7. Kết cấu của đề tài
2.3. Một số đánh giá
2.3.1 Môi trường kiểm soát
Ưu điểm
Công ty tạo được môi trường văn hóa làm việc năng động, chuyên nghiệp, luôn đề cao tính chính trực và các giá trị đạo đức. Thể hiện qua từng cử chỉ, lời nói và tác phong làm việc của ban lãnh đạo, cũng thể hiện qua các nội quy, các buổi họp với nhau.
Ban lãnh đạo và nhà quản lý cũng thực hiện tốt nội quy công ty như đi làm đúng giờ, thực hiện tốt các công việc. Công ty ban hành các văn bản, quy tắc, nội quy liên quan đến đạo đức và phổ biến đến từng nhân viên trong toàn công ty.
Hầu hết các nhà quản lý trong đơn vị đều nêu gương về tính trung trực và đạo đức trong hành động , lời nói cho nhân viên học tập và noi theo.
môn, đạo đức của nhân viên.
Công ty bố trí nhân sự vào các vị trí theo đúng chuyên môn được đào tạo. Công ty có ban hành quy chế khen thưởng và sử dụng hợp lý quỹ khen thưởng và quỹ phúc lợi.
Ban kiểm soát của công ty độc lập với các bộ phận khác trong doanh nghiệp. Các thành viên của hội đồng quản trị là những người có kinh nghiệm lâu năm, có năng lực, kiến thức và đủ kinh nghiệm để điều hành bộ máy công ty một cách tốt nhất. Ban lãnh đạo luôn được cung cấp thông tin đầy đủ và kịp thời để giám sát các mục tiêu quản lý, hoạt động và tình hình tài chính của công ty. Cơ cấu tổ chức hiện tại khá phù hợp với bản chất tình hình hoạt động của công ty. Có sự phân chia quyền hạn và trách nhiệm đối với từng hoạt động cụ thể, đối với các cấp bậc cần báo cáo. Định kỳ, công ty có điều chỉnh lại cơ cấu tổ chức để phù hợp với môi trường kinh doanh của doanh nghiệp.
Nhược điểm
Bên cạnh những ưu điểm, công ty vẫn còn tồn tại một số khuyết điểm: Việc tuyển dụng của công ty chưa thật sự hợp lý. Đối với việc tuyển dụng những vị trí quản lý, nhân viên văn phòng thường sẽ ưu tiên tuyển dụng những người có quen biết với ban lãnh đạo.
Biến động nhân sự ở vị trí quản lý xảy ra nhiều, các trưởng phó phòng ban hoặc các nhân vật chủ chốt của công ty thường là người thân quen của ban lãnh đạo nên đôi khi chuyên môn và năng lực chưa đủ đáp ứng để giải quyết công việc, vì thế việc chuyển công tác hoặc nghỉ làm của các nhân viên này thường xảy ra. Bên cạnh đó, công việc tại đơn vị quá nhiều và thời gian xử lý rất gấp nên tạo áp lực đối với nhân viên và đặc biệt là các nhân sự chủ chốt của công ty nên cũng ảnh hưởng đến việc xin nghỉ hoặc chuyển công tác. Việc phân công, phân nhiệm chưa thật sự đúng người đúng việc. Một người có thể đảm nhiệm nhiều khâu trong công ty, dễ dẫn đến sự gian lận
phát sinh. Khối lượng công việc có người không có việc gì để làm, có người lại ôm đồm quá nhiều dẫn đến sẽ xuất hiện sai sót.
Hoạt động của BKS chưa thực sự hiệu quả. Thành viên BKS của đơn vị vẫn chưa thật sự độc lập trong việc kiểm tra mà chịu sự chi phối của ban lãnh đạo, kiểm soát cũng như báo cáo vẫn còn mang tính cá nể chưa phản ánh hết các sai sót trong quá trình hoạt động của đơn vị.
Công ty cũng chưa ban hành văn bản rõ ràng về quyền hạn và trách nhiệm của từng phòng ban, từng bộ phận đối với từng hoạt động cũng như mối quan hệ giữa các phòng ban. Khi có thay đổi hoặc thêm mới phòng ban cũng không được cập nhật bằng văn bản mà chỉ trao đổi bằng miệng, điều này dẫn đến sự chồng chéo trong công việc.
Nguyên nhân
Qua khảo sát tại công ty, có thể nhận thấy môi trường kiểm soát của công ty còn nhiều hạn chế như đã trình bày. Môi trường kiểm soát phụ thuộc vào ý thức của từng nhân viên, tuy nhiên nguyên nhân chính là do các nhà quản lý cấp cao chưa ý thức được tầm quan trọng của việc kiểm soát, vẫn còn sự cả nể trong công ty, mặc dù đã quan tâm đến việc xây dựng một hệ thống KSNB hữu hiệu nhưng do chưa được hướng dẫn cụ thể nên công ty chưa tạo ra được một sắc thái chung tác động đến ý thức của mọi nhân viên trong toàn đơn vị.
2.3.2 Đánh giá rủi ro
Ưu điểm
Công ty có lập ra kế hoạch kinh doanh hàn năm và các mục tiêu cụ thể cho từng phòng ban.
Công ty có xây dựng cơ chế nhận diện các rủi ro từ bên trong (chính sách pháp luật, biến động nền kinh tế) lẫn bên ngoài (thay đổi nhân sự, hệ thống thông tin). Do vậy, công ty thường xuyên phân tích, đánh giá rủi ro; đặt
ra những biện pháp để đối phó rủi ro, và thực hiện nghiêm túc những biện pháp đó.
Nhược điểm
Mặc dù đã đặt ra mục tiêu hàng năm nhưng công ty chưa truyền đạt điều này đến phần lớn nhân viên cũng như chưa đưa ra phương án để hoàn thành mục tiêu đó.
Những đơn đặt hàng chủ yếu là ở trong nước, ít có những đơn hàng nước ngoài. Vì vậy, công ty vẫn chưa có nhiều kinh nghiệm giao dịch quốc tế.
Nguyên nhân
Kế hoạch hàng năm chỉ được truyền đạt đến một bộ phận trưởng, phó phòng, nhân viên công ty chưa nắm được một phần do người lao động không chú ý tới mục tiêu hoạt động của công ty, chủ yếu làm việc là chính.
Công ty cổ phần đông lạnh Quy Nhơn thuộc nhóm các doanh nghiệp vừa và nhỏ, khả năng tài chính còn hạn hẹp, chưa có sự liên kết giữa các doanh nghiệp cùng ngành nghề nên ít có các giao dịch quốc tế. Không nắm bắt được các thông lệ, rào cản kỹ thuật, trách nhiệm pháp lý cũng là một trong những nguyên nhân khiến công ty ít có giao dịch quốc tế.
2.3.3 Hoạt động kiểm soát
Ưu điểm
Ban lãnh đạo thường xuyên kiểm tra các hoạt động của công ty, để nắm được những điểm yếu cần khắc phục.
Công ty định kỳ phân tích số liệu liên quan đến hoạt động của ngành, thị trường, thông tin đối thủ,…Bộ phận KCS luôn cử người kiểm tra các loại nguyên vật liệu trước khi nhập kho cũng như các thành phẩm sau khi chế biến để tránh trường hợp những sản phẩm không đạt chất lượng đến tay người tiêu dùng.
Phân xưởng sản xuất đã đề ra các quy trình sản xuất của từng loại sản phẩm và luôn theo dõi thực hiện đúng theo quy trình đã đặt ra, đảm bảo đủ,
đúng tiến độ hoàn thành đơn hàng.
Các nghiệp vụ liên quan tới mua hàng đều được phân công một cách tách biệt, rõ ràng, phải làm theo các thủ tục mà công ty đề ra để tránh các gian lận có thể xảy ra.
Việc đặt ra kế hoạch thu mua, đặt cọc trước khi mua hàng được công ty thực hiện thường xuyên, công ty còn chọn nhiều NCC để có đủ lượng hàng, không để sản xuất bị gián đoạn.
Bán một đơn hàng lớn, không thể tránh khỏi tình trạng trả chậm. Vì vậy, công ty có chính sách cho các khách hàng trả chậm, chiết khấu,… Nhưng trước công ty có những hoạt động xác minh tài chính của khách hàng trước khi cho khách hàng mua trả chậm. Ngoài ra, công ty có chính sách giá cả phù hợp, lựa chọn phân khúc thị trường để buôn bán những sản phẩm khác nhau nhằm đem lại lợi ích tối đa cho công ty.
Nhược điểm
Việc xác định nhu cầu mua hàng hóa còn mang tính chủ quan, chưa có phương pháp xác định khoa học, hợp lý. Cụ thể, trưởng phòng kinh doanh, dựa trên cơ sở mức tồn kho, kinh nghiệm dự đoán nhu cầu thị trường và đặc điểm của hàng hóa vận chuyển mà xác định mức đặt hàng theo ước lượng riêng của mình. Điều này hoàn toàn mang nặng tính chủ quan của người thực hiện. Công ty chỉ dựa trên mức độ kinh nghiệm và xác định nhu cầu thị trường mà xác định lượng đặt hàng và lượng hàng tồn kho tại công ty, thiếu sự liên kết với nhà cung cấp bên ngoài.
Việc mua hàng của công ty chủ yếu do trưởng phòng kinh doanh tự liên hệ với NCC để mua hàng. Công ty chưa có bộ phận mua hàng riêng chịu trách nhiệm đảm bảo cung cấp đầu vào.
Nguyên nhân
kinh nghiệm dự đoán của bàn thân để đặt hàng. Việc lựa chọn NCC dựa trên sự quen biết, người quen nhờ vả chứ không theo quy định rõ ràng.
Có một phần nhân viên được tuyển dụng là do quen biết với Ban lãnh đạo, nên một số người vẫn chưa làm việc theo đúng nhịp độ của công ty. Dẫn đến việc những người làm được việc sẽ phải kiêm nhiệm nhiều khâu. Điều này dễ làm phát sinh gian lận. Việc cho khách mua trả chậm và không lập dự phòng phải thu khó đòi chủ yếu dựa trên sự tin tưởng cũng như sau khi điều tra tình hình tài chính của khách hàng.