7. Kết cấu của đề tài
3.3.2. Đối với các phòng ban liên quan
Kiến nghị với phòng kế toán
bày BCTC của đơn vị cung cấp thông tin cần thiết cho quản lý và các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp. Chính vì vậy, cần phải thường xuyên cập nhật luật, thông tư, nghị định mới ban hành để có thể phản ánh những nghiệp vụ và sự kiện cơ bản về tình hình tài chính và kết quả hoạt động cũng như dòng tiền trong kỳ kế toán của đơn vị một cách trung thực và hợp lý nhất.
Phối hợp với các phòng ban có liên quan lập kế hoạch đối chiếu kiểm tra, rà soát chứng từ, sổ sách kế toán và thực tế phát sinh nhằm ngăn ngừa và phát hiện kịp thời các sai sót và gian lận có thể xảy ra.
Định kỳ hàng tháng, tiến hành sao lưu số liệu kế toán ra các tập tin giấy để theo dõi và lưu trữ các số liệu theo từng tháng, đối chiếu để phát hiện kịp thời các khoản chênh lệch.
Kiến nghị với phòng Kinh doanh
Phòng Kinh doanh với chức năng chính là bán hàng giúp đơn vị đạt được mục tiêu về doanh thu, thị phần hay tốc độ tăng trưởng. Sự tồn tại của đơn vị chịu ảnh hưởng đáng kể bởi mục tiêu hữu hiệu. Chính vì vậy ngoài các nhà lãnh đạo cấp cao thì công ty cũng cần phổ biến cho toàn thể nhân viên trong phòng nắm rõ chức năng và nhiệm vụ của mình để có thể chung tay góp phần xây dựng công ty. Nhân viên phòng kinh doanh cần thường xuyên kiểm tra chất lượng của hàng hóa đầu vào và chất lượng sản phẩm đẩu ra nhằm tạo sự hài lòng cho khách hàng, tăng doanh thu cho công ty. Ngoài ra, nhân viên phòng kinh doanh cần nắm bắt các thông lệ quốc tế, để tăng các đơn hàng quốc tế cho công ty.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3
Hệ thống KSNB là sản phẩm và là trách nhiệm của cấp quản lý công ty. Nhưng nó đòi sự nỗ lực của tất cả các thành viên trong công ty để làm cho nó trở nên hữu hiệu. Và một hệ thống KSNB hữu hiệu không thể được xây dụng một lần trong ngắn hạn, một sớm một chiều, xã hội phát triển, môi trường kinh doanh thay đổi kéo theo sự thay đổi của các rủi ro.
Bất kỳ hệ thống KSNB nào cũng có những hạn chế của nó do nhiều nguyên nhân khác nhau. Qua nghiên cứu thực trạng hệ thống KSNB của công ty CP đông lạnh Quy Nhơn, tác giả đã đưa ra định hướng hoàn thiện trên cơ sở phù hợp với đặc điểm, quy mô của công ty là thuộc nhóm doanh nghiệp vừa và nhỏ, phù hợp với thực tiễn tại đơn vị, và phù hợp với định hướng phát triển kinh tế và ngành thủy sản tại Bình Định.
Theo một qui trình như vậy, trong chương 3 tác giả đã đề xuất một số giải pháp như đã trình bày để khắc phục các điểm yếu của hệ thống KSNB tại công ty CP đông lạnh Quy Nhơn. Có thể các điểm yếu này chưa ảnh hưởng tới công ty, nhưng việc khắc phục nó để hoàn thiện hệ thống là cần thiết để giảm thiểu thiệt hại trong tương lai. Các giải pháp tác giả đưa ra hướng đến mục tiêu ngăn ngừa gian lận và sai sót. Nếu như chỉ tập trung vào các thủ tục để phát hiện và xử lý gian lập thì Công ty sẽ tốn chi phí gấp nhiều lần cho sự thất thoát tài sản và cho các kiểm soát.
KẾT LUẬN
Thế giới đang trong quá trình toàn cầu hóa, khu vực hóa nền kinh tế. Tiến trình toàn cầu hóa mở ra cho các quốc gia phát triển và đang phát triển những cơ hội thúc đẩy tăng trưởng kinh tế và phát triển xã hội. Nó vừa là cơ hội vừa là thách thức đối với các công ty, doanh nghiệp của Việt Nam trong công cuộc tìm được chỗ đứng co mình trên thị trường quốc tế. Chính vì vậy một hệ thống KSNB vững mạnh đang là một nhu cầu bức thiết. KSNB là một hoạt động thường nhật không thể thiếu trong quản trị doanh nghiệp được áp dụng tại bất kỳ doanh nghiệp nào, không phân biệt quy mô hay lĩnh vực hoạt động. Hệ thống KSNB thực chất là sự tích hợp một loạt hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức để đảm bảo tổ chức đó hoạt động hiệu quả, đạt được mục tiêu đặt ra một cách hợp lý. Nói cách khác hệ thống KSNB là hệ thống của tất cả những gì mà một tổ chức cần làm để có được những điều muốn tránh. Ngày nay, các doanh nghiệp đã và đang nhận thức rõ tầm quan trọng của KSNB, bởi vì một hệ thống KSNB hiệu quả sẽ giúp DN tránh được những rủi ro ngoài kỳ vọng và là nền tảng giúp DN hoạt động hiệu quả, an toàn và bền vững.
Qua tìm hiểu, quan sát và đánh giá hệ thống KSNB tại công ty CP đông lạnh Quy Nhơn, thông qua các yếu tố môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin truyền thông, giám sát cho thấy công ty CP đông lạnh Quy Nhơn đã tạo được môi trường kiểm soát khá tốt, đảm bảo thực hiện cho các hoạt động kiểm soát, thông tin truyền thông được thông suốt, giúp cho đạt được mục tiêu mà công ty đặt ra. Tuy nhiên do còn hạn chế về vốn, quy mô, năng lực quản lý, tài chính, sản xuất thấp, khả năng cạnh tranh chưa cao nên chưa đầu tư cho CNTT, hệ thống máy tính, chính sách nhân sự và phân công, phân nhiệm chưa rõ ràng.
Tuy nhiên, việc hạn chế, sai sót trong quá trình nghiên cứu là không thể tránh khỏi. Em xin kính mong nhận được sự đóng góp của quý Thầy, quý Cô để có thể hoàn thiện nghiên cứu của mình hơn.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
[1] Bộ môn Kiểm toán (2012), Kiểm soát nội bộ, Trường Đại học Kinh tế Tp.Hồ Chí Minh: Nhà xuất bản Phương Đông.
[2] Bộ môn Kiểm toán (2014), Kiểm toán, Trường Đại học Kinh tế Tp.Hồ Chí Minh: Nhà xuất bản Kinh tế Tp.Hồ Chí Minh.
[3] Trần Đức An (2014) “Hoàn thiện hệ thống KSNB tại Công ty Cổ phần Phong Phú”, Luận văn thạc sĩ, Đại học kinh tế Tp.Hồ Chí Minh.
[4] Nguyễn Ngọc Hậu (2010) “Hoàn thiện hệ thống KSNB tại công ty du lịch – thương mại Kiên Giang” của tác giả, Luận văn thạc sỹ, Đại học kinh tế Tp.Hồ Chí Minh.
[5] Nguyễn Thị Thu Hoài (2015) “Hoàn thiện hệ thống KSNB tại công ty cổ phần cấp thoát nước Đồng Nai”, Luận văn thạc sĩ, Đại học Lạc Hồng. [6] Nguyễn Thị Ngọc Hương (2010) “Thiết lập các quy trình KSNB
trong hệ thống KSNB cho các công ty dệt may địa bàn Tp.Hồ Chí Minh”, Luận văn thạc sĩ, Đại học kinh tế Tp.Hồ Chí Minh.
[7] Nguyễn Thị Thanh Hương (2014), “Hoàn thiện hệ thống KSNB tại công ty TNHH Đồng Tâm”, Luận văn thạc sĩ, Đại học kinh tế Tp.Hồ Chí Minh.
[8] Hoàng Thị Thanh Thủy (2010), “Hoàn thiện hệ thống KSNB tại công ty tài chính dầu khí Việt Nam”, Luận văn thạc sĩ, Đại học Đà Nẵng.
[9] Nguyễn Thị Thủy (2016), “Các nhân tố ảnh hưởng đến tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp chế biến thủy sản tỉnh Khánh Hòa”, luận văn thạc sĩ, Trường Đại học Kinh tế Tp.Hồ Chí Minh.
[10] Nguyễn Thị Kim Tuyến (2012) “Hoàn thiện hệ thống KSNB tại các doanh nghiệp chế biến xuất khẩu thủy sản ở tỉnh Bình Thuận”, Luận văn thạc sĩ, Đại học kinh tế Tp.Hồ Chí Minh.
PHỤ LỤC
PL 01: BẢNG CÂU HỎI KHẢO SÁT HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐÔNG LẠNH QUY NHƠN
Họ và tên người trả lời:... Điện thoại: ... Bộ phận: ... Chức vụ: ...
A. PHẦN GIỚI THIỆU
Kính chào Quý Anh/Chị
Tôi tên là: Hồ Đức Vinh, là học viên cao học ngành Kế toán của trường Đại học Quy Nhơn. Hiện nay, tôi đang thực hiện đề tài nghiên cứu “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty CP đông lạnh Quy Nhơn”.
Với mục đích nghiên cứu, tôi cần thu thập dữ liệu liên quan đến tình hình kiểm soát nội bộ tại Công ty cổ phần đông lạnh Quy Nhơn thông qua việc xây dựng bảng câu hỏi khảo sát.
Những câu trả lời khách quan của Quý Anh/Chị là những đóng góp vô cùng quý giá cho đề tài của tôi. Các thông tin, ý kiến trả lời cho bảng câu hỏi của Quý Anh/Chị sẽ được hoàn toàn bảo mật. Vì vậy, rất mong nhận được sự hợp tác của anh/chị.
Xin chân thành cám ơn sự hợp tác của Quý Anh/Chị
B. BẢNG CÂU HỎI KHẢO SÁT S T T Câu hỏi Số phiếu gửi đi Số phiếu nhận về Trả lời Có Không A. MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT
1
Công ty có xây dựng các quy tắc, chuẩn mực đạo đức, ứng xử cho toàn thể nhân viên không?
2
Công ty có thiết lập mục tiêu về tuân thủ pháp luật, quy định của Nhà nước không?
3
Công ty có đặt ra yêu cầu tạo áp lực khiến nhân viên phải làm trái quy định không?
4
Ban lãnh đạo có thực thi tính chính trực và giá trị đạo đức trong công việc không?
5
Công ty có đưa ra các quy định xử phạt thích hợp đối với quy tắc ứng xử, nội quy công ty không?
6
Số lượng nhân viên, người lao động có được phân bổ tương xứng với khối lượng công việc tại từng bộ phận không?
7
Nhân viên có hài lòng về sự minh bạch của các thông tin trong công ty không?
II. Năng lực và chính sách nhân sự
8
Việc tuyển dụng của công ty có đảm bảo công khai, minh bạch và thống nhất về quy trình không?
9
Nhà quản lý, nhân sự chủ chốt về tài chính hay KSNB có bị thay thế thường xuyên, nghỉ việc bất ngờ, thay thế liên tục?
10
Khi tuyển dụng nhân sự công ty có chú trọng đến việc xem xét về chuyên môn, đạo đức của nhân
viên không?
11
Việc phân công nhiệm vụ trong công ty có đúng người đúng việc hay không?
12
Công ty có ban hành quy chế khen thưởng, sử dụng quỹ khen thưởng một cách hợp lý không? 13
Nhân viên trong công ty có thể đảm nhiệm nhiều công việc khác nhau không?
III. Hội đồng quản trị và BKS
14 Công ty có thành lập BKS độc lập không?
15
Các thành viên của hội đồng quản trị có đủ kiến thức và kinh nghiệm để điều hành công ty không?
16
Ban lãnh đạo có được cung cấp thông tin đầy đủ và kịp thời để giám sát các mục tiêu quản lý, hoạt động và tình hình tài chính của công ty không?
17 BKS có độc lập với các bộ phận khác trong công ty không?
18
BKS có thường xuyên kiểm tra, kiểm soát hoạt động của công ty không?
IV. Cơ cấu tổ chức và phân chia quyền hạn trách nhiệm
19
Cơ cấu tổ chức hiện tại có phù hợp với bản chất và tình hình hoạt động của công ty không?
20
Trong cơ cấu tổ chức hiện tại có sự phân định rõ quyền hạn và trách nhiệm đối với từng hoạt động cụ thể, cấp bậc cần báo cáo không?
21
Công ty có điều chỉnh lại cơ cấu tổ chức theo định kỳ cho phù hợp với môi trường kinh doanh thay đổi không?
22
Quyền hạn và trách nhiệm có được phân công rõ ràng cho từng bộ phận bằng văn bản không? 23
Quyền hạn và nhiệm vụ giữa các phòng ban, giữa các nhân viên có bị chồng chéo, trùng lắp không? 24
Công ty có văn bản nêu rõ quyền hạn, nhiệm vụ, thời gian hoàn thành của công việc không?
25
Công ty có chính sách khen thưởng cho những nhân viên có đóng góp cho hoạt động của công ty
B. ĐÁNH GIÁ RỦI RO
26
Công ty có lập kế hoạch kinh doanh hàng năm và mục tiêu cụ thể cho từng phòng ban hay không?
27
Kế hoạch, mục tiêu hàng năm có được truyền đạt đến nhân viên hay không?
28
Công ty có đưa ra phương án để hoàn thành mục tiêu, kế hoạch đã được đặt ra không?
29
Công ty có xây dựng cơ chế nhận diện rủi ro từ bên ngoài (chính sách pháp luật, biến động nền kinh tế ) anh hưởng đến hoạt động của công ty hay không?
30
Công ty có xây dựng cơ chế nhận diện rủi ro từ bên trong (thay đổi nhân sự, hệ thống thông tin) anh hưởng đến hoạt động của công ty hay không?
32
Công ty có thực hiện nghiêm túc những biện pháp đối phó với rủi ro không?
33
Việc xem xét, phân tích và đánh giá rủi ro có được công ty thực hiện thường xuyên không?
34
Ngoài những đơn đặt hàng trong nước, công ty có những đơn hàng nước ngoài nào không?
C. HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT 1. Kiểm soát chung
35
Ban lãnh đạo có thường xuyên kiểm tra hoạt động của các bộ phận trong công ty không?
36
Công ty có định kỳ phân tích số liệu liên quan đến hoạt động của ngành và đối thủ cạnh tranh không?
37
Tất cả các nguyên vật liệu đưa vào sản xuất có đảm bảo chất lượng không?
38
Phân xưởng sản xuất có làm theo đúng quy trình sản xuất của từng sản phẩm không?
39 Kế hoạch sản xuất có đúng tiến độ với thời gian giao hàng không?
40
Trong quá trình sản xuất nếu phát hiện thành phẩm chưa đạt chất lượng, bộ phận kiểm tra chất lượng có cho nhập kho thành phẩm không?
41 Kho đông lạnh có đảm bảo đúng yêu cầu về chất lượng không?
2. Kiểm soát quy trình mua hàng - thanh toán
42 Công ty có tổ chức bộ phận mua hàng độc lập không?
43
Công ty có tách biệt các chức năng: đề nghị mua hàng, xét duyệt việc mua hàng, chọn NCC, lập đơn đặt hàng, nhận hàng, bảo quản, ghi chép hàng mua và trả tiền hay không?
39
Công ty có đưa ra quy định về tiêu thức và thủ tục lựa chọn NCC không?
40
Công ty có quy định rằng tất cả các nghiệp vụ mua hàng đều phải có phiếu đề nghị mua hàng, và phải ghi đầy đủ thông tin trên phiếu làm cơ sở cho việc xét duyệt mua hàng hay không?
41 Công ty có đặt cọc hay ứng trước đối với các NCC hay không? 42
Công ty có lựa chọn nhiều NCC để có nguồn nguyên vật liệu liên tục, ổn định không?
43
Công ty có bộ phận kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu trước khi đưa vào sản xuất không?
44 Công ty có lập kế hoạch thu mua hay không?
3. Kiểm soát quy trình bán hàng - thu tiền
45
Công ty có tách biệt các chức năng: bán hàng, phê duyệt bán chịu, ghi chép sổ kế toán và thu tiền không?
46
Công ty có xác minh về tình hình tài chính của khách hàng trước khi bán hàng trả chậm không?
47
Công ty có theo dõi đơn hàng, hợp đồng và tiến độ sản xuất không?
48
Công ty có quy trình xử lý và theo dõi khiếu nại của khách hàng
49
Công ty có thực hiện việc kiểm tra chéo giữa nhân viên với nhau hoặc giữa phòng ban với nhau hay không?
50 Công ty có chính sách giá đối với từng phân khúc thị trường không? 51 Công ty có đồng ý việc trả chậm
của khách hàng hay không?
52 Công ty có lập bảng đối chiếu nợ không?
53 Công ty có lập dự phòng nợ phải thu khó đòi không?
D. THÔNG TIN TRUYỀN THÔNG
54 Công ty có xây dựng website riêng không?
55
Công ty có thường xuyên cập nhật thông tin về các chế độ chính sách của Nhà nước không?
56
Thông tin truyền đạt đến các phòng ban, bộ phận, cá nhân có chính xác, kịp thời không? 57 Công ty có thu nhận và xử lý kịp thời phản ảnh của khách hàng không? E. GIÁM SÁT 58
Ban lãnh đạo có thường xuyên thực hiện giám sát tại công ty không?
59 Công ty có tổ chức các cuộc họp giao ban định kỳ không?
60
Công ty có đánh giá xếp loại nhân viên về năng lực và hành vi làm việc của nhân viên không?
61
Công ty có được kiểm toán độc lập và kiểm tra từ các cơ quan chức năng khác không?
Phụ lục 02: KẾT QUẢ KHẢO SÁT S T T Câu hỏi Số phiếu gửi đi Số phiếu nhận về Trả lời Có Không A. MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT
I. Tính chính trực và giá trị đạo