7. Kết cấu của đề tài
2.2.2 Tổ chức chứng từ, tài khoản và sổ kế toán
2.2.2.1. Tổ chức chứng từ kế toán
a. Xác định danh mục chứng từ sử dụng
Cục Dự trữ Nhà nước khu vực Nghĩa Bình sử dụng các mẫu biểu được quy định tại Quyết định số 19/2006/QĐ ban hành ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính; sửa đổi bổ sung theo Thông tư 185/2010/TT-BTC ban
toán hành chính sự nghiệp và Thông tư 142/2014/TT-BTC ban hành ngày 25/9/2014 về Hướng dẫn kế toán dự trữ quốc gia.
Danh mục chứng từ được sử dụng tại Cục Dự trữ Nhà nước khu vực Nghĩa Bình ở Phụ lục 2.2
b. Sử dụng chứng từ kế toán
Đối với mẫu biểu bắt buộc Cục đã lựa chọn và sử dụng các chủng loại chứng từ theo đúng quy định của chế độ kế toán để phản ánh đầy đủ thông tin về tình trạng và sự biến động của các đối tượng kế toán như: Phiếu thu, phiếu chi, Hóa đơn GTGT, Giấy rút dự toán ngân sách... Một số mẫu chứng từ bắt buộc được minh họa tại Phụ lục 2.3
Đối với các mẫu biểu hướng dẫn, đơn vị giữ nguyên đa số các chỉ tiêu theo quy định. Tuy nhiên, để phù hợp với đặc điểm, đặc thù và nâng cao tính kiểm soát, đơn vị có sự điều chỉnh một số chỉ tiêu như Bảng chấm công, Bảng thanh toán lương, Giấy đi đường, Giấy đề nghị tạm ứng. Ví dụ như mẫu số C37 – HD “Giấy đề nghị thanh toán” và mẫu “bảng kê chứng từ thanh toán” bổ sung thêm chữ ký “Phụ trách bộ phận” nhằm nâng cao tính kiểm soát và trách nhiệm của từng phòng. Các mẫu biểu này được minh họa ở Phụ lục 2.4
2.2.2.2. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Qua khảo sát thực tế cho thấy hệ thống tài khoản kế toán trong Ngành Dự trữ Nhà nước nói chung và Cục Dự trữ Nhà nước khu vực Nghĩa Bình nói riêng được xây dựng trên cơ sở hệ thống tài khoản ban hành theo Thông tư 142/2014/TT-BTC ngày 25/9/2014 về Hướng dẫn kế toán dự trữ quốc gia nên phần lớn đã phản ánh được các nghiệp vụ kinh tế phát sinh gắn với hoạt động của đơn vị. Các tài khoản đều được lựa chọn và xây dựng nội dung, phương pháp ghi chép cụ thể trên cơ sở hệ thống tài khoản do Nhà nước ban hành
Việc vận dụng hệ thống tài khoản tại Cục Dự trữ Nhà nước khu vực Nghĩa Bình về cơ bản lựa chọn vận dụng theo đúng hệ thống tài khoản theo chế độ kế toán hiện hành, có sự thay đổi vận dụng linh hoạt cho phù hợp với đặc điểm của Cục. Cục đã lựa chọn tổ chức ghi chép và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế đúng đối tượng hạch toán, đúng kết cấu nội dung tài khoản. Hệ thống tài khoản đều được thiết kế dựa trên hệ thống tài khoản thống nhất áp dụng trong toàn ngành Dự trữ và những đặc điểm hoạt động đặc thù cũng như nhu cầu thông tin cho quản lý của Cục.
Đơn vị sử dụng hệ thống mục lục Ngân sách Nhà nước theo quy định của pháp luật hiện hành với mã chương 018 – Bộ Tài chính – Do đơn vị trực thuộc Bộ Tài chính và mã ngành kinh tế: Cục Dự trữ hạch toán mã ngành 353 –Hoạt động dự trữ quốc gia.
2.2.2.3. Tổ chức hệ thống sổ kế toán
Hệ thống sổ kế toán tại Cục được áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ trên phần mềm kế toán nội bộ của toàn ngành Dự trữ bao gồm các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết theo quy định của chế độ kế toán hiện hành. Bên cạnh đó Cục sử dụng thêm một số loại sổ thống nhất với hệ thống tài khoản kế toán chi tiết nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý của Lãnh đạo Cục. Về cơ bản đã đáp ứng được yêu cầu quản lý của kế toán tài chính trong việc lập các mẫu sổ bắt buộc.
Qua khảo sát thực tế cho thấy, Cục đã vận dụng các mẫu sổ kế toán ban hành theo Quyết định 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, Thông tư 142/2014/TT-BTC ngày 25/9/2014 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và các văn bản hướng dẫn khác để xây dựng và quy định danh mục sổ áp dụng cho Cục gồm các loại sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.
Cục Dự trữ Nhà nước khu vực Nghĩa Bình ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính)
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
Từ ngày 01/12/2018 đến ngày 31/12/2018
Tài khoản: Tiền gửi vốn dự trữ quốc gia Số hiệu:11211000
Ngày tháng ghi sổ
Chứng từ
Số bút
toán Diễn giải
Tài khoản Đ/Ư Số tiền Ghi chú Số hiệu Ngày. tháng Nợ Có A B C D E F 1 2 G Số dư đầu kỳ: 3.059.151.450
20/12/2018 185 21/12/2018 612894 Trả tiền mua thóc DTQG còn thừa theo hợp đồng số
87/2018/CNB ngày 16/11/2018 31110000 7.324.650 20/12/2018 186 21/12/2018 612908 Trả tiền mua thóc DTQG còn thừa theo hợp đồng số
91/2018/CNB ngày 21/11/2018 31110000 7.318.500 21/12/2018 190 21/12/2018 613593
Nộp tiền bán thóc DTQG thuộc kế hoạch đổi hàng năm 2018 về Tổng Cục (Lần 3 - Đợt 2); Mã nguồn NSNN: 12. Mã dự phòng: 502
34210000 3.019.164.150
26/12/2018 199 26/12/2018 616414 Trả tiền mua thóc DTQG còn thừa theo hợp đồng số
88/2018/CNB ngày 19/11/2018 31110000 7.041.750 26/12/2018 200 26/12/2018 616427 Trả tiền mua thóc DTQG còn thừa theo hợp đồng số
89/2018/CNB ngày 20/11/2018 31110000 6.057.750 26/12/2018 201 26/12/2018 616437 Trả tiền mua thóc DTQG còn thừa theo hợp đồng số
90/2018/CNB ngày 20/11/2018 31110000 5.178.300 28/12/2018 182 38/12/2018 625079
Trả tiền mua thóc DTQG còn thừa theo hợp đồng số 84/2018/CNB ngày 16/11/2018 (Chuyển lần 2 do sai
tên đơn vị hưởng) 31110000 7.066.350
Cộng phát sinh trong kỳ: 3.059.151.450 3.059.151.450
Cộng lũy kế từ đầu năm: 146.875.921.400 146.875.921.400
Số dư cuối kỳ: 0 Ngày ……tháng ……. năm …….. Người ghi sổ (Ký. họ tên) Kế toán trưởng (Ký. họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký. họ tên. đóng dấu)
Ngoài các mẫu sổ theo quy định, Cục đã sử dụng một số mẫu chi tiết tự lập để theo dõi đối với các chỉ tiêu cần theo dõi chi tiết làm căn cứ cho việc lập báo cáo kế toán quản trị đáp ứng yêu cầu quản lý của Lãnh đạo Cục. Ví dụ như công chức tạm ứng đi công tác hoặc phục vụ hoạt động đơn vị, nhằm theo dõi các khoản tạm ứng, đã thanh toán và còn phải thanh toán. Minh họa mẫu sổ theo dõi tạm ứng của CBCC:
SỔ THEO DÕI TẠM ỨNG – TÀI KHOẢN 312 Họ và tên: NGUYỄN CHÍ BA
Đơn vị: VĂN PHÒNG CỤC
CHỨNG TỪ
DIỄN GIẢI NỢ CÓ SỐ DƯ SỐ NGÀY
Số dư đầu năm 2018 0
42 07/3/2018 Tạm ứng đi công tác 10.000.000
Tư07 23/3/2018 Thanh toán chi phí công tác
6.619.000
53 23/3/2018 Thu hồi tạm ứng 3.381.000
Cộng phát sinh quý I/2018 10.000.000 10.000.000
Lũy kế từ đầu năm 10.000.000 10.000.000 Số dư cuối năm 2018 0 0
Người lập Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Việc ghi sổ chỉ được thực hiện khi chứng từ gốc đã được kiểm tra đảm bảo tính hợp pháp, hợp lý, hợp lệ, kế toán thực hiện định khoản kế toán theo nội dung kinh tế phát sinh, số tiền vào các sổ kế toán.
Hàng ngày hoặc định kỳ, kế toán căn cứ vào các chứng từ dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu trên các
giao diện thiết kế sẵn cho từng loại chứng từ. Theo quy trình của phần mềm kế toán, những thông tin này sẽ được tự động cập nhật lên các sổ tổng hợp và sổ chi tiết liên quan. Tại bất kỳ thời điểm nào, kế toán có thể yêu cầu chương trình thực hiện thao tác khóa sổ và lập báo cáo kế toán, sau đó in sổ kế toán, báo cáo kế toán theo quy định. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo tính chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Cuối tháng, sau khi hoàn tất việc ghi sổ, đối chiếu, khóa sổ kế toán, kế toán tiến hành in ra giấy toàn bộ số liệu sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết và đóng thành quyển.
Công tác tổ chức mở sổ, khóa sổ kế toán được thực hiện đúng theo niên độ kế toán. Sổ kế toán được mở vào ngày 01/01 dương lịch và khóa sổ vào ngày 31/01 dương lịch năm sau (tháng 1 được là tháng chỉnh lý).
Sổ kế toán được in và đóng quyển 1 lần vào kết thúc niên độ kế toán. Kế toán tổng hợp kiểm tra tính chính xác của số liệu, đối chiếu giữa các sổ và tiến hành trình ký Kế toán trưởng, Lãnh đạo.
Sổ kế toán được lưu trữ và bảo quản theo quy định lưu trữ tài liệu kế toán tương tự như lưu trữ chứng từ kế toán.
2.2.3. Tổ chức ghi nhận các phần hành kế toán
Hiện nay, Cục Dự trữ Nhà nước khu vực Nghĩa Bình là một trong những đơn vị đi đầu trong ngành Dự trữ tổ chức hạch toán ban đầu một cách quy củ và chặt chẽ, thực hiện công tác lập chứng từ theo đúng yêu cầu của chế độ kế toán, đáp ứng kịp thời và đầy đủ các yếu tố bắt buộc và hướng dẫn theo quy định.
được lập trên máy tính theo đúng mẫu biểu quy định của Bộ Tài chính, đảm bảo nhanh gọn, dễ dàng, chính xác.
Một số nội dung cơ bản trong công tác kế toán hoạt động chuyên môn nghiệp vụ
2.2.3.1. Kế toán nguồn kinh phí hoạt động
a. Đặc điểm phản ánh nguồn kinh phí do ngân sách cấp
Nguồn kinh phí thường xuyên được giao tự chủ hàng năm gồm các nội dung chi chủ yếu: chi thanh toán cá nhân; chi quản lý hành chính và nghiệp vụ chuyên môn, chi mua sắm sửa chữa thường xuyên và các khoản chi có tính chất thường xuyên khác.
Nguồn kinh phí không thường xuyên được giao để thực hiện các nội dung: chi nghiệp vụ chuyên môn (nhập, xuất, bảo quản, cứu trợ viện trợ hàng dự trữ quốc gia); chi cải tạo sửa chữa lớn kho tàng, trụ sở, chi ứng dụng công nghệ thông tin; chi mua sắm tài sản; chi đào tạo bồi dưỡng CBCC…Trong đó chi nghiệp vụ chuyên môn là nội dung chi chủ yếu, chiếm tỷ trọng lớn trong kinh phí được dự toán giao. Hằng năm Tổng cục Dự trữ Nhà nước giao dự toán các nguồn kinh phí được thực hiện ba đợt: giao dự toán đầu năm (tháng 1 hoặc tháng 2); điều chỉnh dự toán lần thứ nhất vào tháng 9 và điều chỉnh lần cuối vào tháng 11.
Kế toán đơn vị theo dõi trên sổ chi tiết theo từng nguồn hình thành, mở sổ chi tiết theo nguồn kinh phí đã nhận để thực hiện chế độ giao khoán, giao tự chủ đúng định mức.Tại đơn vị kế toán sử dụng các tài khoản phản ánh gồm:
TK 46121 – Nguồn kinh phí thường xuyên
Tk 46123 – Nguồn kinh phí nghiệp vụ dự trữ quốc gia Và TK ghi đơn 0081 – Dự toán chi thường xuyên
0082 – Dư toán chi không thường xuyên
Để theo dõi và quyết toán số kinh phí hoạt động thực nhận, kế toán mở sổ chi tiết các nguồn kinh phí được cấp theo chương, loại, khoản, nhóm mục, tiểu mục quy định trong Mục lục ngân sách Nhà nước để theo dõi về việc tiếp nhận và sử dụng theo từng nguồn hình thành. Các sổ chi tiết gồm: sổ chi tiết nguồn kinh phí chi thường xuyên, sổ chi tiết nguồn kinh phí không thường xuyên và sổ chi tiết nguồn kinh phí nghiệp vụ dự trữ quốc gia. Minh họa sổ chi tiết tài khoản 46122 – Nguồn kinh phí không thường xuyên.
Tổng cục DTNN Mẫu số S33 – H
Cục DTNN KV Nghĩa Bình (Ban hành theo Quyết định số
19/2006/QĐ-BTC
Cục Dự trữ Nhà nước khu vực Nghĩa Bình ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ
Tài chính)
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
Từ ngày 01/01/2018 đến ngày 31/12/2018
Tài khoản: Nguồn kinh phí không thường xuyên - Năm nay Số hiệu:46122000
Ngày tháng ghi
sổ
Chứng từ
Số bút
toán Diễn giải
Tài khoản Đ/Ư Số tiền Ghi chú Số hiệu Ngày. tháng Nợ Có A B C D E F 1 2 G Số dư đầu kỳ: 0
29/06/2018 296 12/06/2018 540148 HT chi tiền hỗ trợ học phí cho công chức được cử đi ĐTBD các lớp 66122000 17.000.000
Cộng phát sinh trong kỳ: 17.000.000
Cộng lũy kế từ đầu năm: 0 17.000.000
Số dư cuối kỳ: 17.000.000 Ngày ……tháng ……. năm …….. Người ghi sổ (Ký. họ tên) Kế toán trưởng (Ký. họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký. họ tên. đóng dấu)
Cuối ngày 31/12 kỳ kế toán năm, nếu số chi hoạt động bằng nguồn kinh phí hoạt động chưa được duyệt quyết toán, thì kế toán ghi chuyển nguồn kinh phí hoạt động năm nay sang năm trước (Nợ TK 4612/ Có TK 4611).
b. Cung cấp thông tin
Kế toán đơn vị đã cung cấp thông tin theo dõi tất cả các nguồn kinh phí được ngân sách cấp, qua đó giúp lãnh đạo đơn vị kiểm soát tất cả các nguồn kinh phí, định hướng phân bổ dự toán cho các đơn vị trực thuộc được dễ dàng hơn.
2.2.3.2. Kế toán chi phí
a. Đặc điểm phản ánh chi phí
Dự toán được Tổng cục Dự trữ phân bổ và giao hàng năm cho đơn vị là dự toán chi thường xuyên và dự toán chi không thường xuyên, trong đó bao gồm các nội dung chi như sau:
+ Chi đầu tư xây dựng.
+ Chi hoạt động bộ máy quản lý. + Chi nhập, xuất hàng dự trữ quốc gia. + Chi bảo quản hàng dự trữ quốc gia.
+ Chi xuất hàng dự trữ quốc gia viện trợ, cứu trợ. + Chi cải tạo, sửa chữa lớn kho tàng trụ sở.
+ Chi mua sắm tài sản.
+ Chi đào tạo bồi dưỡng CBCC.
Trong các nội dung chi trên, nội dung chi đầu tư xây dựng thuộc dự toán chi đầu tư phát triển hoặc dự toán chi thường xuyên hỗ trợ đầu tư xây dựng; chi
hoạt động bộ máy quản lý thuộc dự toán chi thường xuyên giao thực hiện chế độ tự chủ; các nội dung chi còn lại thuộc dự toán chi thường xuyên không giao thực hiện chế độ tư chủ hoặc dự toán chi không thường xuyên.
Tại đơn vị kế toán đã sử dụng các tài khoản để phản ánh gồm: TK 66121 – Chi thường xuyên.
TK 66122 - Chi không thường xuyên. TK 66123 – Chi nghiệp vụ dự trữ quốc gia. TK 651 – Chi phí nhập hàng dự trữ quốc gia. TK 652 – Chi phí xuất hàng dự trữ quốc gia. TK 653 - Chi phí bảo quản hàng dự trữ quốc gia.
TK 654 – Chi phí xuất hàng dự trữ quốc gia cứu trợ, hỗ trợ, viện trợ.
Khi có nghiệp vụ chi phí phát sinh, kế toán hạch toán Nợ TK 661/ Có TK chi phí liên quan, đồng thời ghi Có TK 008 (chi tiết theo hoạt động thường xuyên, không thường xuyên)
Kế toán đơn vị đã mở sổ các chi tiết chi theo từng nguồn kinh phí theo niên độ kế toán, đảm bảo khớp đúng giữa hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết, giữa sổ kế toán với chứng từ kế toán. Các sổ chi tiết gồm: sổ chi tiết chi phí thường xuyên, sổ chi tiết chi phí không thường xuyên, sổ chi tiết chi nghiệp vụ dự trữ quốc gia, sổ chi tiết chi phí nhập hàng dự trữ quốc gia, sổ chi tiết chi phí xuất hàng dự trữ quốc gia, sổ chi tiết chi phí bảo quản hàng dự trữ quốc gia, sổ chi tiết chi phí xuất hàng dự trữ quốc gia cứu trợ, hỗ trợ, viện trợ. Minh họa sổ chi tiết tài khoản 66123- Chi nghiệp vụ dự trữ quốc gia.
Cục DTNN KV Nghĩa Bình (Ban hành theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC
Cục Dự trữ Nhà nước khu vực Nghĩa Bình ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính)
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
Từ ngày 01/12/2018 đến ngày 31/12/2018
Tài khoản: Chi nghiệp vụ dự trữ quốc gia - Năm nay Số hiệu:66123000