địa bàn huyện Phù Cát
2.2.3.1. Hệ thống tài khoản kế tốn ngân sách xã
Kết quả khảo sát thực tế cho thấy, các xã trên địa bàn huyện Phù Cát đã căn cứ vào hệ thống tài khoản kế tốn được quy định tại Chế độ kế tốn Ngân sách xã ban hành theo Quyết định số 94/QĐ-BTC ngày 12/12/2005 của Bộ Tài chính về việc ban hành chế độ ngân sách và tài chính xã và theo Thơng tư 146/2011/TT-BTC ngày 26/10/2011 hướng dẫn sửa đổi, bổ sung chế độ kế tốn ngân sách xã và tài chính xã để xây dựng hệ thống tài khoản áp dụng cho đơn vị mình.
Tại các đơn vị này, hệ thống tài khoản được xây dựng dựa vào bản chất và nội dung hoạt động của đơn vị và phần lớn đáp ứng được các nghiệp vụ phát sinh. Nội dung và phương pháp kế tốn của từng tài khoản được thực hiện theo quy định của chế độ và đáp ứng yêu cầu quản lý của đơn vị. Các xã đã chủ động nghiên cứu và vận dụng các tài khoản chi tiết phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu cung cấp thơng tin phục vụ quản lý.
Trên cơ sở xác định các tài khoản cấp 1, cấp 2 do Bộ tài chính quy định, hầu hết các xã đều hạch tốn chi tiết các tài khoản cấp 3 cho một số loại tài khoản. Cụ thể như sau:
- Tài khoản 111 - Tiền mặt
- Tài khoản 112 - Tiền gửi ngân hàng, kho bạc Tài khoản 1121 - Tiền gửi ngân sách tại kho bạc Tài khoản 1128 - Tiền gửi khác
Theo đĩ, các tài khoản 714 - Thu ngân sách xã đã qua Kho bạc, tài khoản 719 - Thu ngân sách xã chưa qua Kho bạc, tài khoản 814 - Chi ngân
59
sách xã đã qua Kho bạc, tài khoản 819 - Chi ngân sách xã chưa qua Kho bạc cũng được hạch tốn chi tiết tài khoản cấp 3 gồm:
+ Tài khoản 8191: Chi ngân sách xã chưa qua Kho bạc thuộc năm trước. + Tài khoản 8192: Chi ngân sách xã chưa qua Kho bạc thuộc năm nay - Tài khoản 334 - Phải trả cán bộ, cơng chức
- Tài khoản 211: Tài sản cố định
Tài khoản 2111: Nhà cửa, vật kiến trúc Tài khoản 2112: Máy mĩc, thiết bị
Tài khoản 2114: Thiết bị, dụng cụ quản lý
-Tài khoản 431: Các quỹ cơng chuyên dùng của xã: dùng để phản ánh số thu chi các quỹ cơng chuyên dùng tại xã.
Cách phân loại này giúp đơn vị cĩ số liệu chính xác về từng khoản mục cụ thể, từ đĩ, cĩ kế hoạch quản lý và sử dụng kinh phí một cách hợp lý.
Hiện nay 18 xã thị trấn trên địa bàn Phù Cát đều sử dụng phần mềm kế tốn để thực hiện việc hạch tốn kế tốn.
Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn trên máy tính các xã, thị trấn trên địa bàn huyện Phù Cát đang áp dụng
60
- Hàng ngày, kế tốn căn cứ vào chứng từ kế tốn hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế tốn cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Cĩ để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế tốn.
- Theo quy trình của phần mềm kế tốn, các thơng tin được tự động nhập vào sổ kế tốn tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký- Sổ Cái...) và các sổ, thẻ kế tốn chi tiết liên quan.
Cơng việc cuối tháng:
- Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế tốn thực hiện các thao tác khố sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luơn đảm bảo chính xác, trung thực theo thơng tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế tốn cĩ thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế tốn với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định. Cuối tháng, cuối năm sổ kế tốn tổng hợp và sổ kế tốn chi tiết được in ra giấy, đĩng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế tốn ghi bằng tay.
Qua khảo sát thực tế tại các đơn vị xã, tác giả trình bày đơn cử bảng cân đối kế tốn in trên phần mềm kế tốn MISA BAMBOO.NET của UBND TT Ngơ Mây năm 2018 làm ví dụ.
Thực tế hiện nay chỉ cĩ TT Ngơ Mây, xã Cát Trinh, Cát Tài, Cát Chánh, Cát Hiệp, Cát Khánh, Cát Tiến sử dụng phần mềm MISA và thực hiện đúng quy trình nhập liệu của phần mềm, tức là khi cĩ cơng việc phát sinh, kế tốn căn cứ vào chứng từ kế tốn hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế tốn cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Cĩ để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế tốn. Sau đĩ in chứng từ theo đúng mẫu biểu, giấy rút dự tốn trên phần mềm MISA đã được cập nhật, và kế tốn mang đến Kho bạc để thực hiện rút dự tốn. Cịn 4 xã (Cát Hanh, Cát Tường,
61
Cát Tân, Cát Nhơn) cũng sử dụng phần mềm MISA thì khơng thực hiện trực tiếp trên phần mềm, mà thực hiện lập chứng từ trên excell sau đĩ in giấy rút dự tốn trên excell, rút dự tốn tại Kho bạc về, rồi cuối tháng mới lấy chứng từ ở Kho bạc về nhập liệu lên phần mềm. Đối với 7/18 sử dụng phần mềm KTXA thì cũng theo dõi thủ cơng trên excell rồi đến cuối tháng mới nhập liệu trên chương trình một lần. Điều này dễ dẫn đến thất lạc chứng từ, mẫu biểu khơng đúng quy định hiện hành, số liệu cung cấp khơng kịp thời khi lãnh đạo cần số liệu để điều hành chỉ đạo.
62
Tỉnh: Bình Định Mẫu số B03b - X
Huyện: Phù Cát (Ban hành theo TT số: 146 /2011/TT-BTC
Xã: Cát Minh ngày 26/10/2011 của BTC)
BÁO CÁO QUYẾT TỐN CHI NGÂN SÁCH XÃ THEO MỤC LỤC NSNN Năm 2018 Đơn vị tính: đồng Chương Mã ngành kinh tế Mã nội dung
kinh tế Nội dung chi Số tiền
1 2 3 4 5
805 341 6001 Chi lương tháng 08/2018 ....
1.149.523.621
Tổng chi 1.149.523.621
Tổng số chi ngân sách xã bằng chữ: Một tỷ một trăm bốn mươi chín triệu năm trăm hai mươi ba nghìn sáu trăm hai mươi mốt đồng.
Cát Minh, ngày 31 tháng 12 năm 2018.
Xác nhận của Kho bạc Kế tốn trưởng Chủ tịch UBND xã
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đĩng dấu)
63
Tỉnh: Bình Định Mẫu số: B01-X
(Ban hành theo QĐ số: 94/2005/QĐ-BTC ngày 12/12/2005 của Bộ trưởng BTC)
Huyện: Phù Cát Thị trấn: Ngơ Mây
BẢNG CÂN ĐỐI TÀI KHOẢN
Năm 2018
Đơn vị tính: đồng
Số hiệu
TK
Tên tài khoản
Số dư đầu kỳ Số phát sinh Số dư cuối kỳ
Nợ Cĩ Trong kỳ từ đầu năm Lũy kế
Nợ Cĩ
Nợ Cĩ Nợ Cĩ
A B 1 2 3 4 5 6 7 8
A.Tài khoản trong bảng
111 Tiền mặt 3.934.363.140 3.934.363.140 3.934.363.140 3.934.363.140
112 Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc 156.519.398 16.541.351.455 16.510.806.956 16.541.351.455 16.510.806.956 187.063.897
1121 Tiền gửi ngân sách tại kho bạc 117.100.045 16.462.759.455 16.416.000.956 16.462.759.455 16.416.000.956 163.858.544
1128 Tiền gửi khác 39.419.353 78.592.000 94.806.000 78.592.000 94.806.000 23.205.353 211 Tài sản cố định 6.483.918.701 32.000.000 32.000.000 6.515.918.701 2111 Nhà cửa, vật kiến trúc 5.564.864.140 5.564.864.140 2112 Máy mĩc, thiết bị 521.704.561 9.000.000 9.000.000 530.704.561 2114 Thiết bị, dụng cụ quản lý 397.350.000 23.000.000 23.000.000 420.350.000 214 Hao mịn tài sản cố định 2.617.206.331 335.884.263 335.884.263 2.953.090.594
332 Các khoản phải nộp theo lương 232.079.223 232.079.223 232.079.223 232.079.223
3321 Bảo hiểm xã hội 178.921.187 178.921.187 178.921.187 178.921.187
3322 Bảo hiểm y tế 33.010.084 33.010.084 33.010.084 33.010.084
3323 Kinh phí cơng đồn 20.147.952 20.147.952 20.147.952 20.147.952
334 Phải trả cán bộ, cơng chức 2.202.242.620 2.202.242.620 2.202.242.620 2.202.242.620
336 Các khoản thu hộ, chi hộ 174.015.491 175.315.491 174.015.491 175.315.491 1.300.000
64
431 Các quỹ cơng chuyên dùng
của xã 39.419.353 94.806.000 77.292.000 94.806.000 77.292.000 21.905.353
466 Nguồn kinh phí đã hình
thành TSCĐ 3.866.712.370 335.884.263 32.000.000 335.884.263 32.000.000 3.562.828.107
714 Thu ngân sách xã đã qua
Kho bạc 15.608.283.660 15.608.283.660 16.579.859.500 15.608.283.660 16.579.859.500 16.579.859.500
7141 Thuộc năm trước 15.608.283.660 15.608.283.660 15.608.283.660
7142 Thuộc năm nay 16.579.859.500 16.579.859.500 16.579.859.500
719 Thu ngân sách xã chưa qua
kho bạc 689.821.684 689.821.684 689.821.684 689.821.684
7192 Thuộc năm nay 689.821.684 689.821.684 689.821.684 689.821.684
814 Chi ngân sách xã đã qua
Kho bạc 15.491.183.615 16.416.000.956 15.491.183.615 16.416.000.956 15.491.183.615 16.416.000.956
8141 Thuộc năm trước 15.491.183.615 15.491.183.615 15.491.183.615
8142 Thuộc năm nay 16.416.000.956 16.416.000.956 16.416.000.956
819 Chi ngân sách xã chưa qua
Kho bạc 200.000.000 200.000.000 200.000.000 200.000.000
8192 Thuộc năm nay 200.000.000 200.000.000 200.000.000 200.000.000
914 Chênh lệch thu, chi ngân
sách xã 15.608.283.660 15.608.283.660 15.608.283.660 15.608.283.660
Cộng 22.131.621.714 22.131.621.714 72.069.132.152 72.069.132.152 72.069.132.152 72.069.132.152 23.118.983.554 23.118.983.554
B.Tài khoản ngồi bảng
008 Dự tốn chi ngân sách
Cộng
..., ngày .... tháng .... năm ...
Kế tốn trưởng Chủ tịch UBND thị trấn
65
Từ kết quả khảo sát cho thấy hệ thống tài khoản kế tốn được xây dựng và sử dụng tại các xã trên địa bàn huyện Phù Cát đã gĩp phần ghi nhận, phản ánh thường xuyên, liên tục về tình hình thu - chi ngân sách xã, gĩp phần quản lý chặt chẽ các khoản thu - chi và sử dụng nguồn kinh phí đúng mục đích. Về cơ bản các xã trên địa bàn huyện Phù Cát đã vận dụng tương đối chuẩn xác hệ thống tài khoản theo chế độ hiện hành. Tuy nhiên, vẫn cịn tồn tại một số hạn chế như sau:
- Đa số các xã trên địa bàn huyện khơng theo dõi cơng nợ phải trả vào cuối niên độ kế tốn mà chỉ kế tốn vào tài khoản chi phí (Tài khoản 814) đúng số tiền đã trả. Số tiền cịn nợ khơng được theo dõi trên tài khoản phải trả vào cuối niên độ. Qua năm sau, khi nào cĩ nguồn kinh phí để trả các khoản nợ này thì kế tốn tiếp tục kế tốn vào tài khoản theo dõi chi phí. Điều này phản ánh khơng đúng chi phí phát sinh trong kỳ và khơng theo dõi được các khoản phải trả tại các đơn vị. Đây là một trong những nguyên nhân dẫn đến việc lập dự tốn hằng năm của đơn vị bị thiếu vì cơng nợ khơng được theo dõi, khơng thể hiện trên sổ sách kế tốn, nên đơn vị chỉ quan tâm đến các nhiệm vụ chi mới mà quên đi nhiệm vụ chi chưa hồn thành trong năm trước.
- Các xã trên địa bàn huyện Phù Cát khơng theo dõi, kế tốn các tài khoản ngồi bảng như: Tài khoản 008 - Dự tốn chi ngân sách. Do đĩ, Bảng cân đối tài khoản của các đơn vị khơng cung cấp đầy đủ thơng tin về tình hình dự tốn và số dư dự tốn tại các đơn vị.
- Thực tế hiện nay, các xã khơng hạch tốn phần chi đầu tư XDCB từ nguồn ngân sách huyện, khơng theo dõi tăng tài sản.
2.2.3.2. Hệ thống sổ sách kế tốn ngân sách xã
Ghi chép sổ sách kế tốn thực chất là việc kết hợp các loại sổ sách khác nhau theo một trình tự nhất định nhằm hệ thống hĩa và tính tốn các chỉ tiêu theo yêu cầu quản lý của đơn vị. Qua khảo sát thực tế thực tế cho thấy, các xã trên địa bàn huyện Phù Cát đã sử dụng chương trình kế tốn máy nên phần lớn các loại sổ sách đều được thực hiện hồn tồn tự động thơng qua phần
66
mền kế tốn Misa Bamboo.net (11/18 xã sử dụng) và phần mềm KTXA (7/18 xã sử dụng). Kế tốn chỉ cần nhập số liệu từ chứng từ gốc hoặc Bảng tổng hợp chứng từ gốc, phần mềm sẽ tự kết xuất vào các sổ và báo cáo cĩ liên quan. Bằng việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin nên khối lượng cơng việc của bộ phận kế tốn được giảm nhẹ, việc sửa chữa sai sĩt được tiến hành rất đơn giản. Khi cần thơng tin cĩ thể in sổ sách bất cứ lúc nào nên rất thuận tiện.
Sau khi phân loại chứng từ đã được kiểm tra, kế tốn nhập dữ liệu vào máy, phần mềm tự động ghi sổ cái tài khoản và sổ chi tiết tài khoản. Từ cùng một hạch tốn ban đầu nên kế tốn khơng mất thời gian ghi hai lần trên sổ cái và sổ chi tiết, mặt khác sử dụng phần mềm kế tốn đảm bảo số liệu trên sổ cái tài khoản và sổ chi tiết tài khoản là trùng khớp, những sai sĩt trong lúc hạch tốn được phát hiện, sửa chữa kịp thời. Các sổ sách được thiết kế trên phần mềm kế tốn phù hợp với chế độ kế tốn.
Qua khảo sát, các xã trên địa bàn huyện Phù Cát sử dụng thống nhất các loại sổ sau đây (mẫu sổ được thực hiện theo Quyết định số 94/QĐ-BTC ngày 12/12/2005 của Bộ Tài chính về việc ban hành chế độ ngân sách và tài chính xã và theo Thơng tư 146/2011/TT-BTC ngày 26/10/2011 hướng dẫn sửa đổi, bổ sung chế độ kế tốn ngân sách xã và tài chính xã) và một số mẫu của Thơng tư 344/2016/TT-BTC ngày 30/12/2016:
- Nhật ký - Sổ cái (S01a- X) - Sổ Quỹ tiền mặt (S02a- X)
- Sổ Nhật ký thu, chi quỹ tiền mặt (S02b- X) - Sổ tiền gửi kho bạc (S03- X)
- Sổ thu ngân sách xã (S04- X) - Sổ chi ngân sách xã ( S05- X )
- Sổ tổng hợp thu ngân sách xã (S06a- X) - Sổ tổng hợp chi ngân sách xã (S06b- X)
- Sổ theo dõi các quỹ cơng chuyên dùng của xã (S07- X) - Sổ phải thu (S08- X) nếu cĩ
67 - Sổ phải trả (S09- X) nếu cĩ
- Sổ theo dõi các khoản thu hộ,chi hộ (S10- X) nếu cĩ - Sổ Tài sản cố định (S11- X)
- Sổ theo dõi tính hao mịn tài sản cố định (S12-X) - Sổ theo dõi thu, chi hoạt động tài chính (S13-X) nếu cĩ - Sổ theo dõi các khoản tạm ứng của Kho bạc (S14- X) - Sổ theo dõi các khỏan đĩng gĩp của dân (S15- X) nếu cĩ - Sổ theo dõi lĩnh, thanh tốn biên lai (S17- X)
- Sổ theo dõi đầu tư Xây dựng cơ bản (S18- X)
- Sổ theo dõi TSCĐ và cơng cụ dụng cụ tại nơi sử dụng (S21-X) - Sổ theo dõi dự tốn (S22-X)
Tác giả tiến hành chọn mẫu tại một số xã về cơng tác ghi chép sổ sách, đa số các xã đều sử dụng phần mềm kế tốn, nên sổ sách trên chương trình được cập nhật đúng quy định. Lấy ví dụ một số sổ thường dùng trên chương trình kế tốn của UBND TT Ngơ Mây:
68
Huyện: Phù Cát Mẫu số: S05-X
UBND Thị trấn: Ngơ Mây
(Ban hành theo Quyết định số 94/2005/QĐ-BTC ngày 12/12/2005 của Bộ trưởng BTC & sửa đổi, bổ sung theo Thơng tư số 146/2011/TT-BTC
ngày 26/10/2011 của Bộ Tài chính)
SỔ CHI NGÂN SÁCH XÃ Năm 2018 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Chi NS xã chưa
qua KB Đã ghi chi NSNN tại KBNN
Số Ngày Tổng số tiền Ghi giảm chi TM Số tiền Ghi giảm chi Chương: 805 Loại: 070 Khoản: 071 Mục: 9400
Số dư đầu kỳ theo mục
30/08/2018 CKKB112 30/08/2018
Thanh tốn CP quyết tốn cơng trình tường rào tường rào trường mầm non TT
9449 7.409.000
Phát sinh trong kỳ theo mục 7.409.000
Số lũy kế đến cuối kỳ theo
mục 7.409.000
Số dư cuối kỳ theo mục 7.409.000
Cộng PS theo tiểu mục 9449 7.409.000
Số lũy kế đến cuối kỳ theo TM 9449 7.409.000
…. TỔNG CỘNG: Phát sinh trong kỳ …. 16.416.000.956 Lũy kế đến cuối kỳ … …. 16.416.000.956 Số dư cuối kỳ 16.416.000.956
- Sổ này cĩ ... trang đánh số từ trang 1 đến trang... - Ngày mở sổ: 01/01/2018
..., ngày .... tháng .... năm ...
Người ghi sổ Kế tốn trưởng Chủ tịch UBND thị trấn
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đĩng dấu)
69
Mẫu sổ S04 - X của UBND TT Ngơ Mây
Qua khảo sát thì các xã trên địa bàn huyện thực hiện tốt, việc sử dụng phần mềm để hạch tốn và ghi sổ phục vụ tối đa cho người làm cơng tác kế tốn trong việc thực hiện cơng việc hằng ngày. Mặc dù vậy việc ghi chép sổ sách kế tốn vẫn cịn tồn tại những bất cập:
67
Huyện: Phù Cát Mẫu số: S04-X