8. Kết cấu của luận văn
3.2.2. Kiểm soát các khoản chi nghiệp vụ chuyên môn
* Hoàn thiện kiểm soát chi thanh toán dịch vụ công cộng
- Kiểm soát mục chi tiền điện, nƣớc:
Xây dựng quy chế sử dụng điện, nƣớc tại đơn vị trên nguyên tắc sử dụng tiết kiệm. Tăng cƣờng công tác kiểm soát việc sử dụng điện, nƣớc của Phòng, tất cả nhân viên trong đơn vị khi ra về phải tắt đèn, quạt, điều hòa, không đƣợc sử dụng điện, nƣớc cho nhu cầu cá nhân.
* Hoàn thiện kiểm soát chi vật tư văn phòng
- Đối với vật tƣ văn phòng:
+ Căn cứ mức sử dụng văn phòng phẩm của từng cán bộ công chức hoặc từng bộ phận các năm trƣớc, Phòng xây dựng mức khoán bằng hiện vật cho từng cá nhân.
+ Bộ phận văn phòng dựa vào định mức để mua và phân bổ theo nhu cầu thực tế đƣợc lãnh đạo phê duyệt để cấp phát cho từng cứ nhân.
+ Hàng hoá mua về phải có hóa đơn, mở sổ theo dõi xuất nhập, giấy đề nghị của bộ phận văn phòng phải có đầy đủ các chữ ký của ngƣời có thẩm quyền. Việc mua hàng nên áp dụng cách thức ít nhất ba báo giá từ 03 nhà
65
cung cấp độc lập (đây là cơ sở để kiểm soát sau này).
+ Hằng năm thay đổi ngƣời mua hàng hóa cho Phòng tránh tình trạng ngƣời mua hàng có quan hệ với nhà cung cấp nhất định ảnh hƣởng đến chất lƣợng hàng cung cấp.
+ Khi hàng về nhập kho cần có sự giám sát của kế toán đồng thời kế kiểm tra các hoá đơn, biên bản bàn giao hàng, đây là cở sở để thanh toán và kiểm soát.
+ Cuối tháng, năm bộ phận văn phòng có trách nhiệm kiểm tra, kiểm kê định kỳ.
* Hoàn thiện kiểm soát chi thông tin, tuyên truyền, liên lạc
- Đối với sử dụng điện thoại:
Căn cứ vào các hoá đơn của bƣu điện chuyển đến, kế toán kiểm tra, đối chiếu nếu máy điện thoại nào gọi vƣợt số tiền quy định có biện pháp xử lý và chịu trách nhiệm thanh toán số vƣợt mức quy định. Nếu cƣớc phí vƣợt định mức quy định do biến động trong công tác chuyên môn nhƣ công tác chỉ đạo khắc phục hậu quả phòng chống thiên tai, bão lụt,.. thì sẽ đƣợc Trƣởng phòng xem xét cho thanh toán thực tế từng trƣờng hợp.
* Hoàn thiện kiểm soát chi Hội nghị
Tổ chức Hội nghị bộ phận văn phòng bám sát vào các văn bản Quy định của cấp trên để tham mƣu cho lãnh đạo thực hiện đảm bảo theo quy định.
* Hoàn thiện kiểm soát chi công tác phí
Phân công cán bộ đi công tác phải đúng đối tƣợng, thành phần, thời gian và đƣợc ký công lệnh trƣớc khi cử đi công tác. Căn cứ vàc quy định chi tiền công tác phí để thanh toán đảm bảo theo quy định.
* Hoàn thiện kiểm soát chi về chi phí thuê mướn:
Khi cần phải thuê ngoài, bộ phận văn phòng cung cấp 03 phiếu báo giá của đơn vị thi công, trên cơ sở đó lựa chọn nhà thi công cung cấp dịch vụ tốt
66
nhất. Khi thanh toán, kế toán căn cứ vào kế hoạch, kiểm tra đối chiếu với bảng dự trù kinh phí sửa chữa đã đƣợc duyệt cùng với hợp đồng thi công (nếu có), biên bản nghiệm thu thanh lý cần phải có chữ ký xác nhận của bộ phận văn phòng.
* Hoàn thiện kiểm soát chi về chi phí nghiệp vụ chuyên môn:
Chi nghiệp vụ bộ phận văn phòng xây dựng kế hoạch tổ chức các hội thi, mua vật tƣ phải sát với thực tế trình Trƣởng phòng xét duyệt, sau khi mua hàng hóa cần phải kiểm soát của bộ phận kế toán. Khi kết thúc hội thi, bộ phận văn phòng tổng hợp, lập giấy đề nghị thanh toán phải có xác nhận đầy đủ của lãnh đạo.