7. Kết cấu của đề tài
3.2.3 Giải pháp hoàn thiện về tổ chức hệ thống sổ kế toán
Việc tổ chức lựa chọn vận dụng hệ thống sổ kế toán khoa học, phù hợp với yêu cầu, trình độ trang bị và ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin vào trong công tác kế toán là vấn đề quan trọng hiện nay đối với các đơn vị trong ngành Dự trữ nói chung và Cục Dự trữ Nhà nước khu vực Nghĩa Bình nói riêng. Hiện nay các đơn vị trong ngành Dự trữ đều vận dụng hình thức theo dõi sổ sách trên phần mềm kế toán nội bộ. Về cơ bản hình thức này phù hợp với điều kiện áp dụng công nghệ, thông tin vào trong công tác kế toán và đây cũng là hình thức có cách ghi chép đơn giản, thích hợp. Tuy nhiên, kế toán tại đơn vị cần lưu ý rằng ngoài các sổ kế toán ban hành theo Thông tư 107/2017/TT- BTC, Thông tư 108/2018/TT-BTC có bổ sung 08 sổ chi tiết áp dụng cho các đơn vị dự trữ nhà nước.
Bảng 3.2 Danh mục sổ kế toán bổ sung
STT Tên sổ Ký hiệu
mẫu sổ
1 2 3
1 Sổ chi tiết hàng dự trữ quốc gia thừa S80-DT 2 Sổ chi tiết hàng dự trữ quốc gia thiếu S81-DT 3 Sổ chi tiết theo dõi hàng dự trữ quốc gia S82-DT 4 Sổ theo dõi chi phí nhập hàng dự trữ quốc gia S83-DT 5 Sổ theo dõi chi phí xuất hàng dự trữ quốc gia S84-DT 6 Sổ theo dõi chi phí bảo quản hàng dự trữ quốc gia S85-DT 7 Sổ theo dõi chi phí xuất hàng dự trữ quốc gia cứu trợ, hỗ trợ, viện trợ S86-DT 8 Sổ chi tiết thanh toán về bán, thu nợ hàng dự trữ quốc gia bằng tiền S87-DT
Nguồn: Thông tư 108/2018/TT-BTC
Mặc dù, phần mềm kế toán tại đơn vị đã nâng cấp theo Thông tư 108/2018/TT-BTC nhưng vẫn còn nhiều hạn chế vì các mẫu sổ chưa đáp ứng yêu cầu chi tiết hóa, cụ thể hóa thông tin kế toán. Điều cần lưu ý nhất là 8 sổ kế toán bổ sung được theo Thông tư 108 ở Bảng 3.2 vẫn chưa được triển khai thực hiện trên hệ thống phần mềm kế toán nội bộ. Vì vậy để cung cấp thông tin phục vụ cho quản trị nội bộ ở Cục cũng như tăng cường việc kiểm tra các khoản thanh toán đúng thời hạn và cung cấp thông tin về số nợ của từng người bán, khách hàng, chi tiết số lượng hàng thừa, thiếu, chi phí nhập, xuất, bảo quản, cứu trợ kế toán cần bổ sung các sổ kế toán chi tiết trên máy tính để theo dõi. Và để tránh những sai sót trong quá trình lập sổ kế toán theo phần mềm kế toán nội bộ, Phòng Tài chính Kế toán cần kiểm tra, đối chiếu số liệu, khi phát hiện sai số cần báo cáo Tổng cục Dự trữ Nhà nước nâng cấp phần mềm, hiệu chỉnh để phần mềm được hoàn thiện hơn, nhằm đáp ứng tốt hơn cho công việc.