8. Kết cấu của luận văn
2.2.4. Kiểm soát các khoản chi mua sắm, sửa chữa TSCĐ
Do nhu cầu hoạt động giảng dạy, học tập, do sự xuống cấp của các tài sản cố định dùng cho các hoạt động nên phát sinh nhu cầu về kinh phí để mua sắm, trang bị thêm hoặc phục hồi giá trị của tài sản cố định. Nhóm chi này bao gồm các khoản chi nhƣ: chi mua sắm, sửa chữa thiết bị máy móc, nhà cửa…
2.2.4.1. Chi sửa chữa, duy tu bảo dưỡng tài sản phục vụ công tác chuyên môn và các công trình cơ sở hạ tầng (Mục 6900)
- Đối với sửa chữa nhỏ các Tài sản bị hƣ hỏng, ngƣời quản lý và sử dụng tài sản làm đề xuất sửa chữa, thay thế gửi bộ phận văn phòng.
Bộ phận văn phòng liên hệ đơn vị sửa chữa để kiểm tra xác định mức độ hƣ hỏng của tài sản, lấy báo giá và lập dự trù kinh phí sửa chữa trình lãnh đạo phê duyệt. Sau khi thực hiện, gửi chứng từ gốc về bộ phận kế toán đề nghị thanh toán. Bộ phận kế toán lập chứng từ trình lãnh đạo phê duyệt thanh toán.
- Đối với chi sửa chữa trƣờng lớp học, nhà công vụ, nhà hiệu bộ, khu vệ sinh,...
52
huyện phối hợp đi kiểm tra cơ sở vật chất, trƣờng lớp học để đảm bảo cho việc dạy và học của năm học mới. Nếu trƣờng nào hƣ hỏng hay cần tu bổ sẽ làm tờ trình trình lên Phòng Giáo dục và Đào tạo. Căn cứ vào tờ trình của các đơn vị, Phòng sẽ lên kế hoạch sửa chữa và trình UBND phê duyệt. Sau khi có quyết định phê duyệt phòng sẽ thực hiện các bƣớc tiếp theo, theo đúng quy trình:
+ Thuê đơn vị thiết kế lập dự toán, đi khảo sát thiết kế,... + Thuê thẩm tra, thẩm định dự toán.
+ Trình UBND để có đƣợc quyết định phê duyệt Báo cáo kinh tế kỹ thuật.
+ Trình UBND để có đƣợc quyết định phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu.
+ Phòng Giáo dục và Đào tạo sẽ xét chọn nhà thầu và quyết định lựa chọn nhà thầu, ký hợp đồng xây lắp, hợp đồng giám sát, nghiệm thu, thanh lý hợp đồng theo đúng quy định.
+ Khi công việc đã hoàn thành đơn vị cung ứng gửi toàn bộ hồ sơ và chứng từ liên quan kèm hóa đơn tài chính gửi về bộ phận kế toán để tổng hợp trình trƣởng phòng Thanh lý hợp đồng và thanh toán cho đơn vị cung cấp.
2.2.4.2. Chi mua sắm tài sản phục vụ công tác chuyên môn (Mục 6950)
- Đối với tài sản mua sắm tập trung đƣợc thực hiện theo Quyết định số 08/2016/QĐ-TTg ngày 26 tháng 02 năm 2016 của Thủ tƣớng Chính phủ quy định việc mua sắm tài sản nhà nƣớc theo phƣơng thức tập trung và Thông tƣ 35/2016/TT-BTC ngày 26/2/2016 của Bộ Tài chính về Hƣớng dẫn việc mua sắm tài sản nhà nƣớc theo phƣơng thức tập trung.
- Đối với chi mua sắm bàn ghế phòng học chức năng, phòng lý hoá sinh trƣờng học:
Hằng năm UBND huyện chỉ đạo các ban ngành của huyện phối hợp đi kiểm tra cơ sở vật chất, trƣờng lớp học để đảm bảo cho việc dạy và học của
53
năm học mới. Nếu trƣờng nào cơ sở vật chất không đảm bảo sẽ làm tờ trình trình lên Phòng Giáo dục và Đào tạo. Căn cứ vào tờ trình của các đơn vị, Phòng sẽ lên danh mục trình UBND cho chủ trƣơng mua sắm. Sau khi có Văn bản cho chủ trƣơng phòng sẽ thực hiện các bƣớc tiếp theo theo đúng quy trình:
+ Phòng thuê đơn vị thẩm định giá.
+ Trình UBND để có đƣợc quyết định phê duyệt Dự toán gói thầu mua sắm.
+ Đăng báo, thông báo đấu thầu theo quy định.
+ Bán hồ sơ dự thầu, mở thầu, chấm thầu, ký hợp đồng, hợp đồng giám sát, nghiệm thu, thanh lý hợp đồng theo đúng quy định.
+ Sau khi hoàn thành đơn vị cung cấp gửi toàn bộ hồ sơ và chứng từ liên quan kèm hóa đơn tài chính gửi về bộ phận kế toán để tổng hợp trình trƣởng phòng Thanh lý hợp đồng và thanh toán cho đơn vị cung cấp.
* Nhận xét công tác kiểm soát đối với nhóm mục chi mua sắm, sửa chữa tài sản:
Quy trình triển khai, tổ chức thực hiện danh mục mua sắm, sửa chữa của Phòng Giáo dục và Đào tạo trong năm qua về cơ bản đầu tƣ có trọng điểm, sử dụng đúng mục đích, thực hiện sửa chữa, mua sắm theo đúng quy định của pháp luật...