7. Kết cấu của đề tài
2.2.2. Kết quả khảo sát
2.2.2.1 Môi trường kiểm soát
Dựa vào các nguyên tắc theo báo cáo COSO 2013 , tác giả đã khảo sát các nhân tố như : Tính chính trực và giá trị đạo đức; Năng lực và chính sách nhân sự; Hội đồng quản trị và BKS; Cơ cấu tổ chức và phân định quyền hạn , trách nhiệm của công ty, kết quả khảo sát cho thấy:
Bảng 2.1 Tính chính trực và giá trị đạo đức S T T Câu hỏi Số phiếu gửi đi Số phiếu nhận về Trả lời Có Không 1
Công ty đã ban hành bằng văn bản các quy tắc, chuẩn mực ứng xử, đạo đức cho toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty chưa?
50 50 90% 10%
2 Công ty có thực hiện giảm áp lực để
nhân viên giảm sai sót và gian lận ? 50 50 20% 80%
3
Nhà quản lý có đặt lợi ích của công ty lên hàng đầu thông qua việc thực hiện tính chính trực và giá trị đạo đức qua lời nói và hành động cụ thể không?
50 50 60% 40%
4
Công ty đưa ra các quy định xử phạt thích hợp đối với quy tắc ứng xử, nội quy công ty ?
50 50 62% 38%
5
Số lượng công nhân viên có được phân bổ tương xứng với khối lượng công việc tại các bộ phận không?
50 50 75% 25%
6
Công ty có thông báo cho tất cả các nhân viên biết hành vi nào được chấp nhận và hành vi nào không được chấp nhận không?
50 50 80% 20%
7
Nhân viên có hài lòng về sự minh bạch của các thông tin trong công ty không?
50 50 56% 44%
Kết quả khảo sát cho thấy, việc ban hành bằng văn bản các quy tắc, chuẩn mực ứng xử, đạo đức cho toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty hầu hết đều đồng ý là có. Nhưng bên cạnh đó vẫn còn 10% là không có. Điều này cho thấy rằng không phải tất cả nhân viên trong công ty điều biết về vấn đề này. Mẫu gửi phiếu đánh giá là ngẫu nhiên các nhân viên trong công ty, là nhân viên văn phòng, có một bộ phận nhân viên không lưu ý dẫn đến việc 10% trả lời không.
Để hoàn thành nhiệm vụ đặt ra của công ty, người lao động sẽ chịu nhiều áp lực từ cấp quản lý vì số lượng công việc nhiều và thời gian xử lý không đủ nếu không cố gắng. Qua khảo sát cho thấy 80% cán bộ công nhân viên đều nhận thấy mình bị áp lực, điều này dễ dẫn tới hành vi làm qua loa, không kỹ dẫn tới sai sót hoặc gian lận.
Về vấn đề nhà quản lý có đặt lợi ích của công ty lên hàng đầu thì kết quả cho thấy vẫn còn 40% người không đồng ý điều này cho thấy nhà quản lý vẫn chưa thực hiện tính chính trực và đạo đức qua lời nói và hành động trong quá trình quản lý.
Công ty có đưa ra biện pháp xử phạt thích hợp với quy tắc ứng xử, nội quy công ty. Tuy nhiên, mức xử phạt còn chung và vẫn còn chưa cụ thể vì 20% nhân viên không biết vi phạm thì bị xử phạt như thế nào. Mức kỉ luật thông thường là cắt giảm lương, cắt giảm khen thưởng tùy thuộc vào từng trường hợp và do Hội đồng kỉ luật quyết định. Vì mức kỉ luật do Hội đồng kỉ luật quyết định nên còn mang nhiều cảm tính. Vì vậy một số nhân viên cảm thất có sự phân biệt và không công bằng đối với một số nhân viên là người thân quen với nhà quản lý khi bị vi phạm.
Bảng 2.2 Năng lực và chính sách nhân sự S T T Câu hỏi Số phiếu gửi đi Số phiếu nhận về Trả lời Có Không 1
Việc tuyển dụng của công ty có đảm bảo công khai, minh bạch và thống nhất về quy trình không?
50 50 46% 54%
2
Công ty sử dụng bảng mô tả công việc yêu cầu rõ kiến thức và chất lượng nhân sự cho từng vị trí?
50 50 72% 28%
3
Khi tuyển dụng nhân sự công ty có chú trọng đến việc xem xét về chuyên môn, đạo đức của nhân viên không?
50 50 80% 20%
4
Việc phân công nhiệm vụ trong công ty có đúng người đúng việc hay không?
50 50 52% 48%
5 Công ty có ban hành quy chế khen
thưởng, kỷ luật rõ ràng không? 50 50 72% 28%
6
Nhân viên trong công ty có thể đảm nhiệm nhiều công việc khác nhau không?
50 50 62% 38%
(Nguồn: Nghiên cứu của tác giả)
Qua kết quả khảo sát cho thấy về việc chính sách nhân sự chưa được đảm bảo lắm, chỉ có 54% người khảo sát cho thấy rằng việc tuyển dụng nhân sự của công ty là đảm bảo về công khai, minh bạch và thống nhất về quy trình
tuyển dụng. Quá trình tuyển dụng do nhu cầu từ các phòng ban đề nghị lên, nhưng thực tế cho thấy quá trình này còn có sự chưa tốt lắm, vì còn 46% ý kiến khảo sát là chưa đảm bảo về sự công khai, minh bạch.
Dựa theo bảng khảo sát ta thấy được, công ty có sử dụng bảng mô tả công việc về việc yêu cầu về kiến thức và chất lượng nhân sự cho từng vị trí. Bảng mô tả công việc này cũng giúp tránh được sự chồng chéo, đùn đẩy công việc lẫn nhau giữa các nhân viên trong công ty. Cũng dựa trên bảng mô tả công việc này, phòng nhân sự sẽ tiến hành tuyển dụng dựa trên các tiêu chí về: năng lực, trình độ chuyên môn, đạo đức để làm việc tại công ty. Việc tuyển dụng do Giám đốc đơn vị quyết định và có quy chế tuyển dụng kèm theo yêu cầu cụ thể cho từng công việc như trình độ ngoại ngữ, độ tuổi, vi tính và kinh nghiệm. Chẳng hạn, đối với vị trí kế toán phải đảm bảo trình độ đại học chính quy chuyên ngành kế toán, với bộ phận kinh doanh phải tốt nghiệp đại học chuyên ngành quản trị kinh doanh, có ngoại hình, có khả năng thuyết phục khách hàng. Tuy nhiên, vẫn còn 37,5% không biết rõ về yêu cầu công việc cho từng vị trí, lý do là vẫn còn một số trường hợp quen biết không đảm bảo chuyên môn theo quy chế tuyển dụng vẫn được tuyển dụng.
Công ty đang dần dần xây dựng môi trường văn hóa làm việc, từ đó cho thấy có tới 80% ý kiến cho rằng khi tuyền dụng, ngoài việc chú trọng đến chuyên môn, nghiệp vụ, công ty còn tìm hiểu về vấn đề đạo đức của nhân viên đó.
Khi phân công nhiệm vụ trong công ty, có tới 52% cho rằng khi phân công công việc, nhiệm vụ bảo đảm đúng người đúng việc, chứng tỏ công ty cũng chú ý đến năng lực chuyên môn của nhân viên mà bố trí công việc cho phù hợp với trình độ của họ. Tuy nhiên vẫn còn 48% số người được khảo sát cho rằng việc phân công công việc trong công ty là chưa phù hợp, làm nhân viên không thể phát huy thế mạnh vốn có của bản thân. Điều này có thể làm
ảnh hưởng đến mức độ và thời gian hoàn thành công việc. Việc này có thể do sự thay đổi nhân sự của công ty thường xuyên, những người được tuyển một phần là người thân, người quen của các lãnh đạo, tiến độ hoàn thành công việc không cao, nên công việc thường dồn cho những nhân viên lâu năm làm được việc; điều này dẫn tới 48% cảm thấy việc phân công chưa đúng người đúng việc.
Việc xây dựng quy chế khen thưởng cũng như kỷ luật là điều cần thiết của mỗi công ty; có tới 72% ý kiến cho rằng công ty có xây dựng quy chế khen thưởng, kỷ luật rõ ràng.
Nhân viên trong công ty có thể đảm nhiệm nhiều công việc khác nhau, nên rất khó đảm bảo nhân viên đó có thể hoàn thành tốt công việc của mình, có 62% số ý kiến cho rằng nhân viên cho rằng nhân viên trong công ty phải đảm nhiệm nhiều việc một lúc.
Bảng 2.3 Hội đồng quản trị và BKS S T T Câu hỏi Số phiếu gửi đi Số phiếu nhận về Trả lời Có Không 1 Công ty có thành lập BKS độc lập không? 50 50 100% 0% 2
Các thành viên của hội đồng quản trị có đủ kiến thức và kinh nghiệm để điều hành công ty không?
50 50 96% 4%
3
Ban lãnh đạo có được cung cấp thông tin đầy đủ và kịp thời để giám sát các mục tiêu quản lý, hoạt động và tình hình tài chính của công ty không?
50 50 88% 12%
4 BKS có độc lập với các bộ phận
khác trong công ty không? 50 50 80% 20%
5
BKS có thường xuyên kiểm tra, kiểm soát hoạt động của công ty không?
50 50 74% 26%
Theo quy định tại điều 134 Luật doanh nghiệp năm 2014, công ty CP đông lạnh Quy Nhơn có thành lập BKS độc lập. Những người trong BKS là những người nắm vững chuyên môn, nghiệp vụ và có kinh nghiệm lâu năm trong ngành nghề, có ý thức trách nhiệm cao. Vì thế họ có khả năng hoàn thành công việc cũng như đưa ra ý kiến góp ý với Ban lãnh đạo để giúp công ty hoàn thành những mục tiêu đặt ra.
BKS là bộ phận độc lập với các bộ phận khác trong công ty. Họ chịu trách nhiệm kiểm tra, xác nhận và đánh giá BCTC, báo cáo quản trị của công ty; kiểm tra, kiểm soát việc tuân thủ pháp luật, chế độ chính sách quy định do cơ quan thuế, cơ quan Nhà nước đưa ra, vì vậy BKS thường xuyên thực hiện kiểm soát hoạt động của công ty.
Bảng 2.4 Cơ cấu tổ chức và phân chia quyền hạn trách nhiệm
S T T Câu hỏi Số phiếu gửi đi Số phiếu nhận về Trả lời Có Không 1
Cơ cấu tổ chức hiện tại có phù hợp với bản chất và tình hình hoạt động của công ty không?
50 50 100% 0%
2
Trong cơ cấu tổ chức hiện tại có sự phân định rõ quyền hạn và trách nhiệm đối với từng hoạt động cụ thể, cấp bậc cần báo cáo không?
50 50 100% 0%
3
Công ty có điều chỉnh lại cơ cấu tổ chức theo định kỳ cho phù hợp với môi trường kinh doanh thay đổi không?
50 50 80% 20%
4
Quyền hạn và trách nhiệm có được phân công rõ ràng cho từng bộ phận bằng văn bản không?
50 50 74% 26%
5
Quyền hạn và nhiệm vụ giữa các phòng ban, giữa các nhân viên có bị chồng chéo, trùng lắp không?
6
Công ty có văn bản nêu rõ quyền hạn, nhiệm vụ, thời gian hoàn thành của công việc không?
50 50 48% 52 %
7
Công ty có chính sách khen thưởng cho những nhân viên có đóng góp cho hoạt động của công ty không?
50 50 100% 0%
(Nguồn: Nghiên cứu của tác giả)
Qua khảo sát cho thấy 100% ý kiến đồng ý với cơ cấu tổ chức hiện tại của công ty đã được xây dựng phù hợp với bản chất và tình hình hoạt động của công ty. Cơ cấu tổ chức này đáp ứng được yêu cầu quản lý của công ty, giúp ban lãnh đạo của công ty có thể điều hành hoạt động của toàn công ty.
Kết quả khảo sát cũng cho thấy có 100% ý kiến cho rằng cơ cấu tổ chức hiện tại đã phân định rõ quyền hạn và trách nhiệm cụ thể phù hợp với quy mô, đặc điểm kinh doanh của công ty. Đồng thời cũng có văn bản quy định chính sách và thủ tục để cụ thể hóa hoạt động của từng bộ phận giúp cho các bộ phận hoàn thành được các mục tiêu đề ra.
Qua khảo sát, có 80% ý kiến cho rằng định kỳ công ty luôn điều chỉnh lại cơ cấu tổ chức cho phù hợp với môi trường kinh doanh nhằm đảm bảo tính hợp lý và mang lại hiệu quả tốt của công ty.
Dựa theo kết quả khảo sát, có 74% số người cho rằng quyền hạn và trách nhiệm được phân chia rõ ràng từng bộ phận và bằng văn bản. Việc phân chia này giúp cho các bộ phận làm việc không bị chồng chéo lên nhau, phù hợp với quy mô của toàn công ty. Tuy nhiên, bởi là công ty được thành lập từ lâu đời, bộ máy vẫn còn một bộ phận hoạt động theo mô hình trước đây, dẫn tới một số việc chồng chéo, người mới chưa thạo việc, người cũ ôm đồm nhiều việc, đó là lý do 34% số người được khảo sát trả lời có.
Mặc dù tạo áp lực để công nhân viên làm việc hiệu quả, công ty có những chính sách khen thưởng cho các nhân viên hoàn thành tốt công việc. Điều này thể hiện qua kết quả 100% ý kiến đồng ý.
2.2.2.2 Đánh giá rủi ro Bảng 2.5 Đánh giá rủi ro S T T Câu hỏi Số phiếu gửi đi Số phiếu nhận về Trả lời Có Không 1
Công ty có lập kế hoạch kinh doanh hàng năm và mục tiêu cụ thể cho từng phòng ban hay không?
50 50 100% 0%
2 Mục tiêu hàng năm có được truyền
đạt đến nhân viên hay không? 50 50 26% 74%
3
Công ty có đưa ra phương án để hoàn thành mục tiêu, kế hoạch đã được đặt ra không?
50 50 94% 6%
4
Công ty có xây dựng cơ chế nhận diện rủi ro từ bên ngoài (chính sách pháp luật, biến động nền kinh tế ) anh hưởng đến hoạt động của công ty hay không?
50 50 70% 30%
5
Công ty có xây dựng cơ chế nhận diện rủi ro từ bên trong (thay đổi nhân sự, hệ thống thông tin) anh hưởng đến hoạt động của công ty hay không?
6 Công ty có biện pháp đối phó với
rủi ro không? 50 50 80% 20%
7
Công ty có thực hiện nghiêm túc những biện pháp đối phó với rủi ro không?
50 50 82% 18%
8
Việc xem xét, phân tích và đánh giá rủi ro có được công ty thực hiện thường xuyên không?
50 50 100% 0%
9
Ngoài những đơn đặt hàng trong nước, công ty có những đơn hàng nước ngoài nào không?
50 50 20% 80%
(Nguồn: Nghiên cứu của tác giả)
Theo kết quả khảo sát, tỷ lệ trả lời có 100% công ty lập kế hoạch kinh doanh hàng năm và xác định mục tiêu cụ thể cho từng bộ phận của công ty. Qua đó cho thấy công ty xác định mục tiêu hoạt động, giúp cho công ty nhận dạng rủi ro tiềm tàng ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh. Công ty có đặt ra mục tiêu hàng năm, nhưng chỉ 26% số ý kiến xác nhận là biết về mục tiêu đó. Nguyên nhân chủ yếu là công ty thường sẽ thông báo tại các cuộc họp về mục tiêu của công ty. Nhưng thành phần tham gia có thể không chú ý, nên không lắng nghe và đưa ra nhận xét công ty không truyền đạt mục tiêu đến nhân viên.
Mặc dù vậy, nhưng công ty có đưa ra kế hoạch và phương án để hoàn thành kế hoạch đặt ra của công ty. Kết quả này thể hiện ở 94% ý kiến thể hiện biết về các phương án mà ban lãnh đạo đưa ra để hoàn thành kế hoạch.
Theo kết quả khảo sát, có 70% ý kiến cho rằng công ty có xây dựng cơ chế nhận diện rủi ro phát sinh từ các nhân tố bên ngoài như: chính sách pháp
luật, biến động kinh tế… Từ đó, cho thấy nhân viên trong công ty còn một bộ phận chưa được phổ biến các rủi ro mà công ty có thể gặp phải mà chỉ thực hiện đúng nhiệm vụ được giao. Điều này chưa phát huy huy hết vai trò cũng như khả năng của nhân viên để họ có thể đưa ra các giải pháp hoặc đề xuất để công ty có thể nhận diện các mục tiêu từ một số hoạt động cụ thể. Rủi ro tại doanh nghiệp chủ yếu là tỷ giá thay đổi, thay đổi chính sách, sự không hài lòng của khách hàng về sản phẩm. Theo như công ty khảo sát khách hàng cũng như tìm hiểu thị hiếu của người tiêu dùng, nhu cầu của khách hàng nhằm cải thiện tình hình sản xuất cũng như mẫu mã các mặt hàng sao cho phù hợp với thị trường, với các đối thủ khác trong cùng lĩnh vực, ngành nghề..
Việc xây dựng cơ chế nhận dạng rủi ro phát sinh từ các nhân tố bên trong có tới 40% trả lời có. Với kết quả này cho thấy công ty chưa quan tâm đến rủi ro phát sinh từ bên trong Do quá trình tuyển dụng, nhân viên được