7. KẾT CẤU CỦA ĐỀ TÀI
2.2.2. Nội dung kiểm soát chi đầu tư theo từng giai đoạn
Để dễ dàng trong việc mô tả thực trạng kiểm soát chi đầu tư tại Ban Quản lý dự án huyện Phù Mỹ, tác giả xin phép minh họa cụ thể bằng một công trình tiêu biểu đó là Công trình “Nâng cấp tuyến đường ĐT 632, lý trình Km7+00 - Km9+00 đoạn qua trung tâm xã Mỹ Chánh”
2.2.2.1. Giai đoạn chuẩn bị đầu tư
Ở giai đoạn này, các khoản chi đầu tư phát sinh bao gồm: Chi phí tư vấn khảo sát, lập báo cáo kinh tế kỹ thuật; chi phí thẩm định thiết kế bản vẽ
* Đối với chi phí tư vấn khảo sát, lập báo cáo kinh tế - kỹ thuật công trình
Ban quản lý dự án huyện Phù Mỹ sẽ tiến hành lựa chọn một đơn vị để tiến hành khảo sát, lập báo cáo. Ban quán lý dự án gửi thông báo đến 03 Công ty để báo giá đề xuất thực hiện công việc tư vấn khảo sát, lập báo cáo. Ban quản lý dự án huyện sẽ phân công cán bộ kỹ thuật và cán bộ Tài chính tiến hành kiểm tra Hồ sơ năng lực, giá đề xuất nhận thầu. Sau khi lựa chọn đơn vị đủ năng lực, Ban quản lý sẽ tiến hành tham mưu UBND huyện ký Quyết định chỉ định thầu khảo sát, lập báo cáo kinh tế kỹ thuật. Ban quản lý dự án sẽ tiến hành ký kết Hợp đồng tư vấn khảo sát, lập báo cáo kinh tế kỹ thuật với Công ty đã được UBND huyện chỉ định. Công việc mà đơn vị được chỉ định thực hiện bao gồm 2 nội dung đó là (1) khảo sát địa hình nhằm mục đính xác định tổng chiều dài của công trình cần đầu tư xây dựng; xác định tổng khối lượng xây lắp cho công trình; xác định cao độ công trình, để tạo độ dốc đúng theo tiêu chuẩn kỹ thuật mà Bộ Xây dựng quy định. (2) Lập báo cáo kinh tế kỹ thuật nhằm mục đích lập tổng dự toán cần đầu tư xây dựng công trình. Sau khi hoàn thành khối lượng theo hợp đồng đã ký, nhà thầu sẽ lập Biên bản xác nhận khối lượng hoàn thành (Hình 2.2) gửi đến Tổ kỹ thuật xây dựng của Ban quản lý để xác nhận khối lượng hoàn thành có đúng với nội dung trong Hợp đồng hay không. Nếu không đúng sẽ yêu cầu đơn vị tiến hành chỉnh sửa, nếu đã đúng, hai bên sẽ ký vào Biên bản xác nhận và Biên bản này được gửi đến Phó giám đốc phụ trách hoặc Giám đốc của Ban ký xác nhận khối lượng thực hiện trước khi được chuyển đến Phòng kế toán. Khi tiến hành các thủ tục thanh toán, cán bộ kiểm soát thanh toán sẽ đối chiếu Biên bản xác nhận khối lượng hoàn thành đã được Phó giám đốc phụ trách hoặc Giám đốc ký duyệt. Khi tiến hành các thủ tục thanh toán, cán bộ kiểm soát thanh toán sẽ đối chiếu Biên bản xác nhận khối lượng hoàn thành đã được duyệt với các chứng từ có
liên quan bao gồm: Quyết định chỉ định thầu tư vấn khảo sát, lập báo cáo kinh tế kỹ thuật; Hợp đồng tư vấn khảo sát, lập báo cáo kinh tế kỹ thuật. Ngoài việc kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, cán bộ kiểm soát chi sẽ xác định số tiền thanh toán cho đơn vị.
Hình 2.2: Biên bản xác nhận khối lượng hoàn thành chi phi khảo sát, lập báo cáo kinh tế kỹ thuật
+ Đối với chi phí khảo sát: Cán bộ kiểm soát sẽ kiểm tra khối lượng đã nghiệm thu, đối chiếu với định mức được quy định theo Thông tư 01/2017/TT-BXD và căn cứ theo hệ số nhân công, ca máy theo hướng dẫn của Sở Xây dựng Bình Định để tính chi phí khảo sát. Hiện nay phần tính toán chi phí khảo sát đã có phần mềm dự toán Eta mà Ban đã mua, nên việc tính toán này không mất nhiều thời gian.
+ Đối với chi phí lập báo cáo kinh tế - kỹ thuật công trình: Tương tự như chi phí khảo sát, cán bộ kiểm soát sẽ căn cứ trên khối lượng đã được nghiệm thu, đối chiếu với định mức chi phí lập báo cáo theo Quyết định 79/QĐ-BXD.
Sau khi kiểm tra đối chiếu số liệu đúng với hợp đồng đã ký, không vượt dự toán được duyệt thì tiến hành giải ngân thanh toán cho đơn vị thực hiện.
* Đối với chi phí thẩm định dự án
Việc thẩm định dự án sẽ do cơ quan quản lý nhà nước thực hiện được quy định trong Nghị định 32/2019/NĐ-CP về quản lý chi phí đầu tư xây dựng. Sau khi hoàn thành việc thẩm định dự án, cơ quan quản lý nhà nước sẽ gửi Thông báo nộp tiền thẩm định dự án đến Ban quản lý dự án ĐTXD huyện. Cán bộ kiểm soát thanh toán sẽ căn cứ vào Thông báo này và tiến hành thanh toán.
Hình 2.3: Thông báo nộp tiền thẩm định dự án
* Đối với chi phí đền bù giải phóng mặt bằng
Đối với chi phí đền bù giải phóng mặt bằng, UBND huyện giao Trung tâm phát triển Quỹ đất huyện thực hiện hoặc UBND huyện thành lập Hội đồng đền bù giải phóng mặt bằng thực hiện và quyết toán. Chi phí này không đưa vào giá trị thực hiện công trình, Do vậy chi phí này không thuộc trách nhiệm kiểm soát của Ban quản lý dự án huyện Phù Mỹ.
2.2.2.2. Giai đoạn thực hiện dự án
Ở giai đoạn này, các khoản chi đầu tư phát sinh bao gồm:
* Đối với chi phí lập Hồ sơ mời thầu và đánh giá Hồ sơ dự thầu công trình
Ban quản lý dự án sẽ tiến hành lựa chọn một đơn vị để tiến hành lập Hồ sơ mời thầu và đánh giá Hồ sơ dự thầu công trình. Sau khi lựa chọn đơn vị đủ năng lực, Ban quản lý sẽ tiến hành tham mưu UBND huyện ký Quyết định chỉ định thầu tư vấn lập Hồ sơ mời thầu và đánh giá Hồ sơ dự thầu; Căn cứ Quyết định đã được UBND huyện chỉ định Ban quản lý tiến hàng ký kết hợp Hợp đồng tư vấn lập Hồ sơ mời thầu và đánh giá Hồ sơ dự thầu. Sau khi hoàn thành, đơn vị được chỉ định sẽ lập Biên bản xác nhận khối lượng hoàn thành (Hình 2.4) gửi đến Tổ kỹ thuật xây dựng của Ban quản lý để xác nhận khối lượng hoàn thành có đúng với nội dung trong Hợp đồng hay không. Nếu không đúng sẽ yêu cầu đơn vị tiến hành chỉnh sửa, nếu đã đúng, hai bên sẽ ký vào Biên bản xác nhận và Biên bản này được gửi đến Phó giám đốc hoặc Giám đốc của Ban ký xác nhận khối lượng thực hiện trước khi được chuyển đến Phòng kế toán. Khi tiến hành các thủ tục thanh toán, cán bộ kiểm soát thanh toán sẽ đối chiếu Biên bản xác nhận khối lượng hoàn thành đã được duyệt với các chứng từ có liên quan bao gồm: Quyết định chỉ định thầu tư vấn lập Hồ sơ mời thầu; Hợp đồng tư vấn lập Hồ sơ mời thầu.
Hình 2.4: Biên bản xác nhận khối lượng hoàn thành đối với chi phi lập Hồ sơ mời thầu và đánh giá Hồ sơ dự thầu công trình
Ngoài việc kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, cán bộ kiểm soát chi sẽ xác định số tiền thanh toán cho đơn vị. Việc xác định số tiền thanh toán sẽ được căn cứ theo Quyết định phê duyệt Báo cáo kinh tế kỹ thuật đầu tư xây dựng công trình được UBND tỉnh phê duyệt. Sau khi kiểm tra đối chiếu số liệu đúng với hợp đồng đã ký, không vượt dự toán được duyệt thì tiến hành giải ngân thanh toán cho đơn vị thực hiện.
Hình 2.5: Biên bản xác nhận khối lượng hoàn thành đối với chi phi tư vấn giám sát công trình (đợt 1)
* Đối với chi phí tư vấn giám sát công trình
Ban quản lý dự án sẽ tiến hành lựa chọn một đơn vị để tư vấn giám sát công trình. Ban quản lý dự án tiến hành gửi thông báo cho 03 Công ty có đủ năng lực thực hiện công việc tư vấn giám sát. Ban quản lý sẽ giao cán bộ kỹ thuật và cán bộ Kế toán của Ban kiểm tra Hồ sơ của các công ty. Sau khi lựa chọn đơn vị đủ năng lực, Ban quản lý sẽ tiến hành tham mưu UBND huyện ký Quyết định chỉ định thầu tư vấn giám sát thi công xây dựng. Căn cứ Quyết định đã được UBND huyện chỉ định Ban quản lý tiến hành ký kết Hợp đồng tư vấn tư vấn giám sát thi công xây dựng. Sau khi ký ký kết Hợp đồng tư vấn giám sát thi công xây dựng công trình với Ban quản lý dự án, đơn vị nhà thầu sẽ thành lập Tổ giám sát thi công xây dựng công trình, phân công cán bộ kỹ thuật trực tiếp giám sát trong quá trình thi công xây dựng, kiểm tra khối lượng thi công thực tế tại hiện trường. Theo quy định đơn vị thầu phải cử cán bộ được đào tạo theo đúng chuyên môn nghiệp vụ được giao và được Sở Xây dựng Bình Định cấp chứng chỉ hành nghề tư vấn giám sát. Sau khi công trình được nghiệm thu khối lượng xây dựng từng phần tại công trình, đơn vị thầu sẽ lập Biên bản xác nhận khối lượng hoàn thành (Hình 2.5; Hình 2.6; Hình 2.7) gửi đến Tổ kỹ thuật xây dựng của Ban quản lý để xác nhận khối lượng hoàn thành có đúng với nội dung trong Hợp đồng hay không. Nếu không đúng sẽ yêu cầu đơn vị tiến hành chỉnh sửa, nếu đã đúng, hai bên sẽ ký vào Biên bản xác nhận và Biên bản này được gửi đến Phó giám đốc phụ trách hoặc Giám đốc của Ban ký xác nhận khối lượng thực hiện trước khi được chuyển đến Phòng kế toán. Khi tiến hành các thủ tục thanh toán, cán bộ kiểm soát thanh toán sẽ đối chiếu Biên bản xác nhận khối lượng hoàn thành đã được Phó giám đốc hoặc Giám đốc ký duyệt với các chứng từ có liên quan bao gồm: Quyết định chỉ định thầu tư vấn giám sát thi công xây dựng; Hợp đồng tư vấn tư vấn giám sát thi công xây dựng. Sau khi kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, cán
bộ kiểm soát chi sẽ xác định số tiền thanh toán cho đơn vị. Việc xác định số tiền thanh toán sẽ được căn cứ theo Quyết định phê duyệt Báo cáo kinh tế kỹ thuật đầu tư xây dựng công trình được UBND tỉnh phê duyệt.
Hình 2.6: Biên bản xác nhận khối lượng hoàn thành đối với chi phi tư vấn giám sát công trình (đợt 2)
(Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán)
Sau khi kiểm tra đối chiếu số liệu đúng với hợp đồng đã ký, không vượt dự toán được duyệt thì tiến hành giải ngân thanh toán cho đơn vị thực hiện.
Hình 2.7: Biên bản xác nhận khối lượng hoàn thành đối với chi phi tư vấn giám sát công trình (đợt 3)
(Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán)
* Đối với chi phí xây dựng
Thực hiện Luật Đấu thầu số 43/2013/QH13 và Nghị định số 63/2014/NĐ-CP, Ban quản lý dự án tiến hành thuê Công ty để thực hiện công
tác lập Hồ sơ mời thầu và đánh giá Hồ sơ dự thầu. Với trường hợp minh họa
“Gói thầu xây dựng công trình Nâng cấp tuyến đường ĐT 632, lý trình Km7+00 - Km9+00 đoạn qua trung tâm xã Mỹ Chánh” được UBND tỉnh phê
duyệt tại Quyết định 1690/QĐ-UBND ngày 16/5/2017, giá gói thầu 12.919.252.000 đồng. Sau khi tổ chức lựa chọn nhà thầu đúng theo quy định của Nhà nước, Công ty TNHH Thiết kế kiến trúc A&B thực hiện công việc trên. Công ty TNHH Thiết kế kiến trúc A&B báo cáo kết quả lựa chọn nhà thầu cho Ban quản lý dự án, kết quả là liên doanh Công ty TNHH Xây dựng tổng hợp Bình Dương với Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại tổng hợp Thảo Trinh thực hiện với giá trúng thầu là 12.842.842.000 đồng. Ban quản lý dự án tiến hành đề nghị Phòng Tài chính – Kế hoạch huyện thẩm định, trình UBND huyện Phù Mỹ duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu theo Quyết định số 6991/QĐ- UBND ngày 25/7/2017. Căn cứ Quyết định được UBND huyện phê duyệt và thỏa thuận liên danh giữa 02 Công ty, Ban quản lý dự án tiến hành ký kết hợp đồng với liên doanh Công ty TNHH Xây dựng tổng hợp Bình Dương và Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại tổng hợp Thảo Trinh. Sau khi ký kết Hợp đồng thi công xây dựng, liên doanh 02 Công ty đã tổ chức thi công xây dựng tại hiện trường. Khối lượng hoàn thành tại hiện trường được Hội đồng nghiệm thu (bao gồm: Lãnh đạo UBND huyện, Lãnh đạo các phòng: Tài chính – Kế hoạch; Kinh tế hạ tầng, Lãnh đạo địa phương có công trình xây dựng, Lãnh đạo Ban quản lý dự án với Kỹ thuật phụ trách công trình; Công ty tư vấn thiết kế, Công ty tư vấn giám sát, Công ty xây dựng công trình) sẽ tiến hành nghiệm khối lượng hoàn thành mà Nhà thầu thi công xây dựng tại hiện trường từng phần; nhà thầu của 2 Công ty xây dựng sẽ lập Biên bản xác nhận khối lượng hoàn thành gửi đến Tổ kỹ thuật xây dựng của Ban quản lý để xác nhận khối lượng hoàn thành có đúng với nội dung trong Hợp đồng hay không. Nếu không đúng sẽ yêu cầu Công ty tiến hành chỉnh sửa, nếu đã đúng, hai bên sẽ ký vào Biên bản xác nhận và Biên bản này được gửi đến Phó giám đốc phụ trách hoặc
Giám đốc Ban ký xác nhận khối lượng thực hiện hoàn thành trước khi được chuyển đến Phòng kế toán. Khi tiến hành các thủ tục thanh toán, cán bộ kiểm soát thanh toán sẽ đối chiếu Biên bản xác nhận khối lượng hoàn thành đã được Phó giám đốc hoặc Giám đốc ký duyệt với các chứng từ có liên quan bao gồm: Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà, Hợp đồng xây dựng công trình. Sau khi kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, cán bộ kiểm soát chi sẽ xác định số tiền thanh toán cho đơn vị. Việc xác định số tiền thanh toán sẽ được căn cứ theo Quyết định phê duyệt Báo cáo kinh tế kỹ thuật đầu tư xây dựng công trình được UBND tỉnh phê duyệt
Sau khi kiểm tra đối chiếu số liệu đúng với hợp đồng đã ký, không vượt dự toán được duyệt thì tiến hành giải ngân thanh toán cho đơn vị thực hiện.
* Đối với chi phí bảo hiểm công trình
Ban quản lý dự án sẽ tiến hành lựa chọn một công ty bảo hiểm để mua bảo hiểm cho công trình, nhằm mục đích dự phòng rủi ro như động đất, thiên tai, lũ lụt, tai nạn lao động... xảy ra trong quá trình triển khai thi công công trình, nhằm hạn chế việc sử dụng tiền ngân sách Nhà nước để chi trả cho việc trên. Sau khi lựa chọn công ty bảo hiểm có uy tín, Ban quản lý tham mưu cho UBND huyện ra Quyết định chỉ định thầu Bảo hiểm công trình. Căn cứ Quyết định chỉ định thầu của UBND huyện, Ban quản lý dự án tiến hành ký hợp đồng bảo hiểm với bên Công ty. Việc xác định giá trị bảo hiểm sẽ căn cứ vào Quyết định phê duyệt Báo cáo kinh tế kỹ thuật đầu tư xây dựng công trình được UBND tỉnh phê duyệt.
Sau khi kiểm tra đối chiếu số liệu đúng với hợp đồng đã ký, không vượt dự toán được duyệt thì tiến hành giải ngân thanh toán cho đơn vị thực hiện.
* Đối với chi phí quản lý dự án
Đây là khoản chi phí quản lý dự án dùng để chi trả tiền lương của cán bộ quản lý dự án; tiền công trả cho người lao động theo hợp đồng; các khoản phụ cấp lương; tiền thưởng; phúc lợi tập thể; các khoản đóng góp (bảo hiểm xã hội;
bảo hiểm y tế; bảo hiểm thất nghiệp; kinh phí công đoàn, trích nộp khác theo quy định của pháp luật đối với cá nhân được hưởng lương từ dự án); ứng dụng khoa học công nghệ, quản lý hệ thống thông tin công trình, đào tạo nâng cao năng lực cán bộ quản lý dự án; thanh toán các dịch vụ công cộng; vật tư văn phòng phẩm; thông tin, tuyên truyền, liên lạc; tổ chức hội nghị có liên quan đến dự án; công tác phí; thuê mướn; sửa chữa, mua sắm tài sản phục vụ quản lý dự