8. Kết cấu của luận văn
2.2.3. Kiểm soát các khoản chi hoạt động chuyên môn (Tiểu nhóm 0130)
2.2.3.1. Học bổng và hỗ trợ khác cho học sinh, sinh viên, cán bộ đi học (Mục 6150)
Căn cứ Theo Thông tƣ liên tịch số 42/2013/TTLT-BGDĐT- BLĐTBXH - BTC ngày 31/12/2013 Quy định chính sách về giáo dục đối với ngƣời khuyết tật. Hằng năm học các trƣờng lập danh sách các em học sinh bị khuyết tật thuộc diện đƣợc hƣởng gửi Phòng Giáo dục và Đạo tạo huyện xét duyệt thẩm định, kèm theo giấy chứng nhận về khuyết tật nặng do cơ quan có thẩm quyền cấp theo quy định của Nhà nƣớc (bản sao có công chứng); giấy chứng nhận là hộ nghèo hoặc hộ cận nghèo do Ủy ban nhân dân xã, thị trấn cấp (bản sao có công chứng). Sau khi kiểm tra đối chiếu đảm bảo Phòng lập Tờ trình trình UBND huyện xin cấp kinh phí để thực hiện.
Thủ tục thanh toán: hằng năm bộ phận chuyên môn căn cứ vào vào danh sách đã đƣợc phê duyệt và các giấy tờ có liên quan lập thủ tục thanh toán chuyển bộ phận kế toán. Trên cơ sở đó kế toán đối chiếu, kiểm tra nếu đảm bảo thì trình trƣởng phòng duyệt chi. Thời gian chi trả 02 lần, vào đầu
47 năm học và sắp kết thúc năm học.
Căn cứ theo Nghị định số 86/2015/NĐ-CP ngày 02/10/2015 của Chính phủ Quy định về cơ chế thu, quản lý học phí đối với cơ sở giáo dục thuộc hệ thống giáo dục quốc dân và chính sách miễn giảm học phí, hỗ trợ chi phí học tập trừ năm 2015-2016 đến năm học 2020-2021 và Quyết định số 55/2015/QĐ-UBND ngày 25/12/2015 của UBND tỉnh Bình Định về việc Quy định mức thu học phí theo Nghị định số 86/2015/NĐ-CP ngày 02/10/2015 của Chính phủ Quy định về cơ chế thu, quản lý học phí đối với cơ sở giáo dục thuộc hệ thống giáo dục quốc dân và chính sách miễn giảm học phí, hỗ trợ chi phí học tập trừ năm 2015-2016 đến năm học 2020-2021 trên địa bàn tỉnh Bình Định. Đầu năm học các trƣờng rà soát đối tƣợng đƣợc hƣởng hỗ trợ chi phí học tập theo đúng quy định của Nhà nƣớc, tiến hành lập danh sách nộp lên Phòng Giáo dục và Đào tạo để xét duyệt thẩm định kèm Đơn xin hỗ trợ chi phí học tập, Sổ hộ nghèo (bản sao có công chứng) của từng học sinh, lập Tờ trình trình UBND huyện xin cấp kinh phí để thực hiện.
Thủ tục thanh toán: hằng năm bộ phận chuyên môn căn cứ vào vào danh sách đã đƣợc phê duyệt và các giấy tờ có liên quan lập thủ tục thanh toán chuyển bộ phận kế toán. Trên cơ sở đó, kế toán đối chiếu, kiểm tra nếu đảm bảo thì trình trƣởng phòng duyệt chi.
2.2.3.2. Chi thanh toán dịch vụ công cộng (Mục 6500)
Đƣợc thanh toán theo thực tế tiêu thụ và Hợp đồng với các đơn vị cung ứng dịch vụ.
Bộ phận Văn phòng thƣờng xuyên kiểm tra, nhắc nhở các cán bộ viên chức thực hiện tốt việc tiết kiệm điện, nƣớc và không đƣợc dùng vào mục đích cá nhân. Khi ra khỏi phòng hoặc không có nhu cầu sử dụng cho công việc chung phải tắt đèn, quạt, máy lạnh và các thiết bị máy móc không sử dụng.
48
Thanh toán tiền điện, tiền nƣớc: Hàng tháng, căn cứ số KW điện và số khối nƣớc kế toán lập Giấy rút dự toán chuyển sang kho bạc từ nguồn kinh phí ngân sách để thanh toán.
2.2.3.3. Chi mua vật tư văn phòng (Mục 6550)
Theo quy chế chi tiêu nội bộ đầu năm phòng đã giao khoán về văn phòng phẩm nhƣ : giấy A4, bút bi, giấy màu, công cụ dụng cụ, vật rẻ tiền mau hỏng ….
Máy photocopy, máy in: thực hiện photo công văn, tài liệu, đối với những văn bản lƣu hành nội bộ. Không photocoppy văn bản, tài liệu… cho bên ngoài.
Hằng tháng bộ phận văn phòng căn cứ vào Quy chế chi tiêu nội bộ của phòng và số dƣ cuối tháng văn phòng phẩm tháng trƣớc để làm dự trù kinh phí mua, trình trƣởng phòng phê duyệt. Sau khi dự trù đƣợc phê duyệt tiến hành mua tiến hành nhập kho và lập thủ tục chuyển bộ phận kế toán thanh toán. Bộ phận kế toán xem xét, trình trƣởng phòng duyệt chi.
2.2.3.4. Chi thông tin tuyên truyền liên lạc (Mục 6600)
Quy chế chi tiêu nội bộ hằng năm quy định mức chi việc sử dụng điện thoại bàn, Fax, Internet của phòng, phải nhằm phục vụ cho hoạt động chuyên môn của đơn vị và tiết kiệm; không sử dụng vào việc riêng.
Căn cứ thông báo và hóa đơn thanh toán tiền điện thoại, kế toán rà soát và đối chiếu số tiền sử dụng của các máy điện thoại, nếu máy của đơn vị nào sử dụng quá định mức thì yêu cầu ngƣời sử dụng điện thoại nộp số tiền chênh lệch để hoàn trả cho ngân sách phòng.
Mặc khác, phòng đã lắp đặt đƣờng truyền internet, tất cả các phòng đều truy cập đƣợc internet nên việc truy cập để khai thác thông tin, báo điện tử khá thuận lợi hơn.
49
2.2.3.5. Chi Hội nghị (Mục 6550)
Khi cần tổ chức hội nghị lãnh đạo Phòng phân công bộ phận văn phòng lập dự trù trình trƣởng phòng xem xét. Sau khi tổ chức hội nghị xong nộp các chứng từ có liên quan cho kế toán xem xét trình chủ tài khoản duyệt chi. Chế độ hội nghị đƣợc thực hiện theo quy định tại Thông tƣ số 40/2017/TT-BTC ngày 28/4/2017 của Bộ Tài chính, Quy định chế độ công tác phí, chế độ hội nghị; Quyết định số 72/2017/QĐ-UBND ngày 18/12/2017 của UBND tỉnh Bình Định ban hành quy định mức chi công tác phí, chi hội nghị trên địa bàn tỉnh Bình Định.
2.2.3.6. Chi công tác phí (Mục 6700)
Khi có công văn triệu tập hoặc giấy mời, lãnh đạo phòng phân công ngƣời đi tham dự. Ngƣời đƣợc cử đi công tác lấy giấy đi đƣờng trình lãnh đạo ký, sau khi đi công tác về phải nộp chứng từ làm căn cứ thanh toán là giấy đi đƣờng có ký duyệt đóng dấu của thủ trƣởng đơn vị hoặc ngƣời đƣợc ủy quyền và ký xác nhận đóng dấu ngày đi, ngày đến, ngày về của cơ quan và nơi cán bộ, viên chức đến công tác; công văn triệu tập, vé tàu, xe, phà; ... và hoá đơn thuê phòng nghỉ hợp lệ. Phụ cấp công tác và tiền phòng nghỉ đƣợc tính kể từ ngày cán bộ, viên chức rời khỏi cơ quan để đi công tác (ngày đi công tác ghi trên giấy đi đường).
Chi tiền công tác phí tại Phòng Giáo dục và Đào tạo thực hiện theo quy định tại Thông tƣ số 40/2017/TT-BTC ngày 28/4/2017 của Bộ Tài chính, Quy định chế độ công tác phí, chế độ hội nghị; Quyết định số 72/2017/QĐ-UBND ngày 18/12/2017 của UBND tỉnh Bình Định ban hành quy định mức chi công tác phí, chi hội nghị trên địa bàn tỉnh Bình Định.
2.2.3.7. Chi phí thuê mướn (Mục 6750)
Sau khi Sở Giáo dục và Đào tạo chỉ đạo tổ chức các hội thi đối với các bậc học trong toàn tỉnh, Trƣởng phòng phân công bộ phận văn phòng lập dự
50
trù kinh phí trình trƣởng phòng xem xét phê duyệt. Sau khi dự trù đƣợc phê duyệt, bộ phận chuyên môn cùng lãnh đạo phòng hợp đồng thuê dàn âm thanh để tổ chức, kết thúc hội thi tiến hành thanh lý hợp đồng. Bộ phận chuyên môn lập thủ tục thanh toán cho kế toán, kế toán xem xét chứng từ trình trƣởng phòng duyệt chi.
2.2.3.8. Chi phí nghiệp vụ chuyên môn từng ngành (Mục 7000)
Nội dung chi mục này chủ yếu tổ chức các hội thi học sinh giỏi cấp huyện, tổ chức hội khỏe phù đổng, tổ chức tập huấn cho toàn ngành trong huyện...
Sau khi Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh có công văn chỉ đạo Phòng Giáo dục và Đào tạo tổ chức các hội thi, tập huấn chuyên môn, Trƣởng phòng giao cho bộ phận chuyên môn phối hợp với bộ phận văn phòng xây dựng dự trù kinh phí để tổ chức, trình lãnh đạo xem xét, phê duyệt. Khi tổ chức xong từng bộ phận chuyên môn lập giấy đề nghị thanh toán và kèm theo các hóa đơn, chứng từ có liên quan về bộ phận kế toán kiểm tra và trình trƣởng phòng ký duyệt thanh toán.
* Nhận xét công tác kiểm soát đối với nhóm mục chi nghiệp vụ chuyên môn:
- Đối với khoản chi học bổng và hỗ trợ khác cho học sinh, sinh viên, cán bộ đi học: Phòng giáo dục chi đúng, đủ theo quy định.
- Đối với khoản chi thanh toán tiền điện, tiền nƣớc: Phòng Giáo dục và Đào tạo chƣa có cơ chế giám sát việc sử dụng điện, nƣớc để có giải pháp tiết kiệm.
- Đối với khoản chi vật tƣ văn phòng: Các bộ phận đã khoán nên Phòng đã tiết kiệm đƣợc một khoản chi phí.
- Đối với khoản chi thông tin, tuyên truyền, liên lạc: phòng chỉ đặt 02 loại báo: báo nhân dân và báo Bình Định nên đã tiết kiệm đƣợc một khoản chi
51
phí cho đơn vị. Bên cạnh đó, Phòng cũng đã lắp đặt internet, các bộ phận đều truy cập đƣợc internet nên việc truy cập để khai thác thông tin.
- Đối với khoản chi công tác phí: công chức, viên chức đi công tác về nộp vé máy bay, vé tàu, giấy đi đƣờng và phê duyệt của lãnh đạo cử đi công tác cho kế toán để thanh toán theo Quy chế chi tiêu nội bộ.
- Đối với khoản chi thuê mƣớn: việc thuê dàn âm thanh theo giá mặt bằng chung trên địa bàn huyện.
- Đối với khoản chi nghiệp vụ chuyên môn: các khoản chi theo quy định nên việc kiểm soát khoản chi này đã kiểm soát đƣợc chặt chẽ.