8. Kết cấu của luận văn
1.2.4. Các yếu tố cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ
1.2.4.1. Môi trường kiểm soát
Môi trƣờng kiểm soát gồm các nhân tố sau:
Triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo: Triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo thể hiện qua cá tính, tƣ cách, thái độ của nhà lãnh đạo khi điều hành hoạt động của đơn vị (COSO, 2013). Nếu nhà lãnh đạo cấp cho đánh giá rằng KSNB quan trọng, các thành viên khác trong tổ chức cũng cảm nhận đƣợc điều đó quan trọng và sẽ theo đó, tận tâm xây dựng hệ thống KSNB. Tinh thần này đƣợc thể hiện thành những quy định đạo đức, cách ứng xử trong quá trình làm việc. Trong các cơ quan, triết lý quản lý thông qua việc lãnh đạo nhận thức đƣợc chức năng, tầm quan trọng, sự cần thiết của KSNB đối với việc kiểm tra, giám sát các hoạt động, từ đó chủ động xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ, xây dựng quy chế tổ chức, hoạt động làm căn cứ thực hiện và kiểm soát các hoạt động. Ngƣợc lại, nếu các thành viên trong tổ chức không nhận thấy tầm quan trọng của KSNB, nghĩa là lãnh đạo chƣa quan tâm đúng mức đến KSNB. Kết quả là KSNB chỉ còn là hình thức chứ không có ý nghĩa thực sự, dẫn đến mục tiêu, nhiệm vụ của đơn vị không đạt đƣợc nhƣ mong muốn.
Năng lực nhân viên: Năng lực nhân viên gồm trình độ hiểu biết, kỹ năng làm việc cần thiết để đảm bảo việc thực hiện có kỷ cƣơng, trung thực, tiết kiệm, hiệu quả và hữu hiệu. Họ cũng phải có am hiểu đúng đắn về trách nhiệm của bản thân trong việc thiết lập hệ thống KSNB (COSO, 2013). Đội ngũ cán bộ, nhân viên có năng lực, chuyên môn tốt là một trong những yếu tố góp phần quyết định đến việc thực hiện hiệu quả các hoạt động sản xuất kinh doanh của tổ chức.
21
việc xây dựng, duy trì KSNB, tầm quan trọng của KSNB và trách nhiệm của họ trong việc thực hiện mục tiêu, sứ mệnh chung của tổ chức. Mỗi cá nhân trong tổ chức bằng trách nhiệm của mình đều phải nắm rõ vai trò của hệ thống KSNB. Lãnh đạo và nhân viên cần có các kỹ năng cần thiết để đánh giá rủi ro, đảm bảo hoàn thành trách nhiệm của họ trong tổ chức. Tổ chức có thể nâng cao trình độ cho các nhân viên của tổ chức bằng cách tổ chức đào tạo. Trong đó, hƣớng dẫn về mục tiêu KSNB sẽ là một trong những nội dung đào tạo, phƣơng pháp giải quyết các tình huống khó xử trong công việc.
Cơ cấu tổ chức: Một cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ đảm bảo cho sự thông suốt trong ủy quyền và phân công nhiệm vụ. Việc thiết lập cơ cấu tổ chức phải ngăn ngừa đƣợc sự vi phạm các quy chế KSNB và loại đƣợc những hoạt động không phù hợp, tránh các trƣờng hợp tiếp tay hay phát sinh ra các vi phạm, che dấu sai lầm và gian lận. Cơ cấu tổ chức gồm sự phân chia quyền, trách nhiệm báo cáo, hệ thống báo cáo phù hợp. Trong cơ cấu tổ chức, cũng bao gồm bộ phần kiểm toán nội bộ, ban kiểm soát, bộ phận thanh tra, kiểm tra đƣợc tổ chức độc lập với các đối tƣợng kiểm toán và báo cáo trực tiếp đến lãnh đạo cao nhất trong cơ quan.
Chính sách nhân sự: Chính sách nhân sự gồm việc tuyển dụng, đào tạo, bồi dƣỡng, giáo dục, đánh giá, bổ nhiệm, khen thƣởng, hay kỷ luật, hƣớng dẫn nhân viên. Sự đóng góp của mỗi cá nhân trong KSNB và khả năng, sự tin cậy của họ đóng là rất cần thiết để giúp hoạt động kiểm soát đƣợc hữu hiệu (COSO, 2013).
Thực hiện khen thƣởng với các cán bộ, nhân viên thực hiện tốt các quy chế, quy định, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ, có thành tích tốt trong lao động, học tập, có sáng kiến kinh nghiệm, cải tiến quy trình làm việc,... hoặc những cá nhân, đơn vị thực hiện tiết kiệm chi phí.
22
công ty và xử lý các hành vi nhƣ không hoàn thành nhiệm vụ, làm việc thiếu trách nhiệm,...
Công khai rộng rãi nhu cầu tuyển dụng trên phƣơng tiện thông tin đại chúng để thu hút thêm nhiều ứng viên. Phải có hội đồng tuyển dụng và bản mô tả công việc cho từng vị trí để các bộ phận tuyển dụng có thể dễ dàng và tuyển đƣợc đúng ngƣời hơn.
Môi trƣờng bên ngoài gồm môi trƣờng chính trị, luật pháp, kinh tế, văn hóa xã hội và công nghệ. Các nhân tố này không thuộc hệ thống kiểm soát của các nhà quản lý nhƣng nó có ảnh hƣởng đến thái độ, phong cách điều hành của các nhà quản lý. Nhà quản trị cần phải quan tâm đến vấn đề chính trị đầu tiên để dự báo mức độ an toàn trong công việc. Ban hành hệ thống pháp luật chất lƣợng đảm bảo môi trƣờng kinh doanh lành mạnh, bình đẳng, buộc các đơn vị kinh doanh chân chính, lập hệ thống kiểm soát có trách nhiệm, tuân thủ. Yếu tố kinh tế sẽ mang lại cho đơn vị cơ hội, thách thức, ảnh hƣởng đến chiến lƣợc kinh doanh bởi lãi suất, tỷ giá hối đoái và đơn vị phải kiểm soát linh hoạt hơn. Môi trƣờng văn hóa sẽ xác định cách sách, quan hệ đạo đức, lối làm việc. Công nghệ giúp quá trình làm việc nhanh, chính xác hơn, giúp quá trình kiểm soát dễ dàng hơn.
Nhƣ vậy, môi trƣờng kiểm soát có ảnh hƣởng trực tiếp đến hiệu quả của các thủ tục kiểm soát. Môi trƣờng kiểm soát tốt, thuận lợi sẽ là nền tảng cho hoạt động của hệ thống KSNB hữu hiệu. Tuy nhiên, môi trƣờng kiểm soát tốt không có nghĩa là hệ thống KSNB cũng tốt mà môi trƣờng kiểm soát chỉ là một yếu tố cho hệ thống KSNB tốt hơn, đồng thời chi phối đến các nhân tố khác cấu thành nên hệ thống KSNB.
1.2.4.2. Đánh giá rủi ro
Bất cứ đơn vị, dù ở quy mô nào, loại hình hoạt động nào cũng phải đối mặt với rủi ro. Do đó, đơn vị phải ý thức đƣợc việc đối phó rủi ro mà mình
23
gặp phải. Việc đánh giá rủi ro rất quan trọng trong việc xác định các khả năng có thể làm ảnh hƣởng đến mục tiêu của hoạt động. Các mục tiêu ở đây liên quan đến cả đến mục tiêu tài chính và phi tài chính. Việc phân tích đánh giá rủi ro sẽ không giúp các dự án tránh đƣợc toàn bộ rủi ro mà chỉ giúp thu hẹp các rủi ro trong giới hạn ở mức chấp nhận đƣợc. Quá trình đánh giá rủi ro thƣờng gồm:
Xác định mục tiêu: Các mục tiêu gồm mục tiêu tài chính và phi tài chính. Tính khái quát hay cụ thể của mục tiêu đƣợc xây dựng tùy thuộc vào lĩnh vực của từng dự án.
Nhận diện rủi ro: Là xác định loại rủi ro và mối liên hệ với từng loại mục tiêu. Rủi ro có thể bao gồm rủi ro bên trong, bên ngoài, rủi ro trong toàn bộ hay từng hoạt động đơn lẻ. Một số nguyên nhân dẫn đến rủi ro gồm:
Môi trƣờng chính trị, chính sách pháp luật của Nhà nƣớc: Chính sách của cơ quan quản lý vĩ mô ảnh hƣởng rất lớn đến sự hoạt động của KSNB với các tổ chức. Hoạt động của các tổ chức đa số đều nằm trong khuôn khổ hàng lang pháp lý của Nhà nƣớc. Thông qua các công cụ chính sách, nhà nƣớc sẽ điều tiết nền kinh tế sao cho phù hợp với lợi ích chung của toàn xã hội. Một động thái nhỏ của cơ quan quản lý vĩ mô cũng sẽ có tác động lớn đến hoạt động của các doanh nghiệp. Do đó, hệ thống pháp lý càng hoàn chỉnh, đồng bộ, sẽ càng giúp các doanh nghiệp, tổ chức hoạt động hiệu quả và đảm bảo đƣợc chất lƣợng KSNB và ngƣợc lại.
Môi trƣờng kinh tế - xã hội: Sự phát triển của kinh tế - xã hội kéo theo sự gia tăng trong thu nhập dân cƣ, cải thiện và nâng cao mức sống trong xã hội, cải thiện nâng cao mức trong cho nhân dân và ảnh hƣởng trực tiếp đến các doanh nghiệp.
Các yếu tố thuộc môi trƣờng vĩ mô khác: Thiên tai, hỏa hoạn, động đất, biến động của thị trƣờng trong và ngoài nƣớc,... có ảnh hƣởng tiêu cực đến
24
hoạt động của đơn vị.
Rủi ro bên trong đơn vị thƣờng là do các nguyên nhân nhƣ mâu thuẫn về mục đích, các chiến lƣợc hoạt động kinh doanh, dẫn đến việc thực hiện các mục tiêu không thuận lợi. Từ sự quản lý thiếu minh bạch, không coi trọng đạo đức nghề nghiệp, chất lƣợng cán bộ thấp, trình độ yếu kém, cơ sở hạ tầng thấp, không đƣợc đầu tƣ, mở rộng, mất cân đối trong chi phí dẫn đến việc không có sự kiểm tra, kiểm soát thích hợp đều có thể mang rủi ro đến cho đơn vị.
Phân tích, đánh giá rủi ro: Xác định tần suất rủi ro, mức độ rủi ro trên cơ sở các tiêu chí đánh giá về rủi ro để có các giải pháp quản trị và đối phó với rủi ro.
Tóm lại, để tránh thiệt hại do các yếu tố trên, đơn vị cần thƣởng xuyên xác định rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn, cần phải xác định phạm vi của rủi ro để kiểm soát đƣợc rủi ro, phân tích ảnh hƣởng của chúng để cả về tần suất xuất hiện, kịp thời xác định các biện pháp để kiểm soát giảm thiểu tác hại không mong muốn.
1.2.4.3. Hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiểm soát là các biện pháp, quy trình, thủ tục đảm bảo chỉ thị của Ban lãnh đạo trong giảm thiểu rủi ro, tạo điều kiện cho các mục tiêu đặt ra đƣợc thực thi nghiêm túc trong toàn tổ chức. Những chính sách, thủ tục mà doanh nghiệp phát triển đều nhằm mục đích bảo vệ tài sản. Hoạt động kiểm soát gồm nhiều hoạt động bao quát toàn thể tổ chức. Việc xét duyệt, chuẩn y các hoạt động điều tra là hoạt động trong kiểm soát. Nhờ kiểm soát, các nhà quản lý sẽ yêu tâm tài sản của đơn vị đƣợc bảo vệ và báo cáo tài chính là đáng tin cậy. Các hoạt động kiểm soát gồm hai nhóm, kiểm soát phòng ngừa và kiểm soát phát hiện. Kiểm soát phòng ngừa là thiết lập chính sách, thủ tục mang tính chất chuẩn mực, phân công công việc hợp lý, ủy
25
quyền, phê duyệt đúng chức trách. Kiểm soát phát hiện đƣợc thể hiện dƣới dạng báo cáo. Cần cân bằng giữa thủ tục kiểm soát phát hiện và phòng ngừa là phối hợp các hoạt động kiểm soát để hạn chế, bổ sung lẫn nhau giữa các thủ tục kiểm soát.
Thủ tục phân quyền và xét duyệt: Việc thực hiện các nghiệp vụ chỉ đƣợc thực hiện bởi ngƣời ủy quyền theo trách nhiệm và phạm vi của họ. Ủy quyền là cách thức chủ yếu đảm bảo rằng các nghiệp vụ có thực sự mới đƣợc phê duyệt đúng mong muốn của ngƣời lãnh đạo. Các thủ tục ủy quyền phải đƣợc tài liệu hóa và công bố rõ ràng, phải gồm đủ các điều kiện cụ thể. Cần phải tuân thủ các quy định chi tiết của sự ủy quyền, nhân viên hành động theo hƣớng dẫn, trong giới hạn đƣợc quy định bởi ngƣời lãnh đạo và pháp luật.
Phân chia trách nhiệm: Một hệ thống kiểm soát yêu cầu không ngƣời nào đƣợc giao quá nhiều trách nhiệm, quyền hạn. Một ngƣời không thể khách quan thấy đƣợc hết các sai phạm và cũng tạo ra môi trƣờng dễ xảy ra gian lận. Các chức năng kiêm nghiệm mà một tổ chức cần phải phân định cho từng ngƣời riêng biệt:
+ Quyền đƣợc phê chuẩn và ra quyết định
+ Ghi chép: Gồm lập chứng từ gốc, ghi nhật ký, ghi sổ tài khoản, lập bảng đối chiếu, lập báo cáo thực hiện.
+ Bảo vệ tài sản: Trực tiếp nhƣ thủ quỹ, thủ kho hay gián tiếp nhƣ ngƣời nhận tiền khách hàng trả,...
Nếu toàn bộ công việc trên chỉ do một ngƣời đảm nhiệm, chắc chắn sẽ phát sinh tiêu cực và ngƣời đó có nhiều cơ hội gian lận, trục lợi.
Do đó, để ngăn chặn các sai phạm, gian lận, công ty cần có kế hoạch phân bổ các công việc trên cho từng ngƣời riêng biệt. Tuy nhiên, các nhóm ngƣời cũng có thể thông đồng với nhau trục lợi, và điều này sẽ làm giảm hoặc phá hủy sự hữu hiệu của hệ thống KSNB.
26
Trong các đơn vị có quy mô nhỏ, công việc từng nhiệm vụ không nhiều, quá ít nhân viên để có thể phân rõ ràng các công việc và trách nhiệm, lãnh đạo các công ty sẽ là ngƣời trực tiếp nhận biết rủi ro, và sử dụng các biện pháp kiểm soát nhƣ luân chuyển nhân viên. Tuy nhiên, sự luân chuyển nhân viên phải đảm bảo rằng một ngƣời không xử lý mọi mặt nghiệp vụ trong thời gian dài.
Chứng từ và sổ sách ghi chép: Việc thiết kế mẫu chứng từ, sổ sách và sử dụng một cách hợp lý, giúp đảm bảo sự ghi chép chính xác và đầy đủ các dữ liệu về nghiệp vụ xảy ra, các mẫu chứng từ và sổ sách cần đơn giản, hữu hiệu cho ghi chép, hạn chế sai sót, ghi trùng lặp, dễ đối chiếu và xem lại khi cần thiết. Phải có khoảng trống trên chứng từ để những ngƣời có liên quan đến nghiệp vụ phê duyệt, ký xác nhận. Các chứng từ phát sinh phải đƣợc đánh số rõ ràng để đơn vị dễ quản lý, truy tìm và hạn chế tối thiểu các hành vi gian lận và các sai phạm có thể xảy ra.
Bảo vệ tài sản: Tài sản của một tổ chức không chỉ là tiền, hàng hóa, máy móc, thiết bị,... mà còn là thông tin. Tổ chức có thể thực hiện một số công việc để bảo vệ tài sản của mình nhƣ sau: giám sát hiệu quả và phân định riêng biệt các chức năng; bảo quản và ghi chép về tài sản gồm cả thông tin; giới hạn việc tiếp cận với tài sản; giữ tài sản ở nơi riêng biệt, đảm bảo an toàn, bảo quản con dấu và chữ ký khác nếu có).
Kiểm tra, đối chiếu: Các nghiệp vụ và sự kiện phải đƣợc kiểm tra trƣớc và sau khi xử lý để kịp thời phát hiện và xử lý các sai sót.
Việc xây dựng một hệ thống các thủ tục kiểm soát rõ ràng, đầy đủ, phù hợp với thực tế phải đảm bảo các nguyên tắc sau:
Nguyên tắc bất kiêm nhiệm
Nguyên tắc phân công phân nhiệm Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn
27
1.2.4.4. Thông tin và truyền thông
Một hệ thống kế kế toán hữu hiệu phải đảm bảo các mục tiêu kiểm soát sau:
Tính có thực: Việc ghi chép những nghiệp vụ kế toán vào sổ sách phải đảm bảo nghiệp vụ này có phát sinh trong thực tế.
Phê chuẩn: Mọi nghiệp vụ xảy ra phải đƣợc phê chuẩn đầy đủ, hợp lý. Tính đầy đủ: Mọi nghiệp vụ phát sinh phải đảm bảo đƣợc phản ánh đầy đủ trong sổ sách, không ghi thanh tra, không đƣợc bỏ sót.
Đánh giá: Phải đảm bảo không có sai phạm trong việc tính toán các khoản giá và phí theo đúng nguyên tắc.
Phân loại: Đảm bảo việc ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh phải đúng tài khoản và sổ sách theo chế độ kế toán đã ban hành.
Tính đúng kỳ: Bảo đảm việc ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải kịp thời theo quy định.
Hệ thống thông tin tốt khi đảm bảo các công việc sau:
Công ty phải thƣờng xuyên cập nhật các thông tin quan trọng cho ban lãnh đạo và những ngƣời có thẩm quyền. Qua hệ thống truyền thông của đơn vị cập nhật, mọi nhân viên trong công ty đều hiểu rõ đƣợc công việc của mình, biết đƣợc các chỉ thị của lãnh đạo một cách đầy đủ và chính xác, hiểu rõ mối quan hệ và phối hợp với các thành viên khác một cách nhịp nhàng để hoàn thành. Tất cả các nhân viên và lãnh đạo đều hiểu, nắm rõ các nội quy, chuẩn mực của đơn vị đề ra, đảm bảo thông tin đƣợc cung cấp một cách kịp thời, chính xác đến các cấp có thẩm quyền theo quy định. Công ty nên thiết lập các kênh thông tin nóng nhƣ thành lập đƣờng dây nóng qua số điện thoại, lắp đặt hòm thƣ góp ý, cho phép khách hàng, nhân viên báo cáo về các hành