Xuất phát từ thực trạng mối quan hệ giữa hệ thống chứng từ kế tốn với hiệu lực quản lý tài chính trong các xã như trên, để nâng cao hiệu quả giữa hệ thống chứng từ kế tốn gắn với nâng cao hiệu quả kiểm sốt tình hình tài chính trong các xã phường thì cần tăng cường thực hiện các giải pháp sau:
95
từ thì khi lập chứng từ phải tuân thủ theo Chế độ chứng từ kế tốn hiện hành. Đối với những chứng từ bắt buộc, khi thực hiện lập phải theo đúng mẫu, đảm bảo lập theo đúng các yếu tố cơ bản của chứng từ, để phản ánh trung thực nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tránh tình trạng mẫu chứng từ lập tuỳ tiện khơng thống nhất về hình thức, nội dung trên chứng từ khơng phản ánh rõ ràng gây khĩ khăn cho việc thanh tra, kiểm sốt các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Đối với yếu tố nội dung trên bản chứng từ cần được ghi cụ thể, rõ ràng, khơng ghi chung chung để dễ dàng cho việc phân loại đối tượng kế tốn và hạch tốn chi tiết theo từng đối tượng kế tốn. Các chứng từ cùng loại, kế tốn nên lập thành các bảng tổng hợp chứng từ cùng loại để hạch tốn vào sổ kế tốn một lần nhằm giảm nhẹ cơng tác kế tốn tại đơn vị và thuận lợi cho việc kiểm tra, kiểm sốt.
-Đối với khâu kiểm tra chứng từ: Khâu kiểm tra chứng từ trong các đơn vị nếu khơng thực hiện tốt sẽ dễ dàng để lọt những sai phạm cho nên đối với những chứng từ kế tốn do đơn vị lập cần phải căn cứ vào các yếu tố cơ bản trên bản chứng từ lập theo đúng quy định. Đối với các chứng từ tiếp nhận từ bên ngồi về kế tốn xã phường cần tiến hành kiểm tra đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ mới chuyển vào hạch tốn, các yếu tố kiểm tra bao gồm: tên chứng từ; ngày, tháng, số thứ tự; tên, địa chỉ của các bên tham gia vào nghiệp vụ; nội dung kinh tế của chứng từ; quy mơ về mặt số lượng và giá trị; chữ ký của các bên và chữ ký của người phê duyệt chứng từ. Để hạn chế tối đa những sai sĩt về mặt chứng từ thì kế tốn cần tăng cường kiểm tra đối với tất cả các loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh kể cả thu và chi trong đơn vị, chứng từ kế tốn phát sinh liên quan đến bộ phận nào thì bộ phận đĩ phải cĩ trách nhiệm kiểm tra và cơng việc kiểm tra phải được thực hiện một cách thường xuyên, liên tục và phải coi là một khâu bắt buộc trong khi lập và tiếp nhận chứng từ. Đặc biệt, ngồi việc kiểm tra về mặt hình thức của chứng từ thì kế tốn cịn phải
96
chú trọng việc kiểm sốt nội dung trên chứng từ xem việc thu, chi cĩ đúng theo dự tốn, theo kế hoạch, các khoản chi xem cĩ đúng định mức, đúng mục đích sử dụng và theo từng khoản mục chi tiết của mục lục NSNN hay khơng. Ngồi việc thực hiện kiểm tra chứng từ ngay khi lập, khi tiếp nhận; định kỳ khi đĩng chứng từ thành tập theo thời gian và nội dung kinh tế. Kế tốn phải thực hiện kiểm tra, kiểm sốt lại lần nữa để hạn chế tối đa những sai sĩt về mặt chứng từ.
-Trong khâu lưu trữ và bảo quản chứng từ: Việc bảo quản chứng từ kế tốn tại các đơn vị cịn chưa được chú trọng, chưa cĩ sự phân loại hợp lý theo nội dung kinh tế của chứng từ để thuận lợi cho việc lưu trữ và sử dụng lại chứng từ khi cần thiết. Chứng từ kế tốn sau khi đã sử dụng xong phải đĩng tập đưa vào lưu trữ, bảo quản theo chế độ quy định, khơng để tình trạng ẩm mốc hoặc mối mọt. Chứng từ bảo quản được xếp gọn gàng, khoa học theo thời gian và nội dung kinh tế như phân chứng từ tiền, vật tư, tài sản cố định, các khoản thanh tốn… để dễ dàng tìm thấy khi cần thiết.
-Các xã, phường cần tiến hành xây dựng các nội quy chứng từ nhằm thực hiện tốt hệ thống chứng từ kế tốn theo quy định của Bộ Tài chính, trên cơ sở nội quy chứng từ cho phép đơn vị thực hiện kiểm sốt tốt hơn về quyền lợi cũng như trách nhiệm đối với từng đối tượng liên quan đến từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong đơn vị. Từ đĩ sẽ giúp cho việc quản lý tài chính trong đơn vị hiệu quả hơn.
-Các xã Cát Hanh, Cát Tường, Cát Tân, Cát Nhơn thực hiện nhập liệu đúng theo hướng dẫn của phần mềm Misa, căn cứ theo nghiệp vụ phát sinh, nhập liệu vào phần mềm, sau đĩ in chứng từ giấy theo mẫu biểu của chương trình, khơng làm thủ cơng rồi cuối tháng mới nhập một lần như hiện nay.
97 Nợ 6 2114 2114 2112 1121 81922 81922 81922 81922 81922 81922 81922 81922 111 111 111 1121 81922 81922 20 20 19 19
26/01/2018 PC 10 26/01/2018 Chi tập huấn chuyên mơn nghiệp vụ cơng tác
chăm sĩc trẻ em 100000 111
18 18
26/01/2018 PC 09 26/01/2018 Chi tập huấn rà sốt thu thập thơng tin trẻ em 30000 111
17 17
26/01/2018 2 26/01/2018 Thu điều tiết tháng 01/2018 84142795 7142
16 16
25/01/2018 PT 03 25/01/2018 Rút tiền hỗ trợ quản lý và cấp thẻ BHYT trẻ em 684000 3361
15 15
25/01/2018 PRT02 25/01/2018 Rút tạm ứng chi thường xuyên tháng 01/2018 80000000 1121
14 14
25/01/2018 PRT01 25/01/2018 Rút lương tháng 01/2018 152455286 1121
13 13
25/01/2018 PC 08 25/01/2018 Chi tập huấn sự cố an tồn thơng tin trong cơ
quan Nhà nước 160000 111
12 12
25/01/2018 PC 07 25/01/2018 Chi tổ chức tết trung thu 9750000 111
11 11
25/01/2018 PC 06 25/01/2018 Chi họp tiếp xúc cử tri 2120000 111
10 10
25/01/2018 PC 05 25/01/2018 Chi họp tiếp xúc cử tri 2120000 111
9 9
25/01/2018 PC 04 25/01/2018 Chi hỗ trợ vận động viên tham gia hội thao
người cao tuổi huyện Phù Mỹ 1500000 111
8 8
25/01/2018 PC 03 25/01/2018 Chi huấn luyện dân quân năm nhất 2017 14250000 111
7 7
25/01/2018 PC 02 25/01/2018 Chi huấn luyện dân quân năm 2-4/2017 6750000 111
6 152455286 6
25/01/2018 PC 01 25/01/2018 Chi trả tiền điện thoại nhà riêng 400000 111
5 5
25/01/2018 GDT00398 25/01/2018 Ghi đồng thời với Rút tiền kho bạc số PRT01
ngày 25/01/2018 152455286 8 4 4 02/01/2018 1 02/01/2018 Thu bổ sung tháng 01/2018 217520000 7142 3 3 01/01/2018 GTTS00003 01/01/2018 Ghi tăng TSCĐ 201.17 9000000 466 2 2 01/01/2018 GTTS00002 01/01/2018 Ghi tăng TSCĐ 404.17 5000000 466 1 1 01/01/2018 GTTS00001 01/01/2018 Ghi tăng TSCĐ 404.16 18000000 466 8 9
Tháng 1 năm 2018 - Số dư đầu tháng
1 2 3 4 5 7 Số thứ tự Tài khoản 008 Số thứ tự Số hiệu Ngày tháng Cĩ Nợ Cĩ Năm 2018 Đơn vị tính: đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ
Diễn giải Số phát sinh
Số hiệu TK đối ứng NHẬT KÝ - SỔ CÁI
Huyện: Phù Cát Mẫu số: S01a-X
UBND xã Cát Tiến (Ban hành theo QĐ số:
94/2005/QĐ-BTC ngày 12/12/2005 của Bộ trưởng
- Về hệ thống tài khoản ngân sách xã
Hệ thống tài khoản kế tốn là bộ phận quan trọng trong hệ thống kế tốn bởi nĩ hệ thống hĩa hệ thống thơng tin được xây dựng trong đơn vị. Hiện nay, tại các xã trên địa bàn huyện Phù Cát đều thống nhất xây dựng hệ thống tài khoản kế tốn trên cơ sở Quyết định số 94/ QĐ-BTC ngày 12/12/2005 của Bộ Tài chính về việc ban hành chế độ ngân sách và tài chính xã và theo Thơng tư 146/2011/TT-BTC ngày 26/10/2011 hướng dẫn sửa đổi, bổ sung chế độ kế tốn ngân sách xã và tài chính xã. Tuy nhiên trong quá trình vận dụng các tài khoản kế tốn và hạch tốn trong thực tế tại các xã cịn một số điểm chưa cần phù hợp theo yêu cầu quản lý. Do đĩ để phản ánh đầy đủ và
98
cung cấp những thơng tin hữu ích hơn cho các đơn vị, hệ thống tài khoản và phương pháp ghi chép trên tài khoản cần sửa đổi, bổ sung một số nội dung như sau:
Thứ nhất, theo dõi cơng nợ vào cuối niên độ kế tốn đối với các khoản đơn vị cịn nợ của khách hàng, nhà cung cấp mà trong năm chưa cĩ nguồn kinh phí để trả, cụ thể như sau:
- Cuối năm kế tốn phải hạch tốn theo dõi cơng nợ phải trả và hạch tốn vào chi phí phát sinh của đơn vị
Nợ TK Chi phí (814, 819) (chi tiết theo dõi chi phí năm sau) Cĩ TK 331 - Các khoản phải trả
- Sang năm sau, khi cĩ nguồn kinh phí chi trả, kế tốn ghi: Nợ TK chi phí (814, 819) (chi tiết theo dõi chi phí năm nay)
Cĩ TK chi phí (814, 819) (chi tiết theo dõi chi phí năm sau) - Khi thanh tốn tiền, hạch tốn:
Nợ TK 331 - Các khoản phải trả
Cĩ TK 111 - Tiền mặt/ TK 112 - Tiền gởi ngân hàng
Thứ hai, để phản ánh đầy đủ thơng tin trên Bảng cân đối kế tốn, đáp
ứng đúng chế độ quy định và cung cấp chính xác thơng tin cho yêu cầu quản lý thì kế tốn phải theo dõi dầy đủ các tài khoản ngồi bảng như sau:
- Khi được cấp cĩ thẩm quyền giao dự tốn, căn cứ vào Quyết định giao dự tốn, ghi:
Nợ TK 008 “Dự tốn chi ngân sách”.
- Khi rút dự tốn để chi chuyển khoản (những khoản chi cĩ đủ điều kiện thanh tốn), ghi:
Nợ TK 814 - Chi ngân sách đã qua kho bạc (8142- Thuộc năm nay) Cĩ TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc.
99
- Khi rút dự tốn về quỹ tiền mặt của xã (Rút tạm ứng chưa đủ điều kiện thanh tốn), ghi:
Nợ TK 111- Tiền mặt
Cĩ TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc.
+ Khi xuất quỹ tiền mặt chi trực tiếp những khoản chi thường xuyên tại xã, ghi:
Nợ TK 819 - Chi ngân sách xã chưa qua Kho bạc Cĩ TK 111- Tiền mặt.
+ Khi cĩ đầy đủ chứng từ, kế tốn lập Giấy đề nghị Kho bạc thanh tốn tạm ứng kèm theo Bảng kê chứng từ chi làm thủ tục thanh tốn với Kho bạc, căn cứ Giấy đề nghị KB thanh tốn tạm ứng đã được Kho bạc chấp thuận, ghi:
Nợ TK 814 - Chi ngân sách đã qua kho bạc (8142- Thuộc năm nay) Cĩ TK 819 - Chi ngân sách xã chưa qua Kho bạc.
Đồng thời ghi Cĩ TK 008 “Dự tốn chi ngân sách”.
Đơn vị cũng phải theo dõi cơng cụ dụng cụ tại đơn vị trên TK 005 - Dụng cụ lâu bền đang sử dụng.
-Về hệ thống sổ sách kế tốn ngân sách xã
Hiện nay, các xã trên địa bàn huyện Phù Cát đều sử dụng phần mềm kế tốn để hạch tốn và ghi sổ. Các sổ sách trên phần mềm kế tốn đáp ứng được yêu cầu và quy định của chế độ kế tốn hiện hành. Hệ thống sổ sách kế tốn hợp lý chính là việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh để gĩp phần nâng cao năng suất lao động của cán bộ kế tốn, đảm bảo cung cấp thơng tin kịp thời cho lãnh đạo cũng như các cơ quan thanh tra, kiểm tra. Các xã cần phải in tất cả các loại sổ sách và thực hiện lưu trữ theo quy định. Điều này giúp phục vụ tốt nhất yêu cầu chỉ đạo điều hành của lãnh đạo; đồng thời tránh được rủi ro nếu xảy ra lỗi phần mềm kế tốn đột xuất.
100