8. Kết cấu của luận văn
1.2.3. Phân loại kiểm soát nội bộ
1.2.3.1. Kiểm soát hoạt động quản lý (hay còn gọi là kiểm soát hướng dẫn)
Nhận thức của các nhà quản lý về liêm chính và đạo đức nghề nghiệp, về việc cần thiết phải tổ chức bộ máy hợp lý, về việc phân công, ủy nhiệm rõ ràng, về việc ban hành bằng văn bản các nội quy, quy chế, quy trình kinh doanh Hệ thống kiểm soát hoạt động có hoạt động hiệu quả hay không phụ thuộc trực tiếp vào tính trung thực và việc tôn trọng các giá trị đạo đức của những ngƣời liên quan đến quá trình kiểm soát.
Cơ cấu tổ chức cung cấp khuôn khổ mà trong đó quyền hạn và trách nhiệm của những thành viên trong tổ chức đƣợc xác định. Một cơ cấu tổ chức hợp lý là điều kiện đảm bảo cho các thủ tục kiểm soát phát huy đƣợc tác dụng. Ngƣợc lại, một cơ cấu tổ chức quá phức tạp hoặc không rõ ràng có thể nảy sinh nhiều vấn đề nghiêm trọng. Do đó, để thiết lập cơ cấu tổ chức thích hợp thì tổ chức cần phải chú ý đến một số nội dung nhƣ: Xác định rõ quyền hạn và trách nhiệm chủ yếu đối với từng hoạt động. Xác định cấp bậc cần báo cáo thích hợp.
Việc phân định quyền hạn và trách nhiệm là việc xác định mức độ tự chủ, quyền hạn của từng cá nhân hay từng nhóm trong việc đề xuất và giải quyết vấn đề, trách nhiệm báo cáo đối với các cấp có liên quan. Việc phân định quyền hạn bằng văn bản cụ thể có thể sẽ giúp công việc đƣợc tiến hành dễ dàng, trôi chảy hơn và các thủ tục kiểm soát sẽ phát huy tác dụng. Ngƣợc
18
lại, nếu việc phân định quyền hạn và trách nhiệm không rõ ràng sẽ phát sinh hiện tƣợng cùng một nhiệm vụ nhƣng đƣợc thực hiện chồng chéo ở các phòng ban khác nhau hay thậm chí trong cùng bộ phận. Do vậy, công việc sẽ ách tắc, thủ tục kiểm soát vô hiệu và tiêu cực có điều kiện nảy sinh.
Hệ thống kiểm soát quản lý: Một hệ thống kiểm soát quản lý là sự hợp thành một cách logic các phƣơng pháp nhằm thu thập và sử dụng thông tin để ra các quyết định về hoạch định và kiểm soát, thúc đẩy hành vi của ngƣời lao động, và đánh giá việc thực hiện. Hệ thống kiểm soát quản lý có các mục tiêu là:
Thông đạt rõ ràng các mục tiêu (Goals) của tổ chức; Đảm bảo chắc chắn rằng nhà quản lý và nhân viên hiểu rõ các công việc cần thiết (Specific actions) mà họ phải thực hiện để đạt đƣợc các mục tiêu đó; Thông báo kết quả công việc (Result of actions) đến từng bộ phận trong tổ chức; và đảm bảo rằng hệ thống kiểm soát quản lý thích nghi nhanh chóng (Adjust to changes) với những thay đổi môi trƣờng hoạt động.
Hệ thống kiểm soát quản lý chú trọng vào việc ra quyết định quản trị nội bộ và xúc tiến (sau đó đánh giá) việc thực hiện theo sát với mục tiêu của tổ chức.
Chúng ta có thể thấy rằng mục tiêu và các tiêu chí đo lƣờng việc thực hiện là rất rộng, trong thực tế, chúng rất không rõ rằng để định hƣớng cho nhà quản lý và nhân viên. Vì vậy, ban lãnh đạo thƣờng xác định các bƣớc then chốt (critical process) và các nhân tố quyết định thành công (key success factors). Các bƣớc then chốt là một hệ thống các hoạt động có liên quan ảnh hƣởng trực tiếp đến việc đạt đƣợc mục tiêu của tổ chức. Các nhân tố thành công là các hành động phải đƣợc thực hiện thật tốt nhằm hƣớng đơn vị theo mục tiêu đã định.
19
Để xây dựng một hệ thống kiểm soát quản lý nhằm đạt đƣợc mục tiêu của tổ chức, việc thiết kế cần phải nhận biết có những tồn tại gì, xác định các trung tâm trách nhiệm, cân nhắc giữa chi phí và lợi ích, và đƣa ra động lực để đạt đƣợc mục tiêu và những nỗ lực quản lý. Để đạt đƣợc mục tiêu của tổ chức, hệ thống kiểm soát quản lý phải phù hợp với cơ cấu tổ chức của đơn vị. Vài công ty tổ chức theo chức năng nhƣ sản xuất, bán hàng, và dịch vụ. Các công ty khác thì tổ chức theo khu vực có trách nhiệm tạo ra lợi nhuận theo từng sảm phẩm hoặc theo từng vùng.
1.2.3.2. Kiểm soát kế toán tuân thủ
Loại kiểm soát nội bộ thứ hai là kiểm soát kế toán tuân thủ. Kiểm soát nội bộ là những phƣơng pháp và chính sách đƣợc thiết kế để ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót, khuyến khích hiệu quả hoạt động, và nhằm đạt đƣợc sự tuân thủ các chính sách và quy trình đƣợc thiết lập.
Cán bộ, nhân viên cam kết và nỗ lực hành động đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật. Mọi vấn đề tuân thủ phải đƣợc nhận diện, theo dõi, kiểm soát, bảo đảm việc chấp hành tuân thủ đấu tranh và lấy mục tiêu giáo dục, phòng ngừa vi phạm tuân thủ làm trọng tâm.
Vai trò kiểm soát kế toán tuân thủ:
Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính của công ty.
Giảm bớt rủi ro gian lận hoặc trộm cắp đối với công ty do bên thứ ba hoặc nhân viên của công ty gây ra.
Giảm bớt rủi ro sai sót không cố ý của nhân viên mà có thể gây tổn hại cho công ty.
Giảm bớt rủi ro không tuân thủ chính sách và quy trình kinh doanh của công ty.
20 chƣa đầy đủ.