7. Kết cấu của Luận văn
2.3.1. Giám sát điều hành và văn hóa kiểm soát
➢ Đặc thù quản lý:
Những nhận thức, quan điểm, triết lý và phương thức điều hành của Ban giám đốc, các lãnh đạo Trưởng, Phó phòng nghiệp vụ tại Chi nhánh chịu ảnh hưởng phần lớn bởi thái độ, quan điểm của các nhà quản lý cấp trên: Hội đồng thành viên, Tổng Giám đốc, Trưởng ban của PVcomBank Quy Nhơn.
Các quan điểm và cách thức điều hành của Ban giám đốc tại Chi nhánh là chịu sự quản lý trực tiếp của PVcomBank về việc tuân thủ các chính sách, chế độ của ngành ngân hàng và quy định của pháp luật Nhà Nước. Như vậy, việc điều hành tại Chi nhánh được vận hành và thiết kế theo quy định, hướng dẫn của PVcomBank.
Tại Chi nhánh còn tồn tại sự bất cập trong quan điểm và thái độ của Ban giám đốc với việc nhận thức tầm quan trọng của việc nhận dạng, đánh giá và phân tích rủi ro ảnh hưởng tới việc hoàn thành kế hoạch kinh doanh, hoạt động và hiệu quả kinh doanh. Qua kết quả phỏng vấn, điều tra có 9/15 chiếm 60% trên tổng sổ cán bộ lãnh đạo tại Chi nhánh có quan điểm là quan tâm đến vấn đề rủi ro và cho rằng việc nhận dạng, đánh giá và phân tích rủi ro là cần thiết đối với Chi nhánh. Còn 6/15 chiếm 40% cán bộ lãnh đạo tại Chi nhánh thuộc diện điều tra và quan sát chưa có quan điểm và thái độ quan trọng vấn đề này.
Nhưng trong thực tế, đặc thù của ngành ngân hàng có thể phát sinh nhiều loại rủi ro ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh. Một số lãnh đạo quan tâm đến chỉ tiêu đạt kế hoạch hơn là tìm hiểu đưa ra việc nâng cao chất lượng dịch vụ vì vậy khó có nhiều khách hàng truyền thống. Một số lãnh đạo lại đề
cao chất lượng dịch vụ nhưng lại không có biện pháp tối ưu để hoàn thành chỉ tiêu kế hoạch giao dẫn đến không đạt hiệu quả kinh doanh. Có lãnh đạo thì quan tâm đến vấn đề rủi ro nợ xấu nhưng lại không quan tâm đến các loại rủi ro khác. Việc Ban lãnh đạo Chi nhánh chưa coi trọng việc nhận dạng đánh giá và phân tích rủi ro dẫn đến việc thiết kế thủ tục kiểm soát sẽ không được chặt chẽ.
Tác giả nhận thấy rằng tại Ban lãnh đạo tại Chi nhánh đã quan tâm đến công tác KSNB xong sự chỉ đạo điều hành chủ yếu thông qua văn bản hướng dẫn, chưa thường xuyên tiếp xúc trực tiếp cán bộ nhân viên. Chi nhánh chủ yếu chú trọng tập trung vào quản lý rủi ro nợ xấu, tìm các biện pháp để hạn chế rủi ro kinh doanh xong ít chủ động các cuộc rà soát các rủi ro, nguy cơ khác liên quan đến hoạt động của Chi nhánh.
Ban lãnh đạo luôn có quan điểm hoạt động kinh doanh lành mạnh, coi trọng tính trung thực của các báo cáo. Bởi vậy, Chi nhánh thực hiện chế độ BCTC theo đúng quy định về kế toán, thống kê và báo cáo đầy đủ báo cáo định kỳ theo quy định của NHNN và PVcomBank.
➢ Cơ cấu tổ chức:
Việc Chi nhánh có một Giám đốc là người điều hành mọi hoạt động, nên đã đảm bảo cho hoạt động của Chi nhánh thông suốt, mọi hoạt động của nghiệp vụ được thực hiện đúng quy định, an toàn. Do đó HTKSNB của Chi nhánh luôn được Giám đốc kiểm tra, đánh giá.
Tại Chi nhánh có hai Phó giám đốc. Việc bố trí từng Phó giám đốc một chỉ đạo điều hành từng mảng nghiệp vụ và quản lý, điều hành các phòng ban và phòng giao dịch đã đảm bảo được việc chỉ đạo điều hành từng mảng nghiệp vụ được sát sao hơn, xử lý công việc được nhanh hơn, đảm bảo quá trình thực hiện nghiệp vụ đều có sự kiểm soát của lãnh đạo, nâng cao hiệu quả kiểm soát bởi vì Phó giám đốc phải chịu trách nhiệm trước Giám đốc về phần
kiểm soát nghiệp vụ của mình. Có 68/70 cán bộ chiếm 97,14% cho rằng vị trí Ban giám đốc đủ năng lực để hoàn thành công việc và trách nhiệm của họ.
Cơ cấu tổ chức tại PvcomBank Quy Nhơn sắp xếp tương đối hợp lý với đội ngũ cán bộ công nhân viên đông đảo, có 50/70 cán bộ chiếm 71,43% cho rằng việc bố trí cán bộ vào vị trí là hợp lý, phù hợp với trình độ chuyên môn và với công việc đảm nhiệm, hạn chế được sự chồng chéo trong khi giải quyết công việc do có sự phân công giữa các bộ phận, phòng ban, tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra kiểm soát lẫn nhau. Có 20/70 cán bộ chiếm 28,57% cho rằng cơ cấu tổ chức tại chi nhánh chưa phù hợp với trình độ chuyên môn, việc ra các quyết định, triển khai thực hiện và kiểm tra việc thực hiện theo các quyết định được đưa ra bị khó khăn.
➢ Đảm bảo về năng lực
- CVKH tại chi nhánh được tuyển dụng dựa vào những quy định được đặt ra từ Hội sở chính. Quy định yêu cầu cụ thể về trình độ tốt nghiệp đại học các chuyên ngành kinh tế, có các kiến thức về Anh văn, Tin học văn phòng, Kỹ năng giao tiếp, Xử lý tình huống, chịu được áp lực công việc,... Khâu tuyển dụng tại chi nhánh được thực hiện theo 3 bước: hồ sơ xét tuyển, thi tuyển, phỏng vấn. Đặc biệt, yêu cầu của vị trí CVKH còn chú trọng vào kỹ năng tiếp xúc KH và khả năng làm việc thực tế, nhiệt huyết với công việc cao hơn các vị trí khác. Do đó, các CVKH được tuyển dụng đảm bảo năng lực chuyên môn và các kỹ năng cần thiết cho công việc tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp trong ngân hàng.
- Ban tín dụng của chi nhánh những người trực tiếp xét duyệt hồ sơ tín dụng đối với những khoản vay có giá trị lớn, vượt hạn mức thẩm định của CVKH có trình độ thâm niên công tác cao và giữ những chức vụ quan trọng trong chi nhánh.
➢ Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý
-Phòng Kinh doanh của Chi nhánh được trực tiếp quản lý bởi Trưởng phòng Kinh doanh, Giám đốc và Phó Giám đốc chi nhánh là những người nhân viên thế hệ đầu tiên của PVcomBank Quy Nhơn, có trình độ chuyên môn, kinh nghiệm cao, năng động, thân thiện, luôn đề cao sự tự chủ, phát huy khả năng của từng nhân viên, tạo môi trường làm việc lành mạnh, chuyên nghiệp, giảm thiểu áp lực, tạo động lực hơn cho nhân viên. Đồng thời, Trưởng phòng kinh doanh luôn đi sát theo từng CVKH và từng khoản vay để giảm thiểu được rủi ro và giúp đỡ đào tạo bồi dưỡng thêm kiến thức cho các nhân viên trong chi nhánh.
- PVcomBank Quy Nhơn có sự phân định quyền hạn trách nhiệm rõ ràng giữa nhiệm vụ của Giám đốc và Phó giám đốc chi nhánh. Tại chi nhánh, Giám đốc là người gián tiếp theo dõi các nhân viên, nhiệm vụ chính của Giám đốc là tạo các mối quan hệ bên ngoài ngân hàng hay gọi là đối ngoại, trong khi Phó giám đốc là người trực tiếp quản lý, điều hành, giám sát công việc của tất cả các nhân viên trong chi nhánh, khen thưởng những cá nhân tích cực, phê bình những nhân viên có thái độ kém, thực hiện công tác đối nội. Phòng làm việc của PGĐ đặt tại sảnh chính của chi nhánh, đồng thời màn hình ghi nhận camera của ngân hàng cũng được đặt tại đây giúp thuận tiện cho việc theo dõi kiểm tra tình hình của ngân hàng.
➢ Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm
- Ngân hàng quy định rõ nhiệm vụ của từng nhân viên trong phòng Kinh doanh, nhân viên phòng Quản lý Tín dụng và trách nhiệm của trưởng phòng/phó phòng Kinh doanh đối với nhân viên của mình. Tại phòng Kinh doanh, Trưởng phòng Kinh doanh chịu trách nhiệm chủ yếu chuyên môn tín dụng, phụ trách các CVKH; Phó phòng sẽ chịu phần lớn về mảng huy động
vốn, hướng dẫn chỉ đạo các CVGDKH. Quy trình cho vay được thiết lập rõ ràng đi từ bộ phận đề xuất là CVKH đến bộ phận kiểm soát là phòng QLTD và bộ phận xét duyệt là các cấp có thẩm quyền từ trưởng phòng trở lên.
- Hàng tháng, Phòng Kinh Doanh tổ chức tổng kết lại các chỉ tiêu đã đạt được và có những khen thưởng cụ thể hàng tháng cho mỗi nhân viên hoàn thành, mức thưởng phụ thuộc vào chỉ tiêu hoàn thành của từng tháng. Thêm vào đó, việc tổng kết chỉ tiêu đạt được qua từng tháng sẽ giúp CVKH cũng như các cấp có thẩm quyền theo dõi được sát sao tình hình làm việc của CVKH từ đó đưa ra được những góp ý cải thiện, tăng năng suất lao động.
2.3.2. Nhận diện và đánh giá rủi ro
Cho vay là hoạt động tiềm ẩn nhiều rủi ro nhất, do đó, PVcomBank thành lập phòng Quản lý Tín dụng nằm tách biệt với các phòng Kinh Doanh của chi nhánh. Mọi nghiệp vụ cho vay đều phải thông qua sự xét duyệt của phòng Quản lý Tín dụng. Có 45/70 cán bộ chiếm 64,29% cho rằng Ban giám đốc quan tâm đến việc phân tích, đánh giá và quản trị rủi ro
Đối với mỗi khoản cho vay, PVcomBank Quy Nhơn luôn thiết lập trước một khoản dự phòng rủi ro, đây là một yêu cầu bắt buộc. Kế toán chi nhánh sẽ dựa vào hạn mức vay để xác định khoản dự phòng theo quy định của NHNN.
Ngoài khoản dự phòng, CVKH còn xác định được khoản lỗ dự kiến của mỗi khoản vay để từ đó đưa ra hạn mức cho vay, thời hạn cho vay và lãi suất cho vay nhằm đảm bảo an toàn cho khoản vay đó. Công thức khoản lỗ dự kiến được xác định như sau:
Trong đó: EL là khoản lỗ dự kiến
EAD là dư nợ tại thời điểm vỡ nợ PD xác suất vỡ nợ
LGD tỷ lệ lỗ khi thanh toán tài sản.
Khoản lỗ dự kiến là cơ sở xác định mức độ rủi ro của khoản vay và yếu tố cộng thêm vào giá thành khoản cấp tín dụng. Từ đây, CVKH sẽ xem xét khoản lỗ dự kiến để cho vay với lãi suất phù hợp. Ngoài ra, các giá trị PD và LGD sẽ được xem xét và điều chỉnh hằng năm hoặc khi có biến động lớn ảnh hưởng đến.
Việc xác định được khoản lỗ dự kiến của một khoản nợ sẽ giúp các CVKH tiến hành đánh giá được khả năng lỗ khi KH không trả nợ, xác định được khoảng chi phí mà ngân hàng phải bỏ ra để từ đó đưa ra đước các chính sách hợp lý về lãi suất và TSBĐ đối với từng khoản vay cụ thể.
Thực tế, việc xác dịnh được khoản lỗ dự kiến này tương đối khó khăn do CVKH phải xác định được xác suất vỡ nợ, vì thế, đối với các khoản vay bổ sung vốn lưu động hoặc đầu tư dự án, CVKH thường căn cứ vào lãi suất từ trong hội sở để áp dụng cho Khách hàng.
Ngoài ra việc xác định rủi ro của TSBĐ cũng là một công việc quan trọng trong quá trình đánh giá rủi ro quy trình cho vay. Do giá trị của TSBĐ sẽ thay đổi theo thời gian vì thế khi TSBĐ có dấu hiệu quy giảm giá trị hoặc thay đổi không còn đúng hiện trạng ban đầu khi nhận làm TSBĐ, TSBĐ được tái định giá ngay khi phát hiện ra các dấu hiệu trên. PVcomBank quy định cụ thể các loại TSBĐ cần đánh giá lại như sau:
• Chứng khoán niêm yết, vàng vật chất, sổ tiết kiệm và số dư tài khoản tiền gửi ngoại tệ: thực hiện định giá ít nhất 1 lần/ngày vào đầu ngày làm việc.
• Hàng hóa: thực hiện tái định giá ít nhất 1 lần/ tháng trong thời gian từ ngày 20 đến ngày 30 hàng tháng. Riêng đối với hàng hóa có giá biến động thường xuyên trên thị trường thì thực hiện định giá hàng tuần theo quy định.
• Máy móc, thiết bị, phương tiện vận chuyển: thực hiện tái định giá ít nhất 1 lần/ 6 tháng căn cứ vào thời điểm định giá/ tái định giá Tài sản bảo đảm trước đó.
• Bất động sản: thực hiện tái định giá ít nhất 1 lần/12 tháng căn cứ vào thời điểm định giá/ tái định giá TSBĐ trước đó.
• Tài sản khác: thực hiện tái định giá ít nhất 1 lần/6 tháng căn cứ vào thời điểm định giá/ tái định giá TSBĐ trước đó
Việc tái định giá sẽ được CVKH quản lý khoản vay đó thực hiện; Trưởng phòng Kinh doanh hoặc phòng Quản lý Tín dụng sẽ xem xét, kiểm tra lại và lập Biên bản đánh giá lại TSBĐ bổ sung vào hồ sơ cho vay của Khách hàng theo từng thời điểm đánh giá.
Trong trường hợp TSBĐ là chứng khoán niêm yết, vàng vật chất, sổ tiết kiệm và số dư tài khoản tiền gửi ngoại tệ, biên bản đánh giá lại tài sản sẽ được bổ sung định kỳ 3 tháng 1 lần hoặc theo thời điểm có sự thay đổi.
Trong trường hợp TSBĐ sau khi thẩm định giá thay đổi giảm so với giá trị tại thời điểm cấp hạn mức cho vay trước đây thì:
• Chứng khoán, số tiền gửi bằng vàng hoặc ngoại tệ: thực hiện xử lý dừng lỗ (Stop –loss) theo đúng quy định của hợp đồng tín dụng, hợp đồng thế chấp/ cầm cố.
• TSBĐ khác: chi nhánh sẽ thỏa thuận với KH bổ sung TSBĐ, giảm dư nợ trong vòng 1 tháng hoặc theo thỏa thuận trong hợp đồng tín dụng, hợp đồng thế chấp/ cầm cố, nhằm bảo đảm tuân thủ tỷ lệ cho vay trên giá trị TSBĐ đã thỏa thuận ban đầu.
2.3.3. Các hoạt động kiểm soát và phân công nhiệm vụ
Qua điều tra có 56/70 cán bộ chiếm 80% cho rằng hoạt động kiểm soát của Chi nhánh đã áp dụng ba nguyên tắc: Nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc uỷ quyền phê chuẩn, nguyên tắc bất kiêm nhiệm.
➢ Phân công, phân cấp, ủy quyền trong hệ thống PVcomBank.
Việc phân công và phối hợp trong điều hành đảm bảo tuân thủ, chịu trách nhiệm theo các quy định của pháp luật cũng như các quy định PVcomBank; trên cơ sở phát huy tối đa năng lực, sở trường và kinh nghiệm công tác của các Phó giám đốc, trưởng, phó phòng, các cán bộ phòng, nhằm thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của phòng, đồng thời đảm bảo nguyên tắc tập trung dân chủ và chế độ thủ trưởng.
Việc phân công công việc có thể được điều chỉnh tùy theo tình hình thực tế hoạt động của phòng và chỉ đạo của Giám đốc.
Phó giám đốc phụ trách điều hành và chịu trách nhiệm với Giám đốc một phần mảng nghiệp vụ của toàn Chi nhánh, Trưởng phòng phụ trách điều hành toàn bộ hoạt động của phòng; chịu trách nhiệm trước Giám đốc về kết quả hoạt động của phòng theo chức năng, nhiệm vụ được giao. Phó phòng là người giúp Trưởng phòng chỉ đạo điều hành một số công việc cụ thể, chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về các nhiệm vụ được phân công phụ trách.
Trong phạm vi nhiệm vụ, công việc, đơn vị được phân công, Phó giám đốc, Phó phòng chủ động chỉ đạo điều hành giải quyết công việc và các vấn đề phát sinh nhằm hoàn thành các chỉ tiêu kế hoạch kinh doanh thuộc lĩnh vực được phân công. Trường hợp xét thấy cần thiết, Trưởng phòng trực tiếp chỉ đạo xử lí công việc đã phân công cho các Phó phòng, Giám đốc trực tiếp xử lý công việc đã phân công cho Phó giám đốc.
khác phụ trách thì các Phó Giám đốc, Phó phòng chủ động phối hợp với nhau để giải quyết, nhằm đảm bảo tính thống nhất, đồng bộ trong chỉ đạo điều hành. Trường hợp các Phó phòng không nhất trí ý kiến thì Phó phòng chủ trì giải quyết công việc đó báo cáo trưởng phòng quyết định, Phó giám đốc báo cáo Giám đốc giải quyết.
Khi Giám đốc đi vắng Phó giám đốc đảm nhận công việc trong phạm vi uỷ quyền, Trưởng phòng đi vắng thì Phó phòng thay mặt Trưởng phòng xử lí công việc của phòng trong phạm vi uỷ quyền.