7. Kết cấu của đề tài
3.2.3. Hoàn thiện hoạt động kiểm soát
3.2.3.1 Chu trình mua hàng – thanh toán
Để thực hiện các giải pháp trên hiệu quả thì công ty cần phải xây dựng một môi trường kiểm soát tốt. Đây sẽ là nền tảng và là điều kiện cho việc thực hiện các giải pháp nhằm tăng cường hệ thống KSNB tại công ty. Trên cơ sở nghiên cứu các vấn đề lý luận và thực tế, để thực hiện hiệu quả các giải pháp nhằm tăng cường KSNB chu trình mua hàng và thanh toán tôi xin đề xuất một
số giải pháp cơ bản, cụ thể như sau:
Thiết lập mối quan hệ với NCC
Để thiết lập mối quan hệ tốt với NCC thì trước tiên công ty phải cho NCC biết được những yêu cầu chất lượng đối với nguyên vật liệu, hàng hóa. Công ty phải đánh giá những khả năng và hệ thống làm việc của NCC để đánh giá khả năng hợp tác. Khi đã xác định được khả năng hợp tác, công ty giúp NCC đạt những tiêu chuẩn này thông qua các cuộc thảo luận về chất lượng.
Trong quá trình hợp tác công ty cũng phải xây dựng một hệ thống tiêu chuẩn nhằm đánh giá chất lượng NCC về các yêu cầu:
Thời gian giao hàng
Đảm bảo chất lượng sản phẩm Các dịch vụ hoạt động bổ trợ
Các yêu cầu về hóa đơn, số lượng cung cấp Giải quyết các yêu cầu phát sinh khi xảy ra
Trên cơ sở những đánh giá đó mà công ty sẽ có những hình thức khen thưởng và công nhận NCC. Từ đó tiến tới thiết lập quan hệ lâu dài với NCC.
Từ đó công ty có thể hỗ trợ cán bộ kỹ thuật hướng dẫn các tiêu chuẩn kỹ thuật để đối tác nâng cao chất lượng đầu ra của NCC (đầu vào của công ty), từ đó có thể giảm thời gian giao nhận hàng, giảm chi phí kiểm nhận hàng, đồng thời ổn định được đầu vào.
Đồng thời công ty có thể nâng dần yêu cầu về chất lượng của NCC đầu vào cao hơn như: Yêu cầu thêm về hồ sơ liên quan về quá trình sản xuất của NCC:
Hoạch định chất lượng
Đạt được chất lượng sản phẩm và chất lượng quá trình Cung cấp những tư liệu về chất lượng
Hệ thống lấy mẫu và những mẫu được chấp thuận
Thảo luận với NCC những điểm chưa được và những điểm đã đạt được để góp phần giảm giá thành sản xuất, bảo đảm chất lượng sản xuất ra. Đồng thời tiến tới có những nhân viên của NCC trong công ty để đảm nhận việc cung cấp đầu vào cho công ty. Xa hơn nữa trong quá trình hoạch định chiến lược của công ty vào đầu năm có thể mời đại diện các NCC tham gia vào quá trình này để cung cấp cho họ biết những yêu cầu của công ty trong năm tới về quá trình đầu vào của công ty, yêu cầu về cải tiến chất lượng để thắt chặt thêm mối quan hệ với NCC. Trên cơ sở đó biết được kế hoạch sản xuất của nhau để hoạch định kế hoạch sản xuất chính xác hơn.
Đối với quá trình hoạch định kế hoạch đầu năm, việc thu thập thông tin chính xác hơn về các nguồn đầu ra cũng rất quan trọng. Những thông tin này lấy từ đại diện của các khách hàng của công ty hoặc từ đại diện bán hàng của công ty ở các đối tác chính của công ty.
Thiết lập bộ phận chuyên trách mua hàng
Hiện tại công ty chưa có bộ phận mua hàng riêng chịu trách nhiệm đảm trách nhu cầu mua hàng cho công ty. Hiện tại công ty mua hàng chủ yếu qua điện thoại, thông tin về người bán và mua chuyển hàng về chủ yếu do chi nhánh đảm trách. Việc này khiến cho việc quản lý mua hàng gặp khó khăn bởi vì các trưởng phòng vừa là người trực tiếp duyệt nhu cầu mua, vừa là người tiếp xúc thỏa thuận với người bán để mua hàng cho công ty; điều này vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong công việc là tách biệt vai trò người duyệt nhu cầu – người tiếp xúc người bán và người kiểm nghiệm nhập kho, không thể đánh giá được trách nhiệm của các bộ phận nào khi có vấn đề phát sinh.
Để giải quyết vấn đề này công ty nên thành lập riêng bộ phận mua hàng độc lập, bộ phận này sẽ chịu trách nhiệm mua hàng cho công ty. Việc tổ chức bộ phận mua hàng riêng sẽ giúp công ty tìm kiếm nguồn hàng tốt hơn cũng
như có bộ phận quan hệ với nhà cung cấp sát hơn hiện tại ở công ty.
3.2.3.2 Chu trình bán hàng – thu tiền
Thủ tục kiểm soát kế toán đối với nghiệp vụ bán hàng theo đơn đặt hàng
Sau khi khách hàng đặt hàng với công ty, bộ phận bán hàng tiếp nhận và ghi vào sổ đặt hàng riêng của công ty, sau đó mới lập lệnh xuất kho gửi sang kế toán bán hàng để xem xét khả năng cung ứng. Nếu chấp thuận đơn hàng, kế toán bán hàng sẽ dựa vào lệnh xuất kho để lập phiếu xuất kho (ghi rõ họ tên, nhãn hiệu sản phẩm, số lượng theo như lệnh xuất kho, ký nhận) sau đó chuyển cho kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt. Nhân viên giao hàng mang phiếu xuất kho xuống kho để trực tiếp lấy hàng, lập phiếu giao hàng và chịu trách nhiệm vận chuyển đến tận kho hàng của khách hàng như đã ký kết trao đổi với khách hàng.
Thủ tục kiểm soát vật chất đối với nghiệp vụbán hàng
Kiểm soát vật chất đối với nghiệp vụ bán hàng được thực hiện nhằm bảo đảm an toàn về số lượng, chất lượng của sản phẩm cũng như nhằm tăng cường hiệu quả, chất lượng hoạt động tiêu thụ. Để thực hiện mục tiêu đó, công ty nên xây dựng một số thủ tục kiểm soát cụ thể sau:
Xuất kho và nhận hàng: Thủ kho chỉ xuất kho khi nhận được lệnh xuất kho và phiếu xuất kho với đầy đủ thông tin và chữ ký của người lập phiếu, trưởng bộ phận, Giám đốc, khách hàng và thủ kho. Thủ tục này giúp xác định việc giao hàng tại kho hợp lệ và hoàn tất.
Nhân viên giao hàng phải chịu trách nhiệm về việc nhận đúng loại hàng, số lượng hàng theo yêu cầu và đảm bảo an toàn đến tận nơi giao cho khách hàng (đại lý hoặc công ty đặt hàng).
Các hoá đơn, chứng từ đều được đánh số thứ tự trước khi đưa vào sử dụng, tránh được thất lạc mất mát hoá đơn, chứng từ. Công ty đã sử dụng hệ
thống máy tính để cập nhập các nghiệp vụ, tuy nhiên phần mềm kế toán chỉ hỗ trợ thực hiện đối với một số phần mềm nhất định, chưa áp dụng hoàn toàn nên thông tin khi chuyển sang để tổng hợp có thể bị nhầm lẫn, sai sót hoặc có thể bị sửa chữa. Định kỳ, đối chiếu chứng từ giữa các bộ phận liên quan để phát hiện kịp thời các chênh lệch.
Đối với trường hợp hàng bán bị trả lại, hàng đổi bù: Các sản phẩm có lỗi về kỹ thuật sẽ được ghi lại và báo cáo cho kế toán bán hàng cũng như thủ kho, do đó việc kiểm tra chất lượng hàng trước khi giao hàng cho khách hàng nên được Công ty thực hiện một cách chặt chẽ.
Thủ tục kiểm soát kế toán nghiệp vụ thu tiền bán hàng qua tiền gửi ngân hàng
Hiện nay, phần lớn khách hàng thanh toán tiền hàng thông qua hệ thống ngân hàng và như vậy các Giấy báo Có của Ngân hàng là chứng từ quan trọng, giấy báo được ngân hàng gửi cho Công ty theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Khi nhận được "Giấy báo Có" của ngân hàng, kế toán thanh toán kiểm tra sự hợp lệ, tính hiệu lực, đồng thời thực hiện sự phân loại Giấy báo Có theo từng ngân hàng giao dịch và sắp xếp giấy báo theo số thứ tự liên tục ghi trên giấy báo Có. Trên cơ sở đó, kế toán thực hiện đối chiếu giữa số phát sinh trên giấy báo với chứng từ gốc đính kèm rồi ghi vào sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng, sau đó ghi giảm khoản phải thu khách hàng. Định kỳ hàng tuần hoặc hàng tháng kế toán thanh toán và kế toán dịch vụ tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ phụ ngân hàng với sổ sách kế toán để lập bảng chỉnh hợp tiền gửi ngân hàng phát hiện chênh lệch và có hướng xử lý kịp thời.
Thực hiện đối chiếu công nợ với khách hàng để xác minh lại số dư công nợ, đánh giá tiến trình và thời gian trả nợ của khách hàng. Các thông tin về thời gian trả nợ của khách hàng sẽ được phòng tài chính kế toán gửi đến phòng kinh doanh để xem xét việc bán hàng và xác định thời hạn trả nợ cho
khách hàng trong lần giao dịch tiếp theo.
Thủ tục kiểm soát hạn chế các thủ thuật gối đầu, thủ thuật tạo cân bằng giả, thủ tục thay đổi hoặc làm giả thư nhắc nợ, thủ thuật xóa sổ nợ không đúng
Các thủ thuật gian lận nhằm chiếm đoạt số nợ phải thu do KH đã trả thường thường xảy ra khi một số cá nhân/ bộ phận kiêm nhiệm nhiều chức năng: vừa thu tiền, vừa ghi sổ nợ phải thu KH, thậm chí có cả quyền xóa sổ nợ phải thu. Do đó, việc phân chia nhiệm vụ là biện pháp ngăn ngừa và phát hiện loại gian lận này khá tốt. Ngoài ra, công ty nên tiến hành kiểm tra đột xuất việc ghi chép nợ phải thu để có thể hạn chế hoặc phát hiện ra việc ghi chép sai tài khoản phải thu của khách hàng và cho thấy dấu hiệu của thủ thuật gối đầu. Hay bắt buộc nhân viên có liên quan phải kiểm tra chéo hoặc luân chuyển công việc để phát hiện ra những bất thường liên quan thủ thuật gối đầu. Công ty cũng có thể phân công cho một nhân viên độc lập với bộ phận theo dõi nợ phải thu KH thực hiện đối chiếu công nợ đột xuất với khách hàng, cũng là một cách nhằm ngăn chặn hay phát hiện thủ thuật gối đầu.
Khi xóa sổ nợ phải thu hoặc cho khách hàng hưởng chiết khấu thanh toán bắt buộc phải có sự phê chuẩn của Giám đốc Công ty, thậm chí phải có sự phê chuẩn đối với các bút toán điều chỉnh liên quan đến tài khoản phải thu của khách hàng. Định kỳ, tiến hành phân tích tuổi nợ hay thường xuyên đối chiếu sổ phụ ngân hàng hàng tháng với số liệu kế toán cũng là biện pháp giúp ngăn ngừa và phát hiện gian lận.
Thủ tục kiểm soát kế toán đối với nghiệp vụ thu tiền
Nợ phải thu là khoản mục rất dễ xảy ra các gian lận, sai sót như: Nợ phải thu bị tham ô, bị thất thoát do không theo dõi được chặt chẽ; ghi chậm hoặc ghi sai khách hàng thanh toán… Để hạn chế các sai sót, Công ty nên lập bảng đối chiếu nợ để có thể đối chiếu công nợ với người mua, tiến hành ghi
giảm hoặc tăng số công nợ. Căn cứ vào đó, cuối mỗi tháng, kế toán thanh toán tiến hành tổng hợp số công nợ phải thu để đối chiếu số liệu giữa khách hàng và số phải thu tại công ty, đồng thời thông báo cho khách hàng về số nợ đến hạn thanh toán. Để hạn chế trường hợp không quản lý được công nợ quá hạn, định kỳ 6 tháng, kế toán thanh toán lập bảng phân tích tuổi nợ của các khách hàng để có thể kiểm soát tốt các khoản nợ phải thu. Đồng thời, kế toán dịch vụ tiến hành đối chiếu công nợ theo dõi từng khách hàng và sổ chi tiết công nợ từ kế toán thanh toán để phát hiện chênh lệch kịp thời.
Khi khách hàng thanh toán , kế toán tiến hành lập bảng đối chiếu công nợ để đối chiếu công nợ của khách hàng với thông tin trong sổ chi tiết nợ phải thu khách hàng của công ty. Sau đó gửi bảng đối chiếu công nợ cho kế toán thanh toán để lập phiếu thu. Thủ quỹ tiến hành xác nhận việc thu tiền khi nhận được tiền thanh toán của khách hàng cùng với phiếu thu từ kế toán thanh toán chuyển sang. Khi việc thu tiền hoàn tất, kế toán thanh toán ghi sổ nhật kí thu tiền và ghi giảm nợ cho khách hàng.
Thủ tục kiểm soát đối với lập dự phòng nợ phải thu khó đòi
Để hạn chế sự phát sinh của các khoản phải thu khó đòi hay gian lận từ các khoản nợ không có thực ghi nhận thành các khoản khó đòi để thực hiện xóa sổ che giấu, BGĐ cần xét duyệt hay lập hợp đồng xét duyệt việc lập dự phòng và xóa sổ nợ phải thu khó đòi. Đầu tiên, BGĐ cần xem xét lại chính sách bán chịu của công ty. Nếu chính sách bán chịu không thay đổi, số dư tài khoản nợ phải thu khách hàng thay đổi có thể do thay đổi các hoạt động kinh doanh và doanh số bán hàng. BGĐ yêu cầu kế toán lập bảng phân tích dự phòng nợ phải thu khó đòi để đánh giá, xem xét tính hợp lý của việc lập dự phòng nợ phải thu khó đòi cần lập.