7. Kết cấu của đề tài
3.2.1 Giải pháp hoàn thiện về tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán là khâu quan trọng, quyết định đến chất lượng thông tin kế toán. Vì vậy, việc hoàn thiện hệ thống chứng từ kế toán trong Cục cần phải được thực hiện, khắc phục những thiếu sót, tồn tại trong quá trình tổ chức chứng từ kế toán theo đúng quy định hiện hành của Nhà nước. Ngoài các chứng từ kế toán ban hành theo Thông tư 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017, Thông tư 108 hướng dẫn bổ sung 12 chứng từ kế toán áp dụng cho các đơn vị dự trữ nhà nước đó là:
Bảng 3.1 Danh mục chứng từ kế toán bổ sung
STT Tên chứng từ Ký hiệu
chứng từ
1 2 3
1 Phiếu nhập kho (Dùng cho nhập kho hàng dự trữ quốc gia) C20a-HD 2 Biên bản giao nhận hàng (Dùng cho hàng dự trữ quốc gia tạm xuất tái
nhập)
C74-HD
3 Biên bản nhập đầy kho C76-HD
4 Phiếu kiểm tra chất lượng hàng dự trữ quốc gia nhập kho C77-HD 5 Biên bản nghiệm thu bảo quản lần đầu nhập hàng dự trữ quốc gia C78-HD 6 Biên bản xác định số lượng, kinh phí bảo quản hàng hóa dự trữ quốc
gia theo định mức
C79-HD 7 Bảng thanh toán bồi dưỡng độc hại, nguy hiểm bằng tiền C80-HD 8 Bảng thanh toán bồi dưỡng độc hại, nguy hiểm bằng hiện vật C81-HD
9 Biên bản tịnh kho khi xuất dốc kho C82-HD
10 Biên bản xác định hao - dôi hàng dự trữ quốc gia C83-HD 11 Phiếu kiểm nghiệm chất lượng hàng dự trữ quốc gia C84-HD
12 Bảng kê cân hàng C85-HD
Nguồn: Thông tư 108/2018/TT-BTC
Hiện nay, sau khi chế độ kế toán mới theo Thông tư 108/2018/TT-BTC được ban hành, đơn vị đã áp dụng Thông tư 108 trong công tác kế toán kể từ ngày 01/01/12019. Trong quá trình thực hiện liên quan đến tổ chức chứng từ kế toán, đơn vị đã thực hiện được một số mẫu chứng từ theo quy định mới, tuy nhiên vẫn còn một số mẫu chứng từ cần thiết chưa được đơn vị áp dụng, cụ thể gồm có: phiếu nhập kho, biên bản giao nhận hàng, biên bản xác định số lượng, kinh phí bảo quản hàng hóa dự trữ quốc gia theo định mức.
Đối với phiếu nhập kho, kế toán tại đơn vị vẫn còn sử dụng theo mẫu của Thông tư 142/2014/TT-BTC bởi vì tại đơn vị phiếu nhập kho hiện tại được in ra
giấy, ghi thủ công và kế toán đã lỡ in mẫu phiếu nhập kho theo mẫu cũ quá nhiều, tức là số lượng in ấn còn tồn quá nhiều nên kế toán chưa áp dụng mẫu phiếu nhập kho theo hướng dẫn của Thông tư 108. Điều này đã gây khó khăn cho công tác tổng hợp dữ liệu trên phần mềm vì mẫu phiếu nhập kho trên phần mềm được thiết kế theo quy định mới còn bảng in lại theo quy định cũ. Do đó, để khắc phục điều này, đơn vị không nên ghi phiếu nhập kho bằng tay mà tiến hành viết phiếu nhập kho theo mẫu mới trên máy tính, điều này chống lãng phí và cập nhật kịp thời các mẫu chứng từ theo quy định.
Đối với biên bản giao nhận hàng được dùng cho hàng dự trữ quốc gia tạm xuất tái nhập, kế toán tại đơn vị chưa sử dụng theo mẫu của Thông tư 108/2018/TT-BTC mà vẫn sử dụng biên bản của bên khách hàng, đối tác tạm xuất, tạm nhập để thực hiện. Do đó, kế toán tại đơn vị nên thực hiện theo mẫu biểu đúng quy định, triển khai mẫu biểu này đến các thủ kho để các thủ kho kiểm tra trước khi nhận hàng và ký vào biên bản giao nhận hàng.
Đối với biên bản xác định số lượng, kinh phí bảo quản hàng hóa dự trữ quốc gia theo định mức, kế toán tại đơn vị vẫn chưa áp dụng được vào thực tế vì mẫu chứng từ này chỉ áp dụng được cho các mặt hàng bảo quản là vật tư cứu hộ cứu nạn. Đối với mặt hàng lương thực (gạo, thóc) nhập trong tháng này thì tháng sau mới được tính thời gian bảo quản, vì vậy số lượng mặt hàng lương thực tính kinh phí bảo quản sẽ bị mất ở tháng đó vì số lượng tồn không đúng với thực tế tồn kho. Để khắc phục điều này, ngoài việc phản ánh với cơ quan cấp trên, kế toán cần áp dụng một mẫu biểu mà ở đó xác định được số kinh phí bảo quản toàn bộ hàng hóa dự trữ quốc gia tại đơn vị thực hiện trong kỳ, số kinh phí theo định mức được giao và số kinh phí đơn vị được tiết kiệm. Minh họa tại Phục lục 3.1