHXH vô cùng quan trọng đòi hỏi ngành BHXH cần hiện đại hóa hệ thống công nghệ thông tin, thiết lập các hệ thống báo cáo trong đó chứa đựng những thông tin về tài chính, hoạt động hoặc tuân thủ có thể giúp cho ban lãnh đạo có thể thu thập và nhận biết chính xác, kịp thời, đầy đủ các thông tin liên quan đến trách nhiệm và hoạt động đạt được mục tiêu của đơn vị mình; đầu tư các hệ thống phần mềm trong các nghiệp vụ ngăn chặn các rủi ro rò rỉ thông tin trong quá trình tác nghiệp nghiệp vụ cũng chính là các chốt kiểm soát quan trọng trong hệ thống KSNB của ngành BHXH.
Hoạt động thông tin trong ngành BHXH cần được truyền đạt xuyên suốt từ trên xuống dưới, báo cáo từ dưới lên trên và thông tin tới các ngành liên quan. Qua đó từng nhân viên ngành BHXH sẽ biết và hiểu được nhiệm vụ của mình và kết quả công việc của mình được đánh giá ra sao để phát huy hoặc cải tiến nhằm đạt mục tiêu chung của ngành.
1.4.2.5. Hoạt động giám sát
động kiểm soát. Điều quan trọng trong giám sát là phải xác định KSNB có vận hành đúng như thiết kế không và có cần thiết phải sửa đổi chúng cho phù hợp với từng giai đoạn không. Để đạt được kết quả, cần phải thực hiện các hoạt động giám sát thường xuyên hoặc định kỳ, cụ thể:
- Giám sát thường xuyên: được thực hiện đồng thời trong các hoạt động hàng ngày của đơn vị như: lập các báo cáo hoạt động và báo cáo tài chính, kế toán; việc tiếp nhận các ý kiến góp ý của các cá nhân, đơn vị bên ngoài; đối chiếu giữa số liệu ghi chép về tài sản trên sổ sách với số liệu tài sản thực tế,…
- Giám sát định kỳ: phạm vi và mức độ thường xuyên của việc giám sát định kỳ phụ thuộc vào hiệu quả của giám sát thường xuyên. Giám sát định kỳ được thực hiện thông qua các cuộc kiểm toán định kỳ do kiểm toán viên nội bộ hoặc kiểm toán nhà nước thực hiện; trong một số trường hợp có thể là kiểm toán viên độc lập thực hiện.
Như vậy, các bộ phận cấu thành của KSNB có quan hệ chặt chẽ với nhau. Việc tổ chức và duy trì ổn định hệ thống KSNB nhằm đảm bảo có hiệu lực, hiệu quả là trách nhiệm của nhà lãnh đạo nhằm phục vụ cho việc quản lý, và đây là nội dung cơ bản nhất mà người lãnh đạo phải có trách nhiệm tạo ra môi trường kiểm soát phù hợp ở đơn vị mình.