Hệ thống chứng từ kế tốn tại các xã trên địa bàn huyện hiện đang áp dụng theo quy định tại Quyết định số 94/QĐ-BTC ngày 12/12/2005 của Bộ Tài chính về việc ban hành chế độ ngân sách và tài chính xã và theo Thơng tư 146/2011/TT-BTC ngày 26/10/2011 hướng dẫn sửa đổi, bổ sung chế độ kế tốn ngân sách xã và tài chính xã. Đồng thời, các đơn vị cịn áp dụng theo hướng dẫn các văn bản pháp luật khác của nhà nước cĩ liên quan.
Sơ đồ 2.2: Quy trình luân chuyển chứng từ kế tốn tại các xã, thị trấn
Tác giả khảo sát chọn mẫu một số mẫu chứng từ đang áp dụng tại bộ phận tài chính xã Cát Chánh, huyện Phù Cát, cũng như các xã khác trên địa bàn hiện nay các mẫu phiếu thu, phiếu chi, biên lai thu tiền, giấy đề nghị thanh tốn tạm ứng… được dùng theo mẫu chuẩn ban hành kèm theo Thơng tư 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính.
52
Đơn vị: UBND xã Cát Chánh
PHIẾU THU
Mẫu số:C41-BB
Mã QHNS: 1010378
(Ban hành kèm theo thơng tư số:107/2017/TT/BTC
Ngày 11 tháng 5 năm 2018 ngày 10/10/2017 của BTC
Số : PT 32 Quyển số:……… Nợ:
Cĩ:
Họ và tên người nộp tiền: Võ Thị Thanh Thủy
Địa chỉ: Thủ quỹ
Nội dung: Thu phí chứng thực tháng 5/2018
Số tiền: 1.500.000
Viết bằng
chữ: (Một triệu năm trăm nghìn đồng)
Kèm theo: CHỦ TỊCH UBND XÃ KẾ TỐN TRƯỞNG NGƯỜI LẬP
(Ký, họ tên, đĩng dấu) (Ký, họ tên)
(Ký, họ tên)
Võ Thành Hải Võ Văn Thảo
Võ Văn Thảo
Đã nhận đủ số tiền: Bằng số:
Bằng chữ:
NGƯỜI NỘP Ngày 11 tháng 5 năm2018
THỦ QUỸ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Võ Thị Thanh Thủy *Lập chứng từ: Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh cĩ liên quan đến ngân sách và hoạt động tài chính xã đều phải lập chứng từ kế tốn. Mọi số liệu ghi trên sổ kế tốn đều phải cĩ chứng từ kế tốn chứng minh. Chứng từ kế tốn chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính.
Chứng từ kế tốn phải được lập đủ số liên qui định cho mỗi chứng từ. Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế tốn cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau. Các chứng từ lập để giao dịch với tổ chức, cá nhân gửi ra bên ngồi xã thì liên gửi cho bên ngồi phải cĩ dấu của UBND xã.
Người lập, người ký duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế tốn phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế tốn.
53
Đơn vị: UBND xã Cát Chánh
PHIẾU CHI Mẫu số:C41-BB
Mã QHNS: 1010378
(Ban hành kèm theo thơng tư số:107/2017/TT/BTC
Ngày 13 tháng 5 năm 2018 ngày 10/10/2017 của BTC
S
ố: PC 92 Quyển số:………
Nợ: Cĩ:
Họ và tên người nhận tiền: Võ Thị Thanh Thủy
Địa chỉ: Thủ quỹ
Nội dung: Chi hỗ trợ tiền điện nước thơn quý 1-2/2018
Số tiền: 600.000
Viết bằng chữ: (Sáu trăm nghìn đồng chẵn)
Kèm theo: .
CHỦ TỊCH UBND XÃ KẾ TỐN TRƯỞNG NGƯỜI LẬP
(Ký, họ tên, đĩng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Võ Thành Hải Võ Văn Thảo Võ Văn Thảo
Đã nhận đủ số tiền: Bằng số: Bằng chữ: Ngày 13 tháng 5 năm 2018 THỦ QUỸ NGƯỜI NHẬN TIỀN (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Võ Thị Thanh Thủy
Chứng từ kế tốn phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu chứng từ. Bên cạnh các mẫu theo QĐ 94/2005/QĐ-BTC các đơn vị xã cịn sử dụng mẫu theo TT 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 hướng dẫn chế độ kế tốn hành chính sự nghiệp như mẫu: Bảng chấm cơng, bảng thanh tốn lương, bảng kê thanh tốn cơng tác phí, Bảng kê chi tiền cho người tham dự hội nghị, hội thảo, tập huấn…
- Bảng kê chi tiền cho người tham dự hội nghị, hội thảo, tập huấn: Mẫu chứng từ này được để chi cấp bù tiền ăn cho các cuộc họp hội nghị sơ kết tổng kết tại xã đối với các đối tượng khơng hưởng lương ngân sách. Chứng từ này được lập dựa trên bảng dự trù kinh phí tổ chức hội nghị, danh sách khách mời khơng hưởng lương ngân sách, giấy đề nghị thanh tốn, phiếu chi đã được chủ tài khoản phê duyệt kinh phí.
54
Đơn vị:UBND xã Cát Tài Mã QHNS:...
Mẫu số C44– HD
(Ban hành kèm theo Thơng tư 107/2017/TT- BTC ngày 24/11/2017 của Bộ Tài chính)
BẢNG KÊ CHI TIỀN CHO NGƯỜI THAM DỰ HỘI NGHỊ, HỘI THẢO, TẬP HUẤN (Người khơng hưởng lương từ ngân sách)
- Nội dung: Chi hội nghị sơ kết 6 tháng đầu năm 2018 ... - Địa điểm hội thảo (tập huấn): hội trường UBND xã Cát Tài ... - Thời gian hội thảo: 01 ngày, từ ngày 02/07/2018 đến ngày 02/07/2018
Tổng số người tham dự: 22 người..
Tổng số tiền đã chi (Viết bằng chữ):.Ba trăm sáu mươi nghìn đồng...
Ngày 04 tháng 07 năm 2018.
Thủ trưởng đơn vị Người lập
(Ký, họ tên, đĩng dấu) (Ký, họ tên)
* Kiểm tra chứng từ: Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế tốn khơng được viết tắt, khơng được tẩy xố, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, khơng ngắt quãng, chỗ trống phải gạch
Số TT Họ và tên Chức vụ Đơn vị cơng tác Số tiền Ký nhận Ngày ... Ngày.. .... …. Tổng số A B C D 1 2 3 4 E
1 Nguyễn Văn Hải CB KCT UB MTTQ 60.000
2 3 4 5 6 Trần Thị Nữ Nguyễn Hồi Tân Phan Bảo Nam Trần Văn Tám Nguyễn Tài CB KCT CB KCT HĐ HĐ CB KCT Hội CTĐ Phụ nữ UB UB UB 60.000 60.000 60.000 60.000 60.000 Cộng x x 360.000 X
55
chéo; chứng từ bị tẩy xố, sửa chữa đều khơng cĩ giá trị thanh tốn và ghi sổ kế tốn. Khi viết sai vào mẫu chứng từ kế tốn thì phải huỷ bỏ bằng cách gạch chéo vào tất cả các liên của chứng từ viết sai.
Chứng từ kế tốn phải cĩ đủ chữ ký của những người cĩ trách nhiệm theo quy định cho từng chứng từ. Nghiêm cấm ký chứng từ kế tốn khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký. Những người ký trên chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực về nội dung, số liệu trên chứng từ.
- Chữ ký trên chứng từ kế tốn phải được ký bằng bút mực. Khơng được ký chứng từ kế tốn bằng bút chì hoặc bằng bút mực đỏ hoặc đĩng dấu chữ ký đã khắc sẵn. Chữ ký của chủ tài khoản và chữ ký của kế tốn trưởng hoặc phụ trách kế tốn phải đúng với mẫu chữ ký đã đăng ký với Kho bạc nơi xã mở tài khoản giao dịch. Chữ ký trên các chứng từ kế tốn của một người phải như nhau.
- Đối với những chứng từ chi tiền, chuyển tiền hoặc chuyển giao tài sản phải được Chủ tịch UBND xã hoặc người được uỷ quyền và kế tốn trưởng hoặc phụ trách kế tốn ký duyệt trước khi thực hiện. Chữ ký trên những chứng từ kế tốn chi tiền, chuyển tiền, chuyển giao tài sản phải ký theo từng liên.
Trình tự kiểm tra chứng từ kế tốn như sau:
- Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các nội dung ghi chép trên chứng từ kế tốn;
- Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế tốn;
- Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thơng tin trên chứng từ kế tốn. Khi kiểm tra chứng từ kế tốn nếu phát hiện cĩ hành vi vi phạm chính sách chế độ, các qui định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ chối thực hiện (xuất quỹ, thanh tốn, xuất kho,...) đồng thời báo ngay cho Chủ tịch UBND xã biết để xử lý kịp thời đúng pháp luật hiện hành.
56
Đối với những chứng từ kế tốn lập khơng đúng thủ tục, nội dung và chữ số khơng rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đĩ mới làm căn cứ ghi sổ.
*Phân loại chứng từ và ghi sổ:
Sau khi kiểm tra tính hợp lệ, hợp lý của chứng từ, bộ phận kế tốn tiến hành phân loại và sắp xếp chứng từ theo từng loại chứng từ như: Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy rút dự tốn, Chứng từ chuyển khoản… Hiện nay, các đơn vị đều sử dụng phần mềm kế tốn để kế tốn và tổng hợp nên cơng tác ghi sổ được tiến hành trên phần mềm kế tốn. Căn cứ vào các chứng từ đã được lập và phân loại, kế tốn chỉ cần kế tốn chứng từ chi tiết đúng tài khoản, nội dung, mục lục NSNN, nguồn vốn ... phần mềm sẽ tự động lên sổ kế tốn chi tiết và tổng hợp.
*Lưu trữ và bảo quản chứng từ:
Hiện nay, chứng từ sau khi ghi sổ được lưu trữ và bảo quản tại bộ phân kế tốn của các xã phục vụ nhu cầu kiểm tra, đối chiếu. Chứng từ kế tốn sau khi sử dụng để ghi sổ kế tốn phải được phân loại theo nội dung kinh tế, sắp xếp theo trình tự thời gian và đĩng thành từng tập, ngồi mỗi tập ghi: Tên tập chứng từ, tháng..., năm... từ số... đến số ... hoặc số lượng chứng từ trong tập chứng từ. Các tập chứng từ được lưu tại bộ phận kế tốn trong thời hạn 12 tháng kể từ ngày kết thúc kỳ kế tốn năm, sau đĩ chuyển vào lưu trữ theo qui định.
Biểu mẫu chứng từ kế tốn chưa sử dụng phải được bảo quản cẩn thận, khơng được để hư hỏng, mục nát. Chứng từ kế tốn liên quan đến thu, chi ngân sách nhà nước chưa sử dụng phải được quản lý theo chế độ quản lý ấn chỉ của Bộ Tài chính. Chứng từ kế tốn cĩ giá trị như tiền trong thời hạn cĩ giá trị sử dụng phải được quản lý như tiền…
Tĩm lại, thực trạng lập chứng từ kế tốn chưa thực sự được kế tốn xã quan tâm, cịn một số chưa sử dụng đúng mẫu biểu chứng từ theo quy định hiện hành, chưa lưu trữ theo quy định.
57 GIẤY RÚT DỰ TỐN NGÂN SÁCH Thực chi Tạm ứng Ứng trước đủ đk thanh tốn Ứng trước đủ đk thanh tốn Chuyển khoản Tiền mặt tại KB Tiền mặt tại NH Đơn vị rút dự tốn: UBND xã Cát Tài
Tài khoản: 9523.4.1066440 ... Tại KBNN: Phù Cát
Tên CTMT, DA: ... Mã CTMT, DA:
Số CKC, HĐK: ... Số CKC, HĐTH:
Nội dung thanh tốn Mã NDKT Mã chương Mã
ngành KT Mã nguồn NSNN Số tiền (1) (2) (3) (4) (5) (6)
Thanh tốn chi cấp bù tiền ăn hội nghị 6658 805 341 13 360.000
Tổng cộng 360.000
Tổng số tiền ghi bằng chữ: Ba trăm sáu mươi nghìn đồng ...
Đơn vị nhận tiền: ... Địa chỉ:
Tài khoản:
Tại KBNN (NH): ... Hoặc người nhận tiền: Trần Thị Nữ ... Số CMND:210 509 128 Cấp ngày: 12/01/2010 ... Nơi cấp: CA Bình Định ...
Bộ phận kiểm sốt của KBNN Đơn vị sử dụng ngân sách
Ngày …. tháng …. năm …. Ngày 04 tháng 07 năm 2018
Kiểm sốt Phụ trách Kế tốn trưởng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi họ tên) (Ký, ghi họ tên, đĩng dấu)
Người nhận tiền
Ngày…tháng…năm…
(Ký, ghi rõ họ tên)
KHO BẠC NHÀ NƯỚC
Thanh tốn ngày … tháng … năm …
Thủ quỹ Kế tốn Kế tốn trưởng Giám đốc
KHO BẠC NHÀ NƯỚC (NGÂN HÀNG) B Ngày … tháng … năm …
Kế tốn Kế tốn trưởng Giám đốc
Chứng từ cĩ ý nghĩa quan trọng trong cơng tác kế tốn, kiểm tra,kiểm sốt nội bộ bởi vì nĩ chứng minh tính pháp lý của các nghiệp vụ và của số liệu ghi chép trên sổ kế tốn. Việc lập chứng từ kế tốn là khởi điểm của cơng Khơng ghi vào
khu vực này Mẫu số: C2-02a/NS (Theo TT số 77/2017/TT-BTC ngày 28/7/2017 của Bộ Tài chính) Số: 22……….. Năm NS: 2018………. PHẦN KBNN GHI Nợ TK: ... Cĩ TK: ... Nợ TK: ... Cĩ TK: ... Nợ TK: ... Cĩ TK: ... Mã ĐBHC: ...
58
tác kế tốn, nếu thiếu chứng từ sẽ khơng thể thực hiện được kế tốn ban đầu cũng như tồn bộ cơng tác kế tốn, vì chính là tạo ra căn cứ để kế tốn ghi sổ nghiệp vụ kinh tế.