7. KẾT CẤU CỦA ĐỀ TÀI
1.3.3. Kiểm soát chi đầu tư tại Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng
1.3.3.1. Yêu cầu về mặt chứng từ thanh toán
Theo Quyết định số 5757/QĐ-KBNN ngày 28/12/2016, các chứng từ có liên quan đến việc thanh toán bao gồm:
- Quyết định phê duyệt dự toán chuẩn bị đầu tư của cấp có thẩm quyền kèm theo dự toán chi phí cho công tác chuẩn bị đầu tư;
- Văn bản phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu theo quy định của Luật Đấu thầu;
- Hợp đồng giữa Chủ đầu tư và nhà thầu và các tài liệu kèm theo hợp đồng như: phụ lục hợp đồng, điều kiện riêng, điều kiện chung liên quan đến việc tạm ứng, thanh toán hợp đồng (nếu có).
Trường hợp Chủ đầu tư được phép tự thực hiện công tác chuẩn bị đầu tư, hồ sơ có văn bản của cấp có thẩm quyền cho phép tự thực hiện (nếu chưa quy định trong quyết định đầu tư dự án, …), dự toán chi phí công tác chuẩn bị đầu tư được duyệt, văn bản của Lãnh đạo đơn vị giao cho đơn vị cấp dưới trực tiếp thực hiện hoặc hợp đồng giao khoán nội bộ.
Ban kiểm soát của Ban dự án sẽ tiến hành kiểm tra sự đầy đủ, tính hợp lệ, hợp pháp của hồ sơ, sự lô gích về thời gian giữa các hồ sơ, tài liệu. Trường hợp phải lựa chọn nhà thầu theo quy định của Luật Đấu thầu phải kiểm tra, đối chiếu giữa hợp đồng với Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu của cấp có thẩm quyền đảm bảo tính phù hợp, logic về thời gian, về hình thức hợp đồng (trọn gói, theo đơn giá cố định, đơn giá điều chỉnh, đơn giá kết hợp), giá trị hợp đồng, tên nhà thầu được lựa chọn.
1.3.3.2. Quy trình và nội dung kiểm soát
Căn cứ hồ sơ về các khoản chi dự án, cán bộ kiểm soát chi của Ban dự án sẽ thực hiện kiểm soát sự đầy đủ, tính pháp lý của hồ sơ tạm ứng, thanh toán (bao gồm cả việc kiểm tra mẫu dấu, chữ ký) phù hợp mã đơn vị sử dụng ngân sách, mục lục ngân sách, đầy đủ và thống nhất các chỉ tiêu ghi trên các hồ sơ, chứng từ đề nghị tạm ứng, thanh toán; đồng thời cần tập trung kiểm tra các nội dung sau:
- Dự án đã được giao kế hoạch vốn năm của cấp có thẩm quyền
- Kiểm tra các khoản đề nghị tạm ứng, thanh toán theo hợp đồng đảm bảo thuộc đối tượng thực hiện cam kết chi thì phải được quản lý, kiểm soát cam kết chi theo quy định hiện hành.
Quy trình kiểm soát chi đầu tư tại Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng được thực hiện như sau:
*Bước 1: Kiểm soát hồ sơ thanh toán
- Kiểm soát đầy đủ của hồ sơ, đủ về số lượng các loại hồ sơ theo quy định.
- Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ: Đó là hồ sơ phải được lập theo đúng mẫu quy định, chữ ký, đóng dấu của người, cấp có thẩm quyền ban hành, các hồ sơ phải được lập, ký duyệt theo đúng trình tự về quản lý vốn đầu tư XDCB (bao gồm cả việc kiểm tra mẫu dấu, chữ ký) sự phù hợp mã đơn vị sử dụng ngân sách, nguồn vốn, niên độ kế hoạch vốn.
* Bước 2: Kiểm soát chi từng lần tạm ứng, thanh toán giá trị khối lượng hoàn thành.
- Ngoài việc kiểm soát sự đầy đủ, tính pháp lý của hồ sơ thì tuỳ từng nội dung tạm ứng hoặc thanh toán (như chi phí xây lắp, mua sắm thiết bị, đền bù giải phóng mặt bằng, chi hội nghị và các khoản chi phí khác) mà nội dung kiểm soát khác nhau, nhưng nói chung việc kiểm soát hồ sơ tạm ứng hoặc thanh toán từng lần được thực hiện như sau:
- Kiểm soát tính thống nhất về nội dung giữa các hồ sơ: Đảm bảo sự trùng khớp các hạng mục, nội dung đầu tư trong dự toán chi phí với các hạng mục đầu tư trong báo cáo khả thi báo cáo đầu tư đã được phê duyệt. Nắm đuợc các chỉ tiêu cơ bản như: Các hạng mục công trình chính, tiến độ xây dựng, tiến độ cấp vốn, các loại nguồn vốn tham gia dự án đầu tư, cơ cấu vốn đầu tư, hợp đồng kinh tế.
- Kiểm soát việc lựa chọn nhà thầu theo quy định: Kiểm soát các dự án thuộc đối tượng chỉ định thầu, đấu thầu hay các hình thức lựa chọn nhà thầu khác (đảm bảo quy định của Luật đấu thầu).
- Kiểm tra, đối chiếu đảm bảo số vốn đề nghị thanh toán phù hợp với từng loại hợp đồng, giá hợp đồng, các điều kiện trong hợp đồng và theo dự toán được duyệt.
Ngoài ra tuỳ từng loại chi mà kiểm soát cụ thể như sau:
- Đối với các khoản tạm ứng: Kiểm soát nội dung tạm ứng xem có đúng đối tượng được tạm ứng, kiểm soát mức vốn tạm ứng (tỷ lệ tạm ứng %) có phù hợp với Điểm a, b, khoản 5, Điều 18 “Tạm ứng hợp đồng” của Nghị định số 37/2015/NĐ-CP ngày 22/4/2015: Mức tạm ứng hợp đồng không được vượt quá 50% giá trị hợp đồng tại thời điểm ký kết (bao gồm cả dự phòng nếu có), trường hợp đặc biệt thì phải được Người có thẩm quyền quyết định đầu tư cho phép hoặc Bộ trưởng, Chủ tịch Ủy ban nhân cấp tỉnh; Chủ tịch hội đồng thành viên, Chủ tịch hội đồng quản trị tập đoàn, tổng công ty đối với trường hợp Người có thẩm quyền quyết định đầu tư là Thủ tướng Chính phủ; mức tạm ứng tối thiểu được quy định như sau:
+ Đối với hợp đồng tư vấn:
. 15% giá hợp đồng đối với hợp đồng có giá trị trên 10 tỷ đồng. . 20% giá hợp đồng đối với các hợp đồng có giá trị đến 10 tỷ đồng. + Đối với hợp đồng thi công xây dựng công trình:
. 10% giá hợp đồng đối với hợp đồng có giá trị trên 50 tỷ đồng.
. 15% giá hợp đồng đối với hợp đồng có giá trị từ 10 tỷ đồng đến 50 tỷ đồng. . 20% giá hợp đồng đối với các hợp đồng có giá trị dưới 10 tỷ đồng. - Đối với các khoản thanh toán giá trị khối lượng hoàn thành: Kiểm soát số vốn đề nghị thanh toán trên nguyên tắc, số vốn đề nghị thanh toán phải phù hợp với giá trị khối lượng công việc hoàn thành theo hợp đồng, kiểm tra số học có đúng không.
- Kiểm soát các chế độ mà dự án được hưởng tại thời điểm lập, phê duyệt dự toán; Kiểm soát danh mục, chủng loại thiết bị có đúng với dự toán được duyệt, có phù hợp với nội dung hợp đồng.
- Kiểm soát, xác định số vốn đã ứng để thu hồi (chuyển vốn đã ứng sang thanh toán khối lượng xây dựng cơ bản hoàn thành), tổng số vốn thanh toán bao gồm cả tạm ứng không được vựơt hợp đồng, tổng dự toán và kế hoạch vốn đầu tư năm dự án.
- Ngoài ra còn kiểm soát một số nội dung có liên quan khác tuỳ thuộc vào đặc thù của từng dự án như thanh toán theo giá trúng thầu bao gồm: Hợp đồng trọn gói là hợp đồng theo giá khoán gọn và không điều chỉnh giá trong quá trình thực hiện, khống chế mức vốn thanh toán theo hợp đồng, kiểm tra các khoản phát sinh trên nguyên tắc phải được cấp có thẩm quyền phê duyệt, đơn giá theo đơn giá trúng thầu, trường hợp pháp sinh theo đơn giá trúng thầu hoặc đơn giá được cấp có thẩm quyền phê duyệt. Hợp đồng có điều chỉnh giá thực hiện kiểm tra, kiểm tra khối lượng hoàn thành tại từng thời điểm, các chính sách, chế độ dự án đuợc hưởng tại mỗi thời điểm để áp dụng đơn giá phù hợp, kiểm tra công thức xác định đơn giá điều chỉnh.
* Bước 3: Kiểm soát chi quyết toán dự án, công trình hoàn thành được phê duyệt: Khi dự án, công trình hoàn thành được phê duyệt quyết toán vốn đầu tư, Ban kiểm soát chi của dự án tiến hành kiểm tra đối chiếu số vốn đã thanh toán cho dự án, công trình. [7]